به‌ نام ناظم هستی

مبانی و الگوی

ذخیره و سازماندهی اطلاعات

پروژه‌های فنی و عمرانی

تألیف:

مریم نظری

فرهاد شیرانی

سرشناسه	: نظری، مریم، 1355-

عنوان و پدیدآور	: مبانی و الگوی ذخیره و سازماندهی اطلاعات پروژه‌های فنی و عمرانی كشور / تألیف مریم نظری و فرهاد شیرانی.

مشخصات نشر	: تهران: پژوهشگاه اطلاعات و مدارک علمی ایران؛ چاپار، 1388.

مشخصات ظاهری	: 125 ص.: جدول.

شابك	: 978-964-7519-62-5

وضعیت فهرست نویسی	: فیپا.

یادداشت	: كتابنامه: ص. 99-100.

موضوع	: ذخیره و بازیابی اطلاعات ـ تكنولوژی.

موضوع	: فهرستنویسی متون فنی.

شناسه افزوده	: شیرانی، فرهاد، 1345-

شناسه افزوده	: پژوهشگاه اطلاعات و مدارك علمی ایران.

رده‌بندی كنگره	: 1388   2م9ش/699Z

رده‌بندی دیویی	: 04/025

شماره كتابخانه ملی	: 1870387

تهران: 66494980-88899680 - 09121960214

مبانی و الگوی ذخیره و سازماندهی اطلاعات پروژه‌های فنی و عمرانی

مریم نظری maryamnazari76@gmail.com

فرهاد شیرانی shirani@irandoc.ac.ir

چاپ اول، 1390

شمارگان: 1250 نسخه

صفحه‌آرایی: علم‌روز

ناظر فنی چاپ: مریم تفضلی

چاپ و صفحه آرایی: آرین

حق هرگونه چاپ و انتشار محفوظ است.

قیمت: 2500 تومان

این کتاب از سلسله انتشارات پژوهشگاه علو و فناوری اطلاعات است که با همکاری نشر چاپار منشرشده است.

تقدیم به:

بزرگ آموزگاران زندگیم،

پدر و مادرم

 كه وجودم وامدارشان است

- مریم نظری

تقدیم به:

پدرم عباس؛

مادرم مهرانگیز؛

آنان که دوستم دارند و پرواز را به من آموخته‌اند

- فرهاد شیرانی

پیشگفتار

اجرای هر طرح عمرانی منجر به تولید مداركی می‌شود كه عموماً نقشه، پلان، شیت و به طور كلی طراحی یا drawing خوانده می‌شوند و در واقع به عنوان فرآوردهای دانشی حاصل از طرح‌های عمرانی و منابع ارزشمند اطلاعات هر كشوری به حساب می‌آیند. این گروه از منابع اطلاعات نیز مانند دیگر منابع اطلاعات زمانی موجودیت‌هایی ارزشمند محسوب می‌شوند كه امكان دسترسی و بهره‌گیری مؤثر از آنها وجود داشته باشد. به عبارت روشنتر به نحوی مناسب سازماندهی شده باشند به‌طوری‌كه بتوان به جایابی، بازیابی و استفاده مؤثر از آنها مبادرت ورزید.

نبود سیستمی نظام‌مند برای سازماندهی این گروه از منابع اطلاعات در كشور و در نتیجه نبود امكان دسترسی و استفاده مؤثر از این سرمایه‌ها انگیزه‌ای برای تهیه و تدوین این اثر را شکل دادند. برای این منظور پس از مطالعه مبانی نظری و بررسی برخی از شیوه‌ها، اصول و استانداردهای سازماندهی منابع اطلاعات، استاندارد بین‌المللی مارك 21 و فرمت ایران مارك، الگویی برای ذخیره‌سازی و سازماندهی اطلاعات پروژه‌ها و طراحی‌های پروژه‌های فنی و عمرانی كشور مبتنی بر استاندارد مارك 21 و فرمت ایران مارك ارائه شده است. این الگو به گونه‌ای طراحی شده است كه بتوان با صرف حداقل زمان و تخصص به ذخیره‌سازی و سازماندهی این گروه از منابع اطلاعات پرداخت و به گونه‌ای مؤثر به جایابی و بازیابی اطلاعات طراحی‌ها مبادرت ورزید.

این كتاب به عنوان اولین الگوی منسجم ذخیره و سازماندهی طراحی‌ها و مدارکِ مربوط به پروژه‌های فنی و عمرانی کشور، امكان ذخیره، سازماندهی، و روزآوری اطلاعات این دسته از منابع اطلاعات در کشور را در قالبی یکدست فراهم می‌آورد و از این طریق از اتلاف زمان و هزینه‌ای که عمدتاً صرف اجرای پروژه‌های فنی و عمرانی تکراری یا طراحی مجدد برخی از طراحی‌ها و مدارک چنین پروژه هایی می‌گردد پیشگیری می‌نماید. در مجموع مطالب مندرج در این کتاب در قالب سه فصل و یك پیوست به این شرح تنظیم شده‌اند:

•فصل اول: مقدمه ـ این بخش به ارائه كلیاتی در خصوص ضرورت، اهمیت، کارکرد و شیوه تدوین این الگو می‌پردازد.

•فصل دوم: مبانی و استانداردهای ذخیره و سازماندهی منابع اطلاعات ـ این بخش پس از ارائه كلیاتی در خصوص مفاهیم، تاریخچه، و استانداردها و اصول سازماندهی، به معرفی فرمت ذخیره‌سازی استاندارد مارك 21 كتابخانه كنگره، ایران مارك، و برخی از استانداردها و قواعد مربوط به ذخیره و سازماندهی اطلاعات مربوط به اطلاعات طراحی‌های حاصل از اجرای پروژه‌های فنی و عمرانی می‌پردازد.

•فصل سوم: الگوی سازماندهی اطلاعات طراحی‌های پروژه‌های فنی و عمرانی کشور ـ در این بخش فرمت پیشنهادی برای ذخیره و سازماندهی اطلاعات مربوط به طراحی‌های پروژه‌های فنی و عمرانی كشور به تفصیل ارائه شده است.

•پیوست: با عنوان «راهنمای موضوع‌ها و طبقه‌بندی طراحی‌ها» ـ راهنمای تفصیلی‌ای در این زمینه را به خوانندگان عرضه می‌کند.

هر چند این اثر را می‌توان به عنوان اولین اثر ساخت‌‌یافته در زمینه چگونگی سازماندهی اطلاعات طراحی‌ها و مدارکِ پروژه‌های فنی و عمرانی کشور به حساب آورد، لیکن بدون شک فارغ از کاستی نبوده و تبدیل آن به اثری بی‌نقص و کارآمد مستلزم فرایندی تدریجی و تکاملی مشتمل بر استفاده عملی این اثر، دریافت بازخورد و نظرات و پیشنهادات صاحبنظران این حوزه از دانش است. مؤلفان این اثر مشتاق دریافت چنین نظرات و بازخوردهایی هستند.

مریم نظری

فرهاد شیرانی

بهمن‌ماه 1389

بخش اول

مقدمه

1. ضرورت داشتن یك الگوی سازماندهی برای نقشه‌های فنی و عمرانی

بر همگان هویداست كه اطلاعات مادامی موجودیت‌هایی ارزشمند تلقی می‌شوند كه مورد بهره‌برداری و استفاده مؤثر قرار گیرند و این امر نیز زمانی تحقق می‌یابد كه اطلاعات به شیوه‌ای مناسب سازماندهی و طبقه‌بندی شده باشند. موضوع سازماندهی و دسترسی به اطلاعات مناسب به ویژه پس از جنگ جهانی دوم كه با ظهور فناوری‌های نوین اطلاعات و ارتباطات و به تبع آن رشد اطلاعات، ظهور قالبهای جدید اطلاعاتی مانند دیجیتالی، و متنوع شدن كانال‌های دسترسی به اطلاعات همگام بود، از اهمیت حیاتی برخوردار شد.

شكل‌گیری سیستم‌های طبقه‌بندی دانش و علوم مانند سیستم طبقه‌بندی كتابخانه كنگره امریكا، سیستم دهدهی دیویی، ارائه فرمت‌هایی برای ذخیره و سازماندهی اطلاعات مانند مارك، و كاربرگه‌های مربوط به ذخیره منابع مختلف اطلاعات در كتابخانه‌های جهان، انتشار اصول و راهنماهای مربوط به فهرستنویسی و رده‌بندی انواع منابع اطلاعات مانند قواعد فهرستنویسی انگلو امریكن و مواردی از این دست همگی نمایانگر پاسخ‌هایی بودند كه از سوی كتابخانه‌ها و مراكز اطلاعات برای رفع نیاز به سازماندهی و نظم‌‌دهی به منابع اطلاعات و ایجاد امكان دسترسی مؤثر و مطلوب كاربران اطلاعات به انواع منابع اطلاعات ارائه شد.

هرچند راهنماها، استانداردها، و قواعد طراحی شده برای سازماندهی اطلاعات تمام اشكال منابع اطلاعات شامل منابع چاپی و غیرچاپی و انواع منابع اطلاعات شامل منابع كتابی و غیركتابی را پوشش می‌دهند لیكن به دلیل شرایط خاص حاكم بر هر كشور مانند زبان، ادبیات، فرهنگ و در مجموع تفاوت زمینه‌ها (contexts) بهره‌وری كامل و مؤثر از این منابع مستلزم اعمال تغییراتی در ابزارهای سازماندهی اطلاعات است به طوری‌كه امكان بهره‌برداری از آنها متناسب با نیازهای خاص هر كشور فراهم آید.

علیرغم وجود چنین روندی در زمینه سازماندهی منابع اطلاعات در اكثر كشورهای جهان، همچنان كشور ما با كاستی‌ها و نابسامانی‌هایی روبروست كه بدون استفاده ماندن بسیاری از منابع غنی اطلاعات در كشور را به دنبال داشته است. این امر به ویژه برای منابع غیركتابی مانند گزارش‌های فنی، نقشه‌های فنی و عمرانی و به طور كلی فراورده‌های دانشی حاصل از پروژه‌های فنی و عمرانی كشور بیش از سایر منابع محسوس و غیرقابل چشم‌پوشی است. مروری بر منابع و متون موجود در زمینه سازماندهی این فرآورده‌های غنی اطلاعاتی حكایت از آن دارد كه تقریباً هیچ تلاش سازمان یافته‌ای برای این مهم در كشور صورت نپذیرفته است و به همین دلیل همچنان شاهد دوباره‌ و چندباره‌كاری‌ها و اتلاف هزینه، نیروی انسانی، زمانی هستیم كه دقیقاً به دلیل نبود شیوه‌ای نظام‌مند برای سازماندهی، ذخیره و به تبع آن نبود بازیابی مؤثر این گروه از منابع ارزشمند اطلاعات است.

2. سهم این اثر در سازماندهی نقشه‌های فنی و عمرانی

این اثر تلاش می‌كند كه با یافتن پاسخی برای پرسش‌های زیر دست‌اندركاران امر ذخیره و سازماندهی پلان‌ها، نقشه‌ها، طراحی‌ها و سایر مستندات مربوط به پروژه‌های فنی و عمرانی كشور ـ كه از این پس طراحی‌ها خوانده می‌شوند ـ را با الگویی عملی برای ذخیره و سازماندهی این مدارك به شیوه‌ای استاندارد و عملی مهیا سازد و از این طریق امر جستجو، جایابی و بازیابی این منابع را برای كاربران این گروه از منابع اطلاعاتی تسهیل نماید:

•فرمت دروندهی و ذخیره اطلاعات مربوط به طراحی‌های حاصل از اجرای پروژه‌های فنی و عمرانی كشور چگونه باید باشد به‌طوری‌كه بتوان مستندات مربوط به هر پروژه را را با سهوات و به انحاء مختلف بازیابی كرد؟

•این فرمت دربرگیرنده چه اجزا و عناصری (فیلدهایی) و هر عنصر (فیلد) حاوی چه اطلاعاتی باید باشد؟

در واقع این الگو به ارائه فرمتی برای ذخیره و سازماندهی اطلاعات طراحی‌های ـ شامل نقشه، پلان، و سایر شیت‌های طراحی ـ حاصل از اجرای پروژه‌های فنی و عمرانی كشور می‌پردازد به گونه‌ای كه:

1. با صرف كمترین زمان و تخصص امكان دروندهی اطلاعات طراحی‌ها مربوط به هر طرح فنی و عمرانی را فراهم آورد.

2. بیشترین یكدستی را در سازماندهی اطلاعات ایجاد كند.

3. امكان جایابی و بازیابی مؤثر اطلاعات را به كمك نقاط مختلف بازیابی فراهم آورد.

4. امكان روزآوری ـ شامل حذف، اضافه، و ویرایش ـ اطلاعات مربوط به طراحی‌های مربوط به هر طرح را به سهولت فراهم آورد.

بدین منظور برای دستیابی هر یك از هدف‌های یاد شده ملاحظات زیر درنظر گرفته شدند:

برای دستیابی به هدف اول: صرف كمترین زمان و تخصص برای دروندهی داده‌ها

فرمت دروندهی داده‌ها به گونه‌ای طراحی شد كه به جای اطلاعات مربوط به هر شیت از یك مجموعه طراحی به صورت جداگانه، دروندهی به گونه‌ای متمركز برای طراحی‌های مربوط به هر طرح فنی عمرانی صورت پذیرد و به این ترتیب از دروندهی اطلاعات تكراری مربوط به آنها (مانند اقلام ثابت مربوط به تمام شیت‌ها مانند نام سازمان مجری، كارفرما، نام پروژه و ... ) جلوگیری شود. به این ترتیب هر ركورد شامل اطلاعات مربوط به یك طرح فنی عمرانی و طراحی‌های مربوط به آن می‌شود.

برای امكان بهره‌گیری از این فرمت با كمترین تخصص نیز تا حد ممكن سعی شده است كه تمهیدی فراهم شود تا به جای دروندهی داده‌های مربوطه، گزینه‌هایی ثابت و مشخص مانند تهیه فهرستی از اسامی پروژه‌ها، موضوع‌های مختلف طراحی‌ها و ... تعیین شوند به‌طوری‌كه فرد مسئول دروندهی داده‌ها به راحتی بتواند به انتخاب گزینه مناسب بپردازد. برای این منظور سعی شده است تا حد ممكن با مطالعه استانداردها و منابع موجود این گزینه‌ها مشخص شوند. برای مواردی كه احتمالاً در گزینه‌های تعیین شده گنجانده نمی‌شوند نیز گزینه «سایر» درنظرگرفته شد.

علاوه بر این، برای مواردی مانند اسامی شركت‌ها، سازمان‌ها، مجریان، كارفرمایان و ... بانك‌های اطلاعاتی طراحی شد كه به كمك آنها نیز امكان انتخاب فراهم می‌آید.

همچنین با طراحی كاربرگه‌هایی ـ تا حد ممكن ـ مشابه فرمت موجود در پایگاه اطلاعات مربوطه، امكان انتقال اطلاعات مندرج در كاربرگه‌ها به پایگاه با سهولت و با داشتن كمترین تخصص مهیا شد.

برای دستیابی به هدف دوم: ایجاد بیشترین یكدستی در
سازماندهی اطلاعات

بهره‌گیری از مكانیزم‌های یاد شده ـ یعنی ایجاد امكان انتخاب گزینه مناسب به جای حروفچینی، طراحی و درج بانك‌های مختلف اطلاعات برای اسامی، موضوع‌ها، و ... در همگی منجر به پدیده‌ای به نام یكدستی می‌شوند و این دقیقاً همان چیزی است كه هدف دوم آن را دنبال می‌كرد.

برای دستیابی به هدف سوم: ایجاد امكان جایابی و بازیابی مؤثر اطلاعات به كمك نقاط مختلف بازیابی

برای این منظور امكان اجرای جستجوهای مختلف براساس نقاط مختلف بازیابی محل نگهداری، پدیدآورنده(گان)، موضوع‌ها، عناوین و ... فراهم آمده است. علاوه بر این برای افزایش امكان بازیابی و پیشگیری از ریزش كاذب (بازیابی موارد غیرمرتبط) نیز امكان جستجو در بانك‌های واژگان مختلف مانند موضوع، مكان، و ... توسط كاربران فراهم آمده است. این بانك‌ها در واقع دربرگیرنده همان اطلاعاتی هستند كه در زمان دروندهی داده‌ها توسط فرد مسئول دروندهی داده‌ها تیز مورداستفاده قرار می‌گیرند.

برای دستیابی به هدف چهارم: ایجاد امكان روزآوری ـ شامل حذف، اضافه، و ویرایش ـ اطلاعات طراحی‌ها

از آنجا كه همواره طرح‌هایی در دست اجرا وجود دارد، بنابراین همچنان تولید طراحی‌هایی برای این گروه از طرح‌ها ادامه دارد و از این‌رو ایجاد امكان حذف، اضافه و ویرایش ـ البته به شیوه‌ای آسان و روشن و بدون نیاز به دروندهی اطلاعات تكراری مانند پروژه و ... ـ همواره از ملاحظات ویژه سازماندهی این گروه از منابع اطلاعات محسوب می‌شود. برای تسهیل این امر علاوه بر درج گزینه‌های ویرایش و جستجو برای یافتن ركورد(های) موردنظر، برای درج موارد جدید امكان اضافه كردن موارد جدید به موجودی ـ با ایجاد امكان باز كردن صفحه‌ای جدید در هر شیت در صفحه اصلی اطلاعات پروژه ـ ایجاد شده است.

بنابراین این اثر می‌تواند به عنوان فرمتی برای ذخیره‌سازی و سازماندهی طراحی‌های حاصل از اجرای پروژه‌های فنی و عمرانی كشور مورد استفاده قرار گیرد، و از این طریق امكان جایابی و بازیابی و بهره‌گیری از اطلاعات مربوط به تك تك شیت‌های طراحی با شیوه‌ای عملی فراهم شود.

3. روش تهیه این الگو

برای تهیه این الگو پس از مطالعه مبانی و استانداردهای ذخیره و سازماندهی منابع اطلاعات ـ به طور عام ـ و نقشه‌ و منابع كارتوگرافی ـ به طور خاص ـ  به این ترتیب عمل شد:

•برای طراحی فرمت دروندهی و ذخیره‌سازی داده‌های مربوط به طراحی‌های پروژه‌های فنی و عمرانی فرمت ایران مارك ـ كه مبتنی بر استاندارد مارك 21 و در واقع فرمت ملی ذخیره‌ و سازماندهی منابع اطلاعات موجود در كتابخانه‌ها و مراكز اطلاعات كشور است ـ مبنا قرار گرفت.

•برای توسعه محتوای فیلدها و اجزای هر ركورد از فرمت یاد شده، «استاندارد مهندسی LANL»¹ و فرمت‌های نمایش منابع اطلاعات مندرج در پایگاه اطلاعات كتابخانه كنگره امریكا² ـ برای اطلاعات مربوط به این گروه از منابع اطلاعات یعنی نقشه‌ها و كارهای معماری و كارتوگرافی ـ مبنا قرار گرفت و اجزا و عناصر فیلدهای مربوط به هر ركورد كتابشناختی از پلان‌ها و سایر طراحی‌های فنی و عمرانی مشخص شدند.

•با توجه به ویژگی خاص طراحی‌های پروژه‌های فنی و عمرانی هم به لحاظ تنوع و هم از نظر حجم بالای مدارك ـ شامل شیت‌های طراحی و گزارش‌های مربوظ به آنها ‌ـ و بالطبع زمان‌بر و هزینه‌بر بودن كار سازماندهی ـ شامل فهرستنویسی و نمایه‌سازی ـ این حجم از اطلاعات، فرمت نهایی با درنظرگرفتن ملاحظات یاد شده و با الگوبرداری از ساختار برخی از پایگاه‌های اطلاعات در كشور انگلستان³ طراحی و تهیه شد.

•برای ایجاد امكان دسترسی از طریق نقاط متنوع، بانك‌های مختلف واژگان كنترل شده برای موضوع‌ها، نام پروژه‌ها، نام مؤسسه‌ها یا سازمان‌های مجری، كارفرما، و ... و غیره طراحی شد و در قالب گزینه‌های جستجو در پایگاه درج گردید.

4. كاركردهای این الگو از سه منظر گوناگون

الف. ذخیره، سازماندهی و نگهداری

•فرمتی یكدست برای دروندهی اطلاعات مربوط به طراحی‌های پروژه‌های فنی و عمرانی را ارائه می‌دهد.

•امكان جایابی، بازیابی و استفاده مؤثر از اطلاعات مربوط به طراحی‌های پروژه‌های فنی و عمرانی را فراهم می‌آورد.

•امكان ذخیره، نگهداری و روزآوری اطلاعات مربوط به طراحی‌های پروژه‌های فنی و عمرانی را فراهم می‌آورد.

ب. دسترسی و استفاده

با ذخیره، سازماندهی و نگهداری اطلاعات طراحی‌های پروژه‌های فنی و عمرانی كشور براساس الگوی یاد شده، امكانات زیر برای كاربران فراهم می‌آید:

•جایابی و دسترسی به طراحی‌های پروژه‌های فنی و عمرانی: با توجه به تمهیدات خاص درنظرگرفته شده در این الگو برای سازماندهی اطلاعات، امكان دسترسی به اطلاعات مربوط به طراحی‌ها در سه سطح امكان‌پذیر می‌شود: یافتن محل نگهداری طراحی موردنظر، یافتن اطلاعات مربوط به هر پروژه، یافتن اطلاعات مربوط به هر شیت طراحی از هر پروژه.

پ. مبادله و همكاری

با توجه به اینكه فرمت استاندارد ایران مارك ـ كه در واقع مبتنی بر استاندارد مارك 21 كتابخانه كنگره امریكا است ـ برای ذخیره‌سازی و سازماندهی طراحی‌های پروژه‌های فنی و عمرانی مبنا قرار گرفته است، ار این‌رو امكان مبادله اطلاعات ذخیره شده در پایگاه اطلاعات مربوط به این گروه از منابع اطلاعات با سایر كتابخانه‌ها و مراكز اطلاعاتی كه از فرمت مارك استفاده می‌كنند، امكانپذیر خواهد شد.

بخش دوم

مبانی و استانداردهای ذخیره و سازماندهی منابع اطلاعات

1. مقدمه

اطلاعات زمانی موجودیت‌هایی ارزشمند تلقی می‌شوند كه بتوان از آنها برای مقاصد موردنظر بهره‌برداری و استفاده لازم را به عمل آورد. این امر نیز زمانی میسر است كه اطلاعات به نحوی مناسب سازماندهی شده باشند به‌طوری‌كه امكان دسترسی به سطوح مختلف اطلاعات و به عبارتی جایابی، بازیابی و استفاده مؤثر از اطلاعات میسر باشد. عموماً سطوح دسترسی و نوع نیاز اطلاعاتی یك متقاضی اطلاعات را می‌توان به سه سطح اصلی دسته‌بندی نمود:

•جایابی.آگاهی از وجود منبع اطلاعات و محل(های) نگهداری آن.  در این سطح متقاضی اطلاعات درصدد است تا دریابد آیا در زمینه موردنظر وی اطلاعاتی وجود دارد یا خیر و در صورت وجود، منبع موردنظر در كجا  نگهداری می‌شود.

•بازیابی. پس از یافتن محل نگهداری یك منبع، متقاضی اطلاعات برای مشاهده و مطالعه یك منبع درصدد بازیابی منبع موردنظر در پایگاه اطلاعات، سازمان یا كتابخانه محل نگهداری اطلاعات برمی‌آید.

•استفاده. در این سطح متقاضی اطلاعات به استخراج و بهره‌گیری از بخش(های) مشخصی از منبع اطلاعات یافت شده برای هدفی مشخص مبادرت می‌ورزد.

با اندكی دقت می‌توان دریافت كه پاسخ به هر كدام از سطوح یاد شده ملزومات ویژه‌ای را طلب می‌كند. با مطرح شدن هر سطح از نیازهای یاد شده، مكانیزم‌ها (مانند فهرستنویسی، رده‌بندی، نمایه‌سازی)، ابزارها (مانند برگه‌دان، فهرستگان‌ها، قهرستهای الكترونیكی، پایگاه اطلاعات كتابشناختی) و خدماتی (مانند خدمات آگاهی‌رسانی جاری، خدمات اطلاعات گزینشی، تابلو اعلانات الكترونیكی) در كتابخانه‌ها و مراكز اطلاعات شكل گرفتند كه در واقع محصولات كار سازماندهی اطلاعات به شمار می‌آیند و جویندگان اطلاعات به كمك آنها می‌توانند به جایابی، بازیابی، و بهره‌گیری از اطلاعات موردنیاز خود بپردازند.

در واقع در پس هر اطلاع‌یابی موفق، سازماندهی حرفه‌ای كتابدار، فهرستنویس و نمایه‌سازی وجود دارد كه به صورت موشكافانه‌ و با درنظر گرفتن نیازهای متنوع و رفتار اطلاع‌یابی متقاضیان اطلاعات و دیگر عوامل مداخله‌گر در بازیابی اطلاعات صورت پذیرفته است (Minneapolis Community & Technical College 2001).

2. مفهوم سازماندهی اطلاعات

در وادی كتابداری و اطلاع‌رسانی عموماً سازماندهی اطلاعات در سه مقوله فهرستنویسی، رده‌بندی و نمایه‌سازی خلاصه می‌شود و در واقع با اجرای سه مكانیزم یاد شده است كه امكان جایابی، بازیابی و بهره‌گیری از منابع اطلاعات و اطلاعات موردنیاز متقاضیان اطلاعات فراهم می‌آید. در ادامه به این سه مكانیزم اشاره شده است (Reitz 2004):

2-1. فهرستنویسی

در مجموع فهرستنویسی⁴ عبارت است از فرایند تهیه شناسه‌هایی² برای یك فهرست. این فرایند در حوزه كار كتابخانه‌ها و مراكز اطلاعات معمولاً توصیف كتابشناختی³، تحلیل موضوعی، تعیین و تخصیص شماره رده‌بندی، و فعالیت‌هایی را شامل می‌شود كه یك منبع اطلاعات را برای قرار گرفتن در قفسه‌های كتابخانه آماده می‌سازند. همان‌گونه كه اشاره شد در مجموع فهرستنویسی در دو سطح صورت می‌پذیرد:

فهرستنویسی توصیفی. به كمك فهرستنویسی توصیفی اطلاعات كتابشناختی هر منبع اطلاعات از آن استخراج و در قالبی استاندارد روی فهرستبرگه‌ای درج می‌شوند و به واسطه آن می‌توان به اطلاعات توصیفی درباره یك منبع دست یافت. امكان بازیابی و دسترسی فیزیكی را به یك منبع از طریق آن فراهم می‌آورند.

فهرستنویسی تحلیلی. به كمك فهرستنویسی تحلیلی شناسه‌هایی مانند شناسه‌های موضوعی، پدیدآورنده(گان)،‌ مترجم(ان) یك اثر ـ كه در واقع نقاط جستجو و بازیابی محسوب می‌شوند ـ از منابع استانداردی كه به همین منظور تهیه شده‌اند مانند سیستم‌های رده‌بندی موضوعی،‌ فهرست مستند اسامی و ... استخراج و در بخش تحلیلی فهرستبرگه قرار می‌گیرند. برای قابل بازیابی نمودن هر منبع، به تعداد شناسه‌های مندرج در بخش تحلیلی فهرستبرگه مربوط به هر منبع فهرستبرگه‌هایی تهیه می‌شود و با درج هر كدام ازشناسه‌ها در قسمت بالای هر فهرستبرگه امكان بازیابی یك منبع اطلاعات از طریق نقاط مختلف بازیابی فراهم می‌شود.

2-2. رده‌بندی

به فرایند تقسیم اشیا یا مفاهیم ـ براساس تشابهات موجود میان آنها ـ به رده‌های مختلف به گونه‌ای منطقی و سلسله‌ مراتبی، رده‌بندی اطلاق می‌شود. رده‌بندی منابع اطلاعات براساس طرح‌های رده‌‌بندی مانند دهدهی دیویی، رده‌بندی كتابخانه كنگره امریكا و ... در كتابخانه‌ها و مراكز اطلاعات صورت می‌پذیرد. سیستم رده‌بندی سیاهه‌ای از رده‌هاست كه براساس مجموعه اصول از پیش مشخص شده با هدف سازماندهی منابع در یك مجموعه، یا شناسه‌ها در یك نمایه،‌كتابنامه به رده‌های مخلف ـ مبتنی بر تشابهات و تفاوتهایشان ـ تنظیم شده است. عموماً مجموعه‌های موجود در كتابخانه‌ها ـ برای تسهیل امر بازیابی منابع آنها ـ براساس موضوع‌های مختلف طبقه‌بندی می‌شوند. سیستم‌های طبقه‌بندی در اشكال مختلف مانند شماره‌ای، سلسله مراتبی، و ... تنظیم می‌شوند. پس از فهرستنویسی و تخصیص موضوع به منابع اطلاعات، شماره‌ای با عنوان شماره بازیابی به هر منبع تخصیص می‌یابد كه به دلیل منحصر به فرد بودن آن برای هر منبع در كتابخانه، بازیابی منبع اطلاعات به سهولت امكانپذیر می‌شود.

2-3. نمایه‌سازی⁵

به فرایند تدوین یك یا بیش از یك نمایه برای یك اثر مانند یك تك نگاشت یا اثر مرجع چند جلدی، یا تهیه مجموعه‌ای از كلیدواژه‌های مندرج در چند اثر و تنظیم آنها در یك مجموعه (اثر) مستقل مانند نمایه مقالات نشریات، روزنامه‌ها و .... به این ترتیب امكان بازیابی مقالات مربوط به یك موضوع مشخص امكانپذیر می‌شود.

برای تهیه چنین مجموعه‌هایی از نمایه‌ها، نمایه‌سازان و متخصصان این حوزه پس از مطالعه دقیق متن هر مدرك، به استخراج كلیدواژه‌ها (موضوعی، اسامی، مكان‌ها و ...) می‌پردازند. برای سهولت بازیابی و افزایش شانس یافتن اطلاعات موردنیاز برای هر موضوع یا كلیدواژه ارجاعات دوسویه⁶،‌ مترادف‌ها، و شناسه‌هایی براساس نظم الفبایی،‌ عددی، طبقه‌بندی موضوعی و ... تنظیم و سیاهه می‌شوند.

3. ضرورت سازماندهی اطلاعات

مقوله سازماندهی اطلاعات از جمله حیاتی‌ترین مباحثی است كه با هدف هر كتابخانه‌ای⁷ گره خورده است. با توجه به اینكه هدف كتابخانه‌ها ارائه خدمات اطلاعاتی یا به عبارتی ایجاد امكان دسترسی و استفاده مؤثر مراجعان و متقاضیان از منابع اطلاعات است، بنابراین سازماندهی دقیق و نظام‌مند اطلاعات جایگاه ویژه‌ای را در كتابخانه‌ها به خود اختصاص داده است.

با توجه به اینكه هدف از سازماندهی پاسخ به نیازهای متنوع مراجعان و متقاضیان اطلاعات است از این‌رو همواره متناسب با تغییر نیازها شیوه‌ها و اصول سازماندهی دستخوش تحولاتی شده‌اند. نگاهی به روند شكل‌گیری قواعد، اصول و استانداردهای سازماندهی اطلاعات در كتابخانه‌ها همگی مؤید این واقعیت هستند كه همواره ابداع شیوه‌ای متناسب با شرایط و نیازهای متنوع برای رفع نیازهای اطلاعاتی و ایجاد امكان دسترسی به اطلاعات همواره مدنظر كتابداران و دست‌اندركاران خدمات اطلاع‌رسانی بوده است (جدول 1).

جدول 1. سیر تحول تاریخی شكل‌گیری قواعد و اصول سازماندهی اطلاعات
(Hunter and Bakewell 1983)

فهرستنویسی و خدمات فهرستنویسی
قواعد و استانداردها
مؤسسه‌ها
گزارش‌ها و انتشارات
بانی
سال

فهرست‌های چاپی اولین موزه بریتانیا

1787

قواعدی برای تدوین فهرست كتاب‌های چاپی، ‌نقشه‌ها، و موسیقی در موزه بریتانیا (1936)
موزه بریتانیا

پانیزی
1841

در جریان تهیه فهرست‌ها
جویت
1852

هنر فهرست‌سازی
كرستادورو
1856

ساخت فهرست براساس اصول كرستادورو (1856) ـ اولین نمایه كویئك

كتابخانه عمومی منچستر

1864

قواعدی برای یك فهرست واژه‌نام‌های

كاتر
1876

آغاز به كار اولین فهرستبرگه عمومی كتابخانه كنگره امریكا

1881

انتشار جلد اول فهرست كتابشناختی ملی

1897

فهرستنویسی و خدمات فهرستنویسی
قواعد و استانداردها
مؤسسه‌ها
گزارش‌ها و انتشارات
بانی
سال

دستورالعمل‌های پروشین

1899

كتابخانه كنگره فهرست واژه‌نام‌های را پذیرفت و توزیع فهرستبرگه‌ها را آغاز كرد

كتابخانه كنگره

1899-پوتنام 1901

نمایه‌سازی سیستماتیك
كایسر
1911

گزارش «كنیون» گزارش كمیته كتابخاته‌های عمومی درباره كتابخانه‌های عمومی در انگلستان و ویلز؛ Cmd 2868)

1927

قواعد واتیكان
كتابخانه‌ واتیكان

1931

كاهش 50 درصدی هزینه‌های فهرستنویسی (در نشریه Library World شماره 39 سال 1934: 179-184)
كرانشاو
1934

آیین‌نامه فهرست ‌طبقه‌بندی شده (ویرایش 6، 1964)

رانگاناتان
1934

فهرستنویسی و خدمات فهرستنویسی
قواعد و استانداردها
مؤسسه‌ها
گزارش‌ها و انتشارات
بانی
سال

بحران فهرستنویسی (در Library quarterly 11(4) 1941: 393-411)
اوسبورن
1941

ویرایش نخست قواعد انجمن كتابداری امریكا برای بایگانی فهرستبرگه‌ها (ویرایش دوم 1968؛ بازنویسی شده در 1980)
انجمن كتابداری امریكا

1942

انتشار اولین فهرست‌های چاپی كتابخانه كنگره (167 جلد)

كتابخانه كنگره

1942-1946

قواعد فهرست واژه‌نام‌های

رانگاناتان
1945

قواعد انجمن كتابداری امریكا برای فهرستنویسی توصیفی
كتابخانه كنگره

1949

آغاز به كار انتشار كتابشناسی ملی بریتانیایی. بهره‌گیری از نظم طبقه‌بندی شده با رویه‌ای زنجیره‌ای برای نمایه‌سازی موضوعی

كتابشناسی ملی بریتانیایی

1950

معرفی خط‌مشی «فهرستنویسی محدود شده» 1964

كتابخانه كنگره

1951

استانداردهای بریتانیایی 1749: اصول نظم الفبایی و چینش ارقام و علائم

1951

فهرستنویسی و خدمات فهرستنویسی
قواعد و استانداردها
مؤسسه‌ها
گزارش‌ها و انتشارات
بانی
سال

قواعد و اصول فهرستنویسی
لابتسكی
1953

سرعنوان‌ها و مجموعه قواعد
رانگاناتان
1955

اولین فهرستبرگه‌های چاپی BNB

كتابشناسی ملی بریتانیایی (BNB)

1956

آغاز به كار فهرستگان ملی

كتابخانه كنگره

1956

قواعد بایگانی فهرست‌های واژه‌نام‌های كتابخانه كنگره (بازچاپ 1980)
كتابخانه كنگره

1956

تجربه (SIS) یا فهرستنویسی در منبع

كتابخانه كنگره

1958-1959

انتشار فهرست كلی موزه بریتانیا (263 جلد)

موزه بریتانیا

1959-1966

فهرست‌های موضوعی: سرعنوان‌ها وساختار
كوتز
1960

قواعد فهرستنویسی ... پیش‌نویس ناتمام
لابتسكی
1960

اولین محصول خودكار فهرستبرگه‌ها

1961

گزارش كینگ درباره خودكارسازی و كتابخانه كنگره

1963

فهرستنویسی و خدمات فهرستنویسی
قواعد و استانداردها
مؤسسه‌ها
گزارش‌ها و انتشارات
بانی
سال

آغاز به كار برنامه ملی كتابخانه كنگره برای فراهم‌آوری و فهرستنویسی (NPAC) معروف به «برنامه فهرستنویسی مشترك»

1965

اولین فهرست‌های رایانه‌ای در انگلستان (كتابخانه‌های عمومی كمدن و بارنت)

1965

آغاز به كار پروژه مارك

كتابخانه كنگره

1966

قواعد فهرستنویسی انگلوامریكن
كتابخانه كنگره

1967

معرفی شماره استاندارد بین‌المللی كتاب (SBN) – ISBN فعلی

1967

تمركز اولین توجهات بر امكان‌سنجی در خصوص فهرست‌های میكروفرم

1967

آغاز به كار UKMARC

كتابشناسی ملی انگلیسی

1967

راه‌اندازی شبكه OCLC

مركز كتابخانه‌ دانشكده‌ای اوهایو

1967

آغاز كار انتشار فهرستگان ملی قبل از 1956

كتابخانه كنگره

1968

اولین شبكه انگلستان

BLCMP

1969

مقدمه شماره استاندارد بین‌المللی نشریات (ISSN)

1970

قواعد كانادایی برای مواد غیركتابی

1970

فهرستنویسی و خدمات فهرستنویسی
قواعد و استانداردها
مؤسسه‌ها
گزارش‌ها و انتشارات
بانی
سال

مقدمه استاندارد بین‌المللی كتابنامه‌نویسی (ISBD)

1971

استفاده از PRECIS در BNB برای اولین بار

اتریش
1971

قواعد لانكت برای مواد غیركتابی

1973

انتشار كتاب‌های انگلیسی برای اولین بار

1973

ISBD برای تك‌نگاشت‌ها

1974

شكل‌گیری كتابخانه بریتانیا

1975

سیستم‌های ریزرایانه و دسترس‌پذیری به داده‌های فهرستنویسی ماشین‌خوان، خودكارسازی كتابخانه‌ها

اواسط دهه 1970

BLAISE

كتابخانه بریتانیا

1977

تأسیس مركز ی برای پژوهش در زمینه فهرست (مركز مدیریت كتابشناختی فعلی) در انگلستان

1977

انتشار دومین ویرایش قواعد فهرستنویسی انگلوامریكن (AACR)
كتابخانه كنگره/كتابخانه بریتانیا

1978

اولین فهرست‌های دسترسی عمومی پیوسته (OPACs) در ایالات متحده امریكا

اواخر دهه 1970

فهرستنویسی و خدمات فهرستنویسی
قواعد و استانداردها
مؤسسه‌ها
گزارش‌ها و انتشارات
بانی
سال

قواعد ضبط یا بایگانی انجمن كتابداری امریكا

1980

قواعد ضبط یا بایگانی BLAISE
كتابخانه بریتانیا

1980

قواعد ضبط یا بایگانی
كتابخانه كنگره

1980

نسل دوم اوپك‌ها پاره‌ای امكانات پس‌ ـ‌ همارایی كلیدواژه‌ای فراهم آوردند

1980

تلخیص ویرایش دوم AACR

جرمان
1981

مؤسسه استانداردهای بریتانیایی
تزاروس ریشه‌ها

1981

فهرست دسترسی عمومی پیوسته

دانشگاه هال

1981

BLAISE برای تشكیل BLAISE-LINK و BLASÉ-LINE تجزیه شد.

1982

انتشار ویرایش‌هایی بر AACR2

1982
(+1984 و1986)

بررسی پنج ساله اجرای ISBD(M), ISBD(S), ISBD(CM),  و انتشار ISBD(NBM) برای اولین بار در سال‌های 8-1977

1982

فهرستنویسی و خدمات فهرستنویسی
قواعد و استانداردها
مؤسسه‌ها
گزارش‌ها و انتشارات
بانی
سال

بكارگیری فهرست‌های پیوسته: یك پیمایش ملی

1983

ویرایش جدید دستنامه نمایه‌سازی پرسی PERCIS

1984

UKLDS به این نتیجه دست یافت كه هدف واقع‌گرایانه‌ای نیست

1984

علائمی كه حكایت از آن داشت كه دو مسیر توسعه یعنی سیستم‌های تجاری و شبكه‌های همكاری در حال تعقیب مقصدی مشترك هستند.

1984

نظم الفبایی و بایگانی براساس ارقام و علائم
مؤسسه استانداردهای بریتانیایی

1984

در دسترس قرارگرفتن اولین دیسك‌های فشرده یا CD-ROM بیبلیوفایل با محتوایی بالغ بر سه میلیون ركورد از پایگاه‌های مارك كتابخانه كنگره، ابزاری پشتیبان و كمكی برای فهرستنویسان

1985

ركوردهای CIP مبنای «ركوردهای كتابشناختی ملی» انگلستان را تشكیل دادند

كتابخانه بریتانیا

1985

مؤسسه استانداردهای بریتانیایی
بررسی مدارك، تعیین موضوعات آنها، و انتخاب واژگان برای نمایه‌سازی

1985

آغاز به كار صدور مجوز ركوردهای UKMARC در EEC

كتابخانه بریتانیا

1986

فهرستنویسی و خدمات فهرستنویسی
قواعد و استانداردها
مؤسسه‌ها
گزارش‌ها و انتشارات
بانی
سال

تأثیرگذاری واقعی پایگاه‌های اطلاعات CD-ROM و خدمات پشتیبان فهرستنویسی

1986

پیشنهادات پذیرفته شده برای راهنمایی كشورهای عضو در خصوص مبادله داده‌ها، ارتباط بینابینی، انتقال داده و غیره

1987

ویرایش منتشر شده سال 1988 AACR2
كتابخانه كنگره / كتابخانه بریتانیا

1988

پروژه VISCOUNT عملیاتی شد و امكان جستجوی پیوسته، بازیابی، جایابی و ارسال پیغام فراهم شد

1988

بخش خدمات كتابشناختی تشخیص داد كه سه هیئت تشكیل دهد: كمیته خدمات كتابشناختی ملی، كمیته مخابرات و كامپیوتر، و كمیته فراهم‌آوری، پردازش و فهرستنویسی

كتابخانه بریتانیا

1988

ایجاد اداره شبكه‌ كتابخانه‌ای انگستان

1989

پس از توافق در خصوص دنبال كردن یك برنامه فهرستنویسی مشترك،‌پروژه آزمایشی را آغاز كردند

كتابخانه‌های ششگانه حقوق مالكیت معنوی انگلستان

1989

فهرستنویسی و خدمات فهرستنویسی
قواعد و استانداردها
مؤسسه‌ها
گزارش‌ها و انتشارات
بانی
سال

كنسرسیومی برای اجرای پروژه‌ای دو ساله تشكیل شد تا رویكردهای مشتركی برای مبادله ركوردهای كتابشناختی روی CD-ROM عیین كند

كتابخانه بریتانیا و كتابخانه‌های ملی دانمارك، فرانسه، آلمان، ایتالیا،‌ هلند و پرتغال

1990

برای فهرستنویسی، كار دروندهی داده‌ها به صورت online و مستقیم اجرا شد

كتابخانه بریتانیا

1990 (نوامبر)

نظام نمایه‌سازی موضوعی جدیدی به نام (COMPASS)  پا به عرصه نهاد

كتابخانه بریتانیا

1991

ایجاد ركوردهای CIP از اطلاعات پیشرفته عرضه شده توسط ناشران. به عنوان یك توافق موقت، ركوردهای CIP از شركت داده‌های كتاب خریداری شوند

كتابخانه بریتانیا

1991

4. اهمیت سازماندهی منابع اطلاعات

نگاهی گذرا به كتابخانه‌های سراسر جهان ما را به این واقعیت رهنمون می‌كند كه كتابخانه‌ها مدت زمان مدیدی با مشكل سازماندهی مجموعه‌هایشان برای ایجاد امكان دسترسی كاربران به اطلاعات موردنیازشان مواجه بوده‌اند (ALCTS 2005).

مطرح شدن موضوع طبقه‌بندی و تهیه شناسنامه برای منابع اطلاعات كه عمدتاً كتاب و نشریه بودند در واقع اولین پاسخ‌هایی به شمار می‌روند كه كتابداران برای رویارویی با چالش رشد حجم اطلاعات و گسترش علوم مطرح نمودند. اهمیت سازماندهی منابع اطلاعات در واقع از آن رو بود كه امكان بهره‌گیری از منابع اطلاعات را برای مراجعان فراهم می‌آورد. در سال 1876 چارلز امی كاتر⁸ این اهداف را برای یك فهرست كتابخانه‌ای برشمرد.

الف. توانمند ساختن افراد در یافتن یك كتاب براساس:

•پدیدآورنده

•عنوان مشخص شده

•موضوع

ب. نمایش آنچه در یك كتابخانه وجود دارد براساس:

•یك پدیدآورنده مشخص

•موضوعی مشخص

•در متونی مشخص

پ. كمك به انتخاب یك كتاب:

•براساس ویرایش‌های آن (كتابشناختی)

•براساس ویژگی آن (متنی یا عنوانی)²

در دهه 1960 سیمور لابتسكی به صراحت اهداف كاترـ به ویژه هدف دوم ـ را پیشنهاد كرد و این اهداف رسماً در سال 1961 به عنوان بخشی از اصول پاریس منطبق شدند. به زعم وی فهرست باید ابزاری مؤثر برای تعیین موارد زیر باشد:

•آیا در كتابخانه موردنظر كتاب خاصی از نویسنده‌ای مشخص یا با عنوانی مشخص وجود دارد

•چه آثاری از یك نویسنده خاص در كتابخانه وجود دارد، و چه ویرایش‌ها و ترجمه‌هایی از یك اثر مشخص در كتابخانه وجود دارد.

در سال 1998 ایفلا (فدراسیون بین‌المللی انجمنهای كتابداری) فهرستی از ملزومات كاربردی مربوط به ركوردهای كتابشناختی را منتشر كرد. این موارد به این شرح هستند:

•یافتن شناسه‌هایی كه یك كاربر برای جستجو از آنها استفاده می‌كند؛

•شناسایی یك شناسه‌، تأیید اینكه این همان چیزی است كه باید باشد، یا تمیز آن از موارد مشابه؛

•انتخاب مواردی كه متناسب با نیاز كاربران هستند؛

•دستیابی به اطلاعات موردنظر از طریق امانت، یا به شكل الكترونیكی از راه دور از طریق یك رایانه شبكه شده.

به عبارت دیگر این موارد اهداف جدید فهرست كتابخانه‌ای، متناسب با یك محیط جهانی،‌ دیجیتالی و غیركتابی بشمار می‌آیند (Pilsk et al 2002).

5. استانداردسازی

همان‌گونه كه قبلاً اشاره شد استانداردهای بین‌المللی برای توصیف آثار، مكان‌ها، پدیدآورندگان، افراد و ایده‌های آنها توسعه داده شدند. این استانداردها امكان توصیف انواع منابع اطلاعات از قبیل كتاب‌ها،‌ دستنوشته‌ها، مجموعه نت‌های موسیقی،‌ رسانه‌های الكترونیكی دیداری و ... را فراهم می‌آوردند. از آنجا كه منابع اطلاعات از مرزكتابخانه‌ها پا فراتر گذاشتند و عموماً دسترسی به آنها به شكل الكترونیكی امكانپذیر می‌شد، نیاز به استانداردهایی مشترك برای توصیف چنین موادی كه مهمتر هم می‌شدند از اهمیت به مراتب بیشتری برخوردار شد.

در حال حاضر «كمیته انجمن كتابداری امریكا در حوزه فهرستنویسی: توصیف و دسترسی»⁹ به عنوان سازمانی در ایالات متحده كه مسئولیت توسعه مستمر این استانداردها را برعهده دارد، به ایفای نقش می‌پردازد. این كمیته به اتفاق چند كمیته و سازمان دیگر از استرالیا، انگلستان، ‌و كانادا نیز مسئولیت روزآوری و اعمال تجدیدنظر روی «ویرایش دوم قواعد فهرستنویسی انگلوامریكن»¹⁰ را برعهده دارند. قواعد فهرستنویسی انگلوامریكن استانداردی است برای فهرستنویسی توصیفی كه در سطح بین‌الملل پذیرفته شده است و مشتمل بر قوانینی است كه برای توصیف و ایجاد امكان دسترسی به تمام انواع مواد كتابخانه‌ای شامل كتاب، سریال‌ها،‌ پرونده‌های رایانه‌ای، نقشه‌ها، موسیقی، عكسها و ... از طریق فهرست‌های كتابخانه‌ای قابل استفاده است. همچنین این قواعد، استانداردی هستند كه برای ساخت فهرست‌هایی با سرعنوان و فهرست منابع برای ایجاد پیوندهایی میان اقلام مشابه یا ویژ‌گی‌های مرتبط به هم مورداستفاده قرار می‌گیرند (ALCTS 2005).

پس از ادامه این روند با سرعتی بسیار بیشتر و ورود رایانه و برخی از فناوری‌های اطلاعات در عرصه كار كتابخانه‌ها چالش‌های جدیدی ظهور كرد. متنوع شدن منابع اطلاعات و ظهور منابعی مانند مواد دیداری شنیداری، پایگاه‌های اطلاعات، دیسك فشرده، اطلاعات دیجیتالی و ... و متعدد شدن كانال‌های دسترسی به اطلاعات و در نتیجه نیاز به ابزارهای جستجوی دقیق‌تر و پیشرفته‌تر،كتابخانه‌ها را به تدابیری رهنمون ساخت كه فهرستنویسی موضوعی و استفاده از سرعنوان‌های موضوعی، واژگان كنترل شده یا تزاروس‌ها، طراحی فرمت‌هایی برای ذخیره، فهرستنویسی و سازماندهی اطلاعات، تولید و انتشار قواعد و اصولی یكدست برای فهرستنویسی، و حركت به سمت یكسان‌سازی و استانداردسازی فرمت‌ها،‌ شیوه‌ها، و اصول مربوط به سازماندهی اطلاعات از جمله این تدابیر به شمار می‌آیند.

پیدایش و توسعه قواعد فهرستنویسی مبین رشد این ایده هستند كه استانداردسازی برخی از عملیات كتابخانه‌ای مزایایی را برای كتابخانه‌ها به ارمغان آورده است. در خدمات كتابخانه‌ای اولیه، فهرستنویسی فعالیتی انفرادی برای هر كتابخانه به شمار می‌رفت و هر كتابخانه فهرست مجموعه خود را به گونه‌ای كه فكر می‌كرد متناسب با اهدافش است تهیه می‌كرد. ركوردهای كتابشناختی در فرمت‌ها و قالبهای متفاوتی ارائه می‌شدند به‌طوری‌كه از یك كتابخانه به كتابخانه دیگر فرق می‌كرد.

كم كم كتابخانه‌ها به مزایای استاندارد كردن عملیات و همكاری بین كتابخانه‌ها پی بردند. نیاز برای تهیه قواعد و اصولی برای انجام عملیات فهرستنویسی ـ به ویژه برای فهرستنویسی مشترك ـ به شكل روزافزونی رواج یافت. انطباق‌پذیری ركوردهای فهرستنویسی در فهرست‌های كتابخانه‌‌های مختلف امكان ارائه خدمات را به كاربران دیگر كتابخانه‌ها تسهیل می‌كرد. به واسطه فهرستنویسی مشترك كتابخانه‌ها توانایی همكاری با یكدیگر را پیدا می‌كردند و به واسطه فهرستنویسی متمركز یا مشترك، كار انجام عملیات كتابخانه‌ای به شیوه‌ای اقتصادی انجام می‌شد و برای تهیه فهرست‌های مشترك یا فهرستگان‌ها نیز حائز اهمیت می‌شد.

از اواسط قرن نوزدهم مجموعه‌ای از قواعد فهرستنویسی تهیه و منتشر شدند. و در واقع هر قانون جدید نقش مكملی برای قواعد قدیم‌تر ایفا می‌نمود به‌طوری‌كه اكثر قوانین ابتدایی‌تر نمایانگر تلاش‌های انفرادی و قوانین جدیدتر حاصل كارهای جمعی بودند. جدول 2 سیر تحول شكل‌گیری و توسعه قواعد و اصول فهرستنویسی را نشان می‌دهد

جدول 2. سیر تحول شكل‌گیری و توسعه قواعد و اصول فهرستنویسی توصیفی

سال
فرد
رویداد

1841
پانیزی
قواعدی برای تهیه فهرست (موزه بریتانیا)

1852
چارلز سی. جووت
[چاپ اثری با عنوان] درباره ساخت فهرست‌های كتابخانه‌ها و یك فهرست عمومی

1976
كاتر و دیویی
قواعدی برای یك فهرست واژه‌نام‌های و رده‌بندی دهدهی دیویی

1960
سیمور لابتسكی²
آیین‌نامه قواعد فهرستنویسی، مدخل عنوان پدیدآورنده: یك پیش‌نویس ناتمام

1961

اصول پاریس

1967

اولین ویرایش قواعد فهرستنویسی انگلوامریكن

1978

دومین ویرایش قواعد فهرستنویسی انگلوامریكن

1988 و 1998

بازچاپ دومین ویرایش قواعد فهرستنویسی انگلوامریكن

1965
هنرییت آورام³
كار روی مارك (فهرستنویسی ماشین‌خوان) آغاز شد

1965
فرد كیلگور⁴
بررسی ایده سیستم رایانه‌ای كردن، فهرستنویسی مشترك كتابخانه‌‌ها آغاز شد؛ در سال 1967 ⁵OCLC تأسیس شد و در سال 1971 online شد

1968

اولین ركوردهای مارك منتشر شدند

1977

استاندارد بین‌المللی كتابنامه‌نویسی و خودكارسازی كتابشناختی عملیات كتابخانه‌ای در مقیاس وسیع با استفاده از یك سیستم اشتراك زمان⁶

دهه 1970

اینترنت

1994

وب جهان‌گستر

با ادامه روند رشد فناوری‌های اطلاعات و اطلاعات ـ به ویژه پس از جنگ جهانی دوم كه همگام با ظهور عصر اطلاعات بود ـ و رشد افسار گسیخته اطلاعات و راههای دسترسی به اطلاعات، رفته رفته كتابخانه‌ها و مراكز اطلاعات را با این واقعیت روبرو كرد كه دیگر هیچ كتابخانه‌ای به تنهایی توانایی پاسخ به نیاز مراجعان خود را ـ هم به لحاظ محدودیت بودجه، هم به لحاظ محدودیت‌های فضای نگهداری و هم به لحاظ ناتوانی در همگام شدن با رشد پرشتاب منابع اطلاعات ـ ندارد و در واقع قادر به گردآوری، سازماندهی و ارائه تمام اطلاعات منتشر شده در حوزه موضوعی كار كتابخانه خود نیست. رویارویی با چنین محدودیت‌هایی كتابخانه‌ها را به مكانیزم اشتراك منابع یا همكاری بین كتابخانه‌ها رهنمون ساخت. به كمك این مكانیزم كتابخانه‌ها و مراكز اطلاعات می‌توانستند با به اشتراك گذاشتن منابع اطلاعات خود، یكدیگر را در پاسخ به نیازهای مراجعانشان یاری رسانند.

با توجه به اینكه اجرای چنین مكانیزمی مستلزم تبادل اطلاعات مختلف در سطوح مختلف همكاری بود در نتیجه كتابخانه‌ها را حركت به سمت شیوه‌های یكسان با بهره‌گیری از فناوری‌های اطلاعات و ارتباطات هدایت كرد تا از این رهگذر بتوانند با سرعت و سهولت به مبادله و ارائه اطلاعات به یكدیگر مبادرت ورزند. طراحی و تهیه فرمت ماشین‌خوان مارك در دهه 1960 توسط كتابخانه كنگره امریكا از حركتهای بزرگی بود كه برای ایجاد امكان تبادل اطلاعات كتابشناختی منابع اطلاعات میان كتابخانه‌ها صورت پذیرفت.

استانداردسازی به عنوان عنصری كلیدی در فهرستنویسی منابع اطلاعات، علاوه بر ایجاد امكان مبادله ركوردهای كتابشناختی میان كتابخانه‌ها و كارگزاری‌های فهرستنویسی، امكان تولید فهرست‌های بهتر، ارزانتری و با سرعت بیشتری را نیز فراهم می‌آورد. كتابخانه بریتانیا استانداردهای كتابشناختی را به پنج دسته اصلی تقسیم كرده است كه كاركرد هر كدام به این شرح است (جدول 3) (The British Library Board [2007]).

جدول 3. استانداردهای كتابشناختی و كاركرد آنها

استاندارد
كاركرد

استانداردهای فهرستنویسی
امكان به اشتراك گذاشتن ركوردهای فهرست شده را با دیگر كتابخانه‌ها فراهم می‌كنند.

فرمت‌های مبادله
این فرمت‌ها مانند مارك برای انتقال داده‌ها در قالبی ساخت‌یافته بكارمی‌روند.

شماره استاندارد بین‌المللی
شماره منحصر به فردی است كه به منابع اطلاعات اختصاص می‌یابد

كنترل اسامی مشاهیر
كنترل مشاهیر، فرایند پایه‌ریزی و نگهداری یكدستی است كه به كمك یك فایل معتبر در سرعنوان‌های موجود ایجاد می‌شود.

دسترسی موضوعی
بهره‌گیری از یك سیستم استاندارد شده سرعنوان‌های موضوعی كه با جستجوی موضوعی در فایل‌ها و فهرست‌های متفاوت امكان دسترسی یكسان را فراهم می‌آورد.

برگردان ركورد مارك جهانی
فرمی كاربردی عملی برای تسهیل مبادله ركوردهای كتابشناختی در فرمت‌های مختلف مارك است.

در زمینه ذخیره‌سازی و مبادله اطلاعات متداول‌ترین استاندارد موجود كه توسط كتابخانه‌های مختلف در سطح جهان مورد استفاده قرار می‌گیرد استاندارد بین‌المللی مارك كتابخانه كنگره امریكاست. اما به دلیل مسائل زبانی و فرهنگی حاكم بر كتابخانه‌های كشورهای مختلف، بهره‌گیری مؤثر از فرمت مارك همواره مستلزم اعمال تغییراتی متناسب با شرایط خاص هر كتابخانه بوده است. به همین دلیل بسیاری از كتابخانه‌ها در كشورهای مختلف به ترجمه و ویرایش مارك برای نیازهای خاص خود مبادرت ورزیده‌اند. مارك انگلستان، ایران مارك و ... برخی از این موارد به حساب می‌آیند. در این قسمت پس از ارائه كلیاتی درباره مارك امریكا به «ایران‌مارك» به عنوان نسخه گسترش یافته مارك برای كشور ایران پرداخته می‌شود.

5-1. مارك21: استاندارد بین‌المللی ذخیره و مبادله اطلاعات كتابشناختی

مارك فرمت بین‌المللی دیجیتالی استانداردی برای توصیف اقلام كتابشناختی است كه در طول دهه 1960 برای سهولت ایجاد و اشاعه فهرست‌های رایانه‌ای از كتابخانه‌ای به كتابخانه دیگر در همان كشور و میان كشورها توسط كتابخانه كنگره امریكا طراحی و تولید شد. تا سال 1971 فرمت مارك به استانداردی ملی برای اشاعه داده‌های كتابشناختی و تا سال 1973 به استانداردی بین‌المللی تبدیل شد.

چندین ویرایش از مارك در سطح جهان وجود دارد كه برجسته‌ترین آنها مارك ایالات متحده یا USMARC در سال 1999 به عنوان نتیجه‌ همسان‌سازی فرمت‌های مارك امریكایی و كانادایی ارائه شد. در اروپا نیز مارك انگلستان یا UKMARC در ابتدا در بریتانیای كبیر و UNIMARC به شكل وسیعی در سراسر اروپا استفاده می‌شد. خانواده استانداردهای مارك 21 در حال حاضر علاوه بر فرمت‌هایی برای ركورد كتابشناختی مشتمل بر فرمت‌هایی برای ركوردهای معتبر یا موثق، ركورد موجودی‌ها، طرح‌های طبقه‌بندی، و اطلاعات اجتماع است (Reitz 2004).

فرمت مارك دارای مجموعه‌ای از مفاهیم پایه و استاندارد برای ذخیره اطلاعات كتابشناختی است كه امكان ثبت و ذخیره‌سازی انواع مواد كتابخانه‌ای ـ به شرح زیر ـ را در یك یا چند پایگاه اطلاعاتی به دلخواه فراهم می‌آورد (پارسی اصفهانی 1375):

كتاب
عبارت كتاب یك عبارت عام وكلی است و شامل كتاب، پایان‌نامه، گزارش طرح‌تحقیقاتی، مقاله، مجموعه مقالات و ... می‌شود.

مواد آرشیوی
شامل نسخ خطی، آثار باستانی، عتیقه‌جات، اشیایی كه در موزه نگهداری می‌شوند و ...

نقشه
شامل انواع نقشه‌های جغرافیایی به اشكال مختلف مثل كره، نقشه‌های برجسته و كارهای كارتوگرافی و معماری و ...

مواد شنیداری
شامل انواع نوارهای كاست، ریل و ... حاوی سخنرانی، موسیقی، ...

مواد دیداری
شامل عكس، اسلاید، نگاتیو، فیلم‌های داستانی و مستند و علمی، كارتون و ...

مجلات
شامل هر آنچه كه به صورت تناوبی و پریودیك منتشر شود.

پرونده‌های كامپیوتری
شامل كلیه فایل‌های كامپیوتری حاوی اطلاعات و نرم افزارهای مختلف

در این فرمت برای هر نوع از مدارك یاد شده، سه دسته فیلد در نظر گرفته شده است كه به این شرح هستند (پارسی اصفهانی 1375):

فیلدهای اجباری
گردآوری اطلاعات برای این گونه فیلدها ضروری است و بدون وجود این فیلد اطلاعات این ركورد از درجه اعتبار ساقط است. مثلاً در مورد یك كتاب وجود «عنوان» و نیز «نام شخص» یا «سازمان» یا «ارگانی» كه این كتاب را تألیف یا ترجمه كرده است اجباری است. لذا فیلدهای اجباری حداقل اطلاعاتی هستند كه باید برای یك مدرك از نوع خاص گردآوری شوند. فیلدهای اجباری مشروط جمع آوری اطلاعات برای این فیلدها تحت شرایطی اجباری می‌شود. مثلاً اگر مدركی اصل نباشد، ذكر «مشخصات نسخه اصلی» اجباری است. یا اگر كتابی ترجمه است ذكر «نام نویسنده اصلی كتاب» ضروری است.

فیلدهای دلخواه
درج اطلاعات در این فیلدها دلخواه است. برای مثال به فیلد «چكیده» می‌توان اشاره كرد.

فیلدهای با كاربرد محلی
هر كتابخانه بسته به نیاز خود می‌تواند فیلدهای مورد نیاز خود را تعریف كند. بدین ترتیب كتابخانه‌ها احساس راحتی بیشتری نموده و در تعریف فیلدهای مطلوبشان آزادی عمل خواهند داشت.

همچنین هر ركورد مارك از سه قسمت تشكیل شده است:

ساختار ركورد
اجرای استانداردهای ملی و بین‌المللی، مانند فرمت تبادل اطلاعات Z39.2 ANSI و فرمت تبادل اطلاعات ایزو 2709 است.

تعیین محتوا
شماره فیلدها، كدها و قراردادهایی هستند كه برای تسهیل دستكاری داده‌های تعریف شده در فرمت مارك 21 برای داده‌های كتابشناختی و دیگر فرمت‌های مارك 21 استفاده می‌شوند كه توسط كتابخانه كنگره امریكا نگهداری می‌شوند. این كدها و قواعد در واقع عناصر داده‌های موجود در یك ركورد را به طور صریح مشخص می‌كنند.

محتوای داده‌ها
محتوای داده‌ها كه توسط داده‌های بیرونی مانند ویرایش دوم قواعد فهرستنویسی انگلوامریكن، سرعنوان‌های موضوعی كتابخانه كنگره و غیره تعریف شده‌اند.

هر ركورد مارك به فیلدهایی تقسیم می‌شود كه هر فیلد مشتمل بر یك یا بیشتر از یك عنصر توصیف كتابشناختی است. هر فیلد توسط یك برچسب سه رقمی تعیین می‌شود كه ماهیت محتوایی آن را مشخص می‌كند. همان‌گونه كه در ادامه آمده است، برچسب‌ها به صدها سازماندهی می‌شوند كه هر كدام نمایانگر گروهی از برچسب‌ها  با دو X در طیفی از ارقام بین 00 تا 99 هستند (Reitz 2004). تصویر 1 نمونه‌ای از فرمت ركوردهای مارك كتابخانه كنگره امریكا را نشان می‌دهد.

فیلدهای 0XX
اطلاعات كنترل، ارقام، كدها

فیلدهای 1XX
شناسه اصلی

فیلدهای 2XX
عنوان‌ها، ویرایش، بازچاپ

فیلدهای 3XX
توصیف فیزیكی و ...

فیلدهای 4XX
بیانیه سری‌ها یا فروست‌ها

فیلدهای 5XX
یادداشت‌ها

فیلدهای 6XX
شناسه‌های افزوده موضوعی

فیلدهای 7XX
دیگر شناسه‌های افزوده به غیر از شناسه‌های موضوعی یا فروست‌ها

فیلدهای 8XX
شناسه‌های افزوده فروست‌ها (دیگر شكل‌های معتبر)

CIP Data in MARC Format

LC Control Number:  2001047329

000
01779cam 22003734a 450

001
12497690

005
20011113191229.0

008
010808r20011962nyu b 001 0 eng

906
__ |a 7 |b cbc |c orignew |d 1 |e ocip |f 20 |g y-gencatlg

925
0_ |a acquire |b 1 shelf copy |x policy default

955
__ |a to SSCD pc23 2001-08-08; |c sh20 2001-08-13 |d sh44 2001-08-14 |e sh43 2001-08-17 to Dewey |a aa17 2001-08-21

010
__ |a     2001047329

020
__ |a 0801487161 (pbk. : alk. paper)

040
__ |a DLC |c DLC

041
1_ |a eng |h ara

042
__ |a pcc

050
00 |a B753.F33 |b A25 2001

082
00 |a 181/.6 |2 21

100
0_ |a F¯ar¯ab¯i.

240
10 |a Selections. |l English. |f 2001

245
10 |a Alfarabi : |b philosophy of Plato and Aristotle / |c translated, with an introduction, by Muhsin Mahdi ; with a foreword by Charles E. Butterworth and Thomas L. Pangle.

250
__ |a Rev. ed.

260
__ |a Ithaca, N.Y. : |b Cornell University Press, |c c2001.

300
__ |a p. cm.

490
1_ |a Agora editions

500
__ |a Originally published: New York : Free Press of Glencoe, c1962.

504
__ |a Includes bibliographical references and index.

505
0_ |a The attainment of happiness -- The philosophy of Plato, its parts, the ranks of order of its parts, from the beginning to the end -- The philosophy of Aristotle, the parts of his philosophy, the ranks of order of its parts, the position from which he started and the one he reached.

650
_0 |a Happiness.

600
00 |a Plato |x Contributions in concept of happiness.

600
00 |a Aristotle |x Contributions in concept of happiness.

650
_0 |a Philosophy, Ancient.

700
1_ |a Mahdi, Muhsin.

830
_0 |a Agora editions (Cornell University Press)

963
__ |a [This field is for the name, phone number, and email address of the publishing house contact person.]

تصویر 1. نمونه‌ای از ركوردهای مارك كتابخانه كنگره

5-2. توسعه ایران مارك

همان‌گونه كه قبلاً هم اشاره شد متفاوت بودن شرایط حاكم بر كتابخانه‌های كشورهای مختلف جهان به لحاظ مسائل زبانی، سطح و عمق فهرستنویسی و سازماندهی منابع اطلاعات و ... نیاز توسعه فرمت مارك متناسب با نیازها و شرایط خاص حاكم بر هر كشور را پدید آورد و بسیاری از كتابخانه‌ها دركشورهای مختلف به كار ترجمه و ویرایش فرمت مارك برای پاسخ به نیازهای خاص خود مبادرت ورزیدند. بدین ترتیب در واقع كتابخانه‌ها با بهره‌گیری از فرمت استانداردی مانند مارك از امكان مبادله اطلاعات كتابشناختی خود با دیگر كتابخانه‌ها ـ كه در سراسر جهان از این فرمت استفاده می‌كنند ـ را فراهم بهره‌مند می‌شدند.‌

استفاده وسیع استاندارد مارك كتابخانه‌ها را در كسب داده‌های فهرستنویسی قابل پیش‌بینی و قابل اطمینان كمك كرد و بهره‌گیری از سیستم‌های خودكارسازی كتابخانه‌ها، اشتراك منابع اطلاعات كتابشناختی، جلوگیری از دوباره‌ و چندباره‌كاری، ایجاد اطمینان از همسان و سازگار بودن داده‌های كتابشناختی ـ برای مواقعی كه كتابخانه‌ای قصد دارد سیستمی خودكار را جایگزین سیستمی دیگر كند ـ از جمله امكانات و مزایایی است كه كتابخانه‌ها و مراكز اطلاعات به واسطه مارك می‌توانند از آن بهره‌مند شوند (Reitz 2004).

كشور ایران نیز مانند بسیاری از كشورها برای غلبه بر نابسامانی‌های موجود در زمینه ذخیره و سازماندهی اطلاعات در كشور به بهره‌گیری از تجربیات مكتوب دو فرمت معروف مارك 21 و USMARC مبادرت ورزید و تیم تخصصی مركز اطلاعات و مدارك علمی ایران پس از تحقیق و بررسی در این زمینه، با استناد به دلایل زیر الگوی «یو. اس. مارك» را برای توسعه مارك ملی ایران یعنی «ایران مارك» برگزید و توسعه داد:

•وجود مستندات كافی

یكی از دلایل انتخاب «یو. اس. مارك» وجود مستندات كافی در مورد این فرمت بود. مجموعه مستندات این الگو به هشت جلد می‌رسد كه به‌طور مداوم توسط كتابخانه كنگره امریكا تجدید نظر و اصلاح می‌شوند. همچنین به‌طور پیوسته تكمله‌هایی نیز بر آنها افزوده می‌گردد. كاربران این فرمت در سراسر دنیا با استفاده از شبكه‌های ارتباطی‌ای كه به كتابخانه كنگره متصل شده‌اند، پیوسته اشكالات خود را با سایر كاربران مطرح كرده و پاسخ‌های لازم را دریافت می‌دارند.

•الگویی كه آزمایش شده

یكی دیگر از دلایل انتخاب این الگو این بود كه از بوته آزمایش سرافراز بیرون آمده بود. كتابخانه كنگره اكنون با ده‌ها میلیون پیشینه كتابشناختی از این الگو برای ذخیره و بازیابی اطلاعات خود بهره می‌برد و تاكنون با مشكلی مواجه نشده است. یا اگر مشكلی بوده، به صورت مطلوبی مرتفع شده و برای ما تا رسیدن به مرحله‌ای كه این كتابخانه رسیده، مشكل چندانی وجود نخواهد داشت.

•ساختار منطقی

یكی از مزایای این الگو، حاكمیت یك منطق بر كل ساختار این الگو است. به این معنا كه در شماره‌گذاری فیلدها در این الگو از روش واحدی بهره گرفته‌شده است. مثلاً تمام فیلدهایی كه رقم سمت چپ آنها با 1 شروع می‌شود «سرشناسه»اند. یا تمام فیلدهایی كه دو رقم سمت راست آنها با 00 ختم می‌شوند «نام شخص» هستند. صرف نظر از این كه شخص، مؤلف، موضوع، شناسه افزوده و یا هر نقش دیگری داشته باشد.

محصولات اطلاعاتی موجود اكنون بسیاری از محصولات اطلاعاتی معروف با كاربرد بسیار وسیع با استفاده از این فرمت عرضه می‌شوند كه برای مثال می‌توان «سی. دی. مارك. بیبلیوگرافیك»، «سی.دی.مارك. اثوریتیز»، «سی.دی مارك. هولدینگز»، «بوكس این پرینت» و «اولریخ» را نام برد.

•پشتیبانی

با توجه به بودجه‌ای كه در اختیار كتابخانه كنگره است و انسجام تیم‌های كاری آن، انتظار می‌رود (كماكان) توان پشتیبانی این كتابخانه از فدراسیون بین‌المللی كتابداران بیشتر باشد.

5-2-1. ایران مارك چیست؟

ایران مارك به زبان ساده عبارت است از الگویی برای ذخیره «كامل» و «صحیح» اطلاعات «كتابشناختی» در زبان فارسی روی كامپیوتر. این فرمت همان‌طور كه گفته شد، با الهام از «یو. اس. مارك» و در مركز اطلاعات و مدارك علمی ایران در حالی تدوین و آزمایش است.

5-2-2. ویژ‌گی‌ها

همان‌گونه كه در مورد «یو. اس. مارك» ذكر شد، ایران مارك نیز برای تمامی مدارك كتابشناختی از نوع «متن» طراحی شده است. این مدارك شامل انواع:

الف. كتاب

عبارت كتاب یك عبارت عام و كلی است و شامل كتاب، پایان‌نامه، گزارش طرح تحقیقاتی، مقاله، مجموعه مقالات و ... می‌شود.

ب. مواد آرشیوی

شامل نسخ خطی، آثار باستانی، عتیقه‌جات، اشیایی كه در موزه نگهداری می‌شوند و ...

پ. نقشه

شامل انواع نقشه‌های جغرافیایی به اشكال مختلف مثل كره، نقشه‌های برجسته و …

ت. مواد شنیداری

شامل انواع نوارهای كاست، ریل و … حاوی سخنرانی، موسیقی، …

ث. مواد دیداری

شامل عكس، اسلاید، نگاتیو، فیلم‌های داستانی و مستند و علمی، كارتون و …

ج. مجلات

شامل هر آنچه كه به صورت تناوبی و پریودیك منتشر شود.

چ. پرونده‌های كامپیوتری

شامل كلیه فایل‌های كامپیوتری حاوی اطلاعات و نرم افزارهای مختلف طراحی شده است.

5-2-3. ساختار ركوردها

هر ركورد از ایران مارك تركیبی است از فیلدهایی كه دارای ویژ‌گی‌های عمومی مختلفی هستند. برای هر نوع از مدارك كتابشناختی مذكور از لحاظ «ضرورت وجودی» چهار دسته فیلد در نظر گرفته شده است.

الف. فیلدهای اجباری

گردآوری اطلاعات برای این گونه فیلدها ضروری است و بدون وجود این فیلد اطلاعات ركورد از درجه اعتبار ساقط است. مثلاً در مورد یك كتاب وجود «عنوان» و نیز «نام شخص» یا «سازمان» یا «ارگانی» كه این كتاب را تألیف یا ترجمه كرده، اجباری است. لذا فیلدهای اجباری حداقل اطلاعاتی هستند كه باید برای یك مدرك از نوع خاص گردآوری شوند.

ب. فیلدهای اجباری مشروط

جمع‌آوری اطلاعات برای این فیلدها تحت شرایطی اجباری می‌شود. مثلاً اگر مدركی اصل نباشد، ذكر «مشخصات نسخه اصلی» اجباری است. یا اگر كتابی ترجمه است ذكر «نام نویسنده اصلی كتاب» ضروری است.

پ. فیلدهای دلخواه

درج اطلاعات در این فیلدها دلخواه است. برای مثال به فیلد «چكیده» می‌توان اشاره كرد. به هر فیلد یك شماره اختصاص داده شده است. برخی از فیلدها دارای طول ثابت بوده و با كدهای مخصوصی پر می‌شوند و برخی دیگر كه حاوی اطلاعات تحلیلی و توصیفی مدرك خواهند بود دارای طول متغیرند و در واقع محدودیتی برای میزان اطلاعاتی كه باید در این فیلدها قرار گیرند وجود ندارد.

ت. فیلدهای با كاربرد محلی

هر كتابخانه بسته به نیاز خود می‌تواند فیلدهای مورد نیاز خود را تعریف كند. بدین‌ترتیب كتابخانه‌ها احساس راحتی بیشتری نموده و در تعریف فیلدهای مطلوبشان آزادی عمل خواهند داشت.

5-2-4. ساختار فیلدها

هر فیلد را می‌توان تكرار نمود. مثلاً در مورد نویسنده كه ممكن است یك یا چند نفر باشند، فیلد نویسنده را می‌توان به دفعات تكرار كرد. همچنین در مورد هر فیلدی كه طبیعتی تكرارپذیر داشته باشد، همچون «موضوع» و «سازمان‌های برگزاركننده یك سمینار»، می‌توان فیلد را تكرار كرد.

هر فیلد از اجزاء مختلفی تشكیل می‌شود. اجزای فیلدها به دو گروه اصلی تقسیم می‌شوند. نوع اول، نوع كد با طول ثابت است و نوع دوم نوع تحلیلی و توصیفی با طول متغیر است.

ذكر هر یك از این اجزا نیز برای هر نوع مدرك تابع نوعی ضرورت وجودی است كه مشابه آن در مورد فیلدها گفته شد. یعنی اجزا هر فیلدنیز به سه دسته اجباری، اجباری مشروط و دلخواه تقسیم می‌شوند (3). برای نمونه در مورد «نام نویسنده» كتاب به مثال ذیل توجه فرمایید: تعداد اجزا این فیلد به حدود 30 جزء می‌رسد كه برای رعایت اختصار به همین تعداد بسنده می‌شود.

5-2-5. ارتباط بین ركوردها و فیلدها

نكته قابل توجه دیگری كه بایستی به آن اشاره كرد، امكان استفاده از اطلاعات هر ركورد در ركورد دیگر است. برای مثال هنگامی كه نام مرجعی در انتهای یك كتاب ذكر می‌شود، ممكن است مایل باشیم اطلاعات كامل آن مرجع را بیابیم. در اینجا عامل ارتباطی هر ركورد با ركوردهای دیگر سبب می‌شود كه نیاز به درج اطلاعات اضافی در ركورد نداشته باشیم و به این ترتیب حجم عملیات ورود و تصحیح اطلاعات را به حداقل رسانده و بهره‌وری بیشتری بدست آوریم. این ارتباط را همچنین بین فیلدهای یك ركورد نیز می‌توان ایجاد نمود.

شماره كلیه فیلدها در ایران مارك سه رقمی بوده و می‌توان گفت كه هر یك از ارقام دارای معنای خاصی هستند. ذكر چند مثال در توضیح این مطلب خالی از فایده نیست.

عنوان جزء
نوع جزء
طول
توضیحات

نوع نام
اجباری
ثابت
نام یا، نام خانوادگی یا، نام خانوادگی چند قسمتی یا نام خاندان

مرجع
اجباری
ثابت
مرجعی كه نام از آن استخراج شده است. این مرجع ممكن است كد كتابخانه ملی یا دایره المعارفی خاص باشد. كدبندی این بخش و موارد مشابه آن با عدم توجه به عدم وجود مراجع كافی فارسی در این زمینه، از مشكلات فعلی است.

نام شخص
اجباری
متغیر
-

عناوین دیگر
اجباری مشروط
متغیر
عناوین و القاب دیگری كه به نوعی با این شخص مرتبط است. مثل دكتر، مهندس، سید، آیت ا...،

تاریخ مرتبط
اجباری مشروط
متغیر
برای این جزء می‌توان تاریخ ولادت و وفات را به‌طور مثال ذكر كرد

نقش
دلخواه
متغیر
نقش این شخص، در ارتباط با مدرك. مثل نویسنده، مؤلف، مترجم، ویراستار ...

.
...
...
...

ملاحظات
مفهوم خاص
مفهوم عام
شماره فیلد

100
نام شخص
سرشناسه
فیلدهایی كه دو رقم سمت راست شماره آنها به دو صفر ختم می‌شوند.

400
نام شخص
فروست

600
نام شخص
موضوع

700
نام شخص
شناسه افزوده

800
نام شخص
فروست به عنوان شناسه افزوده

110
نام مؤسسه
سرشناسه
فیلدهایی كه دو رقم سمت راست شماره آنها به 10 ختم می‌شوند.

410
نام مؤسسه
فروست

610
نام مؤسسه
موضوع

710
نام مؤسسه
شناسه افزوده

810
نام مؤسسه
فروست به عنوان شناسه افزوده

همان‌گونه كه مشاهده می‌شود دو رقم سمت راست شماره فیلد دارای مفهوم خاصی هستند. رقم سمت چپ نیز دارای یك مفهوم است به این صورت كه: همان‌طور كه ملاحظه شد، «منطق» مشخصی بر كل سیستم شماره‌گذاری در ایران مارك حاكم است كه به خاطر سپردن این شماره‌ها را ساده‌تر می‌سازد.

شماره فیلد
مفهوم عام
ملاحظات

فیلدهای 0XX
كلیه اطلاعاتی كه به نوعی بصورت كد درج می‌شوند
فیلدهایی كه رقم سمت چپ آنها با صفر شروع می‌شوند.

فیلدهای 1XX
سرشناسه‌ها
كلیه فیلدهایی كه رقم سمت چپ شماره آنها با 1 شروع می‌شوند.

فیلدهای 2XX
عناوین، ناشران، و وضعیت انتشار ...
كلیه فیلدهایی كه رقم سمت چپ شماره آنها با 2 شروع می‌شوند.

فیلدهای 3XX
كلیه اطلاعاتی كه به نوعی به وضعیت ظاهری مدرك مربوط می‌شوند
كلیه فیلدهایی كه رقم سمت چپ شماره آنها با 3 شروع می‌شوند.

فیلدهای 4XX
كلیه اطلاعاتی كه فروست مربوط می‌شوند
كلیه فیلدهایی كه رقم سمت چپ شماره آنها با 4 شروع می‌شوند

فیلدهای 5XX
كلیه یادداشت‌ها
كلیه فیلدهایی كه رقم سمت چپ شماره آنها با 5 شروع می‌شوند.

فیلدهای 6XX
كلیه موضوعات
كلیه فیلدهایی كه رقم سمت چپ شماره آنها با 6 شروع می‌شوند.

فیلدهای 7XX
شناسه‌های افزوده
كلیه فیلدهایی كه رقم سمت چپ شماره آنها با 7 شروع می‌شوند.

فیلدهای 8XX
شناسه‌های افزوده مربوط به فروست‌ها
كلیه فیلدهایی كه رقم سمت چپ شماره آنها با 8 شروع می‌شوند.

فیلدهای 9XX
آزاد (قابل تعریف توسط كاربران)
كلیه فیلدهایی كه رقم سمت چپ شماره آنها با 9 شروع می‌شوند.

5-2-6. انواع ركوردهای موجود در ایران مارك

ركوردها در ایران مارك به چهار دسته تقسیم می‌شوند. این چهار دسته عبارت‌اند از: نام‌ها، اطلاعات كتابشناختی، موجودی‌ها و طبقه‌بندی‌ها كه ذیلاً به اختصار به هر یك خواهیم پرداخت¹¹.

الف. نام‌ها (Authority)

در این فرمت نحوه ذخیره اسامی یا موضوعات به صورت صحیح و استاندارد بیان می‌گردد و روشی برای ذخیره اطلاعات پیشینه‌های مربوط به مستند مؤلف، سازمان‌ها، كنفرانس‌ها، و عناوین قراردادی با عنوان مستند اسامی ارائه شده است. در اینجا منظور از «نام‌ها» موارد زیر است:

•نام اشخاص

•نام شركت‌ها، سازمان‌ها و به‌طور كلی اشخاص حقوقی

•نام سمینارها

•نام حوزه‌های قضایی (دریو. اس. مارك)

•تركیب‌های نام / عنوان

•عناوین قراردادی

•و منظور از موضوعات عبارت اصلی موضوع (موضوعات اصلی)

•نام‌های جغرافیایی

•نام‌های با تقسیمات فرعی موضوعی

•نام‌ها و عبارات بكار رفته به جای شاخه‌های فرعی موضوعی هستند.

هدف از طراحی فرمت فوق، ایجاد پایگاه اطلاعاتی جامعی از اسامی اشخاص، سازمان‌ها، كنفرانس‌ها، اسامی جغرافیایی و ... است. این پایگاه اطلاعاتی در كنار پایگاه‌های اطلاعاتی كتابشناختی و با امكان اتصال به آنها می‌تواند میزان كار ورود اطلاعات و همچنین خطا را به حداقل برساند.

برای مثال تصور كنید كه بخواهید كلیه مقالات مربوط به یك سمینار را فهرستنویسی كرده و وارد كامپیوتر كنید. در حالت عادی چاره‌ای جز ذكر نام و مشخصات كامل سمینار برای هر مقاله نیست. مثلاً برای 30 مقاله از این سمینار، 30 بار این اطلاعات بایستی وارد شود. در حالت ایده آل، اطلاعات مربوط به این سمینار به صورت كامل یك بار در این پایگاه وارد شده و كلیه مقالات مربوط به این سمینار در پایگاه اطلاعاتی كتابشناختی دیگری ذخیره می‌شوند. این دو پایگاه با استفاده از روش‌های نرم افزاری به یكدیگر متصل شده و از اطلاعات هم استفاده می‌كنند. دقیقاً همین مطلب به شكل حادتری به هنگام ذخیره اطلاعات پایان‌نامه‌ها و طرح‌های تحقیقاتی مطرح است. اگر دانشگاهی 5000 پایان‌نامه داشته باشد، مشخصات كامل این دانشگاه بایستی 5000 مرتبه تكرار می‌شد. بدیهی است كه به همین میزان ضریب خطا، چه در بخش فهرستنویسی و چه در بخش ورود اطلاعات افزایش می‌یابد. لذا استفاده از این تكنیك موجب افزایش بهره‌وری می‌گردد.

مطلب مهمی كه بایستی در اینجا به آن اشاره كرد زمینه‌ای است كه برای ایجاد یك مجموعه از پایگاه‌های اطلاعاتی مرتبط با هم ایجاد شده است. كه به یك مورد از مزایای آن اشاره شد.

ب. اطلاعات كتابشناختی (Bibliographic)

در پایگاه اطلاعات كتابشناختی كه در واقع دارای وسیعترین فرمت نسبت به سه فرمت دیگر است، اطلاعات كتابشناختی از انواع كتاب و ... درج می‌گردند كه در مثال‌های گذشته ذكر آن آمد. این فرمت در واقع نقش اصلی را در تركیب كلی یك بانك كتابشناختی داراست.

پ. اطلاعات موجودی‌ها (Holding)

كار روی این فرمت ادامه دارد و تا تركیب كلی آن به دست نیاید نمی‌توان اطلاعات دقیقی داد. ولی آنچه تاكنون به دست آمده حكایت از فرمتی برای مداركی كه به نوعی در یك سازمان نگهداری می‌شوند دارد. ولی قدر مسلم اینست كه این پایگاه نیز به صورت یك پایگاه مرتبط با پایگاه اطلاعات كتابشناختی عمل خواهد كرد.

ت. طبقه‌بندی‌ها (Classification)

در این فرمت برای كلیه شماره‌ها و كدهای مربوط به طبقه‌بندی انواع مدارك كه از سوی سازمان‌های مختلف اختیار شده فیلدهایی در نظرگرفته شده است. نحوه استفاده و بكارگیری این فرمت‌ها نیز نیازمند زمان و تحقیق قابل توجهی است.

5-2-7. خلاصه الگوی ایران مارك

آنچه در جدول‌های زیر مشاهده می‌شود برداشتی از حداقل اطلاعات كتابشناختی است، كه برای هر یك از مدارك هفتگانه مذكور باید گردآوری شود. این سطح حداقل توسط كتابخانه كنگره تعیین شده و هر كشور بسته به نیاز خاص خود می‌تواند تعداد مواد آن را كم یا زیاد نمود. به دلیل ضعف در نظام اطلاع‌رسانی كشور، برخی از فیلدها قابل استفاده در زبان فارسی نیستند كه عناوین این فیلدها خود گویای این مطلب خواهند بود.

مطلب دیگری كه قابل توجه است اینكه چون در بسیاری موارد معادل مناسبی برای كلمات لاتین در فارسی یافت نشد، فعلاً به ترجمه تحت اللفظی با اندكی دخل و تصرف بسنده شده است. ذیل هر فیلد، برخی از اجزای مهم آن فیلد آمده است و وجه تمایز اجزا هر فیلد از خود فیلد، نبود شماره فیلد است.

جدول 4. راهنمای ایران مارك

BK
كتاب
MU
مواد شنیداری

AM
مواد آرشیوی
VM
مواد دیداری

CF
پرونده‌های كامپیوتری
SE
پی‌آیندها

MP
نقشه

M
اجباری
A
اجباری مشروط

در مواردی كه حرفی نیامده، برای آن نوع مدرك مورد مذكور اختیاری بوده و یا كاربرد نداشته است.

جدول 5. خلاصه‌ای از فرمت استاندارد ایران مارك

BKAMCFMPMUVMSE
عنوان
شماره فیلد

M M M M M M M
شماره كنترل
001

M M M M M M M
تعیین كننده شماره كنترل
003

M M M M M M M
تاریخ و ساعت آخرین تغییرات
005

M M M M M M M
عناصر اطلاعاتی با طول ثابت
008

این فیلد تركیبی از یك كد 39 حرفی است كه هر بخش آن در بردارنده اطلاعات معینی است

A A A A A A A

شماره كنترل كتابخانه كنگره (در یو.اس.مارك)

این فیلد دارای اجزای ذیل است:

شماره كنترلی كتابخانه ملی

شماره‌های كنترلی قبلی كه اكنون باطل شده

010

A A A A A A A

شماره استاندارد بین‌المللی كتاب

اجزا این فیلد عبارت‌اند از:

شماره استاندارد بین‌المللی كتاب

شماره‌های قبلی كه باطل شده اند

اتصال به جای دیگر

020

A A A A A A A

شماره استاندارد بین‌المللی پی‌آیند

اجزا این فیلد عبارت‌اند از:

شماره استاندارد بین‌المللی پی‌آیند

شماره اشتباه استاندارد بین‌المللی پی‌آیند

شماره‌های قبلی كه باطل شده اند

اتصال به جای دیگر

022

A

شماره ضبط استاندارد

شماره ضبط استاندارد

كدهای اضافی كه به دنبال شماره فوق آمده اند

شماره استاندارد باطل یا اشتباه

اتصال به جای دیگر

024

A

شماره ناشر موسیقی

شماره ناشر

منبع

اتصال به جای دیگر

028

A       A        A

داده‌های كد شده ریاضی

نوع مقیاس

مقیاس افقی

مقیاس برجستگی ها

اتصال به جای دیگر

034

M M M M M M M

منبع فهرست كننده

مؤسسه فهرست كننده اصلی

زبان فهرستنویسی

مؤسسه برگرداننده اطلاعات فهرست شده به زبان فارسی

مؤسسه ویرایش كننده

اتصال به جای دیگر

040

A    A A A A A
كد استناد
042

M

كد طبقه‌بندی جغرافیایی

كد منطقه جغرافیایی

كد تقسیمات فرعی جغرافیایی

052

A A A A A A A
مجموعه حروف الفبای بكار رفته
066

A A A A A A A
مجموعه حروف الفبای بكار رفته
100

A A A A A A A

سرشناسه (نام شخص)

نام شخص

چندمین (مثل كلمه دوم در عبارت «شاه عباس دوم»

القاب و یا عبارات دیگری كه به نوعی با این شخص در ارتباطند

تاریخهای مرتبط با شخص (مثل تاریخ ولادت و وفات)

نام كاملتر شخص

كد نقش شخص (مثل نویسنده، مترجم، ویراستار، ... البته به صورت كد)

اتصال به جای دیگر

A A A A A A A

سرشناسه (شخص حقوقی)

نام شخص حقوقی

شاخه‌های فرعی

محل برگزاری گردهم آیی

تاریخ گردهم‌آیی یا تاریخ امضای قرارداد

...

110

A A A A A A A

سرشناسه (عنوان گردهم آیی)

نام گردهم آیی

محل

تاریخ برگزاری

شاخه‌های فرعی

111

شماره بخش یا قسمت یا گردهم آیی (مثل اولین در عبارت «اولین گردهم آیی دندانپزشكان»)

كد نقش

اتصال به جای دیگر

A A A A A A A

سرشناسه (عنوان قراردادی)

عنوان قراردادی

تاریخ امضای قرارداد

130

تاریخ اثر

زبان

...

A       A        A

عنوان قراردادی

مثل فیلد 130

240

M M M M M M M
جمله عنوان
245

عنوان

باقی مانده عنوان و شرح پدید آورندگان

تاریخ‌های مرتبط (مثل تاریخ انتشار)

تاریخ‌های مرتبط با بخش اعظم مدرك (مثل انتشار بخشی از یك مدرك كه پیوسته در حال تدوین و چاپ بوده و بخش اعظم آن مثلاً در دهه 20 بوده است

شكل

شماره بخشی از یك اثر (مثل شماره جلد)

نام بخشی از یك اثر

اتصال به جای دیگر

A           A

عناوین دیگر

عنوان مناسب یاكوتاه

...

246

A A A A A A A

جمله ویرایش

شرح ویرایش

اتصال به جای دیگر

250

A
محل اجرای موسیقی
254

A         A         A

محل داده‌های ریاضی

شرح مقیاس

شرح پستیها و بلندیها

255

A
مشخصات پرونده (فایل)
256

A
كشور تولید كننده
257

A  A  M A A A M

وضعیت انتشار

نام ناشر، توزیع كننده، ...

تاریخ نشر، چاپ، ...

اتصال به جای دیگر

260

M M A M M M M

مشخصات فیزیكی مدرك

اندازه (شالم ابعاد فیزیكی، تعداد صفحات، ...)

نوع واحد

اتصال به جای دیگر

300

A A            A

تاریخهای انتشار

تاریخهای انتشار و یا شماره جلد یا نقش پی‌آیند

اتصال به جای دیگر

362

A   A A A A A

جمله فروست (شناسه افزوده)

عنوان فروست

شماره بخشی از یك سلسله انتشارات

نام بخشی از یك سلسله انتشارات

شماره جلد یا ...

شماره استاندارد بین‌المللی پی‌آیند

اتصال به جای دیگر

440

A   A A A A A

جمله فروست

شرح فروست

شماره بخشی از یك سلسله انتشارات

نام بخشی از یك سلسله  انتشارات

اتصال به جای دیگر

490

A

شركت كنندگان (یادداشت)

شركت كنندگان

اتصال به جای دیگر

511

A A   A A A A

یادداشت برای نسخه غیر اصلی

نوع كپی‌برداری

محل كپی‌برداری

مؤسسه مسئول كپی‌برداری

تاریخ كپی‌برداری

مشخصات فیزیكی كپی

شرح فروست كپی

تاریخهای انتشار كپی

اتصال به جای دیگر

533

A A A A A A A
مرجع (استنباط شخصی است)
773

A

مدخل پیشین

سرشناسه

ویرایش

عنوان قراردادی

عنوان

شماره استاندارد بین‌المللی پی‌آیند

اتصال به جای دیگر

780

A

مدخل پسین

سرشناسه

ویرایش

عنوان قراردادی

عنوان

شماره استاندارد بین‌المللی پی‌آیند

785

اتصال به جای دیگر

A A A A A A A
نمایش گرافیكی دیگر
880

6. در جستجوی الگویی برای سازماندهی طراحی‌های پروژه‌های فنی و عمرانی

هرچند فرمت استاندارد مارك الگوی جامعی برای ثبت، ذخیره، و مبادله اطلاعات كتابشناختی انواع منابع اطلاعات فراهم آورده است و كتابخانه كنگره امریكا نیز برای ثبت و ذخیره‌سازی نقشه‌ها، كارهای كارتوگرافی، و معماری از این فرمت استفاده كرده است، لیكن به دلیل متفادت بودن طراحی‌های پروژه‌های فنی و عمرانی ـ یعنی نقشه‌ها، پلان‌ها، و شیت‌های طراحی ـ به لحاظ محتوا و اطلاعات كتابشناختی، تهیه فرمتی مناسب برای ذخیره و سازماندهی اطلاعات این گروه از منابع اطلاعات مستلزم درنظرگرفتن ملاحظات خاص این گروه از منابع اطلاعات و گردآوری اجزا و عناصر اطلاعاتی آنها برای درج در هر فیلد از ركوردهای فرمت مارك است.

با توجه به جامع و منعطف بودن فرمت مارك برای درج اقلام موردنیاز در هر فیلد، برای گردآوری مجموعه‌ای نسبتاً جامع از اطلاعات هر نقشه، پلان و شیت طراحی برخی از استانداردها و راهنماهای مرتبط در این زمینه (Federal Geographicn Data Committee 1998; Federal Geographic Data Committee 2000; U.S. Department of the Interior 1997; Federal Geographic Data Committee 1998)  مطالعه و بررسی شدند و برای تعیین فیلدها و محتوای فیلدها در مجموع از دو منبع اصلی استفاده شد: فرمت نمایش اطلاعات كتابشناختی منابع موجود در پایگاه اطلاعات كتابخانه كنگره امریكا و اجزا و استاندارد مهندسی LANL. به این ترتیب برای تهیه فرمت نهایی شامل چارچوب هر ركورد، فیلدهای مندرج در هر ركورد و محتوای هر فیلد در مجموع به این ترتیب عمل شد:

•برای تعیین فیلدهای مناسب برای ذخیره اطلاعات نقشه‌ها و كارهای كارتوگرافی و معماری به فرمت‌های نمایش اطلاعات كتابشناختی پایگاه اطلاعات كتابخانه كنگره امریكا مراجعه و اطلاعات موردنیاز استخراج گردید.

•برای تكمیل فیلدهای تعیین شده به كمك فرمت‌های نمایش پایگاه اطلاعات كتابخانه كنگره و در واقع برای تعیین فیلدهایی كه دقیقاً مبین اطلاعات طراحی‌ها، پلان‌ها و سایر كارهای طراحی و مهندسی هستند به استاندارد مهندسی LANL مراجعه شد.

•و بالاخره اطلاعات استخراج شده از دو منبع در فیلدهای تعریف شده در فرمت مبنا یعنی فرمت ایران مارك قرار گرفتند (به فصل سوم مراجعه كنید).

در ادامه اطلاعات مبسوط‌تری در خصوص هر كدام از مراحل و منابع یاد شده و نوع اطلاعات استخراجی از آنها ارائه شده است.

6-1. پایگاه اطلاعات كتابخانه كنگره امریكا

در پایگاه اطلاعات كتابخانه كنگره سرفصلی با عنوان «انواع مواد» وجود دارد. پس از ورود به این بخش می‌توان به سیاهه‌ای از عناوین انواع مواد كتابخانه‌ای كه در پایگاه اطلاعات این كتابخانه وجود دارند دست یافت. نقشه‌ها، كارهای كارتوگرافی، و معماری نیز از جمله موادی هستند كه با عناوین و ارجاعاتی به این شرح در این سیاهه درج شده‌اند (Library of Congress 2003):

Architectural Drawing

use Photograph, Print, Drawing

Archival Manuscript/Mixed Material

In general, a collection of materials under archival control such as letters, diaries, subject files, or family papers, often including material in a variety of formats, such as print material, photographs, and drawings.

Blueprints

use Photograph, Print, Drawing

Cartographic Material

Cartographic Material (Manuscript)

Drawing

use Photograph, Print, Drawing

Engineering Drawing

use Photograph, Print, Drawing

Fine Print

use Photograph, Print, Drawing

Manuscript Cartographic Material

use Cartographic Material (Manuscript)

Manuscript Material

Note: Manuscript material cataloged by the Library of Congress Manuscript Division generally does not fall into this category; instead, it is categorized as Archival Manuscript/Mixed Material.

Map

use Cartographic Material

Mixed Material

use Archival Manuscript/Mixed Material

Two-dimensional Nonprojectable Graphic

use Photograph, Print, Drawing

در واقع این كتابخانه دارای این نوع از مواد كتابخانه‌ای ـ با عناوین یاد شده ـ است و برای ذخیره و سازماندهی این گروه از مواد فرمت استاندارد مارك استفاده می‌كند.

پس از جستجو و بازیابی هر نوع از مواد چهار فرمت از نتایج نمایش داده می‌شود. برای دستیابی به فرمت و اجزا و عناصر اطلاعات كتابشناختی یك كار طراحی نقشه، یا معماری با كلیدواژه‌های مذكور این نوع مواد جستجو و سیاهه طولانی از آنها بازیابی شد. در ادامه فرمت‌های چهارگانه نمایش یك ركورد نقشه طراحی موجود در پایگاه اطلاعات این كتابخانه ارائه شده است:

1. ركورد مختصر.كه اطلاعات مختصری درباره یك ركورد ارائه می‌دهد. این موارد عبارتند از (تصویر 2):

•شماره كنترل كتابخانه كنگره

•نوع مواد

•توصیف مختصر

•نحوه دسترسی

•شماره بازیابی

•محل نگهداری مدرك موردنظر

•وضعیت [از نظر موجود بودن، امانت و ...]

LC Control Number:
95860273

Type of Material:
Photograph, Print, Drawing

Brief Description:
Herring-Hall-Marvin Safe Co., designer.
Design drawings for a map case for the Library of Congress, Washington, D.C. [graphic].
1939-1940.
2 items : blueprint ; in folder(s) 89 x 123 cm.

Access Advisory:
Original materials served by appointment only.

CALL NUMBER:
ADE - UNIT 2016

-- Request in:
Prints & Photographs Reading Room (Madison, LM337)

-- Status:
Not Charged

تصویر 2. نمونه‌ای از یك ركورد مختصر پایگاه اطلاعات كتابخانه كنگره

2. موضوع یا محتوا. در این قسمت اطلاعات كتابشناختی مبسوط‌تری درباره یك ركورد ارائه می‌شود. موارد مندرج در این فرمت نمایش به این شرح هستند (تصویر 3):

•شماره كنترل كتابخانه كنگره

•خلاصه

•موضوع‌ها

•شكل یا فرمت / نوع مواد

•شماره رده‌بندی كتابخانه كنگره

•شماره بازیابی

•محل نگهداری مدرك موردنظر

•وضعیت [از نظر موجود بودن، امانت و ...]

LC Control Number:
95860273

Summary:
Working drawings showing map case and drawers as plans, elevations, sections, and details.

Subjects:
Library of Congress--Facilities--Washington (D.C.)--1930-1940.
Drawers (Furniture components)--1930-1940.
Map cases--Washington (D.C.)--1930-1940.

Genre/Form:
Design drawings--1930-1940.

LC Classification:
ADE - UNIT 2016

CALL NUMBER:
ADE - UNIT 2016

-- Request in:
Prints & Photographs Reading Room (Madison, LM337)

-- Status:
Not Charged

تصویر 3. نمونه‌ای از یك ركورد موضوع / محتوای پایگاه اطلاعات كتابخانه كنگره

3. ركورد كامل. در این فرمت نمایش می‌توان به اطلاعات توصیفی و تحلیلی كاملی درباره یك ركورد دست یافت. موارد اشاره شده در این فرمت نمایش به این شرح هستند(تصویر 4):

•شماره كنترل كتابخانه كنگره

•نوع مواد

•نام مشترك (مستندمشاهیر)

•عنوان اصلی

•سال نشر یا تولید

•توصیف

•نحوه دسترسی

•محدودیت‌های دسترسی

•خلاصه

•یادداشت‌ها

•[منابع یا ابزارهای] كمكی برای یافتن مدرك

•منبع فراهم‌آوری

•موضوع‌ها

•شكل یا فرمت / نوع مواد

•شماره رده‌بندی كتابخانه كنگره

•شماره سایر رده‌بندی‌ها

•محل نگهداری مدرك موردنظر

LC Control Number:
95860273

Type of Material:
Photograph, Print, Drawing

Corporate Name:
Herring-Hall-Marvin Safe Co., designer.

Main Title:
Design drawings for a map case for the Library of Congress, Washington, D.C. [graphic].

Published/Created:
1939-1940.

Description:
2 items : blueprint ; in folder(s) 89 x 123 cm.

Access Advisory:
Original materials served by appointment only.

Use/Repro. Advisory:
Publication may be restricted. For information see "Architecture, Design, and Engineering (ADE) Drawings" (http://www.loc.gov/rr/print/res/103_ade.html).

Summary:
Working drawings showing map case and drawers as plans, elevations, sections, and details.

Notes:
UNIT title devised.
Commission no. 60256.

Finding Aids:
Finding aid (unpublished): Filed by UNIT number, available in Prints and Photographs Reading Room.

Source of Acquisition:
Transfer; Facility Design & Construction; 1991; (DLC/PP-1991:R01).

Subjects:
Library of Congress--Facilities--Washington (D.C.)--1930-1940.
Drawers (Furniture components)--1930-1940.
Map cases--Washington (D.C.)--1930-1940.

Genre/Form:
Design drawings--1930-1940.

LC Classification:
ADE - UNIT 2016

Other System No.:
(DLC)11665382

Repository:
Library of Congress Prints and Photographs Division Washington, D.C. 20540 USA dcu

تصویر 4. نمونه‌ای از یك ركورد كامل پایگاه اطلاعات كتابخانه كنگره

4. برچسب‌های مارك. در این فرمت نمایش می‌توان به برچسب‌های مارك برای هر ركورد دست یافت. این موارد برای یك كار نقشه طراحی در تصویر 5 آمده‌اند.

LC Control Number:
95860273

000
01726ckm 2200385 a 450

001
11665382

005
20030804184724.0

007
kl|uuu

008
950911m19391940xxunnn lneng

035
__ |9 (DLC) 95860273

035
__ |a (DLC)11665382

906
__ |a 7 |b cbc |c orignew |d u |e ncip |f 19 |g y-printpho

010
__ |a 95860273

040
__ |a DLC |c DLC |d DLC |e gihc

050
00 |a ADE - UNIT 2016

110
2_ |a Herring-Hall-Marvin Safe Co., |e designer.

245
10 |a Design drawings for a map case for the Library of Congress, Washington, D.C. |h [graphic].

260
__ |c 1939-1940.

300
__ |a 2 items : |b blueprint ; |c in folder(s) 89 x 123 cm.

500
__ |a UNIT title devised.

500
__ |a Commission no. 60256.

520
0_ |a Working drawings showing map case and drawers as plans, elevations, sections, and details.

541
__ |c Transfer; |a Facility Design & Construction; |d 1991; |e (DLC/PP-1991:R01).

506
__ |a Original materials served by appointment only.

555
8_ |a Finding aid (unpublished): Filed by UNIT number, available in Prints and Photographs Reading Room.

540
__ |a Publication may be restricted. For information see "Architecture, Design, and Engineering (ADE) Drawings" (http://www.loc.gov/rr/print/res/103_ade.html).

610
24 |a Library of Congress |x Facilities |z Washington (D.C.) |y 1930-1940.

650
_7 |a Drawers (Furniture components) |y 1930-1940. |2 lctgm

650
_7 |a Map cases |z Washington (D.C.) |y 1930-1940. |2 lctgm

655
_7 |a Design drawings |y 1930-1940. |2 gmgpc

852
__ |a Library of Congress |b Prints and Photographs Division |e Washington, D.C. 20540 USA |n dcu

953
__ |a TE01

985
__ |a pp/ade

985
__ |a pp/wii

991
__ |b c-P&P |h ADE - UNIT 2016 |v obj. |w MUMS VM File

CALL NUMBER:
ADE - UNIT 2016

-- Request in:
Prints & Photographs Reading Room (Madison, LM337)

-- Status:
Not Charged

تصویر 5. نمونه‌ای از برچسب‌های مارك برای یك ركورد نقشه طراحی پایگاه اطلاعات كتابخانه كنگره

6-2. استاندارد مهندسی LANL¹²

بدیهی است اطلاعات كتابشناختی هر مدرك یا منبع اطلاعات براساس مشخصات اجزا و عناصر ساختاری و محتوایی آن شكل می‌گیرند. به عنوان مثال اطلاعات كتابشناختی یك كتاب در دو بخش توصیفی و تحلیلی شامل عنوان، نام پدیدآورنده(گان)، نام مترجم، محل نشر، ناشر، سال نشر، تعداد صفحات، كتابنامه، نمایه، عنوان به زبان‌های دیگر، موضوع‌ها و دیگر شناسه افزوده‌های مربوط به كتاب هستند.

هر چند برخی از عناصر برای تمام منابع اطلاعات مشترك هستند اما بسته به نوع منبع و ساختار محتوایی آن بسیاری از عناصر از یك مدرك به مدرك دیگر تغییر می‌كنند. به عنوان مثال برای یك ماده دیداری شنیداری چیزی به عنوان تعداد صفحه، كتابنامه، نمایه وجود ندارد و به جای آن با عناصری مانند تعداد نوار، طول یا مدت زمان (منظور مدت زمان محتوای ذخیره شده بر نوار صوتی یا تصویری است) و ....

با توجه به اینكه درنظرگرفتن اجزا و ساختار یك منبع اطلاعات در واقع تعیین كننده اجزا و عناصر اطلاعات كتابشناختی توصیفی و تحلیلی آن منبع به شمار می‌رود، برای تعیین عناصر كتابشناختی نقشه‌ها، پلان‌ها، و شیت‌های طراحی حاصل از طرح‌های فنی و عمرانی برخی از استانداردهای موجود در زمینه اصول و قواعد طراحی و تولید این گروه از منابع اطلاعات مورد مطالعه قرار گرفت كه در میان آنها «استاندارد مهندسی LANL» به دلیل جامعیت و متناسب بودن با هدف این پروژه انتخاب شد (Tourt and Oruch 2004).

از آنجا كه هر شیت طراحی در واقع محصولی از یك پروژه فنی و عمرانی است و به عبارتی شیت‌های طراحی، پلان‌ها، طراحی‌ها، مطالعات مهندسی و ... به لحاظ سلسله مراتبی زیرمجموعه‌ یك پروژه فنی و عمرانی قرار می‌گیرند، بنابراین اطلاعات ارائه شده در استاندارد مهندسی LANL  را می‌توان براساس سلسله مراتب به دو گروه اصلی تقسیم نمود:

•اطلاعات پروژه

•اطلاعات طراحی‌ها

از این‌رو در این بخش اطلاعات مربوط به هر دو سطح به ترتیب در دو جدول جداگانه (جدول 6 و 7) براساس استاندارد مهندسی LANL با عناوین: عناصر اطلاعات كتابشناختی پروژه‌های فنی و عمرانی و عناصر اطلاعات كتابشناختی طراحی‌ها ارائه می‌شوند.

جدول 6. عناصر اطلاعات كتابشناختی پروژه‌های فنی و عمرانی

عناصر كتابشناختی
توصیف

1
عنوان پروژه
نام توصیفی پروژه. عنوان پروژه و شیت عنوان برای ساخت وسایل جدید موردنیاز است. برای اصلاحات وسایل موجود نیازی به این شیت نیست

2
شماره ساختمان
شماره شناسایی منحصر به فردی است كه برای یك ساختمان در یك منطقه فنی مشخص اختصاص یافته است

3
شماره شناسایی
شماره منحصر به فردی است كه به هر پروژه داده می‌شود

4
ناحیه فنی
محدوده جغرافیایی محل استقرار ساختمان

5
تاریخ شروع
تاریخ آغاز به كار پروژه

6
تاریخ خاتمه
در صورتی كه پروژه‌ای پایان یافته است اطلاعات تاریخ خاتمه پروژه در این قسمت درج می‌شود

7
شیت‌های طراحی
مجموع تعداد شیت‌های طراحی مربوط به پروژه

8
سازمان مجری
سازمان اجرا كننده پروژه

9
سازمان كارفرما
سازمان پیشنهاد دهنده پروژه

جدول 7. عناصر اطلاعات كتابشناختی طراحی‌های پروژه‌های فنی و عمرانی

عناصركتابشناختی
توصیف

1
عنوان شیت
عنوانی توصیفی از اطلاعات مندرج در شیت طراحی مانند نوع طراحی (مثلاً دیاگرام فراوری، تجهیزات و ...) است

2
شماره شیت
باید از سیستم شماره‌گذاری پیاپی برای هر شیت طراحی در مجموعه طراحی‌های یك پروژه باید استفاده شود (به سرفصل 7 همین فصل مراجعه كنید)

3
شماره ویرایش
شماره ویرایشی كه روی نقشه انجام شده است

4
تاریخ ویرایش
تاریخی كه ویرایش روی نقشه به عمل آمده است

5
ترسیم‌كننده
نام و نام خانوادگی نقشه‌کش

6
طراح
نام و نام خانوادگی طراح یا مهندس

7
کنترل كننده
نام و نام خانوادگی كنترل‌كننده نقشه

8
ارائه كننده
نام شخصی كه در شركت طراحی دارای اعتبار برای انتشار كارهای طراحی است

9
تاریخ
تاریخ مجموعه نهایی طراحی‌ها (تاریخ تمام شیت‌ها باید یكسان باشد)

10
نوع طبقه‌بندی
در مجموع 12 نوع طبقه‌بندی برای طراحی‌ها درنظرگرفته شده است (جدول 10) كه طبقه‌بندی متناسب با هر كار انتخاب و در این محل درج می‌شود.

جدول 8 . انواع طبقه‌بندی شیت‌های طراحی

تصویب برای اجرا
APPROVED FOR CONSTRUCTION
فقط برای مناقصه
FOR TENDER ONLY

ساخته شده
AS-BUILT
جانشین نقشه قبلی
SUPERSEDED

باطل شده
CANCELLED
نسخه بایگانی
FILE COPY

چاپ شده برای كنترل
CHECK PRINT
این نقشه برای اجرا نیست
NOT FOR CONSTRUCTION

نقشه‌های مقدماتی
PRELIMINARY
محرمانه
SECRET

فقط برای استفاده اداری
ONLY USE OFFICE
طبقه‌بندی نشده
UNCLASSIFIED

بخش سوم

الگوی پیشنهادی ذخیره و سازماندهی
اطلاعات و مدارك پروژه‌های فنی ‌و عمرانی كشور

1. مقدمه

طراحی‌های حاصل از اجرای پروژه‌های فنی و عمرانی كشور سرمایه‌های اطلاعاتی ارزشمند هر كشوری به حساب می‌آیند كه ـ همان‌گونه كه قبلاً هم اشاره شد ـ این گروه از منابع اطلاعات نیز مانند دیگر منابع اطلاعات زمانی موجودیت‌هایی ارزشمند محسوب می‌شوند كه امكان دسترسی و بهره‌گیری مؤثر از آنها وجود داشته باشد. به عبارت روشنتر به نحوی مناسب سازماندهی شده باشند كه بتوان به جایابی، بازیابی و استفاده مؤثر از آنها مبادرت ورزید.

مطالعات مبانی نظری و بررسی برخی از شیوه‌ها، اصول و استانداردهای سازماندهی منابع اطلاعات به عنوان پیشنیاز اصلی طراحی چنین الگویی مباحثی بودند كه در  فصل پیشین به آنها پرداخته شد. این بخش از كتاب دربرگیرنده الگوی ذخیره‌سازی و سازماندهی طراحی‌های پروژه‌های فنی و عمرانی كشور است كه پس از ارائه كلیاتی در خصوص هدف، روش تهیه، و كاركردهای آن، فرمت پیشنهادی برای ذخیره و سازماندهی این گروه از منابع اطلاعات ارائه شده است.

2. فرمت پیشنهادی ذخیره و سازماندهی اطلاعات پروژه و اطلاعات طراحی‌های پروژه‌های فنی و عمرانی كشور

فرمت پیشنهادی برای ذخیره‌سازی و سازماندهی اطلاعات پروژه و اطلاعات طراحی‌های حاصل از اجرای پروژه‌های فنی و عمرانی كشور مبتنی بر فرمت ایران مارك و براساس اطلاعات استخراج شده از دو منبع پیشین ـ یعنی پایگاه اطلاعات كتابشناختی كتابخانه كنگره امریكا و استاندارد مهندسی LANL ـ در جدول‌های 9 و 10 ارائه شده است.

جدول 9. فرمت ذخیره و سازماندهی اطلاعات پروژه‌های فنی و عمرانی

فیلدهای اصلی
مفهوم عام
فیلدهای فرعی
توصیف

فیلدهای 0XX
كلیه اطلاعاتی كه به نوعی بصورت كد درج می‌شوند
001
شماره كنترل

005
تاریخ و ساعت آخرین تغییرات

008
تاریخ شروع و خاتمه پروژه

010
شماره شناسایی پروژه

020
شماره ساختمان

فیلدهای 1XX
سرشناسه‌ها
110

مشخصات سازمان مجری (نام، نشانی)

مشخصات سازمان كارفرما

مشخصات پیمانكار

فیلدهای 2XX
عناوین، ناشران، و وضعیت انتشار ...
257
محل اجرای پروژه یا ناحیه فنی

265
مشخصات فایل(های) الكترونیكی شامل نوع نرم‌افزار، سخت‌افزار، محیط طراحی، تعداد CD یا هر رسانه دیگر

فیلدهای 3XX
كلیه اطلاعاتی كه به نوعی به وضعیت ظاهری مدرك مربوط می‌شوند
300
مدارك (شیت‌های طراحی،‌ گزارش، و ...) و شكل ظاهری آنها (نگهداری در كشوهای مخصوص، فولدر (پوشه)، گزارش مانند و ...)

فیلدهای 4XX
كلیه اطلاعاتی كه فروست مربوط می‌شوند
440
نام پروژه اصلی در صورتیكه پروژه موردنظر زیرمجموعه پروژه بزرگتری است

490

یادداشت‌ها (تعداد شیت‌های طراحی، كپی یا اصل، تعداد گزارش‌ها و ...)

محل نگهداری‌ (نام و نشانی) مستندات پروژه

فیلدهای 5XX
كلیه یادداشت‌ها
506
نحوه دسترسی به اطلاعات پروژه (می‌توان به راهنمای خط‌‌مشی دسترسی به صورت online یك پیوند ایجاد نمود یا اطلاعات مختصری درج نمود)

520
خلاصه پروژه

555
امكانات دسترسی و خط‌مشی استفاده از مستندات پروژه

540
محدودیت‌های دسترسی (می‌توان به راهنمای خط‌‌مشی دسترسی به صورت online یك پیوند ایجاد نمود یا اطلاعات مختصری درج نمود)

فیلدهای 6XX
كلیه موضوعات
650
موضوع(های) پروژه

فیلدهای 8XX
شناسه‌های افزوده مربوط به فروست‌ها
852
نام سایر پروژه‌های مرتبط در صورتیكه پروژه موردنظر زیرمجموعه‌ای از یك پروژه بزرگتر به حساب می‌آید

جدول 10. فرمت ذخیره و سازماندهی اطلاعات طراحی‌های پروژه‌های فنی و عمرانی كشور

فیلدهای اصلی
مفهوم عام
فیلدهای فرعی
توصیف

فیلدهای 0XX
كلیه اطلاعاتی كه به نوعی بصورت كد درج می‌شوند
001
شماره كنترل

005
تاریخ و ساعت آخرین تغییرات

008
تاریخ ارائه

010
شماره شناسایی طراحی (براساس سیستم رده‌بندی و شماره‌گذاری مندرج در سرفصل 7 همین فصل تنظیم می‌شود)

020
شماره شیت (در صورتیكه مربوط به مجموعه‌ای از طراحی‌ها برای یك موضوع مشخص است مثلاً شیت 5 از 10 تأسیسات)

فیلدهای 1XX
سرشناسه‌ها
100
نام طراح، ترسیم‌كننده، كنترل كننده، تأیید كننده و ارائه كننده برای نشر

فیلدهای 2XX
عناوین، ناشران، و  ...
245
عنوان طراحی

250
شماره ویرایش و توضیحات مربوط به ویرایش در صورت موجود بودن

255
مقیاس

260
نام سازمان تولیدكننده در صورت متفاوت بودن با نام سازمان مجری یا پیمانكار

265
مشخصات فایل(های) الكترونیكی شامل نوع نرم‌افزار، سخت‌افزار، محیط طراحی، تعداد CD یا هر رسانه دیگر

فیلدهای 3XX
كلیه اطلاعاتی كه به نوعی به وضعیت ظاهری مدرك مربوط می‌شوند
300

ابعاد و قطع شیت

واحد اندازه‌گیری استفاده شده

نوع طبقه‌بندی

نحوه نگهداری (زونكن، فولدر، صحافی شده، در كشوهای مخصوص و ...)

نوع فایل الكترونیكی (مانند pdf، CAD و ...) در صورت موجود بودن

362
تاریخ انتشار شیت

فیلدهای 4XX
كلیه اطلاعاتی كه فروست مربوط می‌شوند
440
موضوع اصلی شیت طراحی در صورتیكه زیرمجموعه‌ای از یك مجموعه طراحی است مثلاً تأسیسات، و ...

490

یادداشت‌ها (كپی یا اصل، نوع محتوا به عنوان مثال جزئیات، مقاطع، و .... پیوست دارد یا نه)

محل نگهداری‌ (نام و نشانی) در صورتیكه با نشانی محل نگهداری مستندات پروژه متفاوت است

فیلدهای 5XX
كلیه یادداشت‌ها
506
نحوه دسترسی به شیت طراحی اگر با خط‌مشی كلی متفاوت است

540
محدودیت‌های دسترسی اگر با خط‌مشی كلی متفاوت است

555
امكانات دسترسی و خط‌مشی استفاده از شیت طراحی اگر با خط‌مشی كلی متفاوت است

فیلدهای 6XX
كلیه موضوعات
650
موضوع(های) طراحی

3. رده‌بندی و شماره‌گذاری استاندارد شیت‌های طراحی

فرمت پیشنهادی برای رده‌بندی و شماره‌گذاری شیت‌های طراحی براساس فرمت شناسایی شیت مندرج در استاندارد مهندسی LANL است. این فرمت برای تمام طراحی‌های حاصل از اجرای یك پروژه ساختمانی قابل بهر‌ه‌گیری است. این كد شناسایی به اندازه‌ای منعطف هست كه بتوان برای طیف وسیعی از حوزه‌های پروژه از آن استفاده نمود. سیستم مورد استفاده برای سازماندهی شیت‌های طراحی «سیستم یکپارچه طراحی»¹³ نام دارد كه توسط «مؤسسه مشخصات ساختمانی»¹⁴ طراحی شده‌ است. براساس این سیستم فرمت شناسایی شیت دارای سه جزء اصلی است  که در تصویر 6 و دستورالعمل تهیه آن نیز پس از تصویر ارائه شده است¹⁵.

سطح 1: بیانگر موضوع: كه شامل یک کاراکتر حرفی است: N

سطح 2: بیانگر موضوع: كه به دلیل آنكه استفاده نمی‌شود به جای آن یک خط تیره درج شده است.

بیانگر نوع شیت: كه نوع اطلاعات مندرج در شیت را بیان می‌کند و به دنبال آن شماره پیاپی شیت قرار می‌گیرد. بیانگر نوع شیت شامل یك کاراکتر عددی است.

شماره پیاپی شیت: شامل 3 کاراکتر عددی است

شیت طراحی ضمیمه (مكمل)

تصویر 6. اجزای فرمت شناسایی استاندارد شیت طراحی

3-1. سطح 1: بیانگر موضوع¹⁶

اولین سطح فرمت شناسایی شیت یعنی بیانگر موضوع بر مبنای سیستم سنتی حرفی استوار است. مجموعه طراحی‌ها را بر اساس موضوع به این ترتیب سازماندهی کنید¹⁷.

نظم پیاپی
کد موضوع
موضوع

1
G
عمومی (شیت عنوان، یادداشت‌های عمومی، حوزه کار، ارسالی‌ها)

2
H
مواد خطرزا

3
V
مساحی/ نقشه‌برداری

4
B
ژئوتکنیکی

5
W
کارهای شهری (تعریف شده توسط کاربر یا براساس نیاز مشتری)

6
C
عمرانی

7
L
نما

8
S
ساختمانی

9
A
معماری

10
I
محوطه‌های داخلی

11
Q
تجهیزات (آزمایشگاهی، خدمات غذایی، پارکینگ، سایت)

نظم پیاپی
کد موضوع
موضوع

12
F
حفاظت از آتش سوزی

13
P
لوله‌کشی

14
D
فرایند، هودهای بخار، و تجهیزات فرایند

15
M
مکانیکی

16
E
الکتریکی

17
T
ارتباطات از راه دور

18
R
منابع

19
X
سایر موضوعات (امنیت و ایمنی)

20
Z
طراحی‌های كارگاهی / قراردادی یا پیمانكاری

21
O
عملیات‌ها

3-2. بیانگر نوع شیت

دومین سطح فرمت شناسایی شیت بیانگر نوع شیت است. نوع شیت به وسیله یک کاراکتر عددی مشخص می‌شود. تمام انواع شیت‌ها ممكن است برای تمام بیانگرهای موضوع مورد استفاده قرار نگیرند. استفاده از تمام انواع شیت‌ها برای یك پروژه یا در یك موضوع ضروری نیست. برای طبقه‌بندی انواع شیت‌های طراحی به این ترتیب عمل كنید:

0	عمومی (فهرست علائم، یادداشت‌ها و...)

1	پلان‌ها (نماهای افقی شامل پلان‌ها و پروفایل‌های شهری)

2	ارتفاعات (نماهای عمودی)

3	مقاطع (نماهای مقطعی یا بخشی)

4	نماهای مقیاس بزرگ (پلان‌ها، ارتفاعات، یا مقاطعی که جزئیات به حساب نمی‌آیند)

5	جزئیات

6	دیاگرام‌ها

7	برنامه زمانی¹⁸

8	تعریف شده برای کاربر (برای انواعی که در سایر گروه‌ها قرار نمی‌گیرند)

9	ارائه‌های سه بعدی (ایزومتریک‌ها، پرسپکتیوها، مدل‌ها، و عکس‌ها)

3-3. شماره پیاپی شیت

سومین بخش فرمت شناسایی شیت یک شماره پیاپی سه رقمی است که هر شیت را در یک مجموعه موضوع و گروه مشخصی از شیت‌های طراحی نشان می‌دهد. برای اولین شیت هر مجموعه طراحی شماره 000 (سه صفر) درنظرگرفته می‌شود و پس از آن 001 تا  999 قرار می‌گیرند. این شماره پیاپی سه رقمی برای نظم‌دهی به فایل‌های الکترونیکی و بانک داده‌های مدیریت از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.

پس از تهیه یك شیت شناسایی می‌توان طراحی‌های اضافی افزوده شده به یک مجموعه طراحی را با یك پسوند شناسایی نمود. این پسوند می‌تواند متشکل از یک بیانگر تعریف شده باشد كه با حرف A آغاز می‌شود.

3-4. نظم‌دهی و شماره‌گذاری پیاپی مجموعه‌ طراحی‌ها

شیت‌های طراحی باید براساس نظم تعریف شده‌ای سازماندهی شوند و در هر موضوع شماره منحصر به فردی به آنها اختصاص یابد (جدول 11)¹⁹. شماره‌های پیاپی شیت‌های طراحی باید نه تنها در مجموعه طراحی‌ها، بلکه در ارتباط با سایر طراحی‌های مربوط به هر ساختمان باید منحصر به فرد باشند. به عنوان مثال اگر شماره E-6000 برای ساختمانی خاص وجود دارد، بنابراین مجموعه طراحی یا باید شماره E-6000  را ویرایش کند یا باید شماره پیاپی شیت آن (مجموعه طراحی) از E-6001 آغاز شود²⁰.

جدول 11. فهرست موضوع‌ها و شماره‌های موضوع طراحی‌ها²¹

موضوع
توالی شماره‌گذاری
نظم طراحی‌ها

عمومی (G)
0999-0001
عمومی (شیت عنوان، فهرست علائم، یادداشت‌های عمومی، حوزه کاری، توالی ساخت، مشخصات پروژه، و طراحی‌های جهت‌گذاری)

مساحی/

نقشه‌برداری (V)

0999-0001
عمومی (اطلاعات ضوابط طراحی، فهرست علائم، یادداشت‌های عمومی، حوزه کاری، و توالی ساخت)

1999-1000
پلان‌ها (ابتدا dwgهای تخریب شده و به دنبال آنها ساختمان جدید) مرز، تراز، ویژ‌گی‌های باستان‌شناسی و تاریخی

2999-2000
ارتفاعات

3999-3000
مقاطع

4999-4000
نماهای مقیاس بزرگ

5999-5000
جزئیات

6999-6000
دیاگرام‌ها

7999-7000
برنامه زمانی / اقلام خرید

8999-8000
تعریف شده برای کاربر

9999-9000
ارائه‌های سه بعدی (ایزومتریک‌ها، پرسپکتیوها، عکس‌ها)

ژئوتکنیکی (B)
0999-0001
عمومی (شیت عنوان، فهرست علائم، یادداشت‌های عمومی، حوزه کاری، توالی ساخت، مشخصات پروژه، و طراحی‌های جهت‌گذاری)

1999-1000
ابتدا dwgهای پلان‌های تخریب شده و به دنبال آنها پلان‌های ساختمان جدید

2999-2000
ارتفاعات

3999-3000
مقاطع

4999-4000
نماهای مقیاس بزرگ (پلان‌ها، ارتفاعات، یا مقاطعی كه جزئیات محسوب نمی‌شوند)

5999-5000
جزئیات

6999-6000
دیاگرام‌ها

7999-7000
برنامه زمانی / اقلام خرید

8999-8000
تعریف شده برای کاربر

9999-9000
ارائه‌های سه بعدی (ایزومتریک‌ها، پرسپکتیوها، عکس‌ها)

شهری (C)
0999-0001
عمومی (شیت عنوان، فهرست علائم، یادداشت‌های عمومی، حوزه کاری، توالی ساخت، مشخصات پروژه، و طراحی‌های جهت‌گذاری)

1999-1000
پلان‌ها (ابتدا dwgهای تخریب شده و به دنبال آنها ساختمان جدید، سایت، كلاسه‌بندی، كاربردیها،‌ لاگهای بورینگ خاك)

2999-2000
ارتفاعات

3999-3000
مقاطع

4999-4000
نماهای مقیاس بزرگ (پلان‌ها، ارتفاعات،‌ یا مقاطع/مقاطع عرضی كه جزئیات محسوب نمی‌شوند)

5999-5000
جزئیات

6999-6000
دیاگرام‌ها

7999-7000
برنامه زمانی / اقلام خرید

8999-8000
تعریف شده برای کاربر

9999-9000
ارائه‌های سه بعدی (ایزومتریک‌ها، پرسپکتیوها، عکس‌ها)

ساختاری (S)
0999-0001
عمومی (شیت عنوان، فهرست علائم، یادداشت‌های عمومی، حوزه کاری، توالی ساخت، مشخصات پروژه، و طراحی‌های جهت‌گذاری)

1999-1000
پلان‌ها (ابتدا dwgهای تخریب شده، سپس ساختمان جدید)

2999-2000
ارتفاعات

3999-3000
مقاطع

4999-4000
نماهای مقیاس بزرگ (پلان‌ها، ارتفاعات، یا مقاطعی كه جزئیات محسوب نمی‌شوند)

5999-5000
جزئیات

6999-6000
دیاگرام‌ها

7999-7000
برنامه زمانی / اقلام خرید

8999-8000
تعریف شده برای کاربر

9999-9000
ارائه‌های سه بعدی (ایزومتریک‌ها، پرسپکتیوها، عکس‌ها)

معماری (A)
0999-0001
عمومی (شیت عنوان، فهرست علائم، یادداشت‌های عمومی، حوزه کاری، توالی ساخت، مشخصات پروژه، و طراحی‌های جهت‌گذاری)

1049-1000
برای ثبت پلان‌های طبقه درنظرگرفته شود

1999-1050
پلان‌ها (ابتدا dwgهای تخریب شده، سپس ساختمان جدید)

2999-2000
ارتفاعات

3999-3000
مقاطع

4999-4000
نماهای مقیاس بزرگ

5999-5000
جزئیات

6999-6000
دیاگرام‌ها

7999-7000
برنامه زمانی / اقلام خرید

8999-8000
تعریف شده برای کاربر

9999-9000
ارائه‌های سه بعدی (ایزومتریک‌ها، پرسپکتیوها، عکس‌ها)

داخلی (I)
0999-0001
عمومی (شیت عنوان، فهرست علائم، یادداشت‌های عمومی، حوزه کاری، توالی ساخت، مشخصات پروژه، و طراحی‌های جهت‌گذاری)

1999-1000
پلان‌ها (ابتدا dwgهای تخریب شده، سپس ساختمان جدید)

2999-2000
ارتفاعات

3999-3000
مقاطع

4999-4000
نماهای مقیاس بزرگ (پلان‌ها، ارتفاعات، یا مقاطعی كه جزئیات محسوب نمی‌شوند)

5999-5000
جزئیات

6999-6000
دیاگرام‌ها

7999-7000
برنامه زمانی / اقلام خرید

8999-8000
تعریف شده برای کاربر

9999-9000
ارائه‌های سه بعدی (ایزومتریک‌ها، پرسپکتیوها، عکس‌ها)

تجهیزات (Q)
0999-0001
عمومی (شیت عنوان، فهرست علائم، یادداشت‌های عمومی، حوزه کاری، توالی ساخت، مشخصات پروژه، و طراحی‌های جهت‌گذاری)

1999-1000
پلان‌ها (ابتدا dwgهای تخریب شده، سپس ساختمان جدید)

2999-2000
ارتفاعات

3999-3000
مقاطع

4999-4000
نماهای مقیاس بزرگ

5999-5000
جزئیات

6999-6000
دیاگرام‌ها

7999-7000
برنامه زمانی / اقلام خرید

8999-8000
تعریف شده برای کاربر

9999-9000
ارائه‌های سه بعدی (ایزومتریک‌ها، پرسپکتیوها، عکس‌ها)

حافظت از آتش سوزی (F)
0999-0001
عمومی (شیت عنوان، فهرست علائم، یادداشت‌های عمومی، حوزه کاری، توالی ساخت، مشخصات پروژه، و طراحی‌های جهت‌گذاری)

1999-1000
پلان‌ها (ابتدا dwgهای تخریب شده، سپس ساختمان جدید)

2999-2000
ارتفاعات

3999-3000
مقاطع

4999-4000
نماهای مقیاس بزرگ

5999-5000
جزئیات

6999-6000
دیاگرام‌ها

7999-7000
برنامه زمانی / اقلام خرید

8999-8000
تعریف شده برای کاربر

9999-9000
ارائه‌های سه بعدی (ایزومتریک‌ها، پرسپکتیوها، عکس‌ها)

لوله کشی (P)
0999-0001
عمومی (شیت عنوان، فهرست علائم، یادداشت‌های عمومی، حوزه کاری، توالی ساخت، مشخصات پروژه، و طراحی‌های جهت‌گذاری)

1999-1000
پلان‌ها (ابتدا dwgهای تخریب شده، سپس ساختمان جدید)

2999-2000
ارتفاعات

3999-3000
مقاطع

4999-4000
نماهای مقیاس بزرگ

5999-5000
جزئیات

6999-6000
دیاگرام‌ها

7999-7000
برنامه زمانی / اقلام خرید

8999-8000
تعریف شده برای کاربر

9999-9000
ارائه‌های سه بعدی (ایزومتریک‌ها، پرسپکتیوها، عکس‌ها)

فرایندی (D)
0999-0001
عمومی (شیت عنوان، فهرست علائم، یادداشت‌های عمومی، حوزه کاری، توالی ساخت، مشخصات پروژه، و طراحی‌های جهت‌گذاری)

1999-1000
پلان‌ها (ابتدا dwgهای تخریب شده، سپس ساختمان جدید)

2999-2000
ارتفاعات

3999-3000
مقاطع

4999-4000
نماهای مقیاس بزرگ

5999-5000
جزئیات

6999-6000
دیاگرام‌ها (جریان فرایند،‌ لوله‌كشی و ابزارسازی برای سیستم‌های فرایند و هودهای بخار)

7999-7000
برنامه زمانی / اقلام خرید

8999-8000
تعریف شده برای کاربر

9999-9000
ارائه‌های سه بعدی (ایزومتریک‌ها، پرسپکتیوها، عکس‌ها)

مکانیکی (M)
0999-0001
عمومی (شیت عنوان، فهرست علائم، یادداشت‌های عمومی، حوزه کاری، توالی ساخت، مشخصات پروژه، و طراحی‌های جهت‌گذاری)

1999-1000
پلان‌ها (ابتدا dwgهای تخریب شده، سپس ساختمان جدید)

2999-2000
ارتفاعات

3999-3000
مقاطع

4999-4000
نماهای مقیاس بزرگ

5999-5000
جزئیات

6999-6000
دیاگرام‌ها (دیاگرام جریان فرایند،‌ لوله‌كشی و ابزارسازی، دیاگرام‌های منطقی)

7999-7000
برنامه زمانی / اقلام خرید

8999-8000
تعریف شده برای کاربر

9999-9000
ارائه‌های سه بعدی (ایزومتریک‌ها، پرسپکتیوها، عکس‌ها)

الکتریکی (E)
0999-0001
عمومی (شیت عنوان، فهرست علائم، یادداشت‌های عمومی، حوزه کاری، توالی ساخت، مشخصات پروژه، و طراحی‌های جهت‌گذاری)

1999-1000
پلان‌ها (ابتدا dwgهای تخریب شده، سپس ساختمان جدید) (طبقه، تجهیزات، قدرت، روشنایی، خاك‌برداری،‌ برق‌كاری، اورژانس، سیستم‌های ویژه)

2999-2000
ارتفاعات

3999-3000
مقاطع

4999-4000
نماهای مقیاس بزرگ

5999-5000
جزئیات

6999-6000
دیاگرام‌ها

7999-7000
برنامه زمانی / اقلام خرید (صورتحساب مواد، و ...)

8999-8000
تعریف شده برای کاربر

9999-9000
ارائه‌های سه بعدی (ایزومتریک‌ها، پرسپکتیوها، عکس‌ها)

ارتباطات از راه دور (T)
0999-0001
عمومی (شیت عنوان، فهرست علائم، یادداشت‌های عمومی، حوزه کاری، توالی ساخت، مشخصات پروژه، و طراحی‌های جهت‌گذاری)

1999-1000
پلان‌ها (ابتدا dwgهای تخریب شده، سپس ساختمان جدید)

2999-2000
ارتفاعات

3999-3000
مقاطع

4999-4000
نماهای مقیاس بزرگ

5999-5000
جزئیات

6999-6000
دیاگرام‌ها

7999-7000
برنامه زمانی / اقلام خرید

8999-8000
تعریف شده برای کاربر

9999-9000
ارائه‌های سه بعدی (ایزومتریک‌ها، پرسپکتیوها، عکس‌ها)

عملیات‌ها (O)
0999-0001
عمومی (شیت عنوان، فهرست علائم، یادداشت‌های عمومی، حوزه کاری، توالی ساخت [تنها برای سختمانهایی كه با خدمات پیمانكارهای جزء پشتیبانی می‌شود]، برنامه‌ها/فهرست‌ها)

1999-1000
پلان‌ها (ابتدا dwgهای تخریب شده، سپس ساختمان جدید)

2999-2000
ارتفاعات

3999-3000
مقاطع

4999-4000
نماهای مقیاس بزرگ

5999-5000
جزئیات

6999-6000
دیاگرام‌ها

7999-7000
برنامه زمانی / اقلام خرید

8999-8000
تعریف شده برای کاربر

9999-9000
ارائه‌های سه بعدی (ایزومتریک‌ها، پرسپکتیوها، عکس‌ها)

سایر موضوع‌ها (ایمنی و امنیت) (R)
0999-0001
عمومی (شیت عنوان، فهرست علائم، یادداشت‌های عمومی، حوزه کاری، توالی ساخت)

1999-1000
پلان‌ها (ابتدا dwgهای تخریب شده، سپس ساختمان جدید)

2999-2000
ارتفاعات

3999-3000
مقاطع

4999-4000
نماهای مقیاس بزرگ

5999-5000
جزئیات

6999-6000
دیاگرام‌ها (جریان فرایند،‌ لوله‌كشی و ابزارسازی برای سیستم‌های فرایند و هودهای بخار)

7999-7000
برنامه زمانی / اقلام خرید

8999-8000
تعریف شده برای کاربر

9999-9000
ارائه‌های سه بعدی (ایزومتریک‌ها، پرسپکتیوها، عکس‌ها)

4. كاربرگه دروندهی اطلاعات پروژه‌ها و اطلاعات طراحی‌های پروژه‌های فنی و عمرانی كشور

كاربرگه دورندهی اطلاعات پروژه‌ها و اطلاعات طراحی‌های پروژه‌های فنی و عمرانی كشور در برگیرنده دو سطح اصلی است (تصویر 7): الف. اطلاعات پروژه، ب. اطلاعات طراحی‌های مربوط به هر پروژه.

همان‌گونه كه در تصویر 7 مشاهده می‌شود اجرای هر پروژه فنی و عمرانی به تولید مجموعه‌ای از طراحی‌ها می‌انجامد كه معمولاً با عنوان نقشه و پلان شناخته می‌شوند. به عبارتی هر نقشه و پلان دارای یك یا بیشتر از یك شیت طراحی است. بنابراین محصولات هر پروژه فنی و عمرانی می‌توانند به عنوان مجموعه‌ای از طراحی‌ها در قالب شیت‌هایی ارائه می‌شوند. با توجه به این ساختار و برای سهولت كار دروندهی اطلاعات طراحی‌های هر پروژه، طراحی‌ها نه به عنوان نقشه‌ یا پلانی كه دربرگیرنده تعدادی شیت طراحی است بلكه به عنوان شیت‌های طراحی مجزایی كه به موضوعات و بخش‌های مختلف یك ساختمان، سازه، تجهیزات و  ... در یك پروژه فنی و عمرانی نگریسته شده است (كاربرگه 1 و 2).

تصویر 7. انواع طراحی‌های حاصل از اجرای یك پروژه فنی و عمرانی

كاربرگه 1. اطلاعات پروژه‌های فنی و عمرانی

شماره كنترل:
نام نمایه‌ساز:

تاریخ و ساعت آخرین تغییرات:

عنوان كامل پروژه:

شماره شناسایی:
شماره ساختمان:

محدوده فنی
طول جغرافیایی:

عرض جغرافیایی:

نشانی محل اجرا:
كشور:             استان:                  شهر:

نشانی:

خلاصه:

موضوع(ها):

مشخصات مجری:
فرد ◻    سازمان ◻

فرد:

نام و نام خانوادگی:

سمت:

نشانی:

تلفن:

دورنگار:

پست الكترونیك:

وب سایت:

سازمان:

نام:

نشانی:

تلفن:

دورنگار:

پست الكترونیك:

وب سایت:

مشخصات كارفرما:
فرد ◻         سازمان ◻

فرد:

نام و نام خانوادگی:

سمت:

نشانی:

تلفن:

دورنگار:

پست الكترونیك:

وب سایت:

سازمان:

نام:

نشانی:

تلفن:

دورنگار:

پست الكترونیك:

وب سایت:

مشخصات پیمانكار:
فرد ◻    سازمان ◻

فرد:

نام و نام خانوادگی:

سمت:

نشانی:

تلفن:

دورنگار:

پست الكترونیك:

وب سایت:

سازمان:

نام:

نشانی:

تلفن:

دورنگار:

پست الكترونیك:

وب سایت:

وضعیت:
خاتمه یافته: ◻        تاریخ شروع:

درحال انجام: ◻       تاریخ شروع:

سال پیش‌بینی شده برای خاتمه:

ناتمام: ◻               تاریخ شروع:

سال رها شدن:

بودجه (ریال):

مستندات:

گزارش:    دارد ◻    ندارد ◻

فایل الكترونیكی:

دارد ◻             ندارد ◻

تعداد (عنوان):                  تعداد (جلد):

نوع فایل:  Word ◻

زرنگار ◻

مشخصات و تعداد رسانه:

فرمت نگهداری:  زونكن ◻  گزارش

صحافی شده ◻

نقشه:

دارد  ◻        ندارد ◻

تعداد شیت:

فایل الكترونیكی:

دارد ◻             ندارد ◻

نوع فایل:   اتوكد ◻     سایر ◻  ذكر شود

محیط طراحی: ویندوز  ◻  ویرایش آن ذكر شود

مشخصات و تعداد رسانه (مثلاً 3 حلقه CD):

سایر ◻  ذكر شود

فرمت نگهداری:  كشوهای مخصوص ◻      زونكن ◻
لوله شده ◻

نام پروژه اصلی (اگر زیرمجموعه‌ای از یك پروژه بزرگتر است)

موضوع(های) اصلی:

نام سایر پروژه‌های مرتبط:

محل نگهداری مستندات:

نام بخش (مخزن، مطالعه، ...):

نام كتابخانه/آرشیو:

نشانی:

تلفن:

دورنگار:

پست الكترونیك:

وب سایت:

نحوه دستیابی:
مراجعه ◻     با قرار قبلی ◻  (خط‌مشی دسترسی درج شود)

محدودیت دسترسی یا استفاده:
(خط‌مشی دسترسی و استفاده درج شود)

كاربرگه 2. اطلاعات طراحی‌های پروژه‌های فنی و عمرانی كشور

شماره كنترل:
نام نمایه‌ساز:

تاریخ و ساعت آخرین تغییرات:

عنوان شیت:
شماره ویرایش:

شماره شناسایی:

شماره شیت در مجموعه در طراحی

(مثلاً شیت شماره 5 از 10 شیت طراحی مربوط به بخش تأسیسات):

نوع طراحی:

نوع طبقه‌بندی:

كلیات (راهنمای علائم، یادداشت‌ها و …) ◻
ساخته شده ◻

پلان‌ها (نماهای افقی) ◻
در حال ساخت ◻

بلندیها (نماهای طولی) ◻
باطل شده ◻

بخش‌ها (نماهای بخشی) ◻
چاپ شده برای كنترل ◻

نماهای مقیاس بزرگ (پلان‌ها، ارتفاعات، بخش‌ها) ◻
فقط برای مناقصه ◻

جزئیات ◻
جانشین نقشه قبلی ◻

دیاگرام‌ها و برنامه‌ها ◻
نسخه بایگانی ◻

نماهای سه‌بعدی (ایزومتریك، چشم‌اندازها، عكس‌ها) ◻
«این نقشه برای اجرا نیست» ◻

پلان كل ◻
نقشه‌های مقدماتی ◻

پلان سایت ◻
محرمانه ◻

پلان كف ◻
طبقه‌بندی نشده  ◻

پلان سقف رفلكس شده ◻
سایر ◻ ذكر شود:

پلان چشم‌اندازها ◻

شیت راهنما ◻

موضوع:

كلیات ◻ مواد خطرزا ◻ نقشه‌برداری نما ◻ ساختمانی ◻ معماری ◻ داخلی ◻ عمرانی ◻

فنی جغرافیایی ◻ كارهای عمرانی ◻ تجهیزات ◻ مخابرات ◻ منابع ◻ لوله‌كشی ◻ ایمنی از آتش‌سوزی ◻ فرایند ◻ برقی ◻ مكانیكی ◻ عملیات ◻ پیمانكاری ◻ سایر ◻

مشخصات فیزیكی:
اندازه (ابعاد):
مقیاس:

1189*841   ◻
A0
◻
20: 1
◻
500: 1

841*594    ◻
A1
◻
10: 1
◻
200: 1

594*420  ◻
A2
◻
5: 1
◻
100: 1

420*297  ◻
A3
◻
2: 1
◻
50: 1

297*210   ◻
A4
◻
1: 1
◻
سایر

مشخصات مجری (درصورتیكه با نام سازمان مجری كل پروژه متفاوت است):
فرد ◻    سازمان ◻

فرد:

نام و نام خانوادگی:

سمت:

نشانی:

تلفن:

دورنگار:

پست الكترونیك:                                وب سایت:

سازمان:

نام:

نشانی:

تلفن:

دورنگار:

پست الكترونیك:                                وب سایت:

مشخصات كارفرما (درصورتی‌كه با نام سازمان مجری كل پروژه متفاوت است):
فرد ◻    سازمان ◻

فرد:

نام و نام خانوادگی:

سمت:

نشانی:

تلفن:

دورنگار:

پست الكترونیك:                                وب سایت:

سازمان:

نام:

نشانی:

تلفن:

دورنگار:

پست الكترونیك:

وب سایت:

مشخصات پیمانكار (درصورتیكه با نام سازمان مجری كل پروژه متفاوت است):
فرد ◻    سازمان ◻

فرد:

نام و نام خانوادگی:

سمت:

نشانی:

تلفن:                                                  دورنگار:

پست الكترونیك:                                وب سایت:

سازمان:

نام:

نشانی:

تلفن:

دورنگار:

پست الكترونیك:

وب سایت:

طراح/ترسیم كننده:

تأییدكننده:

مستندات:
گزارش:    دارد ◻    ندارد ◻            فایل الكترونیكی:
دارد ◻             ندارد ◻

تعداد (عنوان):                  تعداد (جلد):

نوع فایل:  Word ◻  زرنگار ◻

مشخصات و تعداد رسانه:

فرمت نگهداری:  زونكن ◻  گزارش صحافی شده ◻

نامه یا مكاتبات پیوست: دارد ◻  ندارد ◻

مشخصات فایل الكترونیكی:
دارد ◻    ندارد ◻

نوع فایل:   اتوكد ◻     سایر ◻  ذكر شود

محیط طراحی: ویندوز  ◻  ویرایش آن ذكر شود

مشخصات و تعداد رسانه (مثلاً 3 حلقه CD):

سایر ◻  ذكر شود

فرمت نگهداری: كشوهای مخصوص ◻

زونكن ◻

لوله شده ◻

محل نگهداری مستندات (درصورتیكه با نام سازمان مجری كل پروژه متفاوت است):

نام بخش (مخزن، مطالعه، ...):

نام كتابخانه/آرشیو:

نشانی:

تلفن:

دورنگار:

پست الكترونیك:

وب سایت:

شماره بازیابی:

نحوه دستیابی:
مراجعه ◻     با قرار قبلی ◻  (خط‌مشی دسترسی درج شود)

محدودیت دسترسی یا استفاده:
(خط‌مشی دسترسی و استفاده درج شود)

 دروندهی اطلاعات مواردی كه با علامت  مشخص شده‌اند اختیاری است.

4-1. ملاحظات ویژه برای طراحی كاربرگه‌

برای طراحی دو كاربرگه یاد شده ـ لازم است تمهیدی فراهم شود تا بتوان در حداقل زمان ممكن حداكثر داده‌ها را ثبت و وارد پایگاه نمود. با توجه به حجم انبوه طراحی‌های مربوط به هر پروژه فنی و عمرانی و لزوم ثبت تمام مدارك مربوط به هر طرح فنی و عمرانی،‌ لازم است به این پرسش پاسخ داده شود:

چگونه می‌توان در حداقل زمان ممكن، داده‌های مربوط به هر طرح فنی عمرانی را دروندهی و سازماندهی نمود به‌طوری‌كه بتوان به سهولت و سرعت به جزئی‌ترین اطلاعات آنها یعنی یك شیت مشخص طراحی دست یافت؟ آیا باید آنها را براساس موضوع سازماندهی نمود؟ عنوان؟ شركت‌ها و ...؟

پس از مطالعه برخی از استانداردهای موجود و بازدید از آرشیو شهرداری شفیلد واقع در كشور انگلستان این نتیجه حاصل شد كه هر چند منطق كل به جز ـ یعنی پروژه، طراحی‌ها (نقشه و پلان)، و شیت ـ بر اطلاعات اینگونه طرح‌ها حاكم است،‌ لیكن ساختار اطلاعات مربوط به هر پروژه به گونه‌ای است كه تقریباً تمام اطلاعات شناسنامه‌ای یك پروژه و پاره‌ای از اطلاعات طراحی‌ها برای بسیاری از شیت‌ها مشابه هستند و از این‌رو دروندهی آنها دقیقاً به معنای دوباره‌كاری و اتلاف انرژی است. به این مفهوم كه برای آگاهی از اینكه یك شیت متعلق به كدام بخش از پروژه و همچنین متعلق به چه پروژه‌ای است لازم است تمام اطلاعات مربوط به پروژه و بخش موردنظر برای هر شیت طراحی تكرار شوند كه این امر مستلزم روزها و ماه‌ها كار ثبت و دروندهی اطلاعات مربوط به طراحی‌های یك پروژه فنی و عمرانی با مجموعه‌ای بالغ بر 500 شیت طراحی است.

مشاهده آرشیوهای مشابه و تجربه كار با برخی از پایگاه‌های اطلاعات به طراحی این كاربرگه‌های 1 و 2. كاربرگه‌ها به گونه‌ای طراحی شده‌اند كه پس از دروندهی اطلاعات مربوط به هر پروژه (تكمیل و ثبت اطلاعات كاربرگه شماره 1)  فرد مسئول دروندهی داده‌ها می‌تواند بدون نیاز به دروندهی مجدد اطلاعات پروژه تنها اطلاعات مربوط به هر شیت طراحی از مجموعه طراحی‌های هر پروژه را ثبت كند و تنها در صورت متفاوت بودن اطلاعات برخی از بخش‌ها مانند نام سازمان مجری، كارفرما، نام طراح و تمام مواردی كه در كاربرگه شماره 2 با علامت ستاره مشخص شده‌اند، می‌توان آنها را مجدداً درج نمود.

در واقع مسئول دروندهی داده‌ها به جای دروندهی اطلاعات پروژه، تنها با دروندهی شماره شناسایی یا بخشی از حروف عنوان یك پروژه به كل اطلاعات مربوط به آن دست می‌یابد و پس از آن تنها به دروندهی اطلاعات شیت طراحی‌ای می‌پردازد كه به آن پروژه مرتبط است.

این تمهید با مدنظر قرار دادن هدف پایگاه اطلاعات پروژه‌های فنی و عمرانی ـ یعنی سهولت در دروندهی و ذخیره اطلاعات پروژه‌ها و طراحی‌های با كمترین خطا و افزایش شانس موفقیت در بازیابی اطلاعات موردنیاز كاربران آن ـ فراهم آمده است. به این ترتیب تا حد ممكن سعی شده با ایجاد امكان تهیه و روزآوری بانك‌های اطلاعات مجزا برای بخش‌هایی مانند عناوین پروژه‌ها، نام سازمان‌های مجری و كارفرما، موضوع‌ها،‌ و مواردی از این قبیل و ایجاد امكان جستجو در بانك‌ها برای دروندهی، ویرایش، و روزآوری اطلاعات هر پروژه و طراحی‌های مربوط به آن به سرعت و دقت كار افزوده شود.²². به واسطه چنین تمهیدی فرد یا افراد مسئول كار دروندهی اطلاعات می‌توانند با مراجعه به این بانك به انتخاب نام سازمان یا شركت مجری طرح و تمام بخش‌هایی كه اطلاعات آنها قبلاً دروندهی شده است و در واقع جزء عناصر و اطلاعات ثابت برای هر پروژه و هر شیت طراحی به حساب می‌‌آیند، مبادرت ورزد.

با درنظرگرفتن چنین ملاحظاتی برای طراحی كاربرگه‌های یاد شده نه تنها افراد مسئول دروندهی اطلاعات پروژه‌ها و طراحی‌های مربوط به آنها، بلكه كاربران این اطلاعات نیز می‌توانند با مراجعه به بانك‌های یاد شده به جستجوی اطلاعات موردنظر خود در خصوص طرح‌های مربوط به یك سازمان یا شركت خاص بپردازند. با توجه به اینكه كاربر به مجموعه‌ای از بانك‌های واژ‌گان كنترل شده و اطلاعات دسترسی دارد²³، شانس موفقیت در بازیابی اطلاعات موردنظر به نحو چشمگیری افزایش می‌یابد.

نكته پایانی اینكه چنین ملاحظاتی باعث می‌شوند تا افراد مسئول دروندهی اطلاعات و كاربران پایگاه به جای استفاده از صفحه كلید و تایپ اطلاعات به انتخاب گزینه‌ها و واژگان از پیش طراحی شده مبادرت ورزند.

منابع

The British Library Board, the British Library. [2007]. Bibliographic Standards Development. http://www.bl.uk/services/bibliographic/ blstand.html (11 July 2007).

Committee on Cataloging: Description & Access, Association for Library Collections & Technical Services (ALCTS). 2007. Building International Descriptive Cataloging Standards: The Role of the American Library Association’sCommittee on Cataloging: Description and Access. http://www.libraries.psu.edu/tas/jca/ccda/ building.html  (11 July 2007).

Federal Geographicn Data Committee. 1998. Content Standard for Digital Geospatial Metadata. [USA]: Metadata Ad Hoc Working Group. http://cndg.clearinghouse.gub.uy/documentos/biblioteca/otros/v2_0698.pdf (11 July 2007).

Federal Geographic Data Committee. 2000. Content Standard for Digital Geospatial Metadata Workbook (2nd ed.). [USA]: National Spatial Data Infrastructure (NSDI). http://www.geoconnections.org/ developersCorner/devCorner_devNetwork/meetings/2003.06.10/Docs/FGDC-standard-workbook-en.pdf  (11 July 2007).

Hunter, Eric J. and K. G. B. Bakewell. 1983. Cataloguing. London: Bingley.

Larsgaard, Mary L. 1998. Map Librarianship: An Introduction. 3rd ed. Littleton, Colo.: Libraries Unlimited.

Library of Congress. 2005. Library of Congress Online Catalog: Type of Material. http://catalog.loc.gov/help/typemat.htm (11 July 2007).

Library of Congress. 2006. MARC 21 Format for Bibliographic Data: National Level Record, Bibliographic Full Level & Minimal Level. http://www.loc.gov/marc/bibliographic/nlr/nlr.html#intro (11 July 2007).

Library of Congress. 2006. CIP Data in MARC Format. http://cip.loc.gov/ecip7c.html (11 July 2007).

Minneapolis Community & Technical College. 2001. The Organization of Knowledge. http://www.minneapolis.edu/Library/tutorials/infolit/tablesversion/lessons/lesson2/organization.htm (11 July 2007).

Pilsk, Suzanne C. et. al. 2002. Organizing corporate knowledge: the ever-changing role of cataloging and classification. Information Outlook. Special Libraries Association. http://www.findarticles. com/p/articles/mi_m0FWE/is_4_6/ai_95200282 (11 July 2007).

Reitz, Joan. 2004. ODLIS: Online Dictionary for Library and Information Science. http://lu.com/odlis/odlis_m.cfm#machinecat (11 July 2007).

Tourt, Richard. 2004. LANL Engineering standards: LANL Drafting Manual. 3rd ed. University of California. http://engstandards. lanl.gov/drftman/dmindex.htm  (11 July 2007).

U.S. Department of the Interior. 1997. Standards for the Preparation of Digital Geospatial Metadata. U.S. Geological Survey, National Mapping Division. http://rockyweb.cr.usgs.gov/ nmpstds/ acrodocs/ meta/PMETA997.PDF (11 July 2007).

پارسی اصفهانی، امیر. 1375. ایران مارك: الگوی پیشنهادی برای ذخیره و مبادله پیشینه‌های كتابشناختی. فصلنامه علوم اطلاع‌رسانی (11) 3: 20-23.

http://www.irandoc.ac.ir/ETELA-ART/11/11_3_1.htm (11 July 2007).

تابش، احمد. 1382. گزارش درباره آرشیو طرح‌های عمرانی كشور. گزارش منتشر نشده. تهران: سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی كشور.

برای مطالعه بیشتر

Alexandria Digital Library. 1996.  Crosswalk: USMARC to FGDC Content Standards for Digital Geospatial Metadata. http://www. alexandria.ucsb.edu/public-documents/metadata/marc2fgdc.html (29 Dec. 2004).

Anglo-American Committee on Cataloguing of Cartographic Materials, 1982, Cartographic materials: A manual of interpretation for AACR2. Chicago, American Library Association.

College of St. Catherine Libraries. 2004. MARC Code Lists. http://www.oclc.org/support/documentation/worldcat/records/codelists/default.htm (31 Dec. 2004).

Library of Congress. Geography and Map Division, and Special Materials Cataloging Division. 2001. Guidelines for Distinguishing Cartographic Electronic Resources from other Electronic Resources. Cataloging Policy and Support Office, Network Development and MARC Standards Office. http://www.loc.gov/marc/cfmap.html (25 Dec. 2004).

Library of Congress. 2004. Cataloging the Geography and Map Division Collections. http://memory.loc.gov/ammem/gmdhtml/gmdcat.html (15 Dec. 2004).

Network Development and MARC Standards Office, 1988, USMARC code list for relators, sources, and description conventions. Washington, Library of Congress, Cataloging Distribution Service.

Library of Congress. Geography and Map Division. 1991. Map Cataloging Manual. Washington, D.C. http://www.itsmarc.com/crs/ map0001.htm (15 Dec. 2004).

پیوست

راهنمای موضوع‌ها و طبقه‌بندی طراحی‌ها

1. سطح 1: بیانگر موضوع

2. بیانگر نوع شیت

3. فهرست موضوع‌ها و شماره‌های موضوع طراحی‌ها

1. استاندارد LANL در واقع استانداردی است كه برای ایجاد یكدستی در كار طراحی و تولید طراحی‌های فنی به تبیین اجزا و عناصر مربوط به هر نقشه، پلان و به‌طور كلی طراحی‌ها در فرایند كار طراحی و نحوه درج این اطلاعات در هر شیت طراحی می‌پردازد.

2. پس از اجرای هر جستجو در پایگاه اطلاعات كتابخانه كنگره امریكا نتایج در چهار فرمت نمایش ـ ركورد مختصر، موضوع یا محتوا، ركورد كامل، و برچسب‌های مارك ـ نمایش داده می‌شوند. با توجه به اینكه ذخیره و سازماندهی اطلاعات این پایگاه مبتنی بر فرمت مارك صورت پذیرفته‌اند، از اینرو محتوای هر فیلد از فرمت‌های چهارگانه نمایش برای نقشه‌ها و كارهای كارتوگرافی و معماری حاوی اطلاعاتی است كه می‌تواند برای تعین محتوای فیلدهای هر ركورد از پایگاه اطلاعات طراحی‌ها و مدارك پروژه‌های فنی و عمرانی مورد استفاده قرار گیرد.

1. از آنجا كه یكی از نویسندگان اثر در زمان طرح‌ریزی و نگارش این كتاب به عنوان مدیر دروندهی دادة یك شركت انگلیسی مشغول فعالیت بوده است، برای طراحی و تهیه فرمت ذخیره و سازماندهی طراحی‌ها و مدارك پروژه‌های فنی و عمرانی از برخی از بخش‌های پایگاه اطلاعات این شركت الگوبرداری نموده و از تجربه حاصل از فعالیت در این شركت برای طراحی فرمت یاد شده استفاده نموده است.

1. cataloging 2. entries 3. Bibliographic description

1. indexing

1. Cross-reference

2. در این بخش كتابخانه برای تمام فضاهایی بكارمی‌رود كه محل گردآوری، ‌سازماندهی، یا اشاعه اطلاعات مانند مراكز اطلاعات، آرشیوها، موزه‌ها، مراكز اسناد، و ... بشمار می‌روند.

1. Charles Amni Cutter 2. Literary or topical

1. American Library Association’s Committee on Cataloging (ALCTS): Description and Access

2. Anglo-American Cataloguing Rules, 2nd edition, revised (AACR2R)

1. فرمت پیش‌بینی شده برای مستندات ایران مارك به صورت برگه آزاد (Loose - Leaf) است و این قابلیت را خواهند داشت تا بنا به اقتضای زمان و موارد خاص، به سادگی تغییر یابد.

1. LANL Engineering Standards

1. Uniform Drawing System (UDS)

2. Construction Specifications Institute (CSI)

3. برای مشخص نمودن هر سطح، اطلاعات آن سطح با حروف و كاراكترهای توپر نمایش داده شده‌اند.

1. برای اطلاعات كامل در زمینه فهرست‌نویسی و رده‌بندی اطلاعات نقشه‌ها و كارهای كارتوگرافی به «دستنامه فهرستنویسی نقشه‌ها» كه با عنوان Map Cataloging Manual توسط بخش نقشه‌ها و جغرافی كتابخانه كنگره امریكا در سال 1991 تهیه شده و به صورت مجموعه‌ای منسجم به زبان اصلی (انگلیسی) توسط مؤلفان تدوین و در پیوست «ب» درج گردیده است مراجعه نمایید.

2. برای مطالعه نسخه اصلی جزئیات مربوط به هر سطح از «فرمت شناسایی شیت» به پیوست «پ» مراجعه كنید.

1. Schedule

1. مجموعه طراحی‌ها همیشه دارای تمام انواع طراحی‌های سیاهه شده در جدول 10 نیستند.

2. برای حصول اطمینان از وجود یا عدم وجود یك طراحی می‌توان به سیاهه طراحی‌های موجود در سازمان مراجعه نمود.

3. برای مطالعه نسخه اصلی اطلاعات این جدول به پیوست «الف» مراجعه كنید.

1. ایجاد این بانك‌های اطلاعات می‌تواند قبل آغار كار دروندهی اطلاعات پروژه‌ها و طراحی‌های آنها صورت پذیرد و پس از آغاز پروژه‌ای جدید این بانك‌ها روزآمد شوند.

1. بانك‌های واژگان كنترل شده در واقع واژگان و عباراتی محسوب می‌شوند كه برای مفاهیم و عناوین مشخصی ـ هرچند با نام‌های متفاوت اما با یك عنوان یكسان ـ در تمام بخش‌های یك پایگاه و توسط افراد مختلف قابل بازیابی هستند. بنابراین در صورتی‌كه مسئول كار دروندهی اطلاعات پروژه‌ها و طراحی‌های حاصل از پروژه‌ها و كاربران از بانك‌های یكسانی استفاده كنند این بدان مفهوم است كه هر دو با یك زبان مشترك برای دروندهی و جستجوی اطلاعات استفاده می‌كنند و به همین دلیل شانس موفقیت بازیابی اطلاعات در حد بسیار بالایی افزایش می‌یابد و امكان خطا كاهش.