تهیه راهنما برای خدمات کتابداری و

اطلاع رسانی

نوشته: سیلویا پ. وب

ترجمه: مریم خسروی

مرکز اطلاعات و مدارک علمی ایران

تهران - 1380

وب، سیلویا پ.                                                     	       Webb, Sylvia P.

تهیه راهنما برای خدمات کتابداری و اطلاعرسانی / نوشته سیلویا پ. وب؛ ترجمه مریم

خسروی؛ ویراستار محمد جواهر کلام.-تهران: مرکز اطلاعات و مدارک علمی ایران؛ 1380.

90 ص. : عکس، نمونه.

عنوان اصلی: Preparing a Guide to your Library and Information Service

کتابنامه.

1. خدمات اطلاعرسانی. 2. اطلاعرسانی. 3. کتابداری. الف. خسروی، مریم، مترجم.

ب. جواهرکلام، محمد، ویراستار. ج. عنوان.

1380  9ت2و/655Z

عنوان: تهیه راهنما برای خدمات کتابداری و اطلاعرسانی

نویسنده: سیلویا پ. وب

مترجم: مریم خسروی khosravi@irandoc.ac.ir

ویراستار: محمد جواهرکلام

به کوشش: محمود بابائی babaie@irandoc.ac.ir

نمونه خوان: زهرا دهسرایی

طرح جلد: صدف صفرپور

ناشر: مرکز اطلاعات و مدارک علمی ایران

	تهران – خیابان انقلاب – چهارراه فلسطین – شماره 1188

	صندوق پستی: 1371-13185

	تلفن: 6462548		نمابر: 6462254

	            http://www.irandoc.ir

نوبت چاپ: اول (1380)

قیمت: 5000 ریال

شابک: 6-03-7519-964

درباره متون آموزشی «اسلیب»¹

متون آموزش «اسلیب» (انجمن کتابخانه های تخصصی و دفاتر اطلاع رسانی) به لحاظ طرح مباحث نو در حوزه اطلاعرسانی و کتابداری و نیز شیوه ارائه مطالب از اهمیت خاصی برخوردار است.

تأمین منابع آموزش مناسب به زبان فارسی و کوشش در جهت ارتقای سطح دانش اطلاعرسانان و کتابداران. دلایل اصلی اقدام مرکز اطلاعات و مدارک علمی ایران برای ترجمه و نشر برخی از منابع آموزشی اسلیب به شمار میآید. حاصل این اقدام به تدریج منتشر و در اختیار دانش پژوهان قرار میگیرد.

از این مجموعه، آثار زیر به زودی منتشر خواهد شد:

* انتخاب منابع اطلاعاتی

* دورکاری برای کتابداران و اطلاعرسانان

* ارزشیابی خدمات کتابداری و اطلاعرسانی

* مدیریت مجموعههای فیلم و ویدیو

* مدیریت خودکارسازی کتابخانهها

* تبلیغ کارآمد سایت وب

* تهیه راهنما برای خدمات کتابداری و اطلاعرسانی

* برنامه ریزی استراتژیک برای خدمات کتابخانهای و اطلاعاتی

1. مقدمه‌

راهنماهاي‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ با شكل‌ها، اندازه‌ها و قالب‌هاي‌ روزافزوني‌ عرضه‌ مي‌شوند. مسلماً نرم‌افزارهاي‌ گرافيكي‌ كه‌ كار با آنها آسان‌ است‌ و نشر از راه‌ كامپيوتر به‌ اين‌ امر كمك‌ كرده‌ است‌. همين‌طور افزايش‌ آگاهي‌ متخصصان‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ از توان‌ بالقوه‌ راهنماي‌ مناسب‌ و روزآمد، در بهبود خدمات‌ و حداكثر بهره‌برداري‌ از تسهيلات‌ موجود، موثر بوده‌ است‌. راهنماهاي‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ مي‌تواند در انواع‌ مختلف‌ از حدّ تك‌ صفحه‌اي‌ آ4 تا بسته‌هاي‌ ويديوئي‌ و نرم‌افزارهاي‌ رايانه‌اي‌ تعاملي‌، باشد. شكل‌ چاپي‌ ممكن‌ است‌ در قالب‌ نشان‌گذاري‌ يا كارت‌ ارجاع‌ يا به‌ شكل‌هاي‌ جامعتر، مثل‌ خبرنامه‌، كتابچه‌ يا بستة‌ اطلاعاتي‌، ارائه‌ شوند. بعضي‌ از اين‌ راهنماها در درون‌ سازمان‌ تهيه‌ مي‌شوند، بعضي‌ ديگر به‌ شكل‌ تجاري‌ چاپ‌ و عرضه‌ مي‌شوند. اين‌ امر گاهي‌ مستلزم‌ استفاده‌ از مشاور طراحي‌ و چاپگرهاي‌ خارج‌ از سازمان‌ است‌، و منجر به‌ توليد خبرنامه‌هاي‌ چاپي‌ و قالب‌هاي‌ چشم‌نواز ديگر و لوكس‌ و توليدات‌ مشابه‌ مي‌گردد.

غالباً هر يك‌ از خدمات‌، تنها يك‌ راهنما ندارند بلكه‌ منابع‌ اطلاعاتي‌ جداگانه‌اي‌ در مورد جنبه‌هاي‌ گوناگون‌ خدمت‌ يا خدمات‌ معيني‌ در كلّ خدمات‌ كتابخانه‌اي‌ و اطلاع‌رساني‌ دارند. اين‌ راهنماها را مي‌توان‌ به‌ شكل‌ جداگانه‌، يا در پوشه‌هايي‌ كه‌ مخصوص‌ براي‌ اين‌ كار طراحي‌ شده‌اند، به‌ كاربران‌ جديد داد تا راهنماي‌ جامعي‌ از همة‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ در اختيار آنان‌ قرار گيرد. راهنماها را همچنين‌ مي‌توان‌ براي‌ استفاده‌ در عرضة‌ شفاهي‌ و گشت‌هاي‌ توضيحي‌، يا مكمل‌ آنها تهيه‌ كرد. اين‌ راهنماها بيش‌ از آن‌ كه‌ صرفاً توصيفي‌ باشند، مي‌توانند شامل‌ تمرين‌هاي‌ عملي‌ براي‌ كمك‌ به‌ كاربران‌ باشند تا از محتوا، برنامه‌ و نحوة‌ استفاده‌ از منابع‌ اطلاعاتي‌، استنباطي‌ [كلي] به‌ دست‌ آورند. اين‌ شيوه‌ در خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ دانشگاهي‌ كه‌ در آن‌ از دانشجويان‌ جديد انتظار مي‌رود از منابع‌ خاص‌ به‌ عنوان‌ قسمتي‌ از فرآيند يادگيري‌ استفاده‌ كنند، رو به‌ گسترش‌ است‌ (قسمت‌ راهنماهاي‌ موضوعي‌ در فصل‌ 3 را ببينيد).

پس‌ آيا راه‌ يگانه‌اي‌ هست‌ كه‌ بر همة‌ راههاي‌ ديگر ترجيح‌ داشته‌ باشد، و از آن‌ راه‌ بتوان‌ راهنمايي‌ مؤثر و موفق‌ براي‌ تهيه‌ و روزآمد كردن‌ خدمات‌ تهيه‌ كرد؟ همان‌ طور كه‌ با توجه‌ به‌ توضيحات‌ بالا مي‌توان‌ پيش‌بيني‌ كرد، پاسخ‌ مسلماً منفي‌ است‌، اما موضوعاتي‌ هستند كه‌ بايد به‌ آنها توجه‌ كنيد و سؤالاتي‌ هستند كه‌ قبل‌ از تعيين‌ مسير توليد راهنماي‌ بعدي‌ بايد به‌ آنها بپردازيد. شايد تاكنون‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ شما هيچ‌ راهنمايي‌ نداشته‌ است‌ و يا اگر داشته‌، از لحاظ‌ محتوا يا سبك‌ يا هر دوي‌ آنها، قديمي‌ شده‌ باشند. چه‌ موضوعاتي‌ براي‌ مدير خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ يا كاركنان‌ ديگر اصلي‌ هستند؟ چه‌ كسي‌ تهيه‌ يا روزآمدسازي‌ راهنماي‌ خدمات‌ را به‌ عهده‌ دارد؟

در نظر گرفتن‌ سؤالاتي‌ كه‌ در هر گزارش‌ كتبي‌ ممكن‌ است‌ طرح‌ شود، نقطة‌ شروع‌خوبي‌است‌ (اين ‌سؤالات‌براي‌سايرقالب‌هانيزاستفاده‌ مي‌شوند). شش‌خدمتگزاردرست‌كار كه‌ در شعر كيپلينگ¹² با عنوان‌ «من‌ شش‌ خدمتگزار درست‌كار دارم‌» عهده‌دار نقش‌ اصلي‌اند و در بسيار از آنها ياد مي‌شود، هنوز فراوان‌ و مناسب‌ هستند. اين‌ شش‌ خدمتگزار چه‌، چرا، چه‌ وقت‌، چگونه‌، كجا و چه‌ كسي‌ هستند. به‌ كاربستن‌ اين‌ خدمتگزاران‌ در كار تهيّة‌ راهنماي‌ كتابخانه‌، به‌ هر ترتيبي‌ از تقدم‌ و تأخر، به‌ معناي‌ پاسخ‌ دادن‌ به‌ اين‌ سؤالات‌ اساسي‌ است‌:

* چرا راهنما داريم‌، هدف‌ از آن‌ چيست‌؟ از آن‌ چه‌ انتظاري‌ داريم‌؛ آيا هدف‌ از آن‌، هدفي‌ بلندمدت‌ است‌ يا كوتاه‌مدت‌، آيا براي‌ رسيدن‌ به‌ هدف‌هاي‌ ديگري‌ نيز مي‌توان‌ از آن‌ استفاده‌ نمود؛ در هدف‌هاي‌ سازماني‌ يا حوزه‌اي‌ چه‌ جايگاهي‌ دارد؟

* چه‌ مي‌خواهيم‌ بگوييم‌؟ يعني‌ در رابطه‌ با هدف‌ تعيين‌ شده‌ جوابگوي‌ چه‌ نيازهائي‌ است‌؛ كدام‌ ويژگي‌ يا كدام‌ وجه‌ خاص‌ خدمات‌ را مي‌خواهيم‌ توضيح‌ دهيم‌؛ چه‌ مقدار از جزئيات‌ را لازم‌ است‌ بگوييم‌؟

* چه‌ كسي‌ به‌ عنوان‌ خواننده‌ و يا كاربر مدّ نظر راهنما است‌؛ يعني‌ مخاطب‌ مورد نظر كيست‌؛ آيا بيش‌ از يك‌ كاربر تعريف‌شدني‌ يا گروه‌ بالقوة‌ كاربران‌ مورد نظر است‌؛ و آيا اين‌ امر روي‌ محتوا و سبك‌ نگارش‌ چه‌ تاثيري‌ دارد؟

* چگونه‌ اطلاعات‌ را در راهنما ارائه‌ نماييم‌؛ چه‌ سطح‌ و چه‌ سبك‌ زباني‌ را با توجه‌ به‌ تركيب‌ گروه‌ يا گروههاي‌ بالقوه‌ كاربران‌ برگزينيم‌؛ چه‌ قالبي‌ را استفاده‌ كنيم‌ ـ كاغذي‌ يا الكترونيكي‌ يا نوع‌ ديگر؛ چه‌ كسي‌ نويسندة‌ متن‌ باشد و مسؤوليت‌ كلي‌ كار تهيه‌ را به‌ عهده‌ داشته‌ باشد: جزئيات‌ طرح‌ مانند شكل‌، اندازه‌ و رنگ‌ چگونه‌ بايد باشد؛ آيا سبك‌ نگارشي‌ درون‌ سازمان‌ هست‌ كه‌ بايد از آن‌ پيروي‌ نمود؛ آيا لازم‌ است‌ علامت‌ مناسبي‌ را براي‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ طراحي‌ نماييم‌ تا به‌ محض‌ ديده‌شدن‌، شناخته‌ شوند؛ توليد آن‌ تنها در سازمان‌ است‌ يا در خارج‌ از سازمان‌ نيز خواهد بود؛ در صورتي‌ كه‌ راهنما چاپي‌ نيست‌ مناسبترين‌ قالب‌ براي‌ آن‌ چيست‌؛ چه‌ تجهيزات‌ كمكي‌ ممكن‌ است‌ لازم‌ باشد؟

* كجا قرار است‌ راهنما استفاده‌ شود؛ نحوة‌ دسترسي‌ به‌ راهنما چگونه‌ است‌ (در محل‌ يا از راه‌ دور)؛ گستردگي‌ امكان‌ استفاده‌ از آن‌ تا چه‌ حد است‌؛ تأثير اين‌ گستردگي‌ بر فضا و تجهيزات‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ و ساير، تا چه‌ حد است‌، مثلاً اگر راهنما بسته‌هاي‌ رايانه‌اي‌ است‌، بايد براي‌ پايانه‌هاي‌ آن‌ "سايت‌" تهيه‌ كرد، يا اگر نسخه‌هاي‌ امانتي‌ است‌، بايد سيستم‌ كنترل‌ داشته‌ باشد، يا اگر راهنما تصويري‌ است‌ بايد وسايل‌ نمايش‌ داشته‌ باشد؛ جائي‌ كه‌ مورد استفاده‌ قرار مي‌گيرد، چه‌ تاثيري‌ ممكن‌ است‌ بر تعداد نسخه‌هاي‌ مورد نياز داشته‌ باشد؟

* چه‌ زماني‌ براي‌ استفاده‌ از آن‌ مناسب‌ است‌؛ آيا منظور "راهنماي‌ دستي‌" است‌ كه‌ تنها در محدودة‌ فيزيكي‌ خدمات‌ اطلاع‌رساني‌ و كتابداري‌ و به‌ عنوان‌ وسيله‌اي‌ كمكي‌ براي‌ يافتن‌ و استفاده‌ از مواد موجود قابل‌ استفاده‌ است‌؛ چه‌ معيارهائي‌ براي‌ ساعات‌ داير بودن‌ و تصدي‌ آن‌ به‌ دستِ كاركنان‌ وجود دارد؛ در صورتي‌ كه‌ براي‌ استفاده‌ در شبكه‌ طراحي‌ شده‌ است‌، آيا در تمام‌ اوقات‌ قابل‌ دسترسي‌ است‌، و نيز در آن‌ هنگام‌ كاربران‌ مي‌توانند درخواست‌هاي‌ خود را پيگيري‌ نمايند؛ آيا نقش‌ معرفي‌ را دارد كه‌ مطالعة‌ آن‌ براي‌ كاربران‌ جديد، قبل‌ از برقراري‌ ارتباط‌ با خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ يا ديدار از آن‌ خدمات‌، لازم‌ است‌؛ مواد به‌ هم‌ پيوسته‌اي‌ دارد كه‌ بايد در مقاطع‌ زماني‌ خاصي‌، در ارتباط‌ با استفاده‌ي‌ زمان‌بندي‌ شده‌، خوانده‌ شود، آيا پيگيري‌ اطلاعات‌، براي‌ استفاده‌ در نقطه‌ زماني‌ مشخص‌، لازم‌ است‌. مثلاً به‌ عنوان‌ بخشي‌ از برنامه‌ آموزشي‌ يا خلاصة‌ درسي‌؟

اين‌ ملاحظات‌ اساسي‌ كه‌ پيشنهاد كرديم‌ نشان‌ مي‌دهد كه‌ چه‌ ميزان‌ برنامه‌ريزي‌ در توليد راهنمايي‌ كه‌ واقعاً در رسيدن‌ به‌ اهداف‌ خود موثر باشد، لازم‌ است‌.

البته‌ احتمالاً پاسخ‌ به‌ هر يك‌ از سؤالات‌ بالا در بقيه‌ نيز تاثير دارد. مثلاً سؤال‌ در مورد قالب‌ تحت‌ عنوان‌ «چگونه‌»، با دسترسي‌ و تجهيزات‌ تحت‌ عنوان‌ «كجا» ارتباط‌ دارد. هر پاسخي‌ سؤالات‌ ديگري‌ را پيش‌ مي‌آورد كه‌ بايد پاسخ‌ داده‌ شود، براي‌ مثال‌ در رابطه‌ با تأمين‌ منابع‌، آيا بودجه‌اي‌ براي‌ تهيّة‌ راهنما موجود است‌؛ اگر بودجه‌اي‌ هست‌، آيا براي‌ روزآمد كردن‌ و تعويض‌ اطلاعات‌ راهنما در آينده‌ نيز در نظر گرفته‌ شده‌ است‌؛ معيارهاي‌ تعيين‌ زمان‌كاري‌ كارمندان‌ نه‌ فقط‌ در زمينة‌ ارائة‌ راهنما، بلكه‌ در زمينة‌ برآوردن‌ انتظارات‌ كاربران‌ كه‌ شايد با خواندن‌ راهنما ايجاد شده‌ است‌، چيست‌؛ آيا تعليم‌ و گسترش‌ دادن‌ آگاهي‌ كاركنان‌ در زمينة‌ كسب‌ يا ارتقاي‌ مهارت‌ها يا دانش‌هاي‌ خاصي‌ لازم‌ است‌؟

انجام‌ برنامه‌ريزي‌ مقدماتي‌ طرح‌ را نبايد كاري‌ مجزا تلقي‌ نمود، بلكه‌ لازم‌ است‌ به‌ عنوان‌ بخشي‌ از كل‌ استراتژي‌ براي‌ اشاعة‌ اطلاعات‌ و ترويج‌ خدمات‌ و مهارت‌ موجود در خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌، يا به‌ عبارت‌ ديگر قسمتي‌ از روابط‌ عمومي‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ و سياست‌ بازاريابي‌، در نظر گرفته‌ شود. براي‌ مثال‌، برنامه‌ريزي‌ مقدماتي‌ بايد با هر گونه‌ طرحي‌ براي‌ علامت‌گذاري‌، برچسب‌سازي‌ و راهنمايي‌ هماهنگ‌ گردد تا به‌ كاربران‌ كمك‌ كند كه‌ راه‌ خود را در تركيب‌ و شكل‌بندي‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ پيدا كنند. همچنين‌ برنامه‌ريزي‌ مقدماتي‌ مي‌تواند انعكاس‌ گسترده‌تري‌ در زمينة‌ لزوم‌ تغييرات‌ ممكن‌ و دستورالعمل‌هاي‌ آتي‌ در مورد خدمات‌ داشته‌ باشد، آنچنان‌ كه‌ بتواند در برنامه‌ريزي‌ مديريت‌ جامع‌ نقشي‌ سازنده‌ و مثبت‌ ايفا نمايد

2. علت‌ تهيه‌ راهنما

تعيين‌ نياز

همانطور كه‌ قبلاً اشاره‌ كرديم‌، قبل‌ از تصميم‌گيري‌ درباره‌ سبك‌ نگارش‌ يا ارائه‌ راهنما، به‌ هدفي‌ صريح‌ و روشن‌ براي‌ آن‌ نياز داريد. چرا فكر مي‌كنيد راهنما لازم‌ است‌ و چه‌ انتظاري‌ از آن‌ داريد؟ براي‌ پاسخ‌ به‌ اين‌ پرسش‌ها، خوب‌ است‌ كه‌ به‌ علت‌ وجودي‌ خود خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ رجوع‌ كنيد. اين‌ خدمات‌ قرار است‌ چه‌ كاري‌ انجام‌ دهند؟ در حال‌ حاضر چه‌ چيزي‌ را ارائه‌ مي‌كند؟ چه‌ خدمات‌ اضافي‌ يا جانشين‌ را مي‌تواند ارائه‌ دهد؟ اين‌ پرسش‌ها به‌ نوبه‌ خود مستلزم‌ توجه‌ به‌ اهداف‌ سازمان‌ مادر و جهت‌گيري‌ آتي‌ آن‌ است‌. اگر كتابخانه‌، كتابخانه‌اي‌ دانشگاهي‌ و خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ در رابطه‌ با اهداف‌ جاري‌ بخشي‌ از موسسه‌اي‌ با هدف‌هاي‌ تحقيقي‌ و آموزشي‌ باشد، در نتيجه‌ اهداف‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌، در پشتيباني‌ از آن‌ اهداف‌ گسترش‌ مي‌يابد و كاملا مرتبط‌ با آنها خواهد بود. همچنين‌ اگر چه‌ نقش‌ و اهداف‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ در يك‌ كتابخانه‌ تخصصي‌ يا مركز اطلاع‌رساني‌، ممكن‌ است‌ با نقش‌ و اهداف‌ مشابه‌ خود در كتابخانه‌هاي‌ دانشگاهي‌ يا عمومي‌، متفاوت‌ باشد، ولي‌ بايد كاملا با اهداف‌ سازمان‌ مادر در كليت‌ آن‌، مرتبط‌ باشد.

در تعيين‌ هدف‌ و سبك‌ نگارش‌ راهنماي‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌، اندازه‌

سازمان‌ و گستردگي‌ فعاليت‌هاي‌ آن‌، هم‌ از نظر حوزه‌هاي‌ مورد توجه‌ و عملياتي‌ آن‌ و هم‌ از نظر تعداد محل‌هايي‌ كه‌ براي‌ خدمت‌دهي‌ تعيين‌ شده‌، نقش‌ دارد. اين‌ نكته‌ مقبوليت‌ عام‌ يافته‌ كه‌ سازمان‌ هر قدر بزرگ‌ يا كوچك‌ باشد، اگر هدف‌ از خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ حداكثر سودمندي‌ باشد، لازم‌ است‌ كه‌ كاربران‌ بالفعل‌ و بالقوه‌، نه‌ فقط‌ از وجود آن‌ سازمان‌ و خدمات‌ كنوني‌ آن‌، بلكه‌ از امكان‌ كمك‌هاي‌ گسترده‌تر آن‌ براي‌ رسيدن‌ به‌ اهداف‌ مشترك‌ باخبر شوند. راهنماي‌ ساده‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ مطمئناً به‌ اين‌ امر كمك‌ مي‌كند. هاميلتون¹ ³(1990) درباره‌ اهميت‌ تهية‌ «برگه‌ها و خبرنامه‌هايي‌ كه‌ خدمات‌ و منابع‌ كتابخانه‌ يا واحد اطلاع‌رساني‌ را تبليغ‌ مي‌كنند» مي‌گويد: «مهم‌ نيست‌ كه‌ شما در اتاقي‌ كوچك‌ و به‌ تنهايي‌، يا در يك‌ سازمان‌ بزرگِ چند طبقه‌، با چندين‌ شعبه‌ و صدها كارمند، مشغول‌ به‌ كار هستيد، به‌ هر حال‌ تهية‌ چنين‌ اطلاعاتي‌ ضروري‌ است‌«.

اهداي‌ جايزه‌ مواد مطلوب‌ در زمينة‌ روابط‌ عمومي‌

هر ساله‌ در انگلستان‌ براي‌ تشويق‌ و پيشبرد استانداردهاي‌ روابط‌ عمومي‌ و تبليغات‌ در كتابداري‌ و خدمات‌ اطلاع‌رساني‌، جوايزي‌ اهدا مي‌شود. اين‌ جوايز را جوايزِ تي‌.سي‌. فريس‌ روابط‌ عمومي‌ و تبليغات‌ تي‌.سي‌.فريس² مي‌نامند كه‌ از سوي‌ انجمن‌ كتابداران³ اهدا مي‌شود و همه‌ ساله‌ در بخش‌هاي‌ متفاوت‌ مانند برنامه‌هاي‌ روابط‌ عمومي‌، رويدادهاي‌ خاص‌، مواد تبليغاتي‌، صندوق‌ حمايت‌ و مشاركت‌ و دستاوردهاي‌ شخصي‌ در زمينة‌ روابط‌ عمومي‌، صدها داوطلب‌ را به‌ خود جذب‌ مي‌كند. فصل‌ 3 (مواد تبليغاتي‌) كه‌ شامل‌ پوستر، تبليغ‌ از راه‌ اهداي‌ رايگان‌ كالا و آگهي‌ فروش‌ املاك‌ و مواد صوتي‌ - تصويري‌ مي‌شود، راهنماي‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ را نيز در بر مي‌گيرد، مگر اين‌ كه‌ اين‌ راهنماها در بخش‌ «بهترين‌ عملكرد روابط‌ عمومي‌» باشند. تهية‌ مواد صوتي‌ ـ تصويري‌ رونق‌ بسيار دارد و ديسك‌هاي‌ كامپيوتري‌ (CD-ROM) نيز در همين‌ بخش ‌ارائه‌ مي‌شوند.

داوران‌ براي‌ تعيين‌ برندة‌ جوايز به‌ موارد زير توجه‌ مي‌كنند:

- برتري‌، قدرت‌ تخيل‌ و نوآوري‌ در ارتقاي‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌

- شكل‌ عرضه‌ به‌ منظور تكميل‌ موضوع‌ اصلي‌

- ارائه‌ اطلاعات‌ پشتيباني‌ به‌ شكل‌ واضح‌

استقبال‌ شركت‌كنندگان‌ و افزايش‌ موضوع‌ها نه‌ تنها اهميتي‌ را كه‌ اطلاع‌رساني‌ به‌ كاربران‌ در مورد ارائة‌ مطالب‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ از آن‌ برخوردار شده‌، نشان‌ مي‌دهد، بلكه‌ نحوة‌ انجام‌ كار را به‌ صورت‌ تخصصي‌تر، به‌ نمايش‌ مي‌گذارد.

تهية‌ راهنماي‌ كتابداري‌ و خدمات‌ اطلاع‌رساني‌، به‌ شما امكان‌ مي‌دهد يكبار ديگر به‌ خدماتي‌ كه‌ عرضه‌ مي‌كنيد، توجه‌ نماييد. بايد انتظارات‌ كاربران‌ يا مشتريان‌ را از خدمات‌ و روشهاي‌ ارائة‌ آن‌ مورد توجه‌ قرار گيرد. اگر نيازهاي‌ كاربران‌ و مشتريان‌ يا ميزان‌ رضايت‌ آنان‌ از كل‌ خدمات‌ و بخش‌هاي‌ تشكيل‌دهندة‌ آن‌ مورد بررسي‌ قرار گرفته‌، هر گونه‌ تغيير احتمالي‌ كه‌ در پاسخ‌ به‌ اين‌ انتظارها يا نيازها ضروري‌ باشد، بايد در طرح‌هاي‌ شما براي‌ تهية‌ راهنما گنجانده‌ شود.

بدين‌ طريق‌، برنامه‌ريزي‌ چيز ظاهراً ساده‌اي‌ چون‌ راهنماي‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ مستلزم‌ طرح‌ سوالات‌ تحقيقي‌ دربارة‌ اين‌ كه‌ ما كجا هستيم‌ و به‌ كجا مي‌خواهيم‌ برسيم‌، است‌. خصوصاً، اين‌ مطلب‌ وقتي‌ اهميت‌ دارد كه‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ به‌ تازگي‌ راه‌اندازي‌ شده‌، يا در معرض‌ تغيير و توسعه‌ بنيادي‌ قرار دارد. حتّي‌ اگر از راه‌اندازي‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ مدت‌ زماني‌ گذشته‌ باشد، باز هم‌ ارزش‌ آن‌ دارد كه‌ سازمان‌ مورد «بازبيني‌» قرار گيرد تا مطمئن‌ شويد كه‌ با تحوّلات‌ تازه‌ همگام‌ هستيد يا نه‌. براي‌ مثال‌، اگر سازمان‌ در حال‌ برنامه‌ريزي‌ ابتكارات‌ كيفي‌ مانند ارائه‌ سياست‌ كلي‌ براي‌ مديريت‌ كيفيت‌، و يا تنظيم‌ جدول‌ مشتريان‌ است‌، كار اصلاح‌ مي‌تواند تأثير زيادي‌، بر روي‌ آنچه‌ كه‌ شما ارائه‌ مي‌كنيد و نيز روش‌ عرضة‌ آن‌ براي‌ راهنمايي‌ كاربر، داشته‌ باشد. چه‌ طرحي‌ براي‌ تغيير بزرگ‌ سازماني‌ وجود داشته‌ باشد و چه‌ چنين‌ طرحي‌ وجود نداشته‌ باشد، باز هم‌ بازنگري‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ و طيف‌ خدمات‌ آن‌ لازم‌ است‌. قبل‌ از شروع‌ به‌ تهية‌ راهنما، لازم‌ است‌، اطمينان‌ پيدا كنيد كه‌ آنچه‌ توصيف‌ و تعريف‌ مي‌كنيد، يعني‌ برنامه‌ها و تحويل‌ خدمات‌ درست‌، مناسبت‌ خود را از دست‌ نمي‌دهند. غالباً خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ قسمتي‌ از كارهاي‌ ديگر مثل‌ تحقيق‌ يا بازاريابي‌ را تشكيل‌ مي‌دهد و در اين‌ صورت‌، بُعد ديگري‌ بايد مورد توجه‌ قرار گيرد، يعني‌ هدف‌هاي‌ كلي‌ بخشي‌ از سازمان‌ در رابطه‌ با هدف‌هاي‌ كلي‌ تمام‌ سازمان‌.

بازنگري‌ و «بازبيني‌» اين‌ فرصت‌ را به‌ شما مي‌دهد تا به‌ سودمندي‌ خدمات‌ ارائه‌ شدة‌ خود پرداخته‌ و دربارة‌ روشهاي‌ تهيه‌ي‌ اطلاعات‌، تدابير جديدي‌ بينديشيد، و نيز فرصت‌ بيشتري‌ پيش‌ مي‌آورد تا با كاربران‌ مشورت‌ كرده‌ و از نيازهاي‌ اطلاعاتي‌ آنها آگاه‌ شويد، در ضمن‌ كاركنان‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ را در اين‌ كار سهيم‌ كنيد و اين‌ امر اثر مهمي‌ بر رضايت‌ شغلي‌ و انگيزش‌ آنها دارد. اين‌ عمل‌ ميزان‌ مهارت‌ و دانش‌ كاركنان‌ را كه‌ شايد تاكنون‌ ناديده‌ گرفته‌ شده‌ و يا از آن‌ به‌ نحو احسن‌ استفاده‌ نشده‌، را آشكار مي‌كند. در مورد آشنايي‌ با سازمان‌ و رشد متناسب‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ به‌ طور مفصل‌ در كتاب‌ «راه‌اندازي‌ خدمات‌ اطلاع‌رساني‌» (وب‌ 1988) گفتگو و بحث‌ شده‌ است‌.

در صورتي‌ كه‌ شما در مورد آنچه‌ گفته‌ شد تحقيق‌ زمينه‌اي‌ كنيد، همين‌ كار به‌ شما كمك‌ خواهد كرد كه‌ نيازهاي‌ گوناگون‌ كاربران‌ خود را در زمينة‌ اطلاعاتي‌ كه‌ ممكن‌ است‌ آنان‌ دربارة‌ خدمات‌ و چگونگي‌ عملكرد آن‌ بخواهند، تعيين‌ كنيد. در اين‌ صورت‌ افكار شما در مورد راهنما يا مجموعة‌ راهنماها، تشديد و يا مجدداً تاييد مي‌شود. و بالاتر از همه
‌

 هدف‌ راهنما را روشن‌ خواهد ساخت‌ - يعني‌ اين‌ كه‌ راهنما به‌ چه‌ كار مي‌آيد.

3. هدف‌ و پوشش‌دهي‌ راهنماهاي‌ متفاوت‌ ‌

ترويج‌ كلي‌

هدف‌ كلي‌ هر راهنمايي‌، در مجموع‌ اطلاع‌رساني‌ است‌، ولي‌ اينكه‌ دربارة‌ چه‌ چيزي‌ و به‌ چه‌ شكل‌، اطلاع‌رساني‌ مي‌كنند، با هم‌ متفاوتند. به‌ همان‌ اندازة‌ اختلاف‌ در هدف‌، در سبك‌ نگارش‌ و نحوة‌ ارائه‌ نيز فرق‌ دارند. حال‌ هدف‌ هر چه‌ باشد اعم‌ از اطلاع‌رساني‌ به‌ كاربران‌ در مورد ساعات‌ كار يا هزينه‌ي‌ رونوشت‌ برداشتن‌، تا راهنمايي‌ آنها در مورد منابع‌ اطلاعاتي‌ خاص‌، همه‌ به‌ پيشبرد هدف‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ كمك‌ مي‌كنند. بنابراين‌ بايد مطلب‌ فوق‌ را در مراحل‌ آماده‌سازي‌ راهنما در نظر داشته‌ باشيم‌. غالباً هدف‌ اصلي‌ ترويج‌ است‌. مخصوصاً زماني‌ كه‌ كتابخانه‌ يا خدمات‌ اطلاع‌رساني‌ جديد راه‌اندازي‌ مي‌شود و يا وقتي‌ كه‌ تغييرات‌ اساسي‌ در نوع‌ خدمات‌ صورت‌ مي‌گيرد (بخصوص‌ آنهايي‌ كه‌ بر روي‌ روش‌هاي‌ دستيابي‌، روشهاي‌ تحويل‌ يا مراجع‌ مدار، تاثير دارند). علاوه‌ بر آن‌ لازم‌ است‌ خدمات‌ موجود مرتباً به‌ اطلاع‌ عموم‌ رسانده‌ شود. مشتري‌ كه‌ امروز نياز خاص‌ اطلاعاتي‌ ندارد، امكان‌ دارد در آينده‌ نيازمند آن‌ شود. حتي‌ در مورد كاربران‌ هميشگي‌ كه‌ از كل‌ خدمات‌ بهره‌ مي‌برند، لازم‌ است‌ علاوه‌ بر آگاهي‌ از خدمات‌ جديد، بايد تمامي‌ خدمات‌ موجود به‌ او يادآوري‌ شود.

موقعيت‌ها يا رويه‌هاي‌ متفاوتي‌ پيش‌ خواهد آمد كه‌ مي‌تواند امكان‌ ترويج‌ خدمات‌

كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ را فراهم‌ نمايد و به‌ ارائه‌ صور متفاوتي‌ از راهنما منجر شود. اين‌ موقعيت‌ها يا مختصر و موقتي‌ هستند كه‌ مي‌خواهند پيام‌ را در كوتاه‌ترين‌ زمان‌ ممكن‌ برسانند و يا مي‌خواهند راهنماهاي‌ معياري‌ ماندني‌تر بشوند.

در زير نمونه‌ موقعيت‌ها و رويه‌هايي‌ كه‌ به‌ اين‌ طريق‌ مورد استفاده‌ واقع‌ مي‌شوند، آمده‌ است‌:

• بخشي‌ از تماس‌ مداوم‌ با كاربر

• براي‌ معرفي‌ خدمات‌ اضافي‌ يا اصلاحي‌

• آگاهي‌ دادن‌ از تغييرات‌ عملياتي‌ مانند برنامه‌هاي‌ امانت‌دهي‌، معرفي‌ خدمات‌ هزينه‌دار، موجود بودن‌ برخي‌ خدمات‌ ويژه‌ با استفاده‌ از شبكة‌ كامپيوتري‌ سازمان‌

• ارائه‌ اطلاعات‌ در مورد كارمندان‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ مانند جزئيات‌ تماس‌، تخصص‌هاي‌ موضوعي‌ و تغييرات‌

• تبليغ‌ نمونه‌ها يا رويدادهاي‌ خاص‌.

موارد فوق‌ تنها قسمتي‌ از مثال‌هاي‌ ممكن‌ است‌، شما مي‌توانيد موارد بيشتري‌ را به‌ آن‌ بيافزاييد ولي‌ نكته‌ اصلي‌ در اين‌ است‌ كه‌ همه‌ آنها فرصتي‌ ايجاد مي‌كنند تا خدمات‌ به‌ كاربران‌ موجود يادآوري‌ شود و كاربران‌ جديد و بالقوه‌ از وجود خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ و چيزهايي‌ كه‌ ارائه‌ مي‌كنند، آگاه‌ گردند. بر مبناي‌ هر يك‌ از پيشنهادهاي‌ فوق‌ مي‌توان‌ يك‌ بروشور تبليغاتي‌ مربوط‌ به‌ موضوع‌ بخصوص‌ كه‌ مورد علاقه‌ گروه‌ خاصي‌ از كاربران‌ باشد، تهيه‌ كرد.

اگر شما آخرين‌ مورد را در ليست‌ بالا در نظر بگيريد، ممكن‌ است‌ بخواهيد مردم‌ را از نمايش‌ يك‌ پايگاه‌ اطلاعاتي‌ جديد آگاه‌ كنيد. كه‌ در اين‌ صورت‌ به‌ جاي‌ انتشار دعوتنامه‌اي‌ با جزئيات‌ زمان‌، تاريخ‌ و اجرا مي‌توانيد با شرح‌ مختصري‌ از دامنة‌ موضوعي‌ و نحوة‌ دستيابي‌، آنها را به‌ پايگاههاي‌ اطلاعاتي‌ يا ساير منابع‌ اطلاعاتي‌ مربوط‌، راهنمايي‌ كنيد. يك‌ فرم‌ جدا هم‌ مي‌توانيد اضافه‌ كنيد تا به‌ اين‌ طريق‌ نه‌ فقط‌ از توجهي‌ كه‌ به‌ نمونة‌ جلب‌ شده‌ ارزيابي‌ كرده‌ باشيد، بلكه‌ از كاربرد بالقوه‌ و استفاده‌ از آن‌ در قسمت‌ موضوعي‌ طرح‌، آگاهي‌ بيشتري‌ به‌ دست‌ آوريد. خود اين‌ رويداد مثل‌ فرصتي‌ تبليغاتي‌ عمل‌ مي‌كند و روش‌ سازماندهي‌ و انجام‌ آن‌ بايستي‌ به‌ عنوان‌ جزء مكمل‌ سياست‌ كلي‌ تبليغاتي‌ شما قلمداد شود كه‌ مي‌تواند در فرآيند آماده‌سازي‌ ساير نوشته‌ها تأثيرگذار باشد. اگر رويدادي‌ را با استفاده‌ از پست‌ الكترونيكي‌ ترويج‌ كنيد، شايد بخواهيد اطلاعات‌ مشابه‌ را روي‌ صفحه‌ نمايش‌ در دسترس‌ بگذاريد، كه‌ در اين‌ مواقع‌ اگرچه‌ همان‌ هدف‌ را دنبال‌ مي‌كند ولي‌ سبك‌ نگارش‌ و نحوة‌ ارائه‌ آن‌ با راهنماي‌ چاپي‌ بسيار متفاوت‌ است‌. در فصل‌ 6 درباره‌ روشهاي‌ مختلف‌ ارائه‌ اطلاعات‌ توضيح‌ مفصل‌تر داده‌ شده‌ است‌.

موقعيت‌ و نحوة‌ دسترسي‌

شايد ابتدايي‌ترين‌ ولي‌ اساسي‌ترين‌ و به‌ همين‌ لحاظ‌ گسترده‌ترين‌ روش‌ ارائه‌ راهنماي‌ اين‌ باشد كه‌ جزئيات‌ محل‌ استقرار خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ و آسانترين‌ راه‌ دسترسي‌ به‌ ساختمان‌ آن‌ را نشان‌ دهد. هدف‌، رساندن‌ مردم‌ در زمان‌ درست‌ به‌ مكان‌ درست‌ با استفاده‌ از مستقيم‌ترين‌ و مناسب‌ترين‌ وسيله‌ است‌. اين‌ راهنما شامل‌ متني‌ كوتاه‌ درباره‌ جزئيات‌ اوليه‌ مانند ساعات‌ كار، اسامي‌ و شماره‌ تماس‌ كارمندان‌ و نيز بعضي‌ وقتها، توضيح‌ مختصري‌ درباره‌ محل‌ ساختمان‌ مي‌باشد. اگرچه‌ تاكنون‌، صريح‌ترين‌ روش‌ ضميمه‌ كردن‌ نقشه‌اي‌ است‌ كه‌ در آن‌ موقعيت‌ محل‌ در رابطه‌ با ساير جاها نشان‌ داده‌ شود. و در صورتي‌ كه‌ محل‌ استقرار قسمتي‌ از يك‌ ساختمان‌ بزرگ‌ است‌، در نقشه‌ نام‌ محلهاي‌ مرتبط‌ با اسم‌ خيابانهاي‌ اصلي‌ يا مركز شهر و اتوبوس‌، قطار زيرزميني‌ يا محل‌ ايستگاه‌ راه‌آهن‌ در آن‌ مشخص‌ شود.

اگر خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ در چندين‌ ساختمان‌ و يا چند طبقه‌ در يك‌ ساختمان‌ جداست‌، لازم‌ است‌ قسمتهاي‌ موضوعي‌ و امكانات‌ خاصي‌ را كه‌ در يك‌ ساختمان‌ بخصوص‌ و يا در طبقه‌اي‌ خاص‌ در نظر گرفته‌ شده‌ است‌ نشان‌ دهيد. بازديدكنندگان‌ بايد دقيقاً بدانند رختكن‌ و امكانات‌ خوردني‌ و نوشيدني‌ دقيقاً كجا قرار دارند. همين‌ طور لازم‌ است‌ محل‌ استقرار پايانه‌اي‌ دسترسي‌ مستقيم‌ يا دستگاه‌هاي‌ فتوكپي‌ را بدانند. در نقشه‌ بايد ساختمان‌ها مشخص‌ شوند و اعداد و حروفي‌ كه‌ نشان‌دهندة‌ طبقات‌ يا سطوح‌ هستند ذكر شوند. ورودي‌ها و خروجي‌هاي‌ اصلي‌ بايد واضح‌ علامت‌گذاري‌ شوند، علامت‌گذاري‌ خروجي‌هاي‌ اضطراري‌ نيز لازم‌ است‌. محل‌ بالابرها و پله‌ها و آسانسورها بايد مشخص‌ شود و نيز لازم‌ است‌ محلي‌ براي‌ ورود افراد ناتوان‌ با صندلي‌ چرخ‌دار در نظر گرفت‌. محل‌ ورود كالاها كه‌ غالباً آسانسورهاي‌ حجيم‌ براي‌ انتقال‌ كالاهاي‌ سنگين‌ يا اجناس‌ پرحجم‌ دارد، بايد نشان‌ داده‌ شود. ممكن‌ است‌ علاوه‌ بر كاربران‌ مداوم‌ و هميشگي‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌، راهنما را براي‌ يك‌ فروشنده‌ جديد و يا مشتريان‌ موقتي‌ بفرستيد. در اين‌ صورت‌ اطمينان‌ حاصل‌ نماييد كه‌ كليه‌ مباحث‌ مطروحه‌ بالا در آن‌ درج‌ شده‌ است‌.

طرح‌بندي‌:

اكنون‌ كه‌ بازديدكنندة‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ خود را به‌ نحو مناسبي‌ به‌ محل‌ وروديِ مشخص‌ شده‌ راهنمايي‌ كرديد و او مي‌داند دقيقاً به‌ محل‌ مورد نظر رسيده‌ است‌، لازم‌ است‌ از جزئيات‌ آنچه‌ در خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ وجود دارد، باخبر شود. لازم‌ است‌ به‌ سؤالات‌ بازديدكنندگان‌ دربارة‌ محل‌ بخش‌هاي‌ ويژه‌، يا جا و نوع‌ خدمات‌ ارائه‌ شده‌، پاسخ‌ داده‌ شود و همين‌ طور سوالاتي‌ از قبيل‌ مجلات‌ اقتصادي‌ كجا هستند؟ يا گزارش‌ ساليانه‌ شركت‌ كجا قرار دارد؟ محل‌ سؤال‌ و كارمندي‌ كه‌ بتواند مردم‌ را راهنمايي‌ كند كجاست‌؟ آيا جايي‌ براي‌ فتوكپي‌ گرفتن‌ در نظر گرفته‌ شده‌ است‌؛ آيا دستگاههاي‌ فتوكپي‌ را در بخش‌هاي‌ مختلف‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ نصب‌ كرده‌اند يا همه‌ در يك‌ جا متمركز هستند؟ آيا امكانات‌ دستگاه‌هاي‌ برقراري‌ تماس‌ (Online) در بخش‌هاي‌ مربوط‌ به‌ هر موضوع‌ قرار دارند، يا همة‌ آنها در يك‌ جا متمركزند؟ براي‌ مثال‌، در صورتي‌ كه‌ كاربران‌ به‌ طبقة‌ علوم‌ اجتماعي‌ رسيدند در كجاي‌ آن‌ مي‌توانند نيازهاي‌ ويژة‌ خود را از ميان‌ رشته‌هاي‌ گوناگون‌ علوم‌ اجتماعي‌ برآورده‌ سازند؛ در بين‌ رشته‌هاي‌ متفاوت‌ براي‌ پيگيري‌ نياز تخصصي‌ خود آنها، جايي‌ هست‌؟ براي‌ كمك‌ گرفتن‌ از كاتالوگ‌ يا فهرست‌هاي‌ ديگر به‌ كجا مي‌توانند مراجعه‌ كنند؟

هدف‌ راهنماي‌ بعدي‌ شما پرداختن‌ به‌ اين‌ سؤالات‌ با رسم‌ نقشه‌اي‌ مفصل‌ از طرح‌بندي‌ است‌ كه‌ نشان‌دهندة‌ محل‌ دقيق‌ هر موضوع‌، عنوان‌بندي‌ از عباراتي‌ مانند «آموزش‌ شغلي‌»، و هم‌ در صورت‌ استفاده‌ از طرح‌ طبقه‌بندي‌ دهدهي‌ ديويي‌، استفاده‌ از كدگذاري‌ است‌. در طرح‌ بايد مشخص‌ شود كه‌ مخزن‌ كتابها كجاست‌ و نيز مجلات‌ و ساير اطلاعات‌ چاپي‌ و غيرچاپي‌ را كجا مي‌توان‌ يافت‌. مي‌توان‌ براي‌ موضوعات‌ خاص‌ راهنماهاي‌ مفصل‌تر و جداگانه‌اي‌ با توضيحات‌ بيشتر، ارائه‌ كرد كه‌ بعداً شرح‌ آن‌ خواهد آمد، اما در اين‌ مرحله‌ كاربر بايد بتواند طرح‌ را دنبال‌ كرده‌ و به‌ موضوع‌ يا به‌ امكاناتي‌ كه‌ لازم‌ دارد از مسير مشخص‌ دسترسي‌ يابد، نشان‌ دادن‌ سالن‌هاي‌ جانبي‌ يا مجاور، راه‌پله‌ و بالابر و نيز نشان‌ دادن‌ وروردي‌ها و خروجي‌هاي‌ مربوط‌ به‌ اتاق‌ها يا قسمتهاي‌ خاص‌، و نيز تكرار مجدد رختكن‌ها و امكانات‌ خوردني‌ و نوشيدني‌، كمك‌ خواهد كرد. همان‌ طور كه‌ قبلاً در راهنماي‌ كلي‌ بخش‌ها توضيح‌ داده‌ شد، طرح‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ در صورتي‌ كه‌ به‌ قسمت‌ خاصي‌ منتهي‌ مي‌شود بايد در نقشه‌ با جزئيات‌ بيشتري‌ ارائه‌ شود.

لازم‌ است‌ طبقات‌ و اتاقهاي‌ انفرادي‌، و ساير بخش‌هاي‌ مجزا به‌ طور مشخص‌ علامت‌ زده‌ شود، به‌ نحوي‌ كه‌ به‌ آساني‌ و به‌ سرعت‌ بتوان‌ آن‌ را از ساير قسمتهاي‌ علامت‌گذاري‌ شده‌ طرح‌، تشخيص‌ داد. چنانچه‌ ورودي‌ كتابخانه‌ مربوط‌ به‌ موسيقي‌ در طرح‌ مشخص‌ نشده‌ باشد، نشان‌ دادن‌ اتاقي‌ به‌ نام‌ «اتاق‌ موتزارت‌» روي‌ نقشه‌ فايده‌اي‌ نخواهد داشت‌. بنابراين‌ براي‌ اين‌ كه‌ بتوانيد بيشترين‌ كمك‌ را كرده‌ باشيد، بررسي‌ كنيد كه‌ چه‌ علامت‌ها و برچسب‌هايي‌ جاي‌ خود قرار دارد، در كجا لازم‌ است‌ علامت‌ اضافي‌، و يا احتمالاًجايگزيني‌ نصب‌ شود، سپس‌ طرح‌بندي‌ راهنماي‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ خود را، با درنظر گرفتن‌ اين‌ موارد، طراحي‌ كنيد.

جزئيات‌ عملياتي‌

هدف‌ اين‌ راهنما، يا اين‌ بخش‌ از راهنماي‌ كلي‌ شما، اگر به‌ صورت‌ يك‌ جزوه‌ ارائه‌ شده‌ است‌، آشنا كردن‌ كاربر با خدمات‌ جاري‌ و نحوه‌ يافتن‌ و پيگيري‌ اطلاعات‌ يا منابع‌ مي‌باشد. اين‌ بخش‌ در واقع‌ پاسخگوي‌ اين‌ سوال‌ است‌ كه‌ «اگر بخش‌... را بخواهيد چه‌ كاري‌ را لازم‌ است‌ انجام‌ دهيد». اين‌ قسمت‌ شامل‌ روش‌ عملكرد هر يك‌ از خدمات‌ به‌ طور كلي‌ و نيز اطلاعاتي‌ در مورد جزئيات‌ مربوط‌ به‌ آن‌ است‌. براي‌ مثال‌، استفاده‌ از فهرست‌ دسترسي‌ مستقيم‌، و يا چگونگي‌ انجام‌ تحقيق‌ كتابشناسي‌، اگرچه‌ با توجه‌ به‌ دو مثال‌ مذكور، اين‌ تصور پيش‌ مي‌آيد كه‌ منابع‌ در راهنما با دستورالعمل‌هاي‌ مفصل‌تر تهيه‌ و چنانكه‌ خواهد آمد، در كنار دستگاه‌ نشان‌ داده‌ مي‌شود. جستجوي‌ كتابشناسي‌ نيز مي‌تواند قسمتي‌ از راهنماي‌ موضوعي‌ باشد و نمونه‌هايي‌ از زمينه‌ خاص‌ مورد علاقه‌ آورده‌ شود.

راهنما درباره‌ راههاي‌ مختلف‌ رديابي‌ اطلاعات‌ و چگونگي‌ دستيابي‌ به‌ آن‌ از منابع‌ ديگر، در صورت‌ فقدان‌ اطلاعات‌ در منبع‌ اصلي‌، توضيحات‌ كلي‌ مي‌دهد. سيستم‌ درخواست‌ و خريد كتب‌ و نشريات‌ و سفارش‌ و كنترل‌ حق‌ اشتراك‌، كه‌ در تعدادي‌ از بخش‌هاي‌ خصوصي‌ و سازمان‌هاي‌ ديگر بطور متمركز توسط‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌، انجام‌ مي‌شود نيز بايد در طرح‌ مشخص‌ شود. اگر هزينه‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ از بودجه‌ خصوصي‌ اداري‌ پرداخت‌ مي‌شود، سيستم‌ و طريقه‌ي‌ انجام‌ اين‌ كار توضيح‌ داده‌ شود.

راهنماي‌ عملياتي‌ نحوه‌ استفاده‌ و كنترل‌ اطلاعات‌ مرجع‌ و منابع‌ الكتريكي‌ نظير سي‌دي‌رام‌ و دسترسي‌ مستقيم‌ به‌ پايگاه‌ داده‌ها را توضيح‌ مي‌دهد. اطلاعات‌ راجع‌ به‌ كساني‌ كه‌ مجاز به‌ استفاده‌ از خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ هستند، در صورت‌ وجود دسته‌هاي‌ مختلف‌ عضويت‌، نحوه‌ عضويت‌ و مزاياي‌ آن‌، همه‌ در اينجا بيان‌ مي‌شود. ارائه‌ جزئيات‌ مستقيم‌ امانت‌دهي‌ نيز ضروري‌ است‌ - در مورد اين‌ كه‌ سيستم‌ چگونه‌ كار مي‌كند - آيا امانت‌گيرنده‌ نياز به‌ كارت‌ دارد، تعداد كتبي‌ كه‌ مي‌تواند امانت‌ بگيرد، آيا سيستم‌ امانت‌دهي‌ در مورد ساير منابع‌ مانند مجلات‌، نوارهاي‌ ويدئويي‌ و صوتي‌، سي‌دي‌ها صادق‌ است‌ و چه‌ محدوديت‌هايي‌ دارد؟ براي‌ مثال‌، درباره‌ دوره‌هاي‌ مختلف‌ امانت‌دهي‌ براي‌ انواع‌ متفاوت‌ منابع‌ مانند، امانت‌دهي‌ كوتاه‌مدت‌ كتابهاي‌ درسي‌ در كتابخانه‌هاي‌ دانشگاهي‌. در اكثر كتابخانه‌هاي‌ تخصصي‌ محدوديت‌هايي‌ هست‌ كه‌ بيشتر به‌ صورت‌ اولويت‌، يا در مورد طول‌ مدت‌ تحت‌ امانت‌، يا در مورد امانت‌دهي‌ مجلات‌ و يا كتاب‌هاي‌ مرجع‌، در نظر گرفته‌ مي‌شود، كه‌ البته‌ هر يك‌ جاي‌ بحث‌ دارد. اگرچه‌ اين‌ امر شما را از گذاشتن‌ چند دستورالعمل‌ در هر يك‌ از راهنماهاي‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ منتشر شده‌، منع‌ نمي‌كند، ولي‌ حداقل‌ اين‌ كار باعث‌ مي‌شود كه‌ براي‌ بهترين‌ شيوه‌ كار، ايده‌اي‌ به‌ كاربر بدهد و به‌ اين‌ طريق‌ باب‌ بحث‌ و مذاكره‌ را براي‌ شما باز مي‌گذارد. امكان‌ دارد بليط‌ يا كارت‌ براي‌ خوانندگان‌ مناسب‌ نباشد و سيستم‌ امانت‌دهي‌ براساس‌ سيستم‌ «خود - گردان‌» كار كند، به‌ اين‌ طريق‌ كه‌ وقتي‌ كسي‌ چيزي‌ را از خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ بر مي‌دارد بايد فرمي‌ را كامل‌ كند. البته‌ مورد مذكور بيشتر در جايي‌ است‌ كه‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ 24 ساعته‌ كار مي‌كند، اما كاركنان‌ عضو اين‌ خدمات‌، شبانه‌روزي‌ نيستند. در اين‌ جا، لازم‌ است‌ كاربر بداند سيستم‌ چگونه‌ كار مي‌كند، آيا وي‌ در زمان‌ غيبت‌ كاركنان‌ خدمات‌ اطلاع‌رساني‌ و كتابداري‌ مي‌تواند به‌ اطلاعات‌ دسترسي‌ داشته‌ باشد، و آيا براي‌ او امكان‌ استفاده‌ از موضوعات‌ خاص‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌، در هر زمان‌ وجود دارد؟ منابعي‌ كه‌ در يك‌ كتابخانة‌ گروهي‌ به‌ امانت‌ داده‌ مي‌شوند احتمالاً از ساختمان‌ بيرون‌ نمي‌رود و بيشتر مواقع‌ براي‌ فعاليت‌ خاصي‌ كه‌ با كار انجام‌ شده‌ در سازمان‌ ارتباط‌ دارد، مورد استفاده‌ قرار مي‌گيرد.

در راهنماي‌ عملياتي‌ ساير روش‌هاي‌ استانداردي‌ كه‌ لازم‌ است‌ كاربر بداند، بايد قيد

 شود، از قبيل‌ فتوكپي‌ گرفتن‌، محدوديت‌هاي‌ حق‌ انحصاري‌، هزينه‌هايي‌ نظير هزينه‌هاي‌ مربوط‌ به‌ فتوكپي‌، يا جريمه‌ يا امانت‌دهي‌ بين‌ كتابخانه‌اي‌. در صورتي‌ كه‌ براي‌ استفاده‌ از پايانه‌هاي‌ كامپيوتري‌ و يا منابع‌ صوتي‌ - تصويري‌ سيستم‌ رزرو وجود دارد، كار با آن‌ توضيح‌ داده‌ شود. همين‌ طور لازم‌ است‌ درباره‌ امكانات‌ موجود براي‌ مطالعه‌، مانند اتاق‌ قرائت‌ يا بخش‌ مطالعه‌ يادداشتي‌ ضميمه‌ شود.

به‌ جاي‌ اين‌ كه‌ توضيحات‌ مفصل‌ روش‌هاي‌ عملياتي‌ در مورد نحوه‌ استفاده‌ از قطعه‌ خاصي‌ از تجهيزات‌ را در راهنما بگذاريم‌ اگر آن‌ را در محل‌ استفاده‌ قرار دهيم‌، بيشتر كمك‌ خواهد كرد. براي‌ مثال‌، دستورالعمل‌ روشن‌ به‌ شكل‌ آگهي‌ صريح‌ و واضح‌ در كنار ترمينال‌ رايانه‌ نصب‌ شود زيرا اين‌ كار براي‌ كاربر قابل‌ استفاده‌تر است‌، تا اين‌ كه‌ به‌ صورت‌ قسمتي‌ از راهنماي‌ كلي‌ كه‌ شامل‌ طيف‌ وسيعي‌ از روش‌هاي‌ عملياتي‌ ديگر نيز هست‌، ارائه‌ شود. احتمال‌ مفيدتر واقع‌ شدن‌ اين‌ روش‌ به‌ مراتب‌ بيش‌ از دستورات‌ حجيم‌ و غالباً صعب‌الوصول‌ است‌. قبل‌ از استفاده‌ از سيستم‌ لازم‌ است‌ كاربر بداند چگونه‌ وارد سيستم‌ شود، بنابراين‌ يادداشتي‌ با توضيحاتي‌ ساده‌ و يا مجموعه‌اي‌ از دستورالعمل‌ها، ضروري‌ به‌ نظر مي‌رسد. با توجه‌ به‌ اين‌ كه‌ اكثر مجموعه‌هاي‌ كامپيوتري‌ مورد استفاده‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ فهرست‌گرا خواهند بود، كاربر به‌ محض‌ ورود به‌ سيستم‌ متوجه‌ مي‌شود كه‌ استفاده‌ از آن‌، احتمالاً به‌ صورت‌ خودتوصيفي‌ مي‌باشد. البته‌ نه‌ به‌ اين‌ معنا كه‌ نيازي‌ به‌ دستورالعمل‌ نبوده‌ و يا در دسترس‌ نيست‌، بلكه‌ اين‌ جزوه‌ها قسمت‌ اصلي‌ مجموعه‌ دستورالعملهاي‌ مفصلي‌ است‌ كه‌ هم‌ كاربران‌ و هم‌ كاركنان‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌، به‌ آن‌ نياز داشته‌ و بايد در قفسه‌اي‌ نزديك‌ پايانه‌ باشد تا در صورت‌ احتياج‌، و يا شايد درخواست‌ محققان‌ به‌ آن‌ ارجاع‌ داده‌ شوند.

براي‌ استفاده‌ از كاتالوگ‌ نيز مي‌توان‌ روشي‌ مشابه‌، كه‌ مي‌تواند به‌ صورت‌ كامپيوتري‌ و يا، به‌ صورت‌ ميكروفيش‌، كه‌ كل‌ يا قسمتي‌ از آن‌ به‌ شكل‌ چاپي‌ است‌، در نظر گرفت‌. در هنگام‌ تهيه‌ راهنما براي‌ استفاده‌ از كاتالوگ‌، نيز، دستورالعمل‌هاي‌ واضح‌ و دقيق‌ بهتر است‌ در همان‌ محل‌ استفاده‌، قرار داده‌ شوند. در صورت‌ كامپيوتري‌ بودن‌ كاتالوگ‌ها، حتي‌ اگر نحوة‌ استفاده‌ از آن‌ در خود نرم‌افزار موجود باشد، باز هم‌ گذاشتن‌ يادداشت‌ كوتاهي‌ درباره‌ نحوه‌ استفاده‌ از آن‌ در كنار پايانه‌ رايانه‌، مناسب‌ است‌.

نمونه‌هاي‌ ذكر شده‌، صرفاً مثال‌هايي‌ است‌ كه‌ در آن‌ يك‌ روش‌ يا عملكرد خاصي‌ را مي‌توان‌ به‌ طور ساده‌ و مؤثر براي‌ كاربر توضيح‌ يا تشريح‌ كرد. همانطور كه‌ قبلاً در قسمت‌ راهنماي‌ طرح‌بندي‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ هم‌ ذكر شد، اين‌ امر اهميت‌ تهيه‌ راهنماي‌ عملي‌ با نشانه‌ها و برچسب‌هاي‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌، را خاطر نشان‌ مي‌كند. اگر راهنما به‌ عنوان‌ مكمل‌ طراحي‌ شده‌ است‌ و همراه‌ با علايم‌ و راهنماي‌ بخش‌هاي‌ خاص‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ استفاده‌ مي‌شود، مي‌تواند نقش‌ مهمي‌ در روش‌ كلي‌ شما بازي‌ كند و به‌ كاربر دريافتن‌ هر چه‌ سريعتر و آسانتر اطلاعات‌ يا منابع‌ مورد نياز، كمك‌ نمايد.

قوانين‌ و روش‌هاي‌ ايمني‌ و احتياطي‌ بايد به‌ طور واضح‌ تنظيم‌ شود، مثلاً: محدوديت‌هايي‌ را كه‌ مي‌توان‌ بر خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ اعمال‌ كرد؛ عمليات‌ وضعيت‌ اضطراري‌ كه‌ در موقع‌ حريق‌ انجام‌ مي‌شود، مقررات‌ مربوط‌ به‌ استعمال‌ يا عدم‌ استعمال‌ دخانيات‌. اگر محدوديت‌هايي‌ مثلاً براي‌ آوردن‌ كيف‌ يا پالتو به‌ قسمت‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ هست‌، بايد اطلاعات‌ مربوط‌ به‌ محل‌ رختكن‌ نيز در اين‌ قسمت‌ مشخص‌ شود. احتمال‌ دارد از نظر سازماني‌ لازم‌ باشد تا دستورالعمل‌هاي‌ ايمني‌ و حفاظتي‌ بطور واضح‌ و آشكار در اطراف‌ ساختمان‌ نصب‌ شود، در اين‌ صورت‌ بهتر است‌ قبل‌ از تهية‌ راهنماي‌ خود، از تازه‌ بودن‌ اطلاعات‌ در اين‌ زمينه‌ اطمينان‌ حاصل‌ كنيد، اگر چه‌ اطلاعية‌ هر گونه‌ تغييري‌ بايد بصورت‌ ادواري‌ براي‌ كليه‌ كاركنان‌ ارسال‌ شده‌ باشد. هر قسمت‌ ساختمان‌ بايد داراي‌ تعدادي‌ ماموران‌ حفاظتي‌ باشد و بد نيست‌ دربارة‌ اين‌ بخش‌ از راهنما با آنها تبادل‌ نظر گردد. نام‌ و جزئيات‌ تماس‌ مربوط‌ به‌ وي‌ ذكر شود، حتي‌ اگر وي‌ يكي‌ از كاركنان‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ در بخش‌ ديگري‌ باشد و جزئيات‌ مربوط‌
به وي‌ در آن‌ قسمت‌ موجود باشد.

راهنماي‌ موضوعي‌

هدف‌ راهنماي‌ موضوعي‌، آشنا كردن‌ محقق‌ و كاربر بالقوه‌ با طيف‌ و نوع‌ اطلاعات‌ موجود در يك‌ رشته‌ خاص‌، به‌ منظور كمك‌ به‌ وي‌ است‌ تا بتواند براي‌ برآوردن‌ نياز خاص‌ خود با آگاهي‌ كامل‌، مناسبت‌ترين‌ منابع‌ را انتخاب‌ كند. راهنماي‌ موضوعي‌ همچنين‌ به‌ كاربران‌ كمك‌ مي‌كند تا از برنامه‌ها و روش‌هاي‌ بازيابي‌ مربوط‌ به‌ استفاده‌ از انواع‌ بخصوص‌ منابع‌ در زمينه‌ مورد علاقه‌ خود، آگاه‌ شوند، و نيز اين‌ بينش‌ را به‌ كاربر مي‌دهد كه‌ از منابع‌ مختلف‌ بيشترين‌ بهره‌برداري‌ را نمايد.

با توجه‌ به‌ دلايل‌ بالا، راهنماي‌ موضوعي‌ مي‌تواند شامل‌ توضيحاتي‌ درباره‌ منابع‌ اصلي‌، اشاره‌ به‌ محتويات‌ و مضمون‌ آنها، برنامه‌ و نحوه‌ استفاده‌ آنها، فايده‌ بالقوه‌ آنها براي‌ اهداف‌ خاص‌، و دسترسي‌ و دستيابي‌ به‌ آنها، باشد. اگر اين‌ راهنماها در رابطه‌ با مبحث‌ يا رشته‌ خاصي‌ تهيه‌ مي‌شوند، امكان‌ دارد فهرستي‌ از مطالعات‌ پيشنهادي‌ و تمرينات‌ عملي‌ را در برگيرد.

غالباً بعضي‌ از مطالبي‌ كه‌ قبلاً در ساير انواع‌ راهنماها ذكر شده‌، به‌ خصوص‌ راجع‌ به‌ محل‌يابي‌ و طرح‌بندي‌، در راهنماي‌ موضوعي‌ تكرار مي‌شود. اگر براي‌ استفاده‌ از منابع‌ خاص‌، امكانات‌ بخصوصي‌ لازم‌ باشد، مثلاً دسترسي‌ به‌ آزمايشگاه‌ زبان‌ براي‌ استفاده‌ از برخي‌ منابع‌ خودآموز به‌ زبان‌ بيگانه‌، و يا دسترسي‌ به‌ اتاق‌ نمايش‌ يا استوديو براي‌ تماشا و بررسي‌ فيلم‌هاي‌ آموزشي‌، و هر گونه‌ روش‌ بكارگيري‌ مربوط‌ به‌ اين‌ موارد، مانند سيستم‌ ذخيره‌ جا، در اين‌ قسمت‌ بايد توضيح‌ داده‌ شود. در صورتي‌ كه‌ جهت‌ استفاده‌ از نوارهاي‌ صوتي‌ اماني‌، سيستم‌هاي‌ استريوي‌ شخصي‌ وجود دارد جزئيات‌ نحوه‌ دسترسي‌ به‌ آنها، ارائه‌ شود.

در صورت‌ وجود جامعه‌ يا گروههاي‌ تخصصي‌ با علايق‌ خاص‌ - مثل‌ كساني‌ كه‌ زبان‌هاي‌ مختلف‌ را مطالعه‌ مي‌كنند يا كساني‌ كه‌ به‌ تاريخ‌ بومي‌ علاقه‌مندند- كه‌ اغلب‌ دور هم‌ جمع‌ مي‌شوند، براي‌ رويدادها سازماندهي‌ مي‌كنند يا بولتن‌ خبري‌ منتشر مي‌كنند، ذكر آنها در راهنماي‌ موضوعي‌ با جزئيات‌ نحوه‌ تماس‌ با رابط‌ اداري‌ آنان‌، ارزشمند خواهد بود. گاهي‌ اوقات‌ عضويت‌ يا دسترسي‌ به‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ برخي‌ مؤسسات‌ خارجي‌، براي‌ گردانندگان‌ سازمان‌ شما از طريق‌ طرح‌ همكاري‌ بين‌ سازمان‌هاي‌ صنعتي‌ و بازرگاني‌، مدارس‌، كالج‌ها يا دانشگاه‌ها يا از طريق‌ عضويت‌ در مؤسسات‌ تخصصي‌، تجاري‌ يا تحقيقاتي‌ امكان‌پذير مي‌شود. اگر دفترچه‌ راهنماي‌ جداگانه‌اي‌ درباره‌ اين‌ كارهاي‌ مشترك‌ موجود باشد، توضيح‌ مواردي‌ مانند، پرداخت‌ كاهش‌ حق‌ اشتراك‌ و امكاناتي‌ مانند امانت‌دهي‌ يا استفاده‌ از كتاب‌هاي‌ مرجع‌ صرف‌ ساعت‌هاي‌ كاري‌، و نحوه‌ دسترسي‌، بايد در راهنماي‌ موضوعي‌ قيد شود.

چنانچه‌ هر يك‌ از كاركنان‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ در بعضي‌ امور يا در زمينه‌هاي‌ موضوعي‌ خاص‌ مسئوليت‌ يا مهارتي‌ دارند، گنجاندن‌ نام‌ و عنوان‌ شغلي‌، شماره‌ تلفن‌، پست‌ الكترونيكي‌ يا شماره‌ نمابر و اوقات‌ تماس‌ با آنها، در راهنماي‌ موضوعي‌ ضروري‌ مي‌باشد. ارائه‌ اين‌ اطلاعات‌ مخصوصاً وقتي‌ كه‌ كاركنان‌ براساس‌ جدول‌ زماني‌ كار كنند يا گاهي‌ عهده‌دار مسئوليت‌ ديگري‌ باشند، براي‌ كاربر مفيد خواهد بود. هر گونه‌ خدمات‌ تخصصي‌ كه‌ توسط‌ فرد يا كل‌ يك‌ دفتر ارائه‌ مي‌شود بايد به‌ طور مختصر شرح‌ داده‌ شود. به‌ طور مثال‌ يك‌ متخصص‌ زبان‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌، ممكن‌ است‌ خدمات‌ ترجمه‌ را سازماندهي‌ كند، يا آموزش‌ كاربرد رايانه‌ و ارائه‌ خدمات‌ مشاوره‌اي‌ مربوطه‌، تا زماني‌ كه‌ مهارت‌هاي‌ لازم‌ در سازمان‌ موجود باشد، توسط‌ يك‌ متخصص‌ سيستم‌هاي‌ كامپيوتري‌ انجام‌ شود. در صورتي‌ كه‌ علاوه‌ بر مشتريان‌ داخلي‌ مشتريان‌ خارجي‌ را هم‌ در نظر داريد، مي‌توان‌ به‌ تمام‌ اين‌ خدمات‌ به‌ طور خلاصه‌ در راهنماي‌ موضوعي‌ و به‌ طور كامل‌تر در نشريات‌ تبليغاتي‌ كه‌ براي‌ بيرون‌ از سازمان‌ مناسب‌ باشد، اشاره‌ كرد.

ممكن‌ است‌ راهنماي‌ موضوعي‌ اهداف‌ ديگري‌ نيز داشته‌ باشد مانند افزايش‌ تقاضا براي‌ تعداد محدودي‌ از عناوين‌، يا كمك‌ در فرآيند تعليم‌ و تعلم‌ از طريق‌ گنجاندن‌ تمرينات‌ آشناسازي‌ با كارهاي‌ عملي‌ مرتبط‌ با طرح‌هاي‌ خاص‌. مورد اول‌، كاربر را به‌ مطالعه‌ منابع‌ اطلاعاتي‌ بيشتر، كه‌ از جهات‌ ديگر تهيه‌ شده‌، تشويق‌ مي‌نمايد. اين‌ عمل‌ تا حد ممكن‌ منابع‌ مرتبط‌ و يكساني‌ را براي‌ كساني‌ كه‌ دنبال‌ اطلاعات‌ در يك‌ رشته‌ موضوعي‌ هستند، فراهم‌ مي‌كند. مطالب‌ ذكر شده‌ اغلب‌ در جايي‌ كه‌ براي‌ اطلاعات‌ خاص‌ و در يك‌ زمان‌ بخصوص‌، تقاضا زياد است‌، مانند كار دانشجويان‌ در يك‌ جدول‌ زماني‌ دانشگاهي‌، صدق‌ مي‌كند. در زمينه‌ كارهاي‌ تجاري‌ و هنگام‌ آغاز طرح‌هاي‌ بلندمدت‌ كه‌ اعضاي‌ گروه‌ نياز به‌ افزايش‌ دانش‌ عمومي‌ خود دارند نيز موارد ذكر شده‌ كاربرد خواهد داشت‌. اين‌ عمل‌ براي‌ اعضاي‌ جديدي‌ كه‌ به‌ گروه‌ ملحق‌ مي‌شوند نيز مفيد خواهد بود، معهذا بايد مرتباً با استفاده‌ از منابع‌ جديد، روزآمد شود. اين‌ نيز به‌ نوبه‌ خود براين‌ مسئله‌ كه‌ نبايد راهنما را به‌ طور مجزا در نظر گرفت‌. بلكه‌ بايد گسترش‌ آن‌ را به‌ عنوان‌ قسمتي‌ از برنامه‌ هماهنگ‌ شده‌ در تهيه‌ اطلاعاتي‌ كه‌ با اهداف‌ و فعاليت‌هاي‌ جاري‌ سازمان‌ مرتبط‌ است‌، در نظر گرفت‌، تاكيد مي‌كند.

هدف‌ ديگر يعني‌ مساعدت‌ در فرآيند تعليم‌ و تعلم‌ غالباً مربوط‌ به‌ آن‌ دسته‌ از كاركنان‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ مي‌شود كه‌ با افرادي‌ كه‌ به‌ امر تدريس‌ اشتغال‌ داشته‌ يا در كار آموزش‌ حرفه‌اي‌ طراحي‌ سؤال‌ براي‌ برخي‌ كتب‌ درسي‌ با منابع‌ خاص‌ ديگر هستند. تهيه‌ اين‌ نوع‌ منابع‌ براي‌ افرادي‌ است‌ كه‌ به‌ دنبال‌ مهارت‌هاي‌ تخصصي‌ در محل‌ كار هستند، مانند حسابدار يا وكيل‌، و نيز براي‌ افرادي‌ كه‌ در يك‌ موسسه‌ آموزشي‌ تحصيل‌ مي‌كنند، و يا كساني‌ كه‌ آموزش‌ از راه‌ دور مي‌بينند. در كليه‌ موارد داشتن‌ درك‌ روشني‌ از نتايج‌ مورد نظر آموزش‌، براي‌ طراحان‌ اين‌ تمرينات‌، امري‌ اساسي‌ است‌. در برنامه‌ريزي‌ هر نوع‌ مجموعه‌ آموزشي‌ در نظر گرفتن‌ تمامي‌ جوانب‌ و جزئيات‌ لازم‌ است‌. همانطوري‌ كه‌ اسونيكي‌ و شوارتز در مقدمه‌ كتاب‌ تحقيقي‌ خود، (1988) در اين‌ زمينه‌ بيان‌ مي‌كنند:

«براي‌ تعليم‌ مهارت‌هاي‌ كتابداري‌ فقط‌ يك‌ روش‌ درست‌ وجود ندارد، همه‌ چيز بستگي‌ به‌ محتويات‌ يا اهداف‌ آموزش‌، ميزان‌ آگاهي‌ و انگيزة‌ فراگيرنده‌، زمان‌ و نوع‌ وسايل‌ كمك‌ آموزشي‌ موجود براي‌ تعليم‌، و نقاط‌ ضعف‌ و قوت‌ شخص‌ معلم‌ دارد». افرادي‌ كه‌ ناظر بر تمرينات‌ هستند. نيز بايد در طول‌ دوره‌ از توانايي‌ لازم‌ جهت‌ ارائه‌ راهنمايي‌، برخوردار باشند. در چنين‌ موقعيتي‌ كسي‌ كه‌ متخصص‌ عناوين‌ است‌ مي‌تواند نقش‌ مهمي‌ را ايفا نمايد. به‌ احتمال‌ زياد چنين‌ شخصي‌ عهده‌دار مسئوليت‌ تهيه‌ راهنماي‌ موضوعي‌ خواهد شد، و به‌ همين‌ دليل‌ بايد هم‌ از طيف‌ منابع‌ اطلاعاتي‌ موجود و هم‌ از نيازهاي‌ دوره‌هاي‌ آموزشي‌ موضوعي‌، آگاهي‌ كامل‌ داشته‌ باشد.

بازار پژوهي‌

دستيابي‌ به‌ اهداف‌ بالا، تاثير چشمگيري‌ بر بودجه‌ شما براي‌ خريد منابع‌ اصلي‌ دارد، زيرا همواره‌ مستلزم‌ تهيه‌ نسخه‌هاي‌ متعدد، جايگزيني‌ منظم‌ آنها با نسخ‌ قديمي‌ و قبلي‌، هزينه‌ تعمير و نگهداري‌ ابزار و هزينه‌هاي‌ اضافه‌ حقوق‌ به‌ كاركنان‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌، در جايي‌ كه‌ علاوه‌ بر تجربه‌ و آموزش‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ معلومات‌ تخصص‌ موضوعي‌ لازم‌ است‌، مي‌باشد. همان‌ طور كه‌ در مقدمه‌ ذكر شد عمل‌ ساده‌ تهيه‌ هر نوع‌ راهنماي‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ مي‌تواند تلويحات‌ گسترده‌اي‌ در برنامه‌ريزي‌ كلي‌ مديريت‌ شما داشته‌ باشد. اين‌ امر همان‌طور كه‌ در يكي‌ از مقالات‌ اسونيكي‌ و شوارتز (1988) نشان‌ داده‌ شده‌، مي‌تواند مزايايي‌ هم‌ داشته‌ باشد. اين‌ مقاله‌ توضيح‌ مي‌دهد كه‌ چگونه‌ كتابدار بخش‌ كتب‌ مرجع‌ تجاري‌ دانشگاه‌، كه‌ با سيل‌ تقاضا براي‌ تشكيل‌ جلسات‌ آموزشي‌ كتابخانه‌ در مورد موضوعات‌ مربوط‌ به‌ امور تجاري‌، مواجه‌ شده‌ بود، آموزشي‌ مرحله‌اي‌ را براي‌ در برگرفتن‌ منابع‌ شركتي‌ و صنعتي‌ ترتيب‌ داد تا بهتر بتواند اوقات‌ خود را زمان‌بندي‌ كند. نظير همين‌ كار در قسمت‌هاي‌ ديگر با موقعيت‌هاي‌ مشابه‌ انجام‌ شده‌ است‌ كه‌، با پيش‌بيني‌ تقاضا به‌ نحو سازنده‌ و نوين‌، منجر به‌ ارائه‌ راهنمايي‌ شده‌ است‌ كه‌ استفادة‌ مؤثر از منابع‌ و كاركنان‌ را تضمين‌ مي‌كند.

مثال‌ زير از يك‌ كتابخانه‌ دانشگاهي‌، چند مورد از نكات‌ مذكور دربارة‌ راهنماي‌ موضوعي‌ را توضيح‌ مي‌دهد. در تعليم‌ و آموزش‌ يك‌ حقوقدان‌ نكته‌ اساسي‌ اين‌ است‌ كه‌ قادر باشد مهارت‌هاي‌ تحقيقي‌ مستقل‌ را گسترش‌ داده‌ و نحوه‌ كشف‌ مطالب‌ را بداند. اين‌ نكته‌ به‌ دنبال‌ تغييرات‌ اخير در آموزش‌ حقوق‌ و متعاقباً تقاضاي‌ زياد براي‌ منابع‌ كتابخانه‌ كيمبرلين‌، دانشگاه‌ دمونت‌ فورت‌، بسيار مورد تاكيد قرار گرفت‌. براي‌ حل‌ اين‌ مشكل‌، گروه‌ حقوق‌ و بازرگاني‌ كتابخانه‌ مشتركاً با مدرسه‌ حقوق‌، يك‌ مجموعه‌ خودآموز را طراحي‌ نمودند. كه‌ شامل‌ هشت‌ كتابچه‌ تمرين‌ به‌ انضمام‌ مقدمه‌اي‌ استاندارد براي‌ انواع‌ مختلف‌ منابع‌ و نيز طيفي‌ از تمرينات‌ عملي‌ مربوط‌، است‌. با وجود اين‌ براي‌ فعاليت‌هاي‌ هر كتابچه‌ تمرين‌، از كتابهاي‌ مختلف‌ منابع‌ اطلاعاتي‌ استفاده‌ مي‌شود، كه‌ بدين‌ ترتيب‌ تقاضا را با موجودي‌ هماهنگ‌ مي‌كند. يك‌ قسمت‌ اين‌ دوره‌، تكميل‌ كار برنامه‌ريزي‌ شده‌ توسط‌ دانشجويان‌ است‌ و انتظار مي‌رود كه‌ توسط‌ دانشجويان‌ جديد حقوق‌ در اولين‌ ماه‌ ورود به‌ دانشگاه‌ كامل‌ شود.

خدمات‌ هزينه‌بر اغلب‌ خارج‌ از مجموعه‌هاي‌ موضوعي‌ تخصصي‌ توسعه‌ مي‌يابند، كه‌ بيشترين‌ موارد مربوط‌ به‌ خدمات‌ اطلاعات‌ بازرگاني‌ است‌. آنچه‌ كه‌ لازم‌ است‌ در بروشور تبليغاتي‌ خدمات‌ هزينه‌بر درج‌ شود مواردي‌ مانند: شرح‌ آنچه‌ كه‌ ارائه‌ مي‌شود، هزينه‌هاي‌ آن‌ و منابع‌ و تخصصي‌ است‌ كه‌ باعث‌ مي‌شود مشتريان‌ بالقوه‌، انتخاب‌ شما را به‌ جاي‌ رقيب‌ ترجيح‌ دهند. مشتري‌ همچنين‌ بايد جزئيات‌ قانوني‌ يا قراردادي‌ مانند شرايط‌ پرداخت‌، تعهد و حق‌ امتياز را بداند. بيان‌ واضح‌ دوره‌هاي‌ كاري‌ در بيانيه‌، و ترجيحاً نظر قانوني‌ و كارشناسي‌، مورد علاقه‌ هر دو طرف‌ است‌. (تصميمات‌ مذكور راهنماي‌ آشنايي‌ با چگونگي‌ ايجاد درآمد براي‌ كتابخانه‌ و خدمات‌ اطلاع‌رساني‌، در وب‌ (1994)، آمده‌ است‌).

اگر جامعة‌ كاري‌ مورد نظر شماست‌، مسلما لازم‌ است‌ مطمئن‌ شويد كه‌ اطلاعات‌ تبليغاتي‌ شما قادر است‌ زير ذره‌بين‌ مديران‌ اجرايي‌ قرار گيرد كه‌ ممكن‌ است‌ برگه‌هاي‌ تبليغاتي‌ را در محموله‌هاي‌ پستي‌ روزانه‌ براساس‌ درخواست‌ يا بدون‌ درخواست‌، دريافت‌ نمايند. در فصل‌ 10 منابعي‌ براي‌ مطالعه‌ بيشتر معرفي‌ شده‌ كه‌ در آنها سبك‌ نگارشي‌ تجاري‌، درباره‌ موضوعات‌ مربوط‌، با عناويني‌ از «دومين‌» و «گانيك‌» آمده‌ است‌.

غير از مطالعات‌ رسمي‌، فعاليتهاي‌ اوقات‌ فراغت‌، سرگرمي‌ها و ساير علايق‌، مي‌توانند منجر به‌ لزوم‌ تهيه‌ طيف‌ وسيعي‌ از بروشورهاي‌ كوتاه‌ موضوعي‌، اعلاميه‌ها و نيز بسته‌هاي‌ اطلاعاتي‌ با برد وسيع‌تر، شوند. مجموعه‌اي‌ از انتشارات‌ جاري‌ توسط‌ كتابخانه‌هاي‌ عمومي‌ بعنوان‌ مثال‌ شامل‌: راهنماهايي‌ براي‌ انواع‌ خاصي‌ از افسانه‌، مطالعات‌ بومي‌، موسيقي‌ و داستان‌ مي‌باشد. اين‌ بروشورها مي‌توانند راهنماهاي‌ جامعي‌ براي‌ توصيف‌ دقيق‌ منابع‌ بوده‌ يا بصورت‌ راهنماهايي‌ با هدف‌ آگاه‌سازي‌ كاربران‌ بالقوه‌ از وجود مجموعه‌اي‌ تخصصي‌ باشند و رئوس‌ خدمات‌ موجود را شرح‌ دهند. اگرچه‌ اين‌ بروشورها ماهيتاً راهنماي‌ موضوعي‌ نيستند، ليكن‌ اين‌ نشريات‌ غالباً مختصر در ارائه‌ خدمات‌ بعنوان‌ تابلوي‌ اعلانات‌ براي‌ علاقه‌مندان‌ موضوعات‌ خاصي‌ بسيار مفيد بوده‌ و بعنوان‌ مقدمه‌اي‌ براي‌ راهنماهاي‌ مفصل‌تر عمل‌ مي‌كنند. شوراي‌ كتابخانه‌هاي‌ استان‌ ديون‌ تعدادي‌ از اين‌ راهنماهاي‌ مختصر را به‌ عنوان‌ قسمتي‌ از مجموعه‌هاي‌ كلي‌ دفترچه‌ راهنماي‌ خدمات‌ خود ارائه‌ مي‌كند. اين‌ راهنماها در قطع‌ كوچك‌ دستي‌ هستند، معمولاً آ چهار كه‌ سه‌تا خورده‌ است‌، جذاب‌ و حرفه‌اي‌ ارائه‌ شده‌، كه‌ درباره‌ مطالب‌ عرضه‌ شده‌ كه‌ آنچه‌ را كه‌ كاربر براي‌ بهره‌بري‌ از خدمات‌ نياز دارد و جايي‌ كه‌ بايد مراجعه‌ كند و از كسي‌ كه‌ بايد درخواست‌ كند، تقريباً اطلاعات‌ كافي‌ مي‌دهد.

تاكنون‌ مشخص‌ گرديده‌ كه‌ بين‌ تعدادي‌ از راهنماها همپوشي‌ هست‌. اين‌ امر به‌ اين‌ دليل‌ كه‌ به‌ تقويت‌ پيام‌ كمك‌ مي‌كند، بد نيست‌. اما الزاماً تأثيري‌ در حجم‌ زياد كار تهيه‌ راهنماها ندارد. اگر متن‌ توسط‌ واژه‌پردازي‌ استاندارد تهيه‌ شده‌ باشد، مي‌توان‌ آن‌ را به‌ همان‌ منوال‌ و با كمي‌ تلاش‌ اضافي‌، كپي‌ يا ويرايش‌ كرد.

تاثير استفاده‌ از كاربردهاي‌ متفاوت‌ رايانه‌ در بخش‌هاي‌ 6 و 7 نيز توضيح‌ داده‌ شده‌ است‌.

علاوه‌ بر اين‌ بايد چگونگي‌ تأييد راهنماي‌ اصلي‌ را از طريق‌ ارائه‌ شفاهي‌، گشت‌هاي‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌، و كارهاي‌ عملي‌ مربوط‌، مدنظر قرار دهيم‌. اين‌ امر هنگامي‌ كه‌ وجود يك‌ استراتژي‌ كلي‌ روابط‌ عمومي‌ براي‌ هماهنگي‌ اين‌ فعاليت‌ها، بسيار مفيد واقع‌ مي‌شود، بيشتر نمايان‌ مي‌شود. گروه‌ روابط‌ عمومي‌ دانشگاه‌ آستون‌ به‌ برنامه‌ كيفيت‌ جامع‌ مديريت‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ كه‌ زيربناي‌ تمام‌ اعمال‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ را تشكيل‌ مي‌دهد، پيوسته‌ است‌. اين‌ گروه‌ با هدف‌ كنترل‌، هدايت‌ مستمر نحوة‌ ارتباط‌ كاركنان‌ خدمات‌ كتابداري‌ با مشتريان‌، و تبليغ‌ خدمات‌ آن‌، به‌ يك‌ مجموعة‌ كيفيت‌ روابط‌ عمومي‌ تبديل‌ شده‌ است‌. در سال‌ 1992 برنامه روابط عمومي طراحي استون، جايزه متصديان LA/T.C.  )انجمن كتابداران (TC را از آن خود كرد.

4. كاربر: كي، كجا و چه وقت

پس‌ از محرز شدن‌ نياز به‌ انواع‌ متفاوت‌ راهنما براي‌ تامين‌ اهداف‌ مختلف‌، قبل‌ از تصميم‌گيري‌ درباره‌ بهترين‌ روش‌ ارائه‌ اطلاعات‌ به‌ كاربر، در نظر گرفتن‌ استفاده‌هاي‌ موردنظر آن‌، ضروري‌ است‌. كاربر بايد از طيف‌ كامل‌ منابع‌ قابل‌ دسترسي‌ براي‌ وي‌، كه‌ شايد علاوه‌ بر خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ شامل‌ چندين‌ اداره‌ شود، آگاه‌ شود. براي‌ مثال‌، دانشگاه‌ لوتون‌ يك‌ كتابچه‌ منابع‌ آموزشي‌ منتشر كرده‌ است‌ كه‌ از خدمات‌ موجود در مركز منابع‌ آموزشي‌، مركز رسانه‌ها، مركز رايانه‌، و نيز بخش‌ كمك‌ آموزشي‌، پشتيباني‌ مشتري‌ و سيستم‌هاي‌ اطلاعاتي‌ دانشگاهي‌، يك‌ ديد كلي‌ مي‌دهد. اين‌ كتابچه‌ حاوي‌ ضوابط‌ مفيدي‌ براي‌ اداره‌ و جزئيات‌ قانوني‌ حق‌ انحصاري‌ و حفاظت‌ اطلاعات‌، مي‌باشد. اين‌ كار همچنين‌ از خدماتي‌ كه‌ در تهيه‌ و استفاده‌ اطلاعات‌ مي‌توانند به‌ كاربر كمك‌ كنند، تصوير كاملي‌ ارائه‌ مي‌نمايد.

براي‌ اينكه‌ بتوانيم‌ از نحوه‌ طراحي‌ راهنما ارزيابي‌ معقولي‌ داشته‌ باشيم‌، لازم‌ است‌ به‌ سوالات‌ «كي‌»، «كجا» و «چه‌ وقت‌» برگرديم‌. ابتدا «كي‌»، ما مجبوريم‌ دقيقاً مشخص‌ كنيم‌ كه‌ مخاطب‌ مورد نظر يعني‌ كاربر يا گروه‌ كاربراني‌ كه‌ مورد نظر راهنما است‌، كيست‌. لازم‌ است‌ مشخص‌ كنيم‌ كه‌ آيا راهنما نياز دسته‌هاي‌ مختلف‌ كاربران‌ كه‌ سطح‌ دانش‌ موضوعي‌ يا تجربه‌ استفاده‌ از نوع‌ منابع‌ مورد بحث‌ آنها، ممكن‌ است‌ با يكديگر متفاوت‌ باشد، پاسخگو مي‌باشد يا خير. مسلماً اين‌ امر بر روي‌ سبك‌ نگارش‌ و زبان‌ مورد استفاده‌ و ميزان‌ جزئيات‌ اضافه‌ شده‌، تاثير خواهد داشت‌. اگر هدف‌ راهنما، كمك‌ به‌ فرآيند تعليم‌/تعلم‌ است‌، مثلاً به‌ عنوان‌ راهنماي‌ خودآموز، يا به‌ عنوان‌ وسيله‌ تعليم‌ و تعلم‌ تعاملي‌ به‌ وجود آمده‌ است‌، پس‌ سبك‌ نگارش‌ و روش‌ ارائه‌ مطالب‌ داراي‌ اهميت‌ فوق‌العاده‌اي‌ است‌.

همچنين‌ ممكن‌ است‌ علاوه‌ بر موضوعات‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ و منابع‌ و فعاليت‌هاي‌ آن‌، تهيه‌ ساير اطلاعات‌ خاص‌ لازم‌ باشد، كه‌ در اين‌ صورت‌ نيز براي‌ كاربراني‌ كه‌ اطلاعاتي‌ بيش‌ از خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ و سازمان‌ مادر مي‌خواهند، جنبه‌ حياتي‌ پيدا مي‌كند. مثلاً، دانشگاه‌ هريت‌-وات¹⁴ راهنمايي‌ را ارائه‌ كرده‌ است‌ كه‌ مخصوصاً نيازهاي‌ دانشجويان‌ خارجي‌ را برآورده‌ كند. اين‌ راهنما به‌ طور معقول‌ با تهيه‌ فهرستي‌ از شماره‌هاي‌ تماس‌ با كاركنان‌ با عنوان‌ «براي‌ كمك‌ گرفتن‌ كجا برويم‌» شروع‌ مي‌كند و سپس‌ به‌ راهنماهاي‌ موضوعي‌ و بروشورهايي‌ كه‌ خدمات‌ را با جزئيات‌ توضيح‌ مي‌دهد، مي‌رسد. اين‌ راهنما عمدتاً به‌ منابع‌ مربوط‌ به‌ زندگي‌ و كار در بريتانيا مي‌پردازد و به‌ مواردي‌ از امكانات‌ فراگيري‌ زبان‌ مناسب‌ تحصيل‌ و كار اشاره‌ مي‌كند، و امكانات‌ دسترسي‌ به‌ جدول‌ زمان‌بندي‌ حركت‌ وسايل‌ حمل‌ و نقل‌ جمعي‌ و نيز فهرستي‌ از كتاب‌هاي‌ مناسب‌ اوقات‌ فراغت‌ را در بر مي‌گيرد.

بسته‌ به‌ نوع‌ سازمان‌ مادري‌ كه‌ در آن‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ ارائه‌ مي‌شود، كاربران‌ آن‌ نيز بسيار متفاوت‌ خواهند بود. كاركنان‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ شايد دريابند كه‌ به‌ گروه‌هاي‌ مختلفي‌ از كاربران‌ خدمات‌ ارائه‌ مي‌كنند. استفاده‌ از اين‌ خدمات‌ ممكن‌ است‌ بصورت‌ دائمي‌ يا فقط‌ براي‌ يك‌ بار باشد و توسط‌ ارباب‌ رجوع‌ داخلي‌ (كه‌ عموماً كاركناني‌ در استخدام‌ سازمان‌ استفاده‌كننده‌ از خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ هستند) و ارباب‌ رجوع‌ خارجي‌ صورت‌ پذيرد. كاربران‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ دانشگاهي‌ ممكن‌ است‌ دانشجويان‌ و كاركنان‌ باشند، كه‌ هر يك‌ از اين‌ دو گروه‌ كلي‌ خود به‌ گروه‌هاي‌ كوچكتر تقسيم‌ مي‌شوند. در مؤسسه‌اي‌ كه‌ عضويت‌ مي‌پذيرد، علاوه‌ بر اعضا و كاركنان‌، احتمال‌ دريافت‌ تقاضاي‌ عضويت‌ عموم‌ نيز وجود خواهد داشت‌. اكثر ارباب‌ رجوع‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ صنعتي‌، داخلي‌ بوده‌ و شما ممكن‌ است‌ در خدمت‌ كل‌ سازمان‌ و يا صرفاً بخشي‌ از آن‌ باشيد.

در برخي‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌، به‌ خصوص‌ در واحدهاي‌ كوچك‌تر كه‌ منابع‌ اطلاعاتي‌ ممكن‌ است‌ خيلي‌ محدود باشد، احتمالا گاهي‌ كاربران‌ متقاضي‌ استفاده‌ از طيف‌ وسيع‌تري‌ از منابع‌ مربوطه‌ يا منابع‌ جامع‌تر خواهند بود. شايد اكثر آنها از نياز خود اطلاع‌ درستي‌ نداشته‌ باشند ولي‌ تمايل‌ داشته‌ باشند كه‌ بتوانند خود به‌ جستجو پرداخته‌ يا تحقيق‌ خود را در خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ مرتبط‌ انجام‌ دهند. بنابراين‌ اضافه‌ كردن‌ جزئيات‌ منابع‌ اطلاعاتي‌ خارجي‌ و دامنة‌ موضوعي‌ و خدماتي‌ آنها،
به‌ طوريكه‌ كاربر شما بتواند از آن‌ استفاده‌ كند، ارزشمند خواهد بود. همان‌ طور كه‌ قبلاً در بخش‌ راهنمايي‌ موضوعي‌ ذكر شد، با انجام‌ قراردادي‌ براي‌ دسترسي‌ يا تنظيم‌ توافق‌هاي‌ دو جانبه‌، اين‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ مي‌تواند اضافه‌ شود.

قبل‌ از اين‌ كه‌ درباره‌ مناسبترين‌ قالب‌ يك‌ راهنماي‌ بخصوص‌ تصميم‌گيري‌ كنيم‌، لازم‌ است‌ نه‌ فقط‌ اهداف‌ آن‌ را بلكه‌ مناسب‌ترين‌ و مرتبط‌ترين‌ جا و زمان‌ استفاده‌ از آن‌ را در نظر بگيريم‌. اگر راهنما از نوع‌ چاپي‌ است‌ لازم‌ است‌ در نظر بگيريم‌ كه‌ آيا مي‌توان‌ از آن‌ به‌ تنهايي‌ و دور از خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ استفاده‌ نمود، يا اين‌ كه‌ كاربر، براي‌ بهره‌مندي‌ بيشتر نياز به‌ منابع‌ پشتيباني‌ و همكاري‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ دارد. شايد راهنما را به‌ عنوان‌ مقدمه‌اي‌ در نظر گرفته‌ايد كه‌ كاربران‌ جديد قبل‌ از مشاهده‌ يا برقراري‌ تماس‌ با خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ بايد آن‌ را بخوانند، يا ممكن‌ است‌ منابعي‌ وجود داشته‌ باشد كه‌ در آينده‌ به‌ عنوان‌ قسمتي‌ از آموزش‌ يا تعليم‌ مستمر نياز به‌ مطالعه‌ داشته‌ و قابل‌ پيگيري‌ باشند.

اگر راهنما را فقط‌ براي‌ استفاده‌ در محل‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ و با تجهيزات‌ مشخص‌ به‌ عنوان‌ راهنماي‌ كامپيوتري‌ مورد استفاده‌ قرار مي‌دهيد، لازم‌ است‌ تأثير آن‌ را بر فضا و ابزار خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ مد نظر قرار دهيد. درباره‌ اين‌ كه‌ آيا به‌ تعداد كافي‌ ترمينال‌ براي‌ استفاده‌ متعدد در اختيار داريد و بهترين‌ موقعيت‌ مكاني‌ براي‌ قرار دادن‌ اينها در ارتباط‌ با استفاده‌ از ساير منابع‌ كجاست‌، در نظر گرفتن‌ محل‌ پريزها، نور و غيره‌، تمامي‌ اينها سوالاتي‌ است‌ كه‌ نياز به‌ پاسخ‌ مناسب‌ دارند. شايد براي‌ جايگزيني‌ شما بتوانيد دسترسي‌ از راه‌ دور از طريق‌ يك‌ شبكه‌ عريض‌ سازماني‌ را پيشنهاد كنيد، يا مجموعه‌هايي‌ را كپي‌ كرده‌ و براي‌ امانت‌دهي‌ آماده‌ كنيد، به‌ نحوي‌ كه‌ بتوان‌ خارج‌ از محل‌ استقرار از آنها استفاده‌ كرد، در اين‌ مواقع‌ لازم‌ است‌ براي‌ روش‌هاي‌ كنترل‌ مناسب‌، تصميم‌گيري‌ كنيد.

اگر سازمان‌ اصلي‌ از چند مكان‌ مجزا كنترل‌ مي‌شود، ملي‌ يا بين‌المللي‌ فرقي‌ نمي‌كند، همانند يك‌ شركت‌ تجاري‌ يا صنعتي‌ بزرگ‌، شما بايد راههاي‌ جايگزيني‌ متفاوتي‌ را در نظر داشته‌ باشيد كه‌ بتوان‌ از طريق‌ آن‌ راهنماها را تهيه‌ كرد به‌ طوري‌ كه‌ با نيازهاي‌ مختلف‌ در هر سايتي‌ همخواني‌ داشته‌ باشد. ساده‌ترين‌ روش‌ براي‌ تماس‌ گسترده‌ با كاربران‌ پيوستن‌ به‌ پست‌ الكترونيكي‌ است‌، اما شايد بخواهيد اين‌ نحوه‌ ارتباط‌ را از طريق‌ منابع‌ چاپي‌ يا منابع‌ ديگري‌ كه‌ براي‌ مواجه‌ شدن‌ با نيازهاي‌ خاص‌ مي‌تواند توسعه‌ يابد، پشتيباني‌ كنيد، به‌ طوري‌ كه‌ دور از ترمينال‌ نيز قابل‌ استفاده‌ باشد.

در مورد راهنماي‌ ويديويي‌ يا اسلايد، كاربر به‌ وسايل‌ تصويري‌ و براي‌ راهنمايي‌ چند رسانه‌ به‌ تركيب‌ مناسبي‌ از وسايل‌، نياز خواهد داشت‌. راهنما به‌ هر شكلي‌ كه‌ باشد كاربران‌ ممكن‌ است‌ به‌ مساعدت‌ كاركنان‌ نياز پيدا كنند، كه‌ اين‌ خود در سطح‌ كارمندي‌ و كارشناسي‌ و نيز براي‌ ساعات‌ كار آنان‌، پيامدهايي‌ خواهد داشت‌. همچنين‌ بايد به‌ تاثير محل‌ استفاده‌ و نوع‌ ميزان‌ دسترسي‌ بر تعداد نسخه‌هاي‌ درخواستي‌، توجه‌ شود.

سبك‌ تبليغ‌ و پخش‌ نسخه‌ها روي‌ تعداد ارائه‌ شده‌ نيز تاثير دارد. هدف‌ راهنما هر چه‌

كه‌ باشد اعم‌ از روابط‌ عمومي‌، تبليغ‌ كلي‌، آموزشي‌، موضوعي‌، درآمدزايي‌، ما بايد توجه‌ داشته‌ باشيم‌ كه‌ آيا در نظر داريم‌ آن‌ را در سطح‌ وسيع‌، عمومي‌ و اتفاقي‌ يا براي‌ كاربران‌ يا گروهي‌ از كاربران‌ خاص‌، توزيع‌ كنيم‌. اين‌ موارد هم‌ مشتريان‌ داخلي‌ و هم‌ خارجي‌ را شامل‌ شود.

براي‌ روش‌هاي‌ توزيع‌ بين‌ تمام‌ دسته‌هاي‌ كاربران‌، همانطور كه‌ در زير نشان‌ داده‌ مي‌شود، نيز بايد فكري‌ كرد:

• قرار دادن‌ راهنماها در معرض‌ ديد عموم‌ در خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌

• آماده‌ بودن‌ آنها را به‌ اطلاع‌ عموم‌ رساندن‌

• روشهاي‌ مختلف‌ توزيع‌ داخلي‌ به‌ صورت‌ دستي‌ و الكترونيكي‌

• از طريق‌ پست‌ برون‌ سازماني‌

• به‌ وسيله‌ انداختن‌ در صندوق‌ پست‌

• از طريق‌ سازمان‌هاي‌ ديگر از جمله‌ اتاق‌ بازرگاني‌، انجمن‌هاي‌ تخصصي‌، مدارس‌ و كالج‌هاي‌ محلي‌

اگر براي‌ توزيع‌ خارج‌ از سازمان‌ برنامه‌ريزي‌ مي‌كنيد بسته‌بندي‌، هزينه‌هاي‌ پستي‌ و ساير هزينه‌هاي‌ توزيع‌، و گروههاي‌ مورد نظر محلي‌، ملي‌ يا بين‌المللي‌ را بايد در نظر گرفت‌. اگر روش‌ ديگري‌ غير از "روش‌ چاپي‌" را براي‌ راهنماي‌ خود انتخاب‌ مي‌كنيد، بايد قطعاً يقين‌ حاصل‌ كنيد كه‌ گيرنده‌ احتمالاً براي‌ استفاده‌ از آن‌، ابزار مناسب‌ را در اختيار دارد. ميزان‌ تقاضاي‌ احتمالي‌ براي‌ هر نوع‌ روش‌ توزيعي‌ را بايد هنگام‌ برنامه‌ريزي‌ در نظر داشت‌ تا در صورت‌ لزوم‌ بتوان‌ از عهده‌ برآوردن‌ آن‌ برآمد.

5. سبك‌ و قالب‌ و نگارش‌

حال‌ ما به‌ نقطه‌اي‌ رسيده‌ايم‌ كه‌ در آن‌ نياز به‌ وجود راهنما از نظر پاسخ‌ به‌ پرسش‌هايي‌ نظير «چرا، چه‌ كسي‌، چه‌ چيزي‌، چه‌ موقع‌ و كجا» محرز گرديده‌ است‌ و حال‌ بايد درباره‌ چگونگي‌ آن‌ فكر كنيم‌. تا اين‌ مرحله‌ بايد اطلاعات‌ كافي‌ جهت‌ انتخاب‌ مناسب‌ترين‌ روش‌ براي‌ ارائه‌ اطلاعاتي‌ با اهداف‌ و استفاده‌هاي‌ گوناگون‌ را كسب‌ كرده‌باشيم‌ و با توجه‌ به‌ تمام‌ جوانب‌ ناشي‌ از هر راه‌ حل‌، تصميم‌گيري‌ كنيم‌. پس‌ از تخصيص‌ بودجه‌ بايد جدول‌ زماني‌ را تنظيم‌، مسئوليت‌ها را تقسيم‌ و راهنما را تهيه‌ كنيم‌.

مشاركت‌ و مسئوليت‌ كاركنان‌

احتمالاً كاركنان‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ از قبل‌ در كار مقدماتي‌ تحقيق‌ و توسعه‌ كه‌ نهايتاً منجر به‌ تصميم‌گيري‌ براي‌ تهيه‌ راهنما گرديده‌ وارد شده‌اند و همچنين‌ در برخي‌ اقدامات‌ تبعي‌ قبل‌ از تهيه‌ راهنما مانند بازار پژوهي‌، پيمايش‌ مشتري‌/كاربر، جلسات‌ تشريك‌ مساعي‌ براي‌ تحريك‌ افكار و تشويق‌ به‌ اشتراك‌ افكار در موضوعاتي‌ مانند دامنه‌ موضوعي‌، محتوا و روش‌هاي‌ احتمالي‌ براي‌ ارائه‌، مشاركت‌ داشته‌اند. جلساتي‌ از اين‌ نوع‌، در فراهم‌ نمودن‌ جايگاهي‌ كه‌ كاركنان‌ بتوانند درباره‌ نتايج‌ مشاوره‌ با ديگر انواع‌ مختلف‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ وارد بحث‌ شوند و نمونه‌هاي‌ مطالب‌ تبليغاتي‌ را كه‌ جمع‌آوري‌ كرده‌اند ببينند، بي‌نهايت‌ ارزشمند است‌. علاوه‌ بر موارد ذكر شده‌، توجه‌ به‌ نمونه‌هاي‌ تهيه‌ شده‌ توسط‌ كساني‌ كه‌ در حوزه‌هاي‌ خدماتي‌ غير از خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ كار مي‌كنند، نيز سودمند است‌. غالباً اين‌ راه‌ بينشي‌ متفاوت‌ يا رويكردي‌ جديد، فكر تازه‌ يا راه‌ جديدي‌ را براي‌ انتشار يا ارائه‌ مطالب‌ خودتان‌ به‌ شما مي‌آموزد.

عضويت‌ در گروههاي‌ تخصصي‌ موضوعي‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ نظير «گروه‌ تبليغات‌ روابط‌ عمومي‌»، «انجمن‌ كتابداري‌» بي‌نهايت‌ مفيد است‌، زيرا نقطه‌ اشتراكي‌ براي‌ همكاري‌ بين‌ كتابداران‌ در اين‌ حوزه‌ ايجاد مي‌كند. اين‌ گروه‌ مهارت‌هاي‌ ارزشمندي‌ خارج‌
از حوزه‌هاي‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ را به‌ «آموزشگاه‌هاي‌ روزانه‌ و پايان‌ هفتة‌» خود جذب‌ كرده‌ و از طريق‌ خبرنامة‌ خود اعضا را از پيشرفت‌هاي‌ روز آگاه‌ مي‌كند. گروه‌هاي‌ ديگر، اغلب‌ در حوزة‌ مورد علاقة‌ خود به‌ مبادله‌ي‌ اطلاعات‌ مي‌پردازند و برگزاري‌ بازديدها و جلسات‌ نيز ايده‌هاي‌ بيشتري‌ دربارة‌ انواع‌ مختلف‌ مواد تبليغاتي‌ موضوعي‌، به‌ شما مي‌دهند.

اولين‌ موردي‌ كه‌ در محل‌ كار خودتان‌ بايد دربارة‌ آن‌ توافق‌ كنيد اين‌ است‌ كه‌ چه‌ كسي‌ مسئوليت‌ كلي‌ تهيه‌ و توليد راهنما را در طول‌ فرآيند توليد آن‌ عهده‌دار خواهدبود. اين‌ مسئله‌ از اين‌ جنبه‌ داراي‌ اهميت‌ است‌ كه‌ بايد شخص‌ مذكور تنها نقطه‌ مرجع‌ براي‌ تمام‌ كساني‌ باشد كه‌ در قسمت‌هاي‌ مختلف‌ توليد خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ مشغول‌ به‌ كار هستند، مثلاً در نوشتن‌ متن‌، سازماندهي‌ كار هنري‌، كسي‌ كه‌ مي‌تواند به‌ سوالات‌ پاسخ‌ دهد و نظرات‌ ديگران‌ را بررسي‌ كند. بعلاوه‌، اين‌ شخص‌ نقش‌ اصلي‌ را در هماهنگي‌ اين‌ فعاليت‌ها با فعاليت‌هاي‌ ديگر نظير ارتباط‌ گروه‌هاي‌ كاربر و ديگر بخش‌هاي‌ درون‌ سازماني‌ و نيز با مشاوران‌ طراحي‌ و چاپ‌ عهده‌دار است‌. در تخصيص‌ تقسيم‌ مسئوليت‌ كاركنان‌ بايد علاوه‌ بر علائق‌، استعداد و دانش‌ آنها را نيز در نظر داشت‌. توجه‌ كردن‌ به‌ چنين‌ طرح‌هايي‌ از اين‌ لحاظ‌ جالب‌ است‌ كه‌ اغلب‌ باعث‌ شكوفايي‌ مهارت‌هايي‌ مي‌شود كه‌ قبلاً يا ديده‌ نشده‌ و يا در سطح‌ سازماني‌ يا اداري‌ كاملاً از آن‌ استفاده‌ نشده‌ است‌.

كاركنان‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ با اتخاذ يك‌ روش‌ گروهي‌ مي‌توانند رضايت‌ شغلي‌ قابل‌ توجهي‌ را تجربه‌ كنند و احساس‌ كنند كه‌ مي‌توانند در موفقيت‌هاي‌ آيندة‌ خدمات‌ سهمي‌ داشته‌ باشند. نمونه‌اي‌ از روش‌ گروهي‌ در وب‌ (1991) توضيح‌ داده‌ شده‌ و نشان‌ مي‌دهد كه‌ چگونه‌ كار توليد يك‌ راهنما براي‌ خدمات‌ اطلاعات‌ بازرگاني‌ يك‌ شركت‌ مهم‌ حسابداري‌ تقسيم‌ شد و فعاليت‌هاي‌ مختلف‌ كارهاي‌ انجام‌ شده‌ توسط‌ اعضاي‌ بخش‌ مربوطه‌ را شرح‌ داده‌ و منافع‌ شخصي‌ ناشي‌ از كار شراكتي‌ و نيز دستاوردهاي‌ مؤثر و كارآمد شيوة‌ كار را در مورد تأكيد قرار مي‌دهد.

براي‌ اين‌ كه‌ اين‌ نوع‌ كارها با موفقيت‌ انجام‌ شود، بايد مهارت‌ اعضا را در جهت‌ صحيح‌ سوق‌ داد تا حداكثر استفاده‌ از خلاقيت‌ و قابليت‌ها بعمل‌ آيد. از آنجا كه‌ توليد راهنما تنها بخشي‌ از استراتژي‌ كلي‌ روابط‌ عمومي‌ شما است‌. در درازمدت‌ ممكن‌ است‌ لازم‌ باشد تا آموزش‌هاي‌ خاصي‌ براي‌ كاركنان‌ ترتيب‌ دهيد. به‌ همين‌ دليل‌ است‌ كه‌ مدير بايد هم‌ مهارت‌ اجرايي‌ و هم‌ مهارت‌هاي‌ مديريت‌ خوب‌ كاركنان‌ را دارا باشد. اگر قصد داريد تا استعدادهاي‌ پنهان‌ اعضا را كشف‌ كنيد و تيمي‌ متشكل‌ از متواضع‌ترين‌ و در عين‌ حال‌ مستعدترين‌ افراد داشته‌ باشيد و نيز اشتياق‌ بيش‌ از حد افراد را كنترل‌ كنيد بدون‌ اينكه‌ آنها را از بهره‌گيري‌ كامل‌ از برخي‌ مهارت‌هايشان‌ مأيوس‌ كرده‌ باشيد، پس‌ بايد بدانيد كه‌ حساس‌ بودن‌ و داشتن‌ دركي‌ درست‌ از موقعيت‌ها امري‌ حياتي‌ است‌. محصول‌ نهايي‌ بايد محصول‌ حرفه‌اي‌ باشد، لذا به‌ كارگيري‌ هم‌زمان‌ مهارت‌هاي‌ نوشتاري‌ و بينش‌ طراحي‌ با روشي‌ عملي‌ و منطقي‌، از ضروريات‌ است‌. شخصي‌ كه‌ هماهنگي‌ را به‌ عهده‌ دارد بايد بتواند روند كار هر مرحله‌ را، هم‌ به‌ عنوان‌ متخصص‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ و هم‌ به‌ عنوان‌ مدير پروژه‌ و نيز از ديد مخاطبين‌ مورد نظر و كاربران‌ نهايي‌، به‌ طور منطقي‌ و عيني‌ مورد بازبيني‌ قرار دهد.

مهارت‌هاي‌ نوشتاري‌

مهارت‌ مورد نياز در نوشتن‌ يك‌ نسخه‌ خوب‌ براي‌ منابع‌ تبليغاتي‌، الزاماً جزء اسباب‌
كار اولية‌ ضروري‌ براي‌ هر كسي‌ نيست‌. مهارت‌هاي‌ موجود ممكن‌ است‌ نياز به‌ بازآزمايي‌، تجديد و بهبود داشته‌ باشند. افرادي‌ كه‌ تجربة‌ اندكي‌ در نوشتن‌ اين‌ گونه‌ متن‌ها دارند ممكن‌ است‌ لازم‌ باشد اين‌ مهارت‌ها را بياموزند. همگام‌ با ساير متخصصان‌، كتابداران‌ و دانشمندان‌ علوم‌ اطلاع‌رساني‌، همگي‌ داراي‌ استعداد يكسان‌ براي‌ نوشتن‌ متن‌ها
تبليغاتي‌ نيستند. (هَميلتون‌ 1989) در كتاب‌ «راهنماي‌ عملي‌ براي‌ نوشتن‌» (كتابي‌ كه‌ براي‌ معماران‌ نگاشته‌ شده‌ اما براي‌ ساير كارورزان‌ حرفه‌اي‌ نيز قابل‌ استفاده‌ است‌)، ذكر مي‌كند در حالي‌ كه‌ برخي‌ خوانندگان‌ وي‌ به‌ اكثر توصيه‌ها نياز خواهند داشت‌، سايرين‌ ممكن‌ است‌ گاه‌ گاهي‌ از آن‌ به‌ عنوان‌ يادآوري‌ استفاده‌ كنند. كتابداران‌ و مديران‌ اطلاع‌رساني‌ نيز احتمالاً با توجه‌ به‌ ميزان‌ تجربة‌ آنها در دسته‌هاي‌ مشابه‌ قرار مي‌گيرند. با وجود اين‌ هَميلتون‌ اينگونه‌ ادامه‌ مي‌دهد كه‌ «خوشبختانه‌ هنرها، مهارت‌ها و فنون‌ مورد نياز براي‌ نوشتن‌ مؤثر را مي‌توان‌ كسب‌ نمود». مانند هر مهارت‌ ديگري‌ نوشتن‌ آگهي‌ نياز
به‌ تمرين‌ و تفكر دارد. لِت‌ (1990) در تحليل‌ خود از مهارت‌هاي‌ مورد نياز براي‌ بازاريابي‌ و فعاليت‌هاي‌ روابط‌ عمومي‌ در متن‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌، و از بين‌ مهارت‌هاي‌ خاصي‌ كه‌ اين‌ زمينة‌ كاري‌ را تشكيل‌ مي‌دهند و احتمالاً نياز به‌ آموزش‌ خواهند داشت‌، ارتباط‌ بصري‌ و نوشتاري‌ را نام‌ مي‌برد. (دومين‌ 1989) بر اهميت‌ برنامه‌ريزي‌ براي‌ نوشتن‌ و زمان‌بندي‌ براي‌ آن‌ تأكيد كرده‌ و تمرينات‌ عملي‌ مفيدي‌ را براي‌ كمك‌ به‌ آزمون‌ و يادآوري‌ نكات‌ كليدي‌ دستور زبان‌ و ويرايش‌ متن‌، ارائه‌ كرده‌ است‌. فهرست‌ كتابهاي‌ سودمند ديگر نيز در فصل‌ 10 آمده‌ است‌.

قواعد اصلي‌ خوب‌ نوشتن‌ به‌ خصوص‌ با در نظر گرفتن‌ كاربرد خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ را مي‌توان‌ به‌ صورت‌ زير خلاصه‌ نمود:

• هميشه‌ هدف‌ مطلب‌ را به‌ طور واضح‌ تعريف‌ كنيد.

• ايده‌هاي‌ خود را قبل‌ از نوشتن‌ سازماندهي‌ كنيد، با اين‌ عمل‌ چارچوب‌ و زنجيره‌ منطقي‌ كار فراهم‌ مي‌شود.

• براي‌ مخاطبان‌ خود بنويسيد، نه‌ براي‌ خود يا ساير كارورزان‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌، كوت‌ (1994) مي‌گويد: «فكر نكنيد كه‌ خوانندگان‌ شما با آن‌ مواردي‌ كه‌ شما به‌ عنوان‌ كتابدار متخصص‌ سر و كار داريد، ارتباط‌ دارند. شايد آنها نمي‌خواهند بدانند كه‌ چگونه‌ چيزها عملاً به‌ دست‌ مي‌آيند».

• مراقب‌ بيان‌ خود باشيد، كوتاه‌ و ساده‌ بنويسيد، از ارائه‌ اطلاعات‌ نادرست‌ دوري‌ كنيد.

• به‌ ابزار كليدي‌ تخصصي‌ مانند فرهنگ‌ لغات‌، واژه‌نامه‌ها و اصطلاحنامه‌ها، رجوع‌ كنيد؛ اينها در جالب‌تر كردن‌ متن‌ و انتخاب‌ لغات‌ به‌ شما، كمك‌ مي‌كنند.

• از فنون‌ نگارش‌ مانند لحن‌ (درجه‌ رسميت‌) و بيان‌ (استفاده‌ از شكل‌ معلوم‌ بجاي‌ مجهول‌، غالباً كاملتر و شفاف‌تر است‌) استفادة‌ كامل‌ كنيد.

• فقط‌ ضروريات‌ را بنويسيد، تزئينات‌ را مي‌توان‌ بعداً به‌ عنوان‌ قسمتي‌ از خدمات‌ ارائه‌ كرد.

در صورتي‌ يك‌ نوشته‌ موفق‌ خواهد بود كه‌ خواننده‌ بتواند به‌ آساني‌ و به‌ سرعت‌ نكات‌ كليدي‌ را دريابد، و آن‌ را براي‌ خواندن‌ جالب‌ و ارائه‌ آن‌ را جذاب‌ بداند. ما بايد همواره‌ براي‌ ارائه‌ روشن‌ و مختصر متن‌ تلاش‌ كنيم‌ و تاثير ديداري‌ محصول‌ نهايي‌ را در نظر بگيريم‌.

آگاهي‌ از موانع‌ عمده‌ در برقراري‌ ارتباط‌ موفق‌ از ضروريات‌ است‌. اين‌ موانع‌ عبارتند از:

• استفاده‌ از لغات‌ و جملات‌ طولاني‌ (به‌ توضيح‌ شاخص‌ وضوح‌ زير توجه‌ كنيد)

• ابهام‌

• زبان‌ تخصصي‌ و فني‌

• استفاده‌ از طرح‌بندي‌ و شكلي‌ كه‌ باعث‌ كاهش‌ دقت‌ گردد

كلمات‌ طولاني‌، زبان‌ تخصصي‌ و فني‌ به‌ تنهايي‌ «اشتباه‌ يا بد» نيستند. اگر براي‌ بيان‌ يك‌ ايده‌ طريقة‌ صريح‌ و مختصر را انتخاب‌ كنيد تا هم‌ متخصصان‌ و هم‌ غيرمتخصصان‌ آن‌ را فوراً درك‌ كنند، بهتر است‌.

شاخص‌ وضوح¹⁵

اصطلاح‌ «شاخص‌ وضوح‌» در موارد بسياري‌ براي‌ بيان‌ روشن‌ اندازه‌گيري‌ وضوح‌ متون‌ به‌ كار مي‌رود كه‌ به‌ آن‌ «تحليل‌ استنباط‌ متن‌» نيز گفته‌ مي‌شود. چند معيار ديگر هم‌ توسط‌ نويسندگان‌ مختلف‌ مانند گانينگ‌ (1994) پيشنهاد شده‌ است‌. نمودار استنباط‌ متن‌ فراي‌ در دومين‌ (1989) آمده‌ است‌. او چندين‌ بسته‌ نرم‌افزار را براي‌ آزمودن‌ ميزان‌ استنباط‌ متن‌ افراد ارائه‌ كرده‌ است‌.

معيار شاخص‌ وضوح‌ بر اين‌ فرض‌ استوار است‌ كه‌ موارد زير باعث‌ ابهام‌ متن‌ مي‌شوند:

• پاراگراف‌هاي‌ طولاني‌

• جملات‌ طولاني‌

•  كلمات‌ طولاني‌

اين‌ معيار به‌ صورت‌ زير عمل‌ مي‌كند:

ابتدا ميانگين‌ طول‌ جمله‌ را با انتخاب‌ متني‌ مشتمل‌ بر 200 واژه‌ (و به‌ توصيه‌ برخي‌ نويسندگان‌ 100 واژه‌) اندازه‌گيري‌ كنيد، سپس‌ تعداد نقطه‌هاي‌ آخر جمله‌ را شمرده‌ و تعداد واژه‌ها را بر تعداد اين‌ نقطه‌ها تقسيم‌ كنيد تا ميانگين‌ طول‌ جمله‌ را بدست‌ آوريد. درصد لغات‌ طولاني‌ با شمارش‌ تعداد لغات‌ سه‌ يا چند سيلاب‌ و بيان‌ آن‌ تعداد به‌ عنوان‌ درصدي‌ از تعداد كل‌ لغات‌، تعيين‌ مي‌شود.

در نهايت‌، شاخصي‌ وضوح‌ با حاصل‌ جمع‌ طول‌ متوسط‌ جمله‌ و درصد كلمات‌ طولاني‌، مشخص‌ مي‌شود.

مفهوم‌ اين‌ ارقام‌ چيست‌؟ چگونه‌ مي‌توانيد قضاوت‌ كنيد كه‌ نتيجه‌گيري‌ شما درباره‌ شفافيت‌ و قابليت‌ استنباط‌ متن‌ مورد قبول‌ است‌؟ شاخص‌ وضوح‌ گفتگوي‌ معمولي‌ اغلب‌ حدود 30 واژه‌ است‌. بر اين‌ اساس‌ توصيه‌ مي‌شود كه‌ در گزارشهاي‌ مكتوب‌ 30 واژه‌ و در ساير متون‌ نظير نامه‌ 25 واژه‌ و يا كم‌تر، در يادداشت‌ها و پيام‌ها 20 واژه‌ يا كم‌تر، مناسب‌ مي‌باشد. فراموش‌ نكنيد كه‌ اين‌ صرفاً يك‌ توصيه‌ است‌؛ بعنوان‌ مثال‌ در اسناد فني‌ ممكن‌ است‌ در مقايسة‌ با كاربرد عادي‌، تعداد واژگان‌ طولاني‌ بيشتري‌ نياز باشد. اگر با حذف‌ اين‌ واژه‌ها، توصيف‌ و تشريح‌ شما، متن‌ به‌ حد مطلوب‌ نمي‌رسد، اين‌ كار را انجام‌ ندهيد. به‌ خاطر داشته‌ باشيد كه‌ قضاوت‌ نهايي‌ درباره‌ متن‌ قابل‌ خواندن‌ راهنماي‌ شما، با كاربر است‌ نه‌ با شما.

اگرچه‌ هنگام‌ تهيه‌ اطلاعات‌ براي‌ رسانه‌هاي‌ گروهي‌ غير چاپي‌ مانند راهنماي‌ كامپيوتري‌ يا ارائه‌ ويديوئي‌، يا بسته‌ چند رسانه‌اي‌، بكارگيري‌ قواعد اصلي‌ خوب‌ نوشتن‌، كماكان‌ بايد مورد توجه‌ قرار گيرد. شايد در ارائه‌ تمام‌ اين‌ موارد، تهيه‌ اطلاعات‌ چاپي‌ تكميلي‌ لازم‌ باشد.

سَبْك‌ و زبان‌

منظور ما از سبك‌ نگارش‌ و زبان‌ چيست‌؟ جاناتان‌ سويفت¹⁶ در نگارش‌ كتاب‌ «نامه‌اي‌ به‌ يك‌ كشيش‌ جوان»²‌ در سال‌ 1720 مي‌گويد كه‌ «تعريف‌ صحيح‌ سبك‌ نگارش‌، استفاده‌

از كلمات‌ مناسب‌ در جاي‌ مناسب‌ است‌» ازرا پاوند¹⁷، در توصيف‌ آثار ادبي‌ بزرگ‌ در كتاب‌ «چگونه‌ بخوانيم»² (1931) از آن‌ به‌ عنوان «زباني‌ كه‌ در نهايت‌ سادگي‌ پُرمعنا باشد» ياد مي‌كند. بنابراين‌ كلماتي‌ كه‌ ما بكار مي‌بريم‌ همراه‌ با روش‌ استفاده‌ از اين‌ كلمات‌ در رساندن‌ موثر پيام‌ تأثير فراواني‌ دارد. هنگامي‌ كه‌ با كسي‌ صحبت‌ مي‌كنيم‌ مي‌توانيم‌ با استفاده‌ از شيوه‌هاي‌ ارتباطي‌ ديگر مانند حالت‌ صورت‌، اشارات‌ و مكث‌ها، به‌ روشن‌ شدن‌ موضوع‌ كمك‌ كنيم‌. همين‌ طور ما مي‌توانيم‌ ببينيم‌ و عكس‌العمل‌ها را فوراً ارزيابي‌ كنيم‌ و در صورت‌ لزوم‌ سبك‌ صحبت‌ خود را به‌ نحو مناسبي‌ تنظيم‌ كنيم‌. اما در زمان‌ تهيه‌ يك‌ مطلب‌ كتبي‌ يا ساير منابعي‌ كه‌ خواننده‌ يا كاربر اكثراً در غياب‌ ما و بدون‌ توضيح‌ اضافي‌ بايد با آن‌ روبرو شود، ما امتيازات‌ فوق‌ را نداريم‌.

بنابراين‌ بايد در زمان‌ تهيه‌ راهنماي‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ دائماً خواننده‌ يا كاربر را در نظر بگيريم‌ و حدس‌ بزنيم‌ عكس‌العمل‌ او نسبت‌ به‌ مطالب‌ ما چيست‌، وقتي‌ كه‌ شما كاربران‌ و كاربران‌ بالقوه‌ خود را كه‌ در همان‌ سازمان‌ و براي‌ همان‌ اهداف‌ كار مي‌كنند مي‌شناسيد، مانند خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ شركتي‌ و ساير كتابخانه‌هاي‌ تخصصي‌، ارتباط‌ مستقيم‌، مناسب‌ و معقول‌ و صريح‌ است‌. در اين‌ مواقع‌ راحت‌تر مي‌توان‌ به‌ نيازهاي‌ اطلاعاتي‌ آنها پي‌ برد، دانش‌ موضوعي‌ آنها را ارزيابي‌ نمود، با الگوي‌ رفتاري‌ كاوش‌ اطلاعاتي‌ آنها آشنا شد و ميزان‌ خبرگي‌ آنها را در استفاده‌ از اطلاعات‌ به‌ دست‌ آورد. اين‌ مسئله‌ در مورد كتابخانه‌هاي‌ دانشگاهي‌ نيز صدق‌ مي‌كند، حتي‌ وقتي‌ كه‌ داشجويان‌ جديد وارد مي‌شوند سطح‌ و نوع‌ نياز آنان‌ مشابه‌ دانشجويان‌ سال‌ قبل‌ بوده‌ و قابل‌ پيش‌بيني‌ است‌. اما در يك‌ كتابخانه‌ عمومي‌ يا يك‌ انجمن‌ بزرگ‌، حتي‌ با وجود اين‌ كه‌ كانون‌ شناخته‌ شدة‌ كاربران‌ دائمي‌ است‌، معمولاً پيش‌بيني‌ بسيار مشكل‌ خواهد بود.
    مراعات‌ قوانين‌ خوب‌ نوشتن‌ (طبق‌ آنچه‌ گفته‌ شد) بايد اساس‌ مناسبي‌ را براي‌ توسعه‌ سبك‌ نگارش‌ و زبان‌ راهنماي‌ شما، فراهم‌ كند. اين‌ امر همانطور كه‌ قبلاً گفته‌ شد بايد با توجه‌ به‌ مخاطبان‌ مورد نظر انجام‌ شود. اگر مخاطبان‌ كاربران‌ مختلف‌ هستند، لازم‌ است‌ از خود بپرسيد آيا يك‌ نوع‌ راهنما خواستة‌ همه‌ آنها را برآورده‌ مي‌سازد. با توجه‌ به‌ ميزان‌ انعطاف‌پذيري‌ كه‌ بسته‌هاي‌ واژه‌پردازي‌ موجود در بازار به‌ اكثر نويسندگان‌ امروزي‌ ارائه‌ مي‌كند، ويرايش‌ و اصلاح‌ يك‌ متن‌ استاندارد براي‌ برآوردن‌ نيازهاي‌ مختلف‌، نبايد كار چندان‌ مشكلي‌ باشد. در عين‌ حال‌ اگر از قوانين‌ اساسي‌ پيروي‌ كنيد، اين‌ عمل‌ چيزي‌ در حد اضافه‌ كردن‌ چند مثال‌ و مرجع‌ است‌. همچنين‌ در نظر گرفتن‌ لحن‌ و ميزان‌ رسمي‌ يا غيررسمي‌ بودن‌ زبان‌ متن‌ و اينكه‌ آيا براي‌ تمام‌ گروههاي‌ كاربر مناسب‌ هست‌ يا خير ضروري‌ مي‌باشد. علاوه‌ بر اين‌ با استفاده‌ دقيق‌ زبان‌ و ارائه‌ آن‌، نشان‌ مي‌دهيد كه‌ براي‌ استفاده‌ در سطح‌ وسيع‌ مناسب‌ است‌ و مجبور نيستند دوباره‌ كاري‌ كنيد. از طرف‌ ديگر، پايل‌ و هارينگتون‌ (1988) معتقدند كه‌ «اگر چه‌ شايد روش‌ «زياده‌گويي‌» براي‌ برخي‌ مخاطبان‌ مناسب‌ باشد، ولي‌ احتمال‌ دارد براي‌ ديگران‌ مناسب‌ نباشد».

استفاده‌ از اصطلاحات‌ تخصصي‌

همانطور كه‌ قبلاً گفته‌ شد، حتي‌المقدور از به‌ كار بردن‌ اصطلاحات‌ و زبان‌ تخصصي‌ بپرهيزيد. البته‌ گاهي‌ اوقات‌ مثلاً موقع‌ تهيه‌ اطلاعات‌ براي‌ مخاطبان‌ متخصص‌،
به‌ كارگيري‌ مناسب‌ اصطلاحات‌، اين‌ احساس‌ را در خواننده‌ به‌ وجود مي‌آورد كه‌ تهيه‌ اين‌ مطلب‌ توسط‌ شخص‌ آشنا با اين‌ زمينه‌ انجام‌ شده‌ است‌. اصطلاحات‌ را مي‌توان‌ براي‌ شوخي‌ و بذله‌گويي‌ نيز مورد استفاده‌ قرار داد. البته‌ استفاده‌ براي‌ اين‌ منظور در ارائه‌ شفاهي‌ و آن‌ هم‌ به‌ شرط‌ احتياط‌ و تنها زماني‌ كه‌ همه‌ مخاطبان‌ شناخته‌ شده‌اند، مناسب‌تر است‌ تا در راهنماي‌ چاپي‌. زبان‌ تخصصي‌ را نمي‌توان‌ هميشه‌ كنار گذاشت‌ مثلاً در تهيه‌ راهنماهاي‌ موضوعي‌ استفاده‌ از واژه‌هاي‌ تخصصي‌ بسيار مناسب‌ و لازم‌ است‌. بنابراين‌ بايد پيام‌ متناسب‌ باشد؛ دستورالعملها بايد واضح‌ و خالي‌ از ابهام‌ و زبان‌ آن‌ براي‌ همگان‌ قابل‌ فهم‌ باشد. وقتي‌ كه‌ براي‌ يك‌ گروه‌ كاربر ويژه‌ متني‌ را آماده‌ مي‌كنيد در ارائه‌ مثال‌ و تمرينات‌ آن‌ مي‌توانيد از لغات‌ و واژه‌هاي‌ تخصصي‌ استفاده‌ كنيد.

با اينكه‌ لازم‌ است‌ راهنماي‌ كتبي‌ مرتباً روزآمد شود، بيش‌ از ارائه‌ شفاهي‌ در قفسه‌ مي‌ماند لذا بايد استفاده‌ از كليشه‌ها و تكيه‌ كلامها خودداري‌ كرد. راهنماي‌ شما به‌ خاطر ماهيت‌ وجودي‌ خودش‌، با استفاده‌ زياد، زود صدمه‌ مي‌بيند و كهنه‌ مي‌شود. ضرب‌المثلي‌ كه‌ امروز رايج‌ است‌ فردا ممكن‌ است‌ بي‌معني‌ به‌ نظر آيد. حتي‌ ضرب‌المثلهاي‌ فعلي‌ نيز براي‌ برخي‌ خوانندگان‌ شما، بي‌ معني‌ بوده‌ و يا كمتر معنا دارند، همه‌ علاقه‌ ندارند كه‌ در هر جنبة‌ زندگي‌ از همان‌ ابتدا از اصطلاحات‌ استفاده‌ كنند. با زبان‌ عاميانه‌ نيز بايد از همين‌ زاويه‌ برخورد كرد.

زبان‌ جانبدار

بعضي‌ انواع‌ زبان‌ها مي‌توانند باعث‌ آزردگي‌ شوند لذا از استفاده‌ آنها بايد اجتناب‌
نمود. معمولاً اين‌ زبان‌ها تحت‌ عنوان‌ كلي‌ «زبان‌ جانبدار» آورده‌ مي‌شوند. گاهي‌ تكيه‌ كلامي‌ كه‌ براي‌ شما عادي‌ است‌، به‌ دلايل‌ مختلف‌، ديگران‌ ممكن‌ است‌ به‌ آن‌ حساس‌ باشند. اين‌ كه‌ از اثر هر لغت‌ يا عبارت‌ قبل‌ از استفاده‌ مطلع‌ باشيم‌، امكان‌پذير نيست‌، اما براي‌ كسب‌ چنين‌ آگاهي‌، حوزه‌هاي‌ شناخته‌ شده‌اي‌ علاوه‌ بر لغات‌ يا عباراتي‌ كه‌ كلاً از نظر اجتماعي‌ قابل‌ قبول‌ نيستند وجود دارد، مانند زبان‌ مبتذل‌ يا زننده‌. يكي‌ از دام‌هاي‌ رايج‌، استفاده‌ از لغات‌ يا اصطلاحاتي‌ است‌ كه‌ بين‌ زن‌ و مرد تبعيض‌ قائل‌ مي‌شود كه‌ بايد از آن‌ پرهيز نمود. البته‌ اين‌ مسئله‌ تنها براي‌ استفاده‌ از ضماير مونث‌ و مذكر نيست‌. واژه‌هاي‌ ديگري‌ نيز وجود دارند كه‌ بيانگر برخوردي‌ منفي‌ و يا تبخترگونه‌ نسبت‌ به‌ يكي‌ از دو جنس‌ مخالف‌ يعني‌ زن‌ و مرد است‌ كه‌ البته‌ اين‌ نگرش‌ هميشه‌ متوجه‌ زنان‌ بوده‌ است‌. همانطور كه‌ در راهنماي‌ سبك‌ نگارش‌ برابري‌ كه‌ توسط‌ «اتحاديه‌ ملي‌ روزنامه‌نگاران»¹⁸ منتشر شده‌، ذكر مي‌شود: «اكثر روزنامه‌ها، مجلات‌ و كتب‌ نسبت‌ به‌ زنان‌ چنان‌ بي‌ مهابا تبعيض‌ قائل‌ مي‌شوند كه‌ گاهي‌ احساس‌ مي‌شود ناخودآگاه‌ بوده‌ است‌». سپس‌ براي‌ پرهيز از جهت‌گيري‌، متداولترين‌ نمونة‌ لغات‌ يا عباراتي‌ را كه‌ مي‌توانند باعث‌ آزردگي‌ شوند فهرست‌ كرده‌، و با دادن‌ چند پيشنهاد مفيد و جايگزيني‌ احتمالي‌، در حقيقت‌ به‌ اين‌ مسئله‌ دامن‌ مي‌زنند. راهنماي‌ اتحاديه‌ ملي‌ روزنامه‌نگاران‌ براي‌ رجوع‌ سريع‌ به‌ شكل‌ كارت‌ بوده‌ و توسط‌ شوراي‌ برابري‌ انجمن‌ روزنامه‌نگاران‌ منتشر شده‌ كه‌ آدرس‌ آن‌ در آخرين‌ فصل‌ كتاب‌ قيد شده‌ است‌.

موارد ديگري‌ كه‌ موقع‌ انتخاب‌ كلمات‌ و عبارات‌ بايد دقيقا در نظر داشت‌، عبارتند از: نقش‌ اجتماعي‌، نژاد، مذهب‌، سن‌، خصوصيات‌ فيزيكي‌ و ذهني‌ و تمام‌ واژه‌هايي‌ كه‌ بنوعي‌ مفهوم‌ نابرابري‌ را برسانند.

خُرد كردن‌ لغات‌ بلند و جملات‌ طولاني‌

قبلاً درباره‌ لغات‌ بلند و جملات‌ طولاني‌ تذكر داده‌ايم‌ (شاخص‌ وضوح‌ را در قسمت‌ قبلي‌ ببينيد). استفادة‌ مداوم‌ از اين‌ لغات‌ و جملات‌، به‌ خصوص‌ به‌ صورت‌ تركيبي‌ و با هم‌، مي‌توانند به‌ چيزي‌ به‌ نام‌ «شيوة‌ نگارش‌ سنگين‌» كه‌ خواندن‌ را خسته‌ كننده‌ مي‌كند، منجر شود. ضرورتي‌ ندارد كه‌ استفاده‌ از اين‌ واژه‌ها مانند اصطلاحات‌ و عبارات‌ تخصصي‌ محدود شود. اما با احتياط‌ و در نهايت‌ آگاهي‌ براي‌ استفاده‌ گاه‌ و بيگاه‌، مي‌توانند موثر باشند و مورد استفاده‌ قرار گيرند. بعضي‌ اوقات‌ مي‌توانند به‌ عنوان‌ ابزاري‌ براي‌ ايجاد
تغيير در سبك‌ نگارش‌ بكار روند، زيرا تنها تغيير مي‌تواند علاقه‌ خواننده‌ را تحريك‌ كرده‌ و توجه‌ او را به‌ نكته‌اي‌ خاص‌ جلب‌ كند. با توجه‌ به‌ شاخص‌ وضوح‌ لازم‌ است‌ شاخصي‌ را متناسب‌ با سبك‌ نگارش‌ و طرح‌بندي‌ و نيز حجم‌ كل‌ راهنما، انتخاب‌ كنيد. براي‌ مثال‌ مكرراً از نقاط‌ كليدي‌ و عناوين‌، بيش‌ از متن‌ طولاني‌، استفاده‌ كنيد. حتي‌ استفاده‌ يا عدم‌ استفاده‌ از علامت‌گذاري‌ مي‌تواند باعث‌ تغيير در حد شاخص‌ وضوح‌ شود. بازتاب‌ تمرينات‌ زير در بررسي‌ اين‌ نكته‌ به‌ شما كمك‌ مي‌كند.

افرادي‌ كه‌ در كار خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ هستند از قبل‌ با چكيده‌ مطالب‌ آشنا هستند و مي‌دانند اين‌ چكيده‌ها در ارائه‌ تصويري‌ سريع‌ از محتواي‌ متني‌ طولاني‌، چقدر مؤثرند. علي‌رغم‌ كوتاهي‌ اين‌ چكيده‌ها، ما خوب‌ مي‌دانيم‌ كه‌ تا چه‌ حد براي‌ درك‌ متن‌ مفيد هستند. پس‌ وقتي‌ كه‌ جملات‌ و كل‌ متن‌ را براي‌ راهنماي‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ مي‌سازيم‌، بايد خلاصه‌ آن‌ را در ذهن‌ داشته‌ باشيم‌. اگر قاعدة‌ كار را نمي‌دانيد
و يا در خلاصه‌ متون‌ تجربه‌ كمي‌ داريد، براي‌ مقاله‌اي‌ از روزنامه‌ يا نشريه‌ چكيده‌اي‌ بنويسيد كه‌ بيشتر از 60 كلمه‌ نشود. اصل‌ مقاله‌ و خلاصه‌ آن‌ را به‌ همكار خود كه‌ در اين‌ زمينه‌ آشنايي‌ دارد بدهيد و نقطه‌نظر صادقانه‌ او را با بازتابي‌ انتقادي‌، بپرسيد. اين‌ كار را ادامه‌ دهيد، تا وقتي‌ كه‌ از بازتاب‌ آن‌ راضي‌ شويد.

يك‌ روش‌ مفيد ديگر، نوشتن‌ چكيده‌ براي‌ يك‌ يا دو پاراگراف‌ به‌ صورت‌ نكات‌ كليدي‌، مي‌باشد. اين‌ كار مستلزم‌ اين‌ است‌ كه‌ در انتخاب‌ كلمات‌ و تغيير ترتيب‌ كلمات‌ و ساختار آنها به‌ طوري‌ كه‌ پيام‌ متن‌ مخدوش‌ نشود، دقت‌ لازم‌ را بكار ببريد. همچنين‌ انتخاب‌ دقيق‌ كلمات‌ براي‌ استفاده‌ از آنها در عناوين‌ به‌ انتقال‌رساني‌ پيام‌ كمك‌ مي‌كند. مضافاً اين‌ كه‌ در خلاصه‌ كردن‌ تعداد كلمات‌ در كل‌ متن‌ و نيز ايجاد ساختار و توالي‌ متن‌ براي‌ خواننده‌ مفيد است‌. هر دوي‌ اين‌ روش‌ها به‌ تاثير ديداري‌ متن‌ مي‌افزايد.

چنانچه‌ قرار باشد چند نفر در امر تهيه‌ راهنما مشاركت‌ داشته‌ باشند و اين‌ كار به‌ عنوان‌ كار گروهي‌ محسوب‌ شود، بايد از پيوستگي‌ سبك‌ نگارش‌ اطمينان‌ حاصل‌ كنيد. اين‌ كار مي‌تواند بعنوان‌ بخشي‌ از وظايف‌ كلي‌ هماهنگ‌كننده‌ تلقي‌ شود و يا وي‌ مي‌تواند اين‌ وظيفه‌ را به‌ عهده‌ عضوي‌ از گروه‌ بگذارد كه‌ در نوشتن‌ مهارت‌ خوبي‌ دارد.

6. تاثير ديداري‌، طراحي‌ جزئيات

راهنماي‌ چاپي‌

حتي‌المقدور لازم‌ است‌ در همان‌ مراحل‌ اوليه‌ علاقة‌ كاربران‌ يا خوانندگان‌ بالقوة‌ خود را به‌ دست‌ آوريد. قبل‌ از اينكه‌ بتوان‌ آنها را ترغيب‌ نمود تا به‌ محتواي‌ راهنما توجه‌ نمايند، بايد توجه‌ آنها را به‌ مطالب‌ دفترچه‌ راهنما درباره‌ خدمات‌ يا اعلاميه‌ تبليغاتي‌ راهنماي‌ كامپيوتري‌ براي‌ استفاده‌ از خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ جلب‌ كرد. راهنماي‌ چاپي‌ شما، چه‌ يك‌ دفترچه‌ راهنما باشد، يا پوشه‌اي‌ حاوي‌ چندين‌ موضوع‌، يا يك‌ اعلاميه‌ تك‌برگي‌، بايد در جايي‌ كه‌ توجه‌ زيادي‌ را جلب‌ مي‌كند، به‌ طور مشخص‌ به‌ نمايش‌ گذارده‌ شوند. درست‌ مثل‌ آب‌ نبات‌هايي‌ كه‌ در بخش‌ صندوق‌ فروشگاه‌ قرار مي‌دهند. آنها را با گذاشتن‌ در بين‌ ساير مطالب‌ و نوشتجات‌ تبليغاتي‌ براي‌ خدمات‌ بي‌ربط‌ يا رويدادهاي‌ مختلف‌، پنهان‌ نكنيد. با توجه‌ به‌ نمايش‌ راهنماهاي‌ خود، از خود بپرسيد كدام‌ غرفة‌ نمايشگاه‌ شما را جذب‌ مي‌كند و چرا.

راهنماي‌ شما بايد از ويژگي‌هاي‌ خاصي‌ برخوردار باشد تا توجه‌ ديگران‌ را به‌ آن‌ نشرية‌ به‌ خصوص‌ جلب‌ كند. لازم‌ است‌ به‌ موارد زير توجه‌ كنيد:

• يك‌ رنگ‌ جذاب‌ و متمايز انتخاب‌ كنيد.

• آرم‌ و عنوان‌ برجسته‌اي‌ براي‌ آن‌ در نظر بگيريد.

• از حروف‌ چاپي‌ رويه‌ كه‌ واضح‌ و به‌ اندازة‌ كافي‌ درشت‌ باشد استفاده‌ كنيد.

• صفحه‌آرايي‌ مناسب‌ و جالب‌ انتخاب‌ كنيد.

• راهنما را در قطع‌ دستي‌ درست‌ كنيد - نه‌ آنقدر كوچك‌ كه‌ در بين‌ ساير نوشته‌ها گم‌ شود و نه‌ خيلي‌ بزرگ‌ و دست‌ و پاگير.

• استفاده‌ از آن‌ آسان‌ باشد.

• اجازه‌ بدهيد هر يك‌ از نكات‌ بالا را بطور مفصل‌ بررسي‌ كنيم‌:

رنگ‌

شايد در سازمان‌ محل‌ كار شما، استفاده‌ از رنگ‌هاي‌ خاص‌، براي‌ اهدافي‌ معين‌ يا قسمتهاي‌ به‌ خصوص‌، اجباري‌ باشد. سعي‌ كنيد رنگي‌ را به‌ عنوان‌ رنگ‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ مشخص‌ كنيد يا طيف‌ رنگهايي‌ را انتخاب‌ نماييد كه‌ بتوانيد براي‌ انواع‌ مختلف‌ راهنماها استفاده‌ كنيد. براي‌ اين‌ كه‌ نشريات‌ شما در نگاه‌ اول‌ قابل‌ شناسايي‌ باشند، هميشه‌ از همين‌ رنگ‌ها استفاده‌ كنيد. در انتخاب‌ رنگ‌ بايد دو مورد را در نظر بگيريد: زمينه‌ يعني‌ كاغذي‌ كه‌ مطالب‌ روي‌ آن‌ چاپ‌ مي‌شود و ديگري‌ متن‌ و تصاوير.

علائم‌

منظور از علامت‌، تصوير يك‌ مورد خاص‌ نيست‌. برخي‌ از تصاوير انتزاعي‌ مي‌تواند درست‌ همان‌ اثر را داشته‌ باشد. درباره‌ طراحي‌ بروشورهاي‌ كتابخانه‌اي‌، پايل‌ و هرينگتون‌ (1988) در كتاب‌ جالب‌ خود، نكات‌ سودمندي‌ را در مورد تصاوير نامتناسب‌ ارائه‌ كرده‌اند مثال‌ "دستي‌ تنها كه‌ قلمي‌ را گرفته‌ است‌". اين‌ نكات‌، نكتة‌ ذكر شدة‌ بالا را اثبات‌ مي‌كنند، اينكه‌ در هنگام‌ تهية‌ راهنماي‌ خود كاربران‌ را در نظر داشته‌ باشيد، نه‌ كتابداران‌ را. از خود بپرسيد كه‌ چه‌ چيزي‌ ممكن‌ است‌ توجه‌ افراد زيادي‌ را كه‌ گروههاي‌ مختلف‌ كاربر شما را تشكيل‌ مي‌دهند، جلب‌ كند، سعي‌ كنيد از نقش‌ خود در خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ خارج‌ شده‌ و به‌ عكس‌العمل‌ خود در مورد اطلاعات‌ تبليغاتي‌ كه‌ در ساير جاها از قبيل‌ بانك‌ها، فروشگاه‌ها، تئاترها نصب‌ شده‌ است‌، فكر كنيد.

كمي‌ دربارة‌ بازار تحقيق‌ كنيد. دفعة‌ ديگر كه‌ روزنامه‌ را باز مي‌كنيد، با ديدي‌ انتقادي‌ به‌ تبليغات‌ شركت‌هاي‌ بزرگ‌، نگاه‌ كنيد. تا چه‌ حد علائم‌ آنها چشم‌انداز و قابل‌ شناسايي‌ فوري‌ هستند؟ سعي‌ كنيد دريابيد چرا برخي‌ تبليغات‌ را مي‌پسنديد و برخي‌ ديگر را نمي‌پسنديد. حال‌ همين‌ كار را با تبليغات‌ كتابخانه‌اي‌ انجام‌ دهيد - براي‌ به‌ دست‌ آوردن‌ نمونه‌، فقط‌ كافي‌ است‌ نگاهي‌ به‌ تبليغات‌ شغلي‌ بيندازيد. اين‌ كار حداقل‌ ايده‌هايي‌ را درباره‌ آنچه‌ خوشايند و آنچه‌ ناخوشايند است‌ به‌ شما مي‌دهد و براي‌ قضاوت‌ در مورد مناسب‌ بودن‌ علائم‌ خودتان‌ به‌ شما كمك‌ مي‌كند.

در تمام‌ آزمون‌هاي‌ جذب‌ كاربر، براي‌ رسيدن‌ به‌ اتفاق‌ نظر درباره‌ ويژگي‌هايي‌ كه‌
علائم‌ و تصاوير ديگر را مؤثر مي‌سازند، پرس‌ و جوي‌ نظرات‌ چند نفر، ايده‌ خوبي‌ است‌. اين‌ مسئله‌ همان‌ طور كه‌ در بخش‌ طرح‌ بندي‌ توضيح‌ داده‌ شد، در مورد توليد تصاوير تجاري‌ نظير آنچه‌ در نرم‌افزارها و كتب‌ هنري‌ موجود است‌ نيز صدق‌ مي‌كند. قبل‌ از انتخاب‌ نهايي‌ خود، حتماً كليه‌ تصاوير احتمالي‌ را به‌ طور گسترده‌ بازبيني‌ و در مورد آنهابا ديگران‌ تبادل‌ نظر كرد.

شايد بخواهيد براي‌ شناسايي‌ تمام‌ منابع‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ علامتي‌ را همراه‌ با تصاوير اضافي‌ براي‌ نشان‌ دادن‌ موضوعات‌ خاص‌ يا ساير قسمتهاي‌ موضوعي‌، طراحي‌ كنيد. علاوه‌ بر اين‌ علامت‌ شما بايد بتواند به‌ طور تلفيقي‌ استفاده‌ شود، و مكمل‌ هر تصوير صنفي‌ كه‌ سازمان‌ مادر مي‌خواهد باشد. دقت‌ كنيد كه‌ طرح‌هاي‌ شما با سبك‌هاي‌ داخل‌ سازمان‌ هماهنگ‌ باشد.

عناوين‌ و سرفصل‌ها

عناوين‌ و سرفصل‌ها مي‌توانند توصيفي‌ و روشن‌ يا جذاب‌ باشند، ولي‌ مواظب‌ عناويني‌

كه‌ فقط‌ براي‌ مولف‌ معني‌دار هستند باشيد، و يا از ديد برخي‌ افراد مي‌تواند احمقانه‌ يا تحقيرآميز به‌ نظر آيد. عناوين‌ بايد بدون‌ پرداختن‌ به‌ جزئيات‌، تصويري‌ روشن‌ از محتويات‌ راهنما بدهد. عناوين‌ بايد كوتاه‌، به‌ يادماندني‌ و چشمگير باشند. از لحاظ‌ اندازه‌ و شكل‌ كلي‌ با اندازه‌ي‌ بروشور هماهنگي‌ داشته‌ و به‌ سادگي‌ قابل‌ خواندن‌ باشد. شايد بخواهيد همان‌ سبك‌ نگارش‌ را براي‌ چند دفترچه‌ راهنما با عناوين‌ مختلف‌، استفاده‌ كنيد، لذا اين‌ نكته‌ را مدنظر داشته‌ باشيد. همين‌ طور توجه‌ داشته‌ باشيد كه‌ آيا عنوان‌ در داخل‌ دفترچه‌ راهنما نيز تكرار مي‌شود يا خير، به‌ عنوان‌ مثال‌، بالاي‌ صفحات‌، يا در بخش‌هاي‌ فرعي‌ كوتاه‌تر كه‌ در دفترچه‌ خدمات‌ گنجانده‌ مي‌شود. عناوين‌ در داخل‌ متن‌ نيز براي‌ برقراري‌ تسلسل‌ و ساختار و برجسته‌ كردن‌ نكات‌ مختلف‌، استفاده‌ مي‌شود. وقتي‌ موضوع‌ يا بعد جديدي‌ مطرح‌ مي‌شود، از تيتر استفاده‌ كنيد و خلاصه‌ نماييد. استفاده‌ از عناوين‌ فرعي‌ بستگي‌ به‌ حجم‌ نشريه‌ و پيچيدگي‌ دامنه‌ موضوعي‌ دارد.

شايد گذاشتن‌ يك‌ صفحه‌ خلاصه‌ مفيد باشد. «مركز اطلاع‌رساني‌ و كتابداري‌ شركت‌ توسعة‌ مشترك‌المنافع»¹⁹ كه‌ به‌ عنوان‌ CLIC شناخته‌ مي‌شود، براي‌ خدمات‌ مختلف‌ خود مجموعه‌اي‌ از راهنماهاي‌ مفصل‌ تهيه‌ كرده‌ است‌. راهنماي‌ مختصري‌ نيز در 6 صفحه‌ با مقدمه‌اي‌ مفيد به‌ فهرست‌ خدمات‌ كليدي‌ اشاره‌ مي‌كند و شرحي‌ كوتاه‌ در مورد هر يك‌ داده‌، خواننده‌ را به‌ صفحات‌ مربوطه‌ ارجاع‌ مي‌دهد. راهنما به‌ ده‌ بخش‌ كوتاه‌ تقسيم‌ شده‌ و حاوي‌ منابع‌ موجود و نحوه‌ دستيابي‌ به‌ پايگاههاي‌ اطلاعاتي‌ داخلي‌ كه‌ در سازمان‌ قابل‌ جستجو هستند، مي‌باشد. سبك‌ نگارش‌ راهنما قابل‌ فهم‌ بوده‌ و از نكات‌ مهم‌ براي‌ تمام‌ سرفصل‌ها استفاده‌ مي‌كند.

حروف‌ چاپي‌

اگر به‌ چاپخانه‌ برويد براي‌ حروف‌ چاپي‌ روي‌ جلد نمونه‌هاي‌ بسيار زيادي‌ مي‌بينيد. علاوه‌ بر انتخاب‌ سبك‌ نگارش‌، اندازه‌ حروف‌ مورد استفاده‌ براي‌ روي‌ جلد، را نيز بايد تعيين‌ كنيد. تلاش‌ براي‌ عدم‌ تركيب‌ سبك‌ها و اندازه‌هاي‌ متفاوت‌، تميزي‌ و خوانا بودن‌، رمز استفادة‌ مؤثر از حروف‌ چاپي‌ است‌، شايد تزئينات‌ زياد به‌ نظر زيبا بيايد ولي‌ آيا مي‌توان‌ آن‌ را خواند؟ براي‌ اين‌ كه‌ بتوانيد از حروف‌ كوچك‌ و بزرگ‌، حروف‌ ايتاليك‌ و برجسته‌، به‌ نحو موثري‌ استفاده‌ كنيد، بايد دقت‌ نظر داشته‌ باشيد. اگر مي‌خواهيد راهنما را به‌ چند زبان‌ خارجي‌ تهيه‌ نماييد، لازم‌ است‌ حروف‌ خاص‌ آن‌ زبان‌ها را اضافه‌ كنيد.

صفحه‌آرايي‌ و عرضه‌

تاثير صفحه‌آرايي‌ علاوه‌ بر ميزان‌ حروف‌ چاپي‌ تحت‌ تأثير رنگ‌ زمينه‌ و هر گونه‌ استفاده‌ از رنگ‌ در چاپ‌، قرار مي‌گيرد. همان‌طور كه‌ در بخش‌ بعد بحث‌ خواهد شد، اين‌ امر به‌ اندازه‌ و شكل‌ ظاهري‌ مربوط‌ است‌ و در گرو اين‌ است‌ كه‌ چه‌ پيامي‌ فرستاده‌ مي‌شود و بهترين‌ روش‌ براي‌ انتقال‌ اين‌ اطلاعات‌ چه‌ مي‌تواند باشد، مثلاً در توصيف‌ محل‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌، موثرترين‌ روش‌ شايد استفاده‌ از ابزاري‌ مانند نقشه‌ يا طرح‌ به‌ جاي‌ متن‌ باشد. تصاوير و ساير نمادهايي‌ را كه‌ مي‌توانند اين‌ ارتباط‌ را بهبود بخشند و محل‌ قرار دادن‌ آنها را از نظر بيشترين‌ تأثير در نظر بگيريد. كتابخانة‌ اطلاع‌رساني‌ تجاري‌ «سازمان‌ جهانگردي‌ انگليس»¹¹⁰، براي‌ راهنماي‌ مختصر خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ خود، يك‌ جلد جالب‌ توجه‌، تهيه‌ كرده‌ است‌. استفاده‌ از حروف‌ برجسته‌ سياه‌ در زمينه‌ سفيد با طرحي‌ از تصوير چند كتاب‌، به‌ كاربر اين‌ امكان‌ را مي‌دهد كه‌ حتي‌ قبل‌ از باز كردن‌ و خواندن‌ جزئيات‌ آن‌، از موضوعات‌ ارائه‌ شده‌ آگاهي‌ يابد. جلد اين‌ راهنما در فصل

‌ 9 چاپ‌ شده‌ است‌.

به‌ روش‌هاي‌ متعدد ولي‌ سادة‌ موجود براي‌ تأكيد روي‌ اطلاعات‌ متفاوت‌ توجه‌ كنيد، مثل‌ قرار دادن‌ عناوين‌ اصلي‌ در يك‌ كادر، ايجاد فرورفتگي‌ در ابتداي‌ سطور مانند خط‌ فاصله‌ و نقطه‌هاي‌ درشت‌ يا دايره‌ كه‌ فهرست‌ را به‌ مجموعه‌اي‌ از نكات‌ مهم‌ تقسيم‌ مي‌كنند تا جالب‌تر به‌ نظر برسد. ساعات‌ كاري‌ را مي‌توان‌ در يك‌ كادر قرار داد تا به‌ وضوح‌ ديده‌ شود. قرار دادن‌ متون‌ در وسط‌، به‌ خصوص‌ موقع‌ نشان‌ دادن‌ اسامي‌، نشاني‌ها و شماره‌هاي‌ تماس‌، مفيدتر از شروع‌ كردن‌ از ابتداي‌ سمت‌ چپ‌ است‌. اكثر نرم‌افزارهاي‌ تحريري‌ داراي‌ انواع‌ مختلف‌ اين‌ امكانات‌ هستند. مراجعه‌ به‌ كتاب‌ مباني‌ براي‌ آشنايي‌ با تمامي‌ اشكال‌ ترسيمي‌ موجود مفيد خواهد بود.

تصاوير سريع‌ و ساده‌ با برش‌ هنري¹‌ ¹¹

در زمينه‌ نرم‌افزار گزينه‌هاي‌ زيادي‌ وجود دارد كه‌ به‌ طور اخص‌ براي‌ اهداف‌ ترسيمي‌
و طراحي‌ ساخته‌ شده‌اند و تصاوير موسوم‌ به‌ «برش‌ هنري‌» را ارائه‌ مي‌كنند. قبل‌ از اينكه‌ اين‌ تصاوير بصورت‌ نرم‌افزارهاي‌ رايج‌ در آينده‌، تحت‌ عنوان‌ كتابهاي‌ «برش‌ هنري‌» منتشر مي‌شدند. هنوز هم‌ مي‌توانيد آنها را از مراكز عرضة‌ محصولات‌ هنري‌ - تجاري‌ بزرگ‌ خريداري‌ كنيد، زيرا ارزانترين‌ راه‌ دسترسي‌ به‌ تصاوير متعددي‌ هستند كه‌ حق‌ چاپ‌ آنها آزاد است‌. كافي‌ است‌ تصاويري‌ را كه‌ مي‌خواهيد جدا كرده‌ و بچينيد، و يا در مورد نرم‌افزار روي‌ صفحه‌ نمايش‌ يكي‌ را انتخاب‌ كرده‌ و بدون‌ گرفتن‌ مجوز از ناشر آن‌، به‌ طرح‌ خود ضميمه‌ كنيد. با مراجعه‌ به‌ دفترچه‌ راهنماي‌ هر يك‌ از مراكز بزرگ‌ فروش‌ كامپيوتر، انواع‌ نرم‌افزارهاي‌ موجود در اين‌ زمينه‌ را خواهيد يافت‌، از جمله‌ نرم‌افزارهايي‌ از نوع‌ كورِل2

در دو مدل‌ نشر و طرح‌ همراه‌ با كورِل‌ درو¹²5 ¹ براي‌ نرم‌افزار ويندوز كه‌ بيش‌ از 22000 تصوير برش‌ هنري‌ را موقع‌ نوشتن‌ ارائه‌ مي‌كند.

روش‌ برش‌ هنري‌، چه‌ كتاب‌ آن‌ را، انتخاب‌ كنيد چه‌ نرم‌افزار آن‌ را، احتمالاً با صرف‌ زمان‌ كمتري‌ خواهيد توانست‌ تصاوير بيشتري‌ از آنچه‌ كه‌ تصورش‌ را بكنيد، بدست‌ آوريد، يا طرح‌هاي‌ درون‌سازماني‌ خود را بدون‌ كمك‌ از يك‌ دفتر طراحي‌ عظيم‌، ارائه‌ نماييد. اين‌ امر به‌ شما در انتخاب‌ علامت‌ و ساير تصاوير مناسبي‌ كه‌ براي‌ استفاده‌ در متن‌ توليد شده‌، كمك‌ مي‌كند و در رسيدن‌ به‌ ثبات‌ در كيفيت‌ ارائه‌، مؤثر خواهد بود. به‌ اين‌ وسيله‌ با بازبيني‌ طيف‌ وسيعي‌ از تصاوير، غالباً مي‌توانيد براي‌ ساير ابعاد ارتباطي‌ كه‌ روي‌ تصميمات‌ شما درباره‌ طرح‌بندي‌ نهايي‌ و طرح‌ كلي‌ راهنماي‌ شما تاثير دارد، بينشي‌ كسب‌ كنيد.

اندازه‌ و شكل‌ ظاهري‌

ما در بخش‌ بعدي‌ به‌ شكل‌ غيرچاپي‌ مي‌پردازيم‌. اما وقتي‌ قرار باشد دربارة‌ مناسبترين‌ شكل‌ ارائه‌ راهنماي‌ چاپي‌ خودمان‌ تصميم‌گيري‌ كنيم‌، ظاهر، سهولت‌ استفاده‌ براي‌ كاربر، و مناسب‌ بودن‌ نوع‌ اطلاعاتي‌ كه‌ قرار است‌ در راهنما گنجانده‌ شود نظير تصاوير، نقشه‌ها، فهرست‌ها و نيز خود متن‌ را بايد مدنظر قرار داد. اين‌ مسئله‌ بر كيفيت‌ و نوع‌ كاغذ مورد استفاده‌ و نيز اندازه‌، شكل‌، تعداد صفحات‌، جلد، و اينكه‌ بخشي‌ از راهنما و يا كل‌ آن‌ قرار است‌ به‌ صورتي‌ غير از شكل‌ صفحه‌ استاندارد چاپ‌ شود مثل‌ شكل‌ تاخورده‌ يا پاكتي‌، تأثيرگذار خواهد بود. همه‌ اين‌ تصميمات‌ تحت‌ تأثير موارد زير خواهد بود:

• بودجه‌

• موجود بودن‌ امكانات‌ مناسب‌ درون‌سازماني‌ براي‌ توليد

• برنامة‌ زمان‌بندي‌ شده‌

شايد بخواهيد راهنماي‌ مختصري‌ تهيه‌ كنيد كه‌ به‌ صورت‌ كارت‌ جيبي‌ و نسبتاً بادوام‌ باشد، به‌ خصوص‌ اگر چند لا باشد. اين‌ راهنما مي‌تواند حاوي‌ فهرست‌ خدمات‌ اصلي‌ و جزئيات‌ تماس‌ بوده‌ و كاربر را از وجود راهنماهاي‌ مفصل‌تر آگاه‌ كند. نمونه‌اي‌ از استفاده‌ موفقيت‌آميز از كارت‌، بيانية‌ كتابخانة‌ انگليس‌ دربارة‌ استانداردهاي‌ خدمات‌ خود مي‌باشد و نمونة‌ ديگر از دانشگاه‌ لوتون‌ كه‌ قبلاً ذكر شده‌ است‌. به‌ هر حال‌ سعي‌ كنيد كارت‌ يا كاغذ مورد استفاده‌ براي‌ نشرية‌ يك‌ يا چند صفحه‌اي‌، در اندازة‌ كاغذ استاندارد باشد. اگر قصد داريد صفحاتي‌ داشته‌ باشيد كه‌ باز مي‌شوند يا اگر از فرم‌هاي‌ تاشدة‌ ديگر استفاده‌ مي‌كنيد، در صورت‌ امكان‌ از طرح‌هاي‌ تاشوي‌ استاندارد استفاده‌ كنيد. كاغذ آ چهار وقتي‌ از وسط‌ تا بخورد، اندازة‌ كاغذ آ پنج‌ مي‌شود. مي‌توان‌ كاغذ آ چهار يا اندازه‌هاي‌ ديگر را در سه‌ قسمت‌ مساوي‌ به‌ طور افقي‌ يا عمودي‌، تا كرد، به‌ طوريكه‌ تاها به‌ طرف‌ داخل‌ (تاي‌ دروازه‌اي‌) يا در جهت‌ مخالف‌ (تاي‌ آكاردئوني‌) باشد.

استفاده‌ از اندازه‌ و شكل‌ استاندارد تلفيق‌ همة‌ اين‌ موارد براي‌ اهداف‌ گوناگون‌ از جمله‌، ارائه‌ و نمايش‌ و نيز استفاده‌ از پاكت‌هاي‌ استاندارد، را تسهيل‌ مي‌نمايد. در مورد بروشوري‌ كه‌ تاهاي‌ پيچيده‌تري‌ دارد و يا به‌ صورت‌ پيوست‌ است‌، حتي‌المقدور بصورتي‌ باشد كه‌ كاربر به‌ آساني‌ بتواند ترتيب‌ مطالب‌ را دنبال‌ كرده‌ و پس‌ از استفاده‌، مجدداً آن‌ را بصورت‌ اوّل‌ تا كند. اگر نمونه‌ هايي‌ از كار طراح‌ يا توليدكننده‌اي‌ خارجي‌ را بررسي‌ مي‌كنيد، با چند تن‌ از همكاران‌ خود، اعم‌ از كاركنان‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ و نيز كاربران‌، آنها را بيازماييد. كليه‌ طرح‌هايي‌ را كه‌ ترتيب‌ مورد نظر شما را رعايت‌ نكرده‌اند، يا ترتيب‌ و نحوة‌ استفاده‌ از آن‌ آسان‌ نيست‌، و يا پس‌ از يك‌ بار اشتباه‌ در تاكردن‌، پاره‌ مي‌شوند، كنار بگذاريد.

پوشه‌اي‌ كه‌ محتوي‌ بروشورهاي‌ خدماتي‌ شماست‌ ظاهراً بسيار مورد توجه‌ است‌. استفاده‌ از پوشه‌ تاشو، كارِ روزآمدسازي‌ منظم‌ و در صورت‌ نياز تعويض‌ بروشورهاي‌ موجود
و نيز الحاق‌ بروشورهاي‌ مربوط‌ به‌ خدمات‌ جديد را امكان‌پذير مي‌سازد. دانشگاه‌ لوتون‌ علاوه‌ بر مجموعة‌ راهنماهاي‌ خود، پوشة‌ كوچكي‌ در قطع‌ جيبي‌ تهيه‌ نموده‌ كه‌ حاوي‌ تعدادي‌ كارت‌ است‌ كه‌ درباره‌ خدمات‌ منابع‌ اصلي‌ آموزشي‌ به‌ انضمام‌ اطلاعاتي‌ درباره‌ خدمات‌ موجود، توضيح‌ مي‌دهد. اگر شما هم‌ بخواهيد از اين‌ پوشه‌ خدماتي‌ كه‌ چند راهنما را در خود جاي‌ مي‌دهد، طراحي‌ كنيد، از استحكام‌ آن‌ اطمينان‌ حاصل‌ كنيد. بايد پاكت‌ داخلي‌ آن‌ آنقدر جادار باشد تا بتواند محتويات‌ آن‌ را در جاي‌ خود نگهدارد و آن‌ قدر بزرگ‌ باشد تا گنجايش‌ دفترچه‌ راهنماها را داشته‌ باشد. از جلدهاي‌ خيلي‌ برّاق‌ استفاده‌ نكنيد در غير اين‌ صورت‌ كاربر درمي‌يابد كه‌ بروشورها مرتباً به‌ بيرون‌ مي‌ريزند.

بخش‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ شركت‌ مشاوره‌ و حسابرسي‌ بين‌المللي‌، [KPMG]  براي‌ تهيه‌ راهنماي‌ خود از خدمات‌ طراحي‌ تخصصي‌ استفاده‌ مي‌كند، كه‌ در اصل‌ به‌ صورت‌ پوشه‌اي‌ برّاق‌ با تاي‌ دروازه‌اي‌ تهيه‌ شده‌ است‌، به‌ طوريكه‌ وقتي‌ تا مي‌شود به‌ اندازه‌ آ چهار در مي‌آيد، به‌ انضمام‌ اطلاعاتي‌ دربارة‌ خدمات‌ كه‌ در پنج‌ طرف‌ و با جلدي‌ جذّاب‌ و با يك‌ طرح‌ انتزاعي‌ در سه‌ رنگ‌ همراه‌ با نام‌ شركت‌ و نيز با عنوان‌ «استفاده‌ هر چه‌ بيشتر از كتابخانة‌ خود» چاپ‌ شده‌. در عين‌ حال‌ كه‌ همان‌ اندازه‌ و شكل‌ اصلي‌ خود حفظ‌ كرده‌ است‌، ولي‌ بخش‌ ديگري‌ نيز به‌ آن‌ اضافه‌ مي‌شود كه‌ انعطاف‌ آن‌ را بيشتر خواهد كرد، به‌ طوري‌ كه‌ مثلاً فهرست‌ پايگاههاي‌ اطلاعاتي‌ موجود را مي‌توان‌ مرتباً روزآمد كرد. با اين‌ روش‌ اهداف‌ ديگري‌ مانند درج‌ اطلاعات‌ مربوط‌ به‌ ساير واحدهاي‌ تجاري‌ براي‌ كارمندان‌ تاره‌ وارد به‌ شركت‌ دنبال‌ مي‌شود.

«دپارتمان‌ آموزش‌ اطلاع‌رساني‌ و خدمات‌ كتابخانه»¹¹³‌ براي‌ ارائه‌ مجموعه‌ جامعي‌ از راهنماها همواره‌ از پوشة‌ تاشو استفاده‌ مي‌كند. راهنماهاي‌ مذكور شامل‌ راهنماهاي‌
كوتاه‌، مثلاً در مورد خدمات‌ ترجمه‌ يا منابع‌ اطلاعاتي‌ مدرسه‌ معماري‌ تا راهنماهاي‌ مفصل‌تر مثلاً، در مورد اطلاعات‌ سياسي‌ يا ديسك‌هاي‌ فشرده‌، هستند.

قالب‌ غيرچاپي‌

اگر مي‌خواهيد راهنماي‌ خود را به‌ شكل‌ غيرچاپي‌ تهيه‌ كنيد، بايد از ابتدا از داشتن‌ امكانات‌ يا بودجه‌ لازم‌ و هر وسيله‌ ضروري‌ مورد نياز، اطمينان‌ حاصل‌ كنيد. علاوه‌ بر آن‌ بايد دائما به‌ تمامي‌ دست‌اندركاران‌ تهيه‌ آن‌ اهداف‌، و علت‌ انتخاب‌ اين‌ طرح‌ از ميان‌ كلية‌ طرح‌هاي‌ موجود، را يادآور شويد. شيلا كورال¹¹⁴ مدير خدمات‌ اطلاع‌رساني‌ «دانشگاه‌ آستون»2‌ درباره‌ هدف‌ توليد ويديويي‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ آستون‌ اظهار مي‌كند: "ويدئوي‌ مذكور برنامه‌اي‌ كوتاه‌ با زماني‌ حدود پنج‌ دقيقه‌ است‌ كه‌ براي‌ آشنايي‌ كاربران‌ تازه‌ وارد با خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ طراحي‌ شده‌، و جاي‌ معارفة‌ سنتي‌ را نمي‌گيرد ولي‌ ذهن‌ كاربر را آماده‌ مي‌كند و چند هفته‌ اول‌ سال‌ تحصيلي‌ مرتباً حول‌ و حوش‌ مركز خدمات‌ پخش‌ مي‌شود. هدف‌ آن‌ رساندن‌ پيام‌هاي‌ بنيادي‌ و تشويق‌ كاربران‌ جديد، به‌ اين‌ امر است‌ كه‌ كتابخانه‌ را به‌ عنوان‌ مكاني‌ دوستانه‌ و مفيد بدانند كه‌ براي‌ جلب‌ كاربران‌، اطلاعات‌ را با روشي‌ مناسب‌ ارائه‌ مي‌كند".

زماني‌ رايج‌ترين‌ و شايد تنها شكل‌ راهنماي‌ غيرچاپي‌ در مورد كتابخانه‌ اسلايد و نوار بود. بسياري‌ از آنها با فيلمهاي‌ ويديويي‌ يا بسته‌هاي‌ كامپيوتري‌ جايگزين‌ شدند. اين‌ طرح‌ها اكثراً دو سويه‌اند، فرصت‌هاي‌ آموزشي‌ را افزايش‌ مي‌دهند و تلفيقي‌ از رسانه‌هاي‌ گوناگون‌ را عرضه‌ مي‌كنند. اعم‌ از اين‌ كه‌ اين‌ راهنماها خواه‌ واقعاً چندرسانه‌اي يا عمدتاً تك‌رسانه‌اي‌ باشند و همراه‌ با نوعي‌ راهنماي‌ چاپي‌ تكميل‌ شوند، كماكان‌ شش‌ سوال‌ اصلي‌ يعني‌ چرا، چه‌ چيزي‌، چه‌ كسي‌، چگونه‌، كجا و چه‌ موقع‌، كاربرد خواهند داشت‌. در فرآيند تهيه‌ راهنماي‌ غيرچاپي‌ بايد اولويت‌ و جهت‌، تفكر شما، هدف‌ راهنما و كاربر نهايي‌ مورد نظر باشد.

آيين‌ نگارش‌ خوب‌، يعني‌ ساختار و توالي‌ منطقي‌، صراحت‌ پيام‌، اجتناب‌ از تعصب‌ در قالب‌ غيرچاپي‌ نيز به‌ همان‌ اندازة‌ راهنماي‌ چاپي‌ كاربرد خواهد داشت‌. تصميمات‌ مربوط‌ به‌ تاثير ديداري‌ محصول‌ نهايي‌ به‌ خصوص‌ در انتخاب‌ تصاوير مناسب‌، استفاده‌ از عناوين‌ و حروف‌ چاپي‌ مناسب‌ و استفاده‌ مؤثر از رنگ‌، كماكان‌ مهم‌ترين‌ بخش‌ طرح‌ شما خواهد بود. هرچند براي‌ مسائل‌ مربوط‌ به‌ صفحه‌آرايي‌ و تناسب‌ متن‌ و تصاوير، اختلافات‌ واضح‌تري‌ هست‌. شايد شما بيشتر از تصاوير و كم‌تر از متن‌ استفاده‌ كنيد. چنانكه‌ متن‌ مورد استفاده‌ شما كوتاه‌تر، و صريح‌تر است‌، به‌ خصوص‌ وقتي‌ دستورالعملها به‌ صورت‌ دوسويه‌ باشند. كه‌ در اين‌ مورد بيشتر به‌ شكل‌ قبلي‌ يعني‌ كتاب‌ كار آموزشي‌ برنامه‌ريزي‌ شده‌ خواهد بود. اگر بتوانيد يكي‌ از آنها را پيدا كنيد از نظر ديدن‌ روش‌ خودآموزي‌ و چگونگي‌ سازمان‌دهي‌ يادگيري‌، ارزش‌ نگاهي‌ گذرا را دارد. اسوينيكي‌ و شوارتز (1988) چند توصيه‌ سودمند، براي‌ نمايش‌ نمونه‌هايي‌ از شكل‌ دستورالعملها روي‌ صفحه‌ كامپيوتر، ارائه‌ مي‌كنند كه‌ در طراحي‌ ساختار و توالي‌ دستورالعمل‌ بسته‌هاي‌ آموزشي‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ كامپيوتري‌ مؤثرند. با وجودي‌ كه‌ از زمان‌ نوشتن‌ كتاب‌ آنها، قابليت‌هاي‌ رايانه‌ و نرم‌افزارهاي‌ موجود تغيير كرده‌ است‌، معهذا اصول‌ زيربنايي‌ آموزش‌ و انگيزه‌ و رفتار يادگيري‌ تغيير نكرده‌ است‌، هرچند براي‌ رسيدن‌ به‌ اهداف‌ ابزار پيشرفته‌تري‌ مورد استفاده‌ قرار مي‌گيرد.

دفتر مركزي‌ «سازمان‌ بين‌المللي‌ كار»¹¹⁵ در ژنو² مجموعه‌اي‌ وسيع‌ از اطلاعات‌ را دارد

كه‌ مي‌تواند به‌ دفاتر خود در سراسر جهان‌ ارسال‌ كند. ارائه‌ اطلاعات‌ با هماهنگي‌ كتابخانه‌ مركزي‌ سازمان‌ بين‌المللي‌ كار و اداره‌ اسناد انجام‌ مي‌شود كه‌ مجموعه‌اي‌ از راهنماها را براي‌ خدمات‌ مختلف‌ تهيه‌ كرده‌ است‌. نكته‌ جالب‌ اين‌ راهنما رايانه‌اي‌ بودن‌ آن‌ است‌ كه‌ توضيح‌ مي‌دهد چگونه‌ سازمان‌ بين‌المللي‌ كار مي‌تواند نيازهاي‌ اطلاعاتي‌ كاربران‌ را برآورده‌ نمايد كه‌ با استفاده‌ از نرم‌افزار گرافيكي‌ هاروارد تهيه‌ شده‌ و كاربر را گام‌ به‌ گام‌ در موضوعات‌ تحت‌ پوشش‌ و مجموعه‌اي‌ از منابع‌ اطلاعاتي‌ موجود، هدايت‌ مي‌كند. براي‌ دسترسي‌ به‌ هر نوع‌ منبعي‌ اعم‌ از كتاب‌ و فصلنامه‌، پايگاههاي‌ اطلاعاتي‌ و سي‌دي‌رام¹¹⁶، دستورالعمل‌هاي‌ روشني‌ موجود است‌. ارائه‌ آن‌ جالب‌ است‌ و از نكات‌ تاكيدي‌ و تصاوير ساده‌ به‌وفور استفاده‌ شده‌ است‌. راهنما به‌ صورت‌ مجموعة‌ سه‌زبانه‌ انگليسي‌، فرانسه‌ و اسپانيايي‌ همراه‌ با يك‌ نسخه‌ مجزا به‌ زبان‌ پرتقالي‌، موجود است‌. نمونة‌ صفحات‌ در فصل‌ 9 نشان‌ داده‌ شده‌ است‌. اين‌ راهنماها شامل‌ يك‌ صفحه‌ است‌ كه‌ طيف‌ منابع‌ اطلاعاتي‌ موجود را بطور خلاصه‌ ارائه‌ مي‌كند همراه‌ با دو صفحه‌ در مورد سيستم‌ اطلاعاتي‌ و ارجاعي‌ مربوط‌ به‌ سازمان‌ بين‌المللي‌ كار، كه‌ قابل‌ دسترسي‌ براي‌ كاربران‌ سازمان‌ بين‌المللي‌ كار در سراسر دنياست‌.

شما در توليد ويديوئي‌ بيشتر لغات‌ را به‌ شكل‌ كلام‌ ضبط‌ شده‌، ارائه‌ مي‌كنيد. هرچند در ويديوها و فيلم‌هاي‌ آموزشي‌ از متن‌ براي‌ تقويت‌ پيام‌ گفتاري‌ و ديداري‌، روي‌ صفحه‌ نمايش‌، استفاده‌ مي‌كنند. ارائه‌ مطالب‌ شفاهي‌ و ضبط‌ آنها بايد مطابق‌ با بالاترين‌ استانداردهاي‌ فني‌ باشد. مدت‌ ارائه‌ ويديوئي‌ يا رايانه‌اي‌ را نيز بايد در نظر داشته‌ باشيد، زيرا اگر مانند منابع‌ چاپي‌ خيلي‌ طولاني‌ باشد مورد استفاده‌ قرار نخواهد گرفت‌. زمان‌ آن‌ نيز بايد بطور واضح‌ كنار عنوان‌ روي‌ جعبه‌ و در كتابچه‌ همراه‌ آن‌، نشان‌ داده‌ شود. ميزان‌ اطلاعاتي‌ را كه‌ مي‌خواهيد در آن‌ بگنجانيد باعث‌ مي‌شود كه‌ اين‌ نكته‌ را در نظر داشته‌ باشيد، كه‌ آيا توليد راهنما يا راهنماهاي‌ شما به‌ عنوان‌ مجموعه‌ واحدهايي‌ است‌ كه‌ يا مستقل‌اند و يا اجزايي‌ كه‌ كاربر را با توجه‌ به‌ زمان‌ موجود يا همگام‌ با آمادگي‌ شخص‌ كاربر، گام‌ به‌ گام‌ هدايت‌ مي‌كنند. براي‌ هر بسته‌ آموزشي‌، چه‌ يك‌ نوار ويديوئي‌ باشد چه‌ يك‌ مبحث‌ از يك‌ مجموعه‌، روش‌ اجزايي‌ توصيه‌ مي‌شود.

دانشگاه‌ پيسلي¹¹⁷، يك‌ برنامه‌ معرفي‌ چند رسانه‌اي‌ دوسويه‌ را براي‌ دانشجويان‌ تهيه‌ كرده‌ است‌ كه‌ نه‌ فقط‌ شامل‌ محل‌ اصلي‌ و اطلاعات‌ پيشينه‌اي‌ كتابخانه‌، بلكه‌ يك‌ دورة‌ آموزشي‌ در مورد نحوه‌ استفاده‌ از راهنماي‌ دسترسي‌ همگاني‌ مستقيم (OPAC) ، است‌. تعداد زيادي‌ از دانشجويان‌ از راهنما استفاده‌ مي‌كنند و مي‌توانند از طريق‌ آن‌ پيشرفت‌ خود را دنبال‌ كنند. دانشجويان‌ مي‌توانند از ميان‌ گزينه‌هاي‌ مختلف‌ متناسب‌ با ميزان‌ علاقه‌ و زمان‌ خود، انتخاب‌ نمايند. از دو محل‌ مي‌توان‌ به‌ برنامه‌ دسترسي‌ پيدا كرد؛ يكي‌ آزمايشگاههاي‌ PC ، به‌ عنوان‌ قسمتي‌ از آموزش‌ رسمي‌ و ديگري‌ از طريق‌ خود كتابخانه‌. برنامه‌ طوري‌ طراحي‌ شده‌ است‌ كه‌ عكس‌العمل‌ها و بازده‌ دانشجويان‌ را ثبت‌ كند تا بتوان‌ اطلاعات‌ بدست‌ آمده‌ را در توسعه‌ آينده‌ اين‌ نوع‌ برنامه‌ها، به‌ كار برد.

نوارهاي‌ كاست‌ ديرزماني‌ است‌ كه‌ براي‌ راهنمايي‌ بازديدكنندگان‌ نگارخانه‌هاي‌ هنري‌، موزه‌ها و اماكن‌ تاريخي‌، مورد استفاده‌ بوده‌ است‌. شايد اين‌ نوارها براي‌ برخي‌ از مجموعه‌هاي‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ و تعدادي‌ از گروههاي‌ كاربر، مناسب‌ باشد. اينگونه‌ متن‌ها بايد به‌ دقت‌ بررسي‌ شود زيرا در اين‌ مورد غير از آنچه‌ كه‌ از طريق‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ در دسترس‌ قرار مي‌گيرد، متني‌ موجود نخواهد بود. علاوه‌ بر نكته‌ ذكر شدة‌ بالا كيفيت‌ ارائه‌ بيان‌ و ضبط‌ آن‌ و نيز داشتن‌ پخش‌ صوت‌ شخصي‌، در كارآيي‌ آن‌ تأثير بسزايي‌ دارد.

هنگامي‌ كه‌ مجموعه‌اي‌ از خدمات‌ و راهنماهاي‌ غيرچاپي‌ را ارائه‌ مي‌نماييد، استفاده

از يك‌ بروشور چاپي‌ ساده‌ فكر بدي‌ نخواهد بود. كاري‌ كه‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ دانشگاه‌ هريت‌ - وات‌ كرده‌ است‌ نمونه‌ خوبي‌ از اين‌ نوع‌ مي‌باشد. با استفاده‌ از عنوان‌ «كتابخانه‌ واقعي‌ شما» تركيب‌ جالبي‌ از تصاوير و متن‌ بكار برده‌ شده‌ كه‌ در يك‌ طرف‌ يك‌ صفحه‌ آ چهار مجموعه‌اي‌ از منابع‌ الكترونيكي‌، و در طرف‌ ديگر آن‌ اطلاعات‌ مربوط‌ به‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ كه‌ در شبكه‌ اينترنت‌ دانشگاه‌ موجود است‌، گنجانده‌ شده‌ است‌. اين‌ برگه‌ در فصل‌ 9 چاپ‌ شده‌ است‌.

جايزه‌ TC Farries اَنجمن‌ كتابداران‌، در سالهاي‌ اخير تعداد زيادي‌ مدخل‌هاي‌ غيرچاپي‌ را جذب‌ كرده‌ است‌. هر چند قالب‌ چاپي‌ هنوز هم‌ قالب‌ مسلط‌ مدخلهاست‌، در زمينه‌ كيفيت‌ و مهارت‌ تخصصي‌ تمام‌ مقولات‌ و قالب‌هاي‌ منابع‌ روابط‌ عمومي‌، پيشرفت‌ چشمگيري‌ حاصل‌ شده‌ است‌. و تأثير فن‌آوري‌ جديد در تهيه‌ آنها بسيار محسوس‌ است‌.

7. چاپ‌ و توليد: از داخل‌ سازمان‌ يا خارج‌ از آن‌؟

عامل‌ اصلي‌ در تصميم‌گيري‌ براي‌ بسياري‌ از فعاليت‌هاي‌ ذكر شده‌ اين‌ است‌ كه‌ آيا سازمان‌ شما، امكانات‌ داخلي‌ مربوطه‌ با تخصص‌ لازم‌ را در اختيار شما مي‌گذارد يا خير. اين‌ امكانات‌ مي‌تواند شامل‌ تعدادي‌ و يا همه‌ موارد زير باشد:

• سيستم‌ بازاريابي‌

• بخش‌ روابط‌ عمومي‌

• استوديوي‌ طراحي‌

• مشاوره‌ كامپيوتري‌

• وسايل‌ و امكانات‌ چاپ‌ و توليد

• واحد انتشارات‌

در تمام‌ اين‌ها شايد تركيب‌ ارزشمندي‌ از مهارت‌ و مشاوره‌ باشد، كه‌ شما به‌ آن‌ دسترسي‌ داشته‌ باشيد. چنانچه‌ وجهه‌ سازماني‌ نيرومندي‌ حاكم‌ باشد و در مورد سبك‌ سازمان‌ نيز آئين‌نامه‌اي‌ وجود داشته‌ باشد، در آن‌ صورت‌ بايد براي‌ چگونگي‌ تناسب‌ طرح‌هاي‌ خود و يا درباره‌ هماهنگي‌ آن‌ با سبك‌ نگارش‌ درون‌ سازماني‌، با ديگران‌ نيز مشورت‌ كنيد. امكان‌ دارد درون‌ سازمان‌ شما هيچ‌ يك‌ از موارد فوق‌ انجام‌ نشود، اما امكان‌ استفاده‌ از خدمات‌ مشاوران‌ و متخصصين‌ خارج‌ از سازمان‌ را در صورت‌ لزوم‌،
فراهم‌ نمايند، كه‌ خود پرداخت‌ هزينه‌هايي‌ را به‌ دنبال‌ دارد و بايد تعيين‌ گردد كه‌ آيا اين‌ هزينه‌ها بايد از محل‌ بودجة‌ اصلي‌ تبليغات‌ تأمين‌ گردد يا بحساب‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ گذاشته‌ شود.

استفاده‌ از مشاوران‌ و خدمات‌ برون‌ ـ سازماني‌

اگر قصد استفاده‌ از خدمات‌ برون‌ ـ سازماني‌ براي‌ تمام‌ يا قسمتي‌ از فرآيند توليد را داريد، بايد براي‌ نيل‌ به‌ مقصود خود و نيز بحث‌ درباره‌ اهداف‌ نشريه‌ يا بسته‌ اطلاعاتي‌، با مشاور طراحي‌ و مدير چاپ‌ يا توليدكننده‌، وقت‌ زيادي‌ صرف‌ كنيد. اگر متعهد به‌ استفاده‌ از خدمات‌ خارجي‌ نيستند، لااقل‌ قبل‌ از تصميم‌گيري‌ با سه‌ متخصص‌ رشته‌هاي‌ مختلف‌ در هر يك‌ از موارد، صحبت‌ كنيد. فهرست‌ مشتريان‌ آنها را خواسته‌ و ببينيد چه‌ كساني‌ از خدمات‌ استفاده‌ مي‌كنند، و در زمينه‌ تخصصي‌ شما چه‌ تجاربي‌ دارند. با همكاران‌ داخل‌ و خارج‌ از سازمان‌ خود مشورت‌ كنيد و توصيه‌هاي‌ آنها را جويا شويد. در اين‌ صورت‌ نه‌ فقط‌ قيمت‌ و كيفيت‌ نهايي‌، بلكه‌ استنباط‌ و تجربه‌ متخصص‌ با توجه‌ به‌ زمينه‌ كار شما و نيز آنچه‌ نهايتاً توليد مي‌شود، متفاوت‌ خواهد بود.

هنگامي‌ كه‌ در نظر داريد از خدمات‌ مشاوران‌ طراحي‌ استفاده‌ كنيد، اولين‌ چيزي‌ كه‌ لازم‌ است‌ انجام‌ دهيد، ديدن‌ نمونه‌ هايي‌ از كار آنها براي‌ تصميم‌گيري‌ درباره‌ اين‌ مسئله‌ است‌ كه‌ آيا روش‌ معمول‌ جوابگوي‌ نيازهاي‌ شما مي‌باشد يا خير. اگر مناسب‌ است‌ پس‌ درباره‌ نياز خود و برخي‌ شاخص‌هاي‌ قيمت‌، شروع‌ به‌ گفتگو نماييد. تا قبل‌ از بيان‌ شرايط‌ خاص‌ خود، نمي‌توانيد قيمت‌ دقيق‌ را به‌ دست‌ آوريد. به‌ عنوان‌ مثال‌، براي‌ طراحي‌ يك‌ علامت‌ واحد براي‌ جلد رويي‌ دفترچه‌هاي‌ راهنما، يا طراحي‌ شاخص‌ و سبك‌ نگارش‌ يكسان‌ براي‌ مجموعه‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌، كه‌ در تمام‌ منابع‌ تبليغاتي‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ منعكس‌ شود. اين‌ امر مي‌تواند شامل‌ پيشنهاداتي‌ براي‌ يك‌ رنگ‌ واحد و يا طيفي‌ از رنگ‌هايي‌ كه‌ تصوير و سبك‌ نگارش‌ توافق‌ شدة‌ نهايي‌ را تكميل‌ مي‌كنند، تبادل‌ نظر بر سر حروف‌ چاپي‌ مناسب‌، مشاوره‌ براي‌ شكل‌، اندازه‌ و ارائه‌ كلي‌ محصول‌ نهايي‌، باشد. اگر ناچاريد كه‌ رنگ‌ خاصي‌ را به‌ كار ببريد و آرم‌ شركت‌ و نام‌ خود را نيز اضافه‌ كنيد، لازم‌ است‌ تصاوير مورد نياز و نمونه‌ رنگ‌ها را تهيه‌ نمائيد. در اين‌ صورت‌ احتمال‌ دارد راهنمايي‌ براي‌ سبك‌ سازمان‌ وجود داشته‌ باشد تا بتوانيد آن‌ را به‌ طراح‌ نشان‌ دهيد.

استفاده‌ و يا عدم‌ استفاده‌ از چاپخانه‌هاي‌ خارج‌ از سازمان‌ بستگي‌ به‌ روش‌ جاري‌ سازمان‌، امكانات‌ داخلي‌ موجود و بودجة‌ تخصيص‌ يافته‌ دارد. اگر در صدد استفاده‌ از طراح‌ هستيد ممكن‌ است‌ چاپخانة‌ مورد تأييد و يا شخصي‌ را كه‌ مرتباً با آنها همكاري‌ و آشنايي‌ داشته‌اند، معرفي‌ نمايند. حتي‌ ممكن‌ است‌ جزء گروه‌ مشاوريني‌ باشند كه‌ انجام‌ كل‌ كار را بعهده‌ بگيرند. بهتر است‌ براي‌ اين‌ كه‌ كيفيت‌ محصول‌ نهايي‌ با طرح‌ واقعا تناسب‌ داشته‌ باشد، طراح‌ و مسئول‌ چاپ‌ با هم‌ در ارتباط‌ باشند. اگر به‌ دنبال‌ يك‌ كار چاپي‌ ساده‌ هستيد، بايد صرفاً مشخصات‌ واضحي‌ در دست‌ داشته‌ باشيد. مشخصاتي‌ را كه‌ بايد يك‌ دفترچة‌ راهنماي‌ چاپي‌ حاوي‌ آن‌ باشد، شامل‌:

• تعداد صفحات‌

• رنگ‌

• كيفيت‌ كاغذ صفحات‌، كارت‌ يا مقوا اگر بخواهيد روكش‌ محكمتري‌ داشته‌ باشد.

• اندازه‌

• شكل‌

• نوع‌ صحافي‌

• تعداد مورد نياز

حتي‌ اگر چاپخانه‌ عمل‌ صحافي‌ را انجام‌ نمي‌دهد، لازم‌ است‌ حاشيه‌ مناسبي‌ را در نظر بگيريد. مثلاً، در مورد صحافي‌ حلزوني‌، حاشيه‌اي‌ پهن‌تر از ته‌ دوزي‌ با تاي‌ مركزي‌، لازم‌ دارد. اغلب‌ چاپخانه‌ها مايلند قبل‌ از قطعي‌ كردن‌ مشخصات‌ كار، درباره‌ موارد مذكور، پيشنهاداتي‌ بدهند. آن‌ وقت‌ آنها مي‌توانند بر اين‌ اساس‌ و با توجه‌ به‌ تعداد نسخه‌هاي‌ درخواستي‌، قيمت‌ بدهند. پرسش‌ در مورد هزينة‌ چاپ‌ همزمان‌ نسخه‌هاي‌ اضافي‌ ارزش‌ سوال‌ كردن‌ را دارد، زيرا اين‌ هزينة‌ اضافي‌ اغلب‌ خيلي‌ كمتر از وقتي‌ است‌ كه‌ بخواهيد بعداً تجديد چاپ‌ كنيد.

اگر در نظر داريد راهنماي‌ رايانه‌اي‌ يا ويديوئي‌ تهيه‌ كنيد، پس‌ احتمالاً به‌ نظر چند كارشناس‌ در مورد آخرين‌ نرم‌افزار، وسايل‌ و روش‌هاي‌ موجود، نياز پيدا خواهيد كرد. اگر با يك‌ سازمان‌ بزرگ‌ كار نمي‌كنيد، شايد لازم‌ باشد براي‌ اين‌ كار از متخصصان‌ برون‌-سازماني‌ سوال‌ كنيد. با تمام‌ اين‌ اوضاع‌ لازم‌ است‌ الگوي‌ ذكر شده‌ را به‌ كار گيريد و با خلاصه‌ جامعي‌ از آن‌ چه‌ مورد نظر شماست‌، پيش‌ برويد. از نتايج‌ تحقيقاتي‌ كه‌ شايد شما براي‌ ساير محصولات‌ در بازار يا هر جاي‌ ديگري‌ انجام‌ داده‌ايد، كمك‌ بگيريد. اين‌ كار ديدي‌ واقعي‌ از آن‌چه‌ ممكن‌ است‌ مناسب‌ و امكان‌پذير باشد براي‌ شما فراهم‌ مي‌كند.

براي‌ گفتگو درباره‌ خواسته‌هاي‌ خود با مشاوران‌ و چاپگرها، وقت‌ كافي‌ در نظر بگيريد و به‌ آنها فرصت‌ دهيد تا برنامه‌هاي‌ پيشنهادي‌ خود و نيز قيمت‌ مورد نظرشان‌ را ارائه‌ كنند. اين‌ مسئله‌ در مورد تمام‌ معاملات‌ برون‌ سازماني‌ صدق‌ مي‌كند. بهتر است‌ مذاكره‌ در اين‌ باره‌ را بسيار پيش‌تر از زمان‌ اتمام‌ كار چاپ‌، آغاز كنيد. آنها براي‌ ساير مشتريان‌ خود نيز همزمان‌ كارهايي‌ خواهند داشت‌، كه‌ هر كدام‌ برنامه‌اي‌ متفاوت‌ با برنامه‌ شما داشته‌، و برنامه‌ شما بايد در جدول‌ زمان‌بندي‌ كلي‌ آنها گنجانده‌ شود. بسياري‌ از چاپخانه‌ها از قبل‌ كارهاي‌ موسمي‌ دارند، مثلاً چاپ‌ كارتهاي‌ كريسمس‌، تقويم‌ و دفترچه‌ يادداشت‌، كه‌ موقع‌ برنامه‌ريزي‌ جدول‌ زماني‌ خود لازم‌ است‌ اين‌ها را در نظر بگيريد.

حتي‌ اگر نهايتا از مشاوران‌ خارجي‌ استفاده‌ نكنيد، صحبت‌ با آنها درباره‌ پيشنهاداتي‌ كه‌ براي‌ شما دارند مفيد و بسيار آموزنده‌ خواهد بود.

استفاده‌ از امكانات‌ درون‌ سازماني‌

طيف‌ و گستره‌ نرم‌افزارهاي‌ نشر روميزي¹¹⁸، باعث‌ شده‌ است‌ كه‌ بسياري‌ از سازمان‌ها بخش‌ عمدة‌ كارهاي‌ چاپي‌ خود را خودشان‌ انجام‌ دهند. هرچند دسترسي‌ به‌ كامپيوتر و چند نرم‌افزار، با هر پتانسيلي‌، الزاماً به‌ معناي‌ امكان‌ توليد يك‌ راهنماي‌ خدمات‌
كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ جذاب‌ و عالي‌ نمي‌باشد. در طول‌ مراحل‌ تهية‌ راهنما، داشتن‌ بينش‌ طراحي‌ نيز گاهي‌ ضروري‌ مي‌نمايد. اين‌ مسئله‌ در مورد امكانات‌ چاپ‌ و صحافي‌ نيز صدق‌ مي‌كند. اگر قرار باشد بازده‌ كامپيوتر شما محصولي‌ با كيفيت‌ عالي‌ باشد، هم‌ از نظر وسايل‌ و هم‌ از نظر پرسنل‌، بايد در حد قابل‌ قبولي‌ باشيد. با اين‌ حال‌ باز هم‌ لازم‌ است‌ كار چاپي‌ شما با ساير كارهاي‌ بخش‌ انتشارات‌ سازمان‌ هماهنگ‌ شود.

شايد ناچار شويد كمي‌ كار تحقيقي‌ درون‌ ـ سازماني‌ انجام‌ دهيد تا از تجهيزات‌ و تخصص‌هاي‌ موجود، مطلع‌ شويد،به‌ خصوص‌ اگر در شغل‌ فعلي‌ خود سابقة‌ آشنايي‌ با اين‌ گونه‌ كارها را نداشته‌ باشيد. لازم‌ است‌ بين‌ حداكثر استفاده‌ از امكانات‌ و پذيرش‌ بازده‌ و نصايح‌ همكاران‌، تناسبي‌ برقرار كنيد، و مطمئن‌ شويد كه‌ آن‌ چه‌ پيشنهاد شده‌ نهايتاً با اهداف‌ اوليه‌ شما، متناسب‌ است‌.

كريستين‌ گوداير² مدير خدمات‌ اطلاع‌رساني‌ «انجمن‌ كودكان»³‌، مطرح‌ كردن‌ نيازهاي‌ خود با بخش‌ طرح‌ و تبليغات‌ سازمان‌ متبوع‌ خود را بسيار مفيد يافت‌. راهنماهاي‌ قبلي‌ بدون‌ چنين‌ مساعدتي‌ ارائه‌ گرديده‌ بود، اما با نظرات‌ كارشناسانة‌ بيشتر نه‌ تنها راهنما بهتر شد بلكه‌ در اندازه‌ مناسب‌تري‌ نيز ارائه‌ گرديد. ثمره‌ آن‌، راهنماي‌ مختصري‌ است‌ كه‌ بيشتر كارمندان‌ انجمن‌ را در نظر دارد، و رئوس‌ كلي‌ خدمات‌ موجود و فهرست‌ جزئيات‌ تماس‌ كاركنان‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ را نيز شامل‌ مي‌شود. قطع‌ نهايي‌ آن‌ كمتر از آ پنج‌ و صفحه‌اي‌ است‌ كه‌ از وسط‌ تا مي‌شود، و استفاده‌ ساده‌ ولي‌ جذاب‌ آن‌ از رنگ‌ براي‌ علامت‌ شركت‌ و خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌، جلب‌ توجه‌ مي‌كند. نمونه‌ چاپ‌ سياه‌ و سفيد آن‌ در فصل‌ 9 آمده‌ است‌.

اگر قصد داريد بخش‌ عمدة‌ كار را درون‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ انجام‌ دهيد، اعم‌ از طراحي‌ يك‌ علامت‌ يا نوشتن‌ متن‌ و يا بسط‌ يك‌ بسته‌ كامپيوتري‌، بهتر است‌ قبل‌ از شروع‌ كار، حساب‌ كنيد و ببينيد كه‌ طرح‌تان‌ انجام‌شدني‌ است‌ يا خير. اگر وقفه‌اي‌ را تشخيص‌ داديد، بهتر است‌ با همكاري‌ در اداره‌ ديگر مذاكره‌ كنيد يا در صورت‌ نياز، براساس‌ قرارداد اقدام‌ به‌ خريد تخصص‌ كنيد. در مورد توليد يك‌ بسته‌ كامپيوتري‌، شايد نياز به‌ خدمات‌ يك‌ برنامه‌نويس‌ داشته‌ باشيد. شايد چنين‌ تخصصي‌ را درون‌ سازمان‌ نداشته‌ باشيد و حتي‌ اگر داريد، ممكن‌ است‌ استفاده‌ از نرم‌افزارهاي‌ موجود را سريع‌تر و مؤثرتر بدانيد، آن‌ قدر كه‌ داشتن‌ يك‌ برنامه‌نويس‌، ضرورتي‌ نداشته‌ باشد.

جز در مواردي‌ كه‌ مهارت‌ در حوزه‌هاي‌ طراحي‌ تصوير و نوشتاري‌ ثابت‌ شده‌، مواظب‌ تمايلاتي‌ كه‌ سطح‌ تخصصي‌ مورد نياز شما در اين‌ زمينه‌ها، آنها را برآورده‌ نمي‌سازد باشيد. كوت‌ (1994) پيشنهاد مي‌كند كه‌ همچون‌ نگارش‌، ويرايش‌ و تصحيح‌، كارهاي‌ متفاوتي‌ هستند كه‌ بهتر است‌ توسط‌ افراد مختلف‌ انجام‌ شود. اين‌ امر هميشه‌ ميسر نيست‌ و بهتر است‌ در يك‌ زماني‌ منطقي‌ جدا از هم‌ انجام‌ شوند. پردازش‌ لغات‌ و امكانات‌ نشر روميزي‌ در فرايند توليد، داراي‌ انعطاف‌ زيادي‌ مي‌باشند. اين‌ امكانات‌ باعث‌ صرفه‌جويي‌ در وقت‌ و تلاش‌ براي‌ ويرايش‌ و تصحيح‌ شده‌ و تنها لازم‌ است‌ تغييرات‌ آن‌ را با پيش‌نويس‌ اصلي‌ كه‌ ويرايش‌ و علامت‌گذاري‌ شده‌ تطبيق‌ دهيم‌. قبل‌ از اينكه‌ بازخواني‌ نهايي‌ انجام‌ شود. همچنان‌ كه‌ قبلاً ذكر شد، آنها دسترسي‌ به‌ طيف‌ وسيعي‌ از كاربردهاي‌ گرافيكي‌ را فراهم‌ مي‌كنند كه‌ مسلماً ايده‌هاي‌ جديدي‌ را در مورد روش‌هاي‌ ارائه‌ متون‌ و تصاوير در توليدات‌ درون‌ سازماني‌ به‌ ما مي‌دهند. مزايا و مشكلات‌ استفاده‌ از فن‌آوري‌ جديد در نگارش‌ و انتشار، بسيار كارشناسانه‌ توسط‌ درنر (1992) مطرح‌ شده‌ است‌.

اگر درصدد تهيه‌ يك‌ نسخه‌ غيرچاپي‌ از راهنماي‌ درون‌ سازماني‌ خود هستيد، بد نيست‌ از نشر روميزي‌ براي‌ امتحان‌ برخي‌ نظرات‌، استفاده‌ كنيد. مي‌توانيد نحوه‌ كار آن‌ را براي‌ سازماندهي‌ محتوا و گسترش‌ اجزاي‌ تعليم‌/تعلم‌ ببينيد. مي‌توانيد از چند بخش‌، ماكتي‌ ساخته‌ و با داوطلبان‌ علاقمند، آزمايش‌ كنيد. همچنين‌ مي‌توانيد از تاثيرات‌ ديداري‌ ايده‌هايي‌ بگيريد به‌ طوري‌ كه‌ در انتخاب‌ نهايي‌ صفحه‌آرايي‌ و سبك‌ نگارش‌ به‌ شما كمك‌ كند. فن‌آوري‌ اطلاعات‌ براي‌ تبليغ‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ فرصت‌هايي‌ را فراهم‌ مي‌كند و ديگر نيازي‌ به‌ طراحي‌ يك‌ برنامة‌ كامپيوتري‌ پيشرفته‌ يا طولاني‌، براي‌ راهنمايي‌ كاربران‌ خدمات‌ نخواهد بود. در واقع‌ مي‌توانيد اين‌ كار را به‌ راحتي‌ مثلاً با استفاده‌ از خدمات‌ شبكه‌ جهاني‌ يا سي‌دي‌رام‌هاي‌ موجود در اكثر مراكز خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ به‌ عنوان‌ شالوده‌اي‌ براي‌ راهنماي‌ خود انجام‌ دهيد. اكثر اين‌ها فهرست‌گرا هستند و كاربر را با آن‌ چه‌ موجود است‌ پيش‌ مي‌برند. براي‌ هماهنگ‌ كردن‌ اين‌ها به‌ عنوان‌ قسمتي‌ از راهنماي‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌، دو راه‌ وجود دارد، يكي‌ تهيه‌ راهنما روي‌ صفحه‌ نمايش‌ با استفاده‌ از نرم‌افزارهاي‌ تبليغاتي‌، و ديگري‌ تهيه‌ يك‌ راهنماي‌ چاپي‌ مختصر است‌ كه‌ داراي‌ عنوان‌بندي‌ و دستورالعمل‌هايي‌ براي‌ هر يك‌ از خدمات‌ شبكه‌ باشد. به‌ اين‌ طريق‌ مي‌توانيد با صرفه‌جويي‌ در زمان‌، از تمامي‌ مزاياي‌ طيف‌ وسيع‌ توليداتي‌ كه‌ بر فن‌آوري‌ اطلاعات‌ متكي‌ هستند، براي‌ نشان‌ دادن‌ خدمات‌ خود، استفاده‌ كنيد.

همانطور كه‌ مكي‌ كي‌ (1990) درباره‌ توجه‌ به‌ نقش‌ فن‌آوري‌ اطلاعات‌ در روابط‌ عمومي‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ بيان‌ مي‌كند، «فن‌ آوري‌ اطلاعات‌ در موارد زير كمك‌ مي‌كند: بهره‌وري‌ و مقرون‌ به‌ صرفه‌ بودن‌، ارائه‌ و بهبود خدمات‌، تغيير نگرش‌ مشتري‌ و
كنار گذاشتن‌ تصورات‌ خويش‌». بنابراين‌ اگر ما از فن‌آوري‌ اطلاعات‌ به‌ عنوان‌ قسمتي‌ از راهنماي‌ خود در خدمات‌ استفاده‌ كنيم‌، در آن‌ صورت‌ كار ما چيزي‌ فراتر از تهيه‌ صرف‌ اطلاعات‌ دربارة‌ يك‌ منبع‌ خاص‌ اطلاعات‌ خواهد بود. ما چيزي‌ فراتر از توجه‌گذاري‌ كاربران‌ را انتظار داريم‌؛ و آنها طالب‌ بدست‌ آوردن‌ درك‌ بهتر از طيف‌ وسيع‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ و راههاي‌ تهيه‌ اين‌ خدمات‌، هستند.

8.  نتايج‌

ارزيابي‌ راهنماي‌ شما

هر اندازه‌ كه‌ راهنماي‌ خود را موفق‌ بدانيد، ولي‌ همواره‌ نياز براي‌ يك‌ ارزيابي‌ عيني‌ وجود دارد. قبل‌ از ارائه‌ آن‌ به‌ بازار، با تعدادي‌ از كاربران‌ بالقوه‌ چند بازار پژوهي‌ انجام‌ دهيد:

سعي‌ كنيد سوالات‌ زير را پاسخ‌ دهيد:

• آيا راهنما در جهت‌ اهداف‌ بيان‌ شده‌ است‌؟ (براي‌ ارزيابي‌ اين‌ قسمت‌ لازم‌ است‌ هدف‌ بطور واضح‌ بيان‌ شود.)

• آيا دامنة‌ موضوعي‌ آن‌ جامع‌ و با نياز كاربر نهايي‌ مورد نظر مرتبط‌ است‌؟ يا خلاءهايي‌ در آن‌ هست‌؟

• در صورت‌ وجود خلاء اين‌ خلاءها چه‌ هستند و چگونه‌ مي‌توان‌ به‌ بهترين‌ نحو آن‌ را پر كرد؟

• آيا مي‌توان‌ چيزي‌ را به‌ طور انتخابي‌ حذف‌ كرد و يا به‌ طور خلاصه‌ ارائه‌ نمود و در ضمن‌ نياز كاربر هم‌ برآورده‌ شود؟ اگر چنين‌ هست‌، چه‌ قسمتي‌ و چگونه‌؟

• آيا قابل‌ حمل‌ است‌، به‌ اين‌ معنا كه‌ مي‌توان‌ آن‌ را به‌ انتخاب‌ كاربر براي‌ مشاوره‌ به‌ جاي‌ ديگري‌ برد؟

• اگر راهنماي‌ شما بخشي‌ از يك‌ مجموعه‌ است‌، آيا هر راهنما به‌ تنهايي‌ رساست‌ و مي‌تواند مستقل‌ از بقية‌ قسمت‌ها كار مشاوره‌ را انجام‌ دهد؟

• آيا از نظر قالب‌، مناسب‌ترين‌ و راحت‌ترين‌ نوع‌ راهنما براي‌ كاربر هست‌؟

• اگر راهنما از نوع‌ غيرچاپي‌ است‌، آيا كاربران‌ قادر خواهند بود كه‌ به‌ آساني‌ بخش‌هايي‌ از آن‌ را كه‌ بيشتر مورد نظرشان‌ است‌ پيدا كرده‌ و انتخاب‌ كنند؟

• مدت‌ زمان‌ در نظر گرفته‌ شده‌ براي‌ كاربران‌ مناسب‌ است‌؟ اگر نه‌، چطور مي‌توان‌ آن‌ را اصلاح‌ كرد؟

• آيا براي‌ دسترسي‌ به‌ محتواي‌ آن‌، تجهيزات‌ خاصي‌ را لازم‌ دارد؟

• در كل‌ نحوه‌ ارائه‌ آن‌ از لحاظ‌ ديداري‌، جذابيت‌ دارد؟ براي‌ مثال‌ در مورد رنگ‌، شكل‌، قالب‌، حروف‌ چاپي‌؟

• آيا سبك‌ نگارش‌ و زبان‌ آن‌ براي‌ گروه‌ كاربر مورد نظر مناسب‌ است‌؟ براي‌ مثال‌ از نظر درجه‌ رسميت‌ جملات‌، سطح‌، اصطلاحات‌ تخصصي‌.

• انتخاب‌ سبك‌ نگارش‌ و زبان‌ آن‌، براي‌ خواندن‌ جالب‌ است‌؟

• از همه‌ مهمتر، آيا صريح‌ است‌؟

 نكات‌ مهم‌

براي‌ تهيه‌ يك‌ راهنماي‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌، لازم‌ نيست‌ هزينه‌اي‌ سنگين‌ بپردازيد. همانگونه‌ كه‌ نشان‌ داده‌ شد، راههاي‌ گوناگوني‌ براي‌ انجام‌ اين‌ كار وجود دارد كه‌ همگي‌ موفقيت‌آميز بوده‌اند. در صورت‌ انتخاب‌ و دسترسي‌ به‌تخصص‌ داخلي‌ يا خارجي‌، اختلاف‌ فاحشي‌ در هزينه‌ و زمان‌ لازم‌، ايجاد مي‌شود.

• آنچه‌ بايد به‌ خاطر داشته‌ باشيد اين‌ است‌ كه‌ هر چيزي‌ را كه‌ در راهنماي‌ خود قيد مي‌كنيد بايد با خدمات‌ ارائه‌ شده‌ همخواني‌ داشته‌ باشد. در اين‌ مورد، انتظاراتي‌ را كه‌ به‌ رفتار و نگرش‌ كاركنان‌ و نيز امكانات‌ مربوط‌ مي‌شود را تعيين‌ خواهيد كرد.

• كاركنان‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ را درگير كار كرده‌ و از دانش‌ و مهارت‌هاي‌ آنان‌ استفادة‌ معقول‌ به‌ عمل‌ آوريد، و آنها را از بدو كار به‌ مشاركت‌ صحيح‌ تشويق‌ كنيد به‌ نحوي‌ كه‌ زمان‌ ارائة‌ توليد نهايي‌، بتوانند موفقيت‌ واقعي‌ را احساس‌ كنند.

• همگام‌ با فن‌آوري‌ نوين‌ پيش‌ برويد و از نرم‌افزار خود حداكثر استفاده‌ را به‌ عمل‌ آوريد حتي‌ بسته‌هاي‌ واژه‌پردازي‌ ساده‌ امكانات‌ گرافيكي‌ دارند، بنابراين‌ سعي‌ كنيد كه‌ راهنماي‌ شما به‌طور كامل‌ مورد بررسي‌ قرار گيرد.

• راهنماي‌ شما بايد ظاهري‌ حرفه‌اي‌ داشته‌ باشد، بنابراين‌ به‌ طرح‌ها و نظرات‌ مختلف‌ كاملاً توجه‌ كنيد.

• راههاي‌ ممكن‌ ديگري‌ را براي‌ توليد راهنما، با در نظر گرفتن‌ هدف‌، سبك‌ نگارش‌، قيمت‌، اعتبار و مناسبت‌ آن‌ براي‌ كار، مورد ارزيابي‌ قرار دهيد.

• مرتباً راهنماي‌ خود را هم‌ از نظر محتوا و هم‌ سبك‌ نگارش‌ بازبيني‌ و روزآمد كنيد و از هر فرصتي‌ به‌ منظور تجديدنظر در اثربخشي‌ راهنما براي‌ تبليغ‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌، بهره‌ ببريد

9. مثال‌هاي‌ منتخب‌ از اشكال‌ جالب‌

پيش‌ از اين‌ كه‌ اين‌ راهنما را تنظيم‌ كنيم‌، به‌ منظور ديدن‌ نمونه‌هايي‌ از راهنماهاي‌ موجود درخواستي‌ كلي‌ براي‌ تمام‌ مراكز خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ فرستادم‌. از پاسخ‌ و اشتياق‌ زياد، تعجب‌ كردم‌. بيش‌ از 250 نمونه‌ به‌ علاوه‌ تعدادي‌ نامه‌هاي‌ جالب‌ درباره‌ پيشرفت‌هايي‌ در اين‌ زمينه‌، دريافت‌ نمودم‌.

از بين‌ راهنماهاي‌ متعدد و در اشكال‌ و اندازه‌هاي‌ گوناگون‌، از جمله‌ چاپي‌ و الكترونيكي‌ تنها امكان‌ انتخاب‌ چند نمونه‌ براي‌ تكثير وجود داشت‌ و چند نمونه‌ ديگر نيز براي‌ تشريح‌ برخي‌ نكات‌ خاص‌ در متن‌، قابل‌ استفاده‌ بود.

طرح‌ جلد

كتابخانه‌ اطلاعات‌ تجاري‌ «سازمان‌ جهانگردي‌ انگليس‌» براي‌ راهنماي‌ كوتاه‌ خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ خود جلد جالبي‌ تهيه‌ كرده‌، كه‌ با حروف‌ برجسته‌ سياه‌ در زمينه‌ سفيد نوشته‌ شده‌ است‌ و خواننده‌ حتي‌ قبل‌ از اين‌ كه‌ به‌ داخل‌ دفترچه‌ راهنما نگاه‌ كند مي‌تواند فهرست‌ موضوعات‌ ارائه‌ شده‌ را ببيند. موضوعهاي‌ اصلي‌ به‌ عنوان‌ عناوين‌ روي‌ شيرازه‌ كتابها، در طرح‌ نوشته‌ مي‌شوند. تصويري‌ ساده‌ است‌ كه‌ پيام‌ واضحي‌ را مي‌فرستد و شيوه‌اي‌ را كه‌ تصاوير مي‌توانند ارتباطات‌ را بهتر كنند، نشان‌ مي‌دهد.

استفاده‌ از علائم‌

راهنماي‌ بخش‌ خدمات‌ اطلاع‌رساني‌ «انجمن‌ كودكان‌»، نتيجة‌ مشاوره‌ با قسمت‌ طراحي‌ و تبليغات‌ درون‌ سازمان‌ بود كه‌ بي‌ نهايت‌ سودمند مي‌نمود. راهنماهاي‌ قبلي‌ بدون‌ چنين‌ مساعدتي‌ تهيه‌ شده‌ بود ولي‌ با نظرات‌ كارشناسي‌ بيشتر، نه‌ تنها بهتر شد بلكه‌ در اندازه‌ نيز معقول‌تر گرديد. اين‌ راهنما بيشتر براي‌ اعضاي‌ انجمن‌ است‌. كپي‌ سياه‌ و سفيد اين‌ راهنما نشان‌دهندة‌ ظرافت‌هاي‌ آن‌ نيست‌، در اين‌ راهنما از رنگها بخوبي‌ استفاده‌ شده‌ است‌ و صرفاً با اضافه‌ كردن‌ رنگ‌ زرد به‌ علائم‌ اطلاعاتي‌، يعني‌ كتاب‌هايي‌ كه‌ در قسمت‌ انتهايي‌ طرفين‌ برگه‌ قرار دارند و همچنين‌ با به‌ كار بردن‌ حرف‌ « i » براي‌ اطلاعات¹¹⁹ همين‌طور آرم‌ سازمان‌ مادر را خيلي‌ زيبا ضميمه‌ كرده‌ است‌.

استفاده‌ هر چه‌ بيشتر از منابع‌ و راهنماهاي‌ الكترونيكي‌

خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ دانشگاه‌ هريت‌ - وات‌ خدمات‌ و راهنماهاي‌ غيرچاپي‌ خود را با يك‌ دفترچه‌ راهنماي‌ چاپي‌ ساده‌، تبليغ‌ مي‌كند. اين‌ راهنما كه‌ با عنوان‌ «كتابخانه‌ واقعي‌ شما» روي‌ كاغذ رنگي‌ تهيه‌ شده‌ است‌ تركيب‌ جالبي‌ از تصوير و متن‌ را
به‌ كار برده‌ است‌. اين‌ راهنما روي‌ يك‌ طرف‌ كاغذ آ چهار فهرست‌ منابع‌ الكترونيكي‌ و در طرف‌ ديگر تمام‌ اطلاعات‌ موجود خدمات‌ كتابداري‌ و اطلاع‌رساني‌ را روي‌ سايت‌ اينترنت‌ دانشگاه‌ هريت‌ - وات‌، نشان‌ مي‌دهد.

راهنماي‌ جالب‌ كامپيوتري‌ ديگر توسط‌ كتابخانة‌ مركزي‌ و دفتر اسناد ادارة‌ بين‌المللي‌ كار منتشر شده‌ است‌، كه‌ در آن‌ نحوه‌ برخورد «سازمان‌ بين‌المللي‌ كار» را با نيازهاي‌ اطلاعاتي‌ كاربران‌ بيان‌ مي‌كند. اين‌ راهنما كه‌ با استفاده‌ از نرم‌افزار گرافيكي‌ «هاروارد» تهيه‌ شده‌ است‌، كاربران‌ را قدم‌ به‌ قدم‌ با موضوعات‌ راهنما و منابع‌ اطلاعاتي‌ موجود آشنا مي‌كند. دستورالعمل‌هاي‌ روشني‌ نيز براي‌ دسترسي‌ به‌ هر نوع‌ منابع‌، مانند كتاب‌ها و ماهنامه‌ها پايگاههاي‌ اطلاعاتي‌ سي‌دي‌رام‌، وجود دارد. ارائه‌ آن‌ جالب‌ است‌ و از نكات‌ تاكيدي‌ و تصاوير ساده‌ بخوبي‌ استفاده‌ كرده‌ است‌. راهنما به‌ سه‌ زبان‌ انگليسي‌، فرانسه‌ و اسپانيايي‌ است‌. سه‌ صفحه‌ از اين‌ راهنما را بعنوان‌ نمونه‌ و به‌ همان‌ شكل‌ كه‌ روي‌ صفحه‌ نمايش‌ ظاهر مي‌شود، در اينجا چاپ‌ كرده‌ايم‌، تا وضوع‌ اطلاع‌رساني‌ آن‌ را به‌ شمار نشان‌ دهيم‌.

مثال‌هايي‌ كه‌ شرح‌ آنها رفت‌ و در صفحات‌ بعد چاپ‌ شده‌اند، با اجازه‌ از سازمانهاي‌ مربوطه‌ تكثير شده‌ است‌.

By kind permission of the British Tourist Authority

Reproduced by kind permission of the Children’s Society

	Reproduced by kind permission of the Children Society

	By kind permission of Heriot Watt University

	By kind permission of International Labour Organization

	By kind permission of International Labour Organization

	By kind permission of International Labour Organization

10. براي‌ مطالعه‌ بيشتر

S 5261C:1976 (1976). Marks for copy preparation and proof correcion. London: British Standards Institution.

Coote, H (1994). How to market your library service effectively. London: Aslib.

Dorner, J (1992). Writing on disk: An A-Z handbook of terms, tips and techniques for authors and publishers. Stevenage: John Taylor Book Ventures

Dumaine, D (1989) Write to the top: writing for corporate success. NY: Random House

Dummett, M (1993) Grammer and style. London: Duckworth

Gunning, R (1994) How to take the fog out of business writing. USA: Dartnell

Hamilton, A (1989) Writing matters. London: RIBA Publications .

Hamilton, F (1990) Infopromotion. Aldershot: Gower

Lett, B (1990) Training for marketing and public relations in libraries. Chapter in Handbook of library training practice Vol.2. edited by prytherch, R. Aldershot: Gower

McKee, B (1990) New technology and the PR challenge for libraries. Proceedings of the 1989 PPRG weekend school, edited by Coleman, D & Pyle, J. Sheffield: Publicity & Public Relations Group of the Library Association

Marshall, J & Macdonald, F editors (1994) Questions of English. Oxford: OUP

Pyle, J & Harrington, S (1988) Making leaflets work: the librarian's guide to effective publicity. Sheffield: Publicity & Public Relations Group of the Library Association

Sadgrove, K (1991) Writing to sell: the complete guide to copywriting for business. London: Robert Hale

Svinicki, M & Schwartz, B A (1988) Designing instruction for library users: a practical guide. NY: Marcel Dekker

Webb,SP(1988)Creatingan  information  service,2ndedition.  London:  Aslib

Webb, S P (1994) Making a charge for library and information services. London: Aslib

Webb, S P (1991) Personal development in information work, 2nd edition. London: Aslib

6. سازمان ها و نشانی ها

1. For information on the Library Association/T C Farries P R awards:
Contact: Lorna Maitland (PR Awards)
T J Farries & Co. Ltd.
Library supplier of books and multimedia
Irongrary Road
Lochside
Dumfries DG2 OLH
Tel: 01387-720755

2. To obtain a copy of the Equality Style Guide:
Contact: National Union of Journalists Equality Council
314-320 Grays Inn Road
London WC1X 8DP
Tel: 0171-278 7916

3. For Details of the Publicity and Public Relations Group of the Library Association:
Contact: Linda Farnworth
Honorary Secretary
118 Springmeadow
Clayton-Le-Woods
Leyland
Lancs PR5 2LY
Tel: 01772-39775

4. General information, consultancy and training:
Aslib, The Association for Information Management
Information House
20-24 Old Street
London EC1V 9AP
Tel: 0171 253 4488
Although Aslib has no formal PR subject interest group, it has Considerable interest in this area and can advice through its consultancy, information and training departments.

Preparing a Guide to your

Library and Information Service

Sylvia P. Webb

Translated by: Maryam Khosravi

Iranian Information & Documentation Center

(IRANDOC)

Tehran-2001

¹ Association of Special Libraries and Information Bureax: ASLIB

1. Rudyard Kipling(1865-1936) نويسنده انگليسي.-م.

1. براي ارجاعات نگاه كنيد به آخر كتاب. –م.

2. TC Farries Public Relations & Publicity Awards.

3. Library Association

1. Heriot-Watt University

1. The fog index

1. Janathan swift (1667-1745) طنز نويس بزرگ انگليسي.-م

2. Letter to a young Cleryman

1. Ezra Loomis Pound (1885-1972) شاعر آمريكايي.-م.

2. How to Read

1. National Union Journalists (NUJ)

1. Commonwealth Development Corporation's Library and information Center (CLIC)

1. British Towrist Authority

1. Clip-art 2. Corel

1. Corel Draw.5

1. The department for Education's Information Bureau and
Library (DFE ILB)

1. Sheila Corall 2. (Aston University)

3. Multimedia

1. Internasional Labour Organization (ILO)

2. Geneva

1. CD-ROM

1. The University of Paisley

1. Desk Top Publishing (DTP) 2. Christine Goodair

3. The Children's Society

1. Information