برنامه ریزی مقابله با حوادث در کتابخانه ها و

مراکز خدمات اطلاع رسانی

نوشته: جان آشمن

ترجمه: مریم خسروی

مرکز اطلاعات و مدارک علمی ایران

تهران - 1380

اشمن، جان، 1949

 Ashman, John

برنامه ریزی مقابله با حوادث در کتابخانهها و مراکز اطلاع رسانی / نوشته جان اشمن؛

ترجمه مریم خسروی؛ [ویراستار محمد جواهر کلام].-تهران: مرکز اطلاعات و مدارک علمی

ایران؛ 1380.

ج، 86ص. : جدول.

عنوان اصلی: Disaster Planning for Library and information Services

کتابنامه.

1. کتابخانهها – مدیریت. 2. کتابخانهها – پیشبینیهای ایمنی. 3. خدمات اطلاعرسانی –

مدیریت. الف. خسروی، مریم، مترجم. ب. جواهرکلام، محمد، ویراستار. ج.عنوان.

1380  4ب5الف/6/679Z

عنوان: برنامهریزی مقابله با حوادث در کتابخانهها و مراکز اطلاعرسانی

نویسنده: جان اشمن

مترجم: مریم خسروی khosravi@irandoc.ac.ir

ویراستار: محمد جواهرکلام

به کوشش: محمود بابائی babaie@irandoc.ac.ir

نمونه خوان: زهرا دهسرایی

طرح جلد: صدف صفرپور

ناشر: مرکز اطلاعات و مدارک علمی ایران

	تهران – خیابان انقلاب – چهارراه فلسطین – شماره 1188

	صندوق پستی: 1371-13185

	تلفن: 6462548		نمابر: 6462254

	http://www.irandoc.ir

نوبت چاپ: اول (1380)

قیمت: 5000 ریال

شابک: 4-04-7519-964

درباره متون آموزشی «اسلیب»¹

متون آموزش «اسلیب» (انجمن کتابخانههای تخصصی و دفاتر اطلاعرسانی) به لحاظ طرح مباحث نو در حوزه اطلاعرسانی و کتابداری و نیز شیوه ارائه مطالب از اهمیت خاصی برخوردار است.

تأمین منابع آموزش مناسب به زبان فارسی و کوشش در جهت ارتقای سطح دانش اطلاعرسانان و کتابداران. دلایل اصلی اقدام مرکز اطلاعات و مدارک علمی ایران برای ترجمه و نشر برخی از منابع آموزشی اسلیب به شمار میآید. حاصل این اقدام به تدریج منتشر و در اختیار دانش پژوهان قرار میگیرد.

از این مجموعه، آثار زیر به زودی منتشر خواهد شد:

* انتخاب منابع اطلاعاتی

* دورکاری برای کتابداران و اطلاعرسانان

* ارزشیابی خدمات کتابداری و اطلاعرسانی

* مدیریت مجموعههای فیلم و ویدیو

* مدیریت خودکارسازی کتابخانهها

* تبلیغ کارآمد سایت وب

* تهیه راهنما برای خدمات کتابداری و اطلاعرسانی

* برنامهریزی استراتژیک برای خدمات کتابخانهای و اطلاعاتی

1. مقدمه‌

در سی‌ سال‌ گذشته‌ برنامه‌ریزی‌ برای‌ مقابله‌ با حوادث‌ در بسیاری‌ كتابخانه‌ها دغدغه‌ اصلی‌ بوده‌ است‌. سیل‌ در فلورانس‌ در سال‌ 1996 در صدر اخبار جهان‌ قرار گرفت‌ و منجر به‌ تلاش‌ وصف‌ نشدنی‌ با مشاركت‌ كارشناسان‌ چندین‌ كشور برای‌ احیای‌ اموال‌ و موجودی‌های‌ كتابخانه‌ها گردید. با آشكار شدن‌ میزان‌ خسارات‌ و پیامدهای‌ دراز مدت‌ آن‌، ضرورت‌ این‌ برنامه‌ریزی‌ برای‌ دنیای‌ كتابداری‌ روشن‌ گردید. هر بار كه‌ فاجعه‌ای‌ گریبان‌ یك‌ كتابخانه‌ بزرگ‌ یا مركز اسناد را گرفته‌، این‌ پیام‌ تقویت‌ شده‌ است:

• حریق‌ در كتابخانة‌ حقوق‌ كلین² در دانشگاه‌ تمپل‌، از ایالت‌ فی لا دلفیا در سال‌ 1972، ضرورت‌ جابجایی‌ سریع‌ حدود 000/160 جلد كتاب‌ و متعاقباً ارسال‌ هزار جلد برای‌ انجماد و خشكاندن‌ در اتاق‌ خلا را ایجاد نمود.

آتش‌سوزی‌ در مركز اسناد پرسنل‌ ارتش‌ ³در اورلند در ایالت‌ میسوری‌ در سال‌ 1973 منجر به‌ صدمه‌ دیدن‌ اسنادی‌ به‌ حجم‌ 000/10 فوت‌ مكعب‌ گردید و لازم‌ شد كه‌ قبل‌ از خرابی‌ یكی‌ از طبقات‌ به‌ دلایل‌ ایمنی‌، برنامه‌ای‌ برای‌ نجات‌ سریع‌ مقدار زیادی‌ از مواد، سازماندهی‌ شود.

 •آبگرفتگی‌ در كتابخانه‌ مه‌ یر¹ دانشگاه‌ استانفورد در ایالت‌ كالیفرنیا در سال‌ 1978، كه‌ به‌ دنبال‌ تركیدگی‌ لولة‌ 8 اینچی‌ اصلی‌ آب‌ روی‌ داد، منجر به‌ خرابی‌ حدود000/52 جلد كتاب‌ گردید.

حریق‌ در كتابخانه‌ عمومی‌ لس‌آنجلس‌ در ایالت‌ كالیفرنیا در آوریل‌ سال‌ 1986 كه‌ طی‌ آن‌ 000/400 جلد كتاب‌ كاملاً از بین‌ رفت‌ و بیش‌ از 000/700/1 جلد صدمه‌ دید.

• در آتش‌سوزی‌ در كتابخانة‌ «فرهنگستان‌ علوم‌ اتحاد شوروی»² در لنینگراد در فوریه‌ سال‌ 1988 تعداد 000/400 جلد كتاب‌ در آتش‌ سوخت‌ و بیش‌ از 000/000/11 جلد با آب‌ و دود، آسیب‌ دید.

در چنین‌ حوادثی‌، هزینة‌ مالی‌ احیا و جایگزینی‌ مواد آسیب‌دیده‌ بسیار زیاد بوده‌ است‌، اما محاسبة‌ هزینة‌ موسسات‌ و كاربران‌ آنها، از نظر وقفة‌ كاری‌ و بهای‌ اوقات‌ تلف‌ شده‌ و فرصت‌های‌ از دست‌ رفته‌ برای‌ همگان‌ دشوار است‌. این‌ تجربه‌ها دو نكته‌ را گوشزد می‌كند: یكی‌ این‌ كه‌ لازم‌ است‌ با تشخیص‌ خطرهای‌ تهدیدكننده‌ و اتخاذ اقدامات‌ پیشگیرانة‌ لازم‌ امثال‌ این‌ حوادث‌ را كاهش‌ داد؛ و دوم‌ این‌ كه‌ مطمئن‌ شد كه‌ كتابخانه‌ آن‌ قدر مجهز است‌ كه‌ بتواند با هر حادثه‌ای‌ كه‌ به‌ موجودی‌ آن‌ لطمه‌ بزند مقابله‌ كند، و در آینده‌ به‌ طرز موثری‌ از این‌ لحاظ‌ مجهز شود. اگر چه‌ تمام‌ مثال‌های‌ ذكر شده‌ شامل‌ خسارات‌ وارد شده‌ بر اثر، حریق‌ و سیل‌ به‌ مواد سنتی‌ كتابخانه‌ و اسناد كاغذی‌ است‌، ولی‌ این‌ نكته‌ را گوشزد می‌كند كه‌ باید به‌ عوامل‌ دیگر نیز توجه‌ كرد و از جمله‌ اهمیت‌ روزافزونی‌ به‌ تكنولوژی‌ داد. مدیریت‌ ارشد كتابخانه‌ باید تصمیم‌ بگیرد كه‌ چگونه‌ برنامه‌ریزی‌ مقابله‌ با حادثه‌، نیازمند این‌ است‌ كه‌ تمام‌ ساختار مدیریتی‌ سازمان‌ آن‌ را به‌ كار گیرد، و در پی‌ تشكیل‌ «گروه‌ برنامه‌ریزی‌ در وضع‌ اضطراری‌» برآید. گروه‌ یاد شده‌ شامل‌ افراد زیر خواهد بود:

• رئیس‌ امور اداری‌ به‌ عنوان‌ مسئول‌ كارمندان‌ و ساختمان‌،

 •فردی‌ با مسئولیت‌ وسیع‌ مدیریتی‌،

 •فردی‌ با مسئولیت‌ تام‌الاختیار برای‌ سیستم‌های‌ رایانه‌ی‌،

 •و یك‌ مشاور خارج‌ از سازمان‌ كه‌ در زمینه‌ برنامه‌ریزی‌ مقابله‌ با حادثه‌ تجربه‌ داشته‌ باشد (یا فردی‌ كه‌ در زمینه‌ حفاظت‌ تجربه‌ دارد و حاضر باشد بصورت‌ مشاور كار كند).

ضمن‌ آن‌ كه‌ بسیاری‌ از جزئیات‌ كار متضمن‌ طراحی‌ برنامه‌هایی‌ است‌ كه‌ باید انجام‌ گیرد (مانند مسائل‌ فنی‌ برای‌ كار با سیستم‌های‌ رایانه‌ی‌)، لازم‌ است‌ به‌ گروه‌ اطمینان‌ داد كه‌ تمام‌ ابعاد موضوع‌ بررسی‌ و نیازهای‌ كاربران‌ و تمام‌ كاركنان‌ در نظر گرفته‌ شده‌اند، همچنان‌ كه‌ در مورد هر نوع‌ برنامه‌ریزی‌ سازمانی‌ لازم‌ است‌، طرح‌ نیاز به‌ آن‌ دارد كه‌ مردمی‌ از هر قسم‌ در آن‌ شركت‌ داشته‌ باشند. علت‌ اصلی‌ ناكام‌ ماندن‌ چنین‌ طرحهایی‌ این‌ است‌ كه‌ كسانی‌ كه‌ باید كارهای‌ آن‌ را انجام‌ دهند، تعهدی‌ نسبت‌ به‌ آن‌ نداشته‌اند و آن‌ را از خود نمی‌دانسته‌اند. ممكن‌ است‌ لازم‌ باشد تعدادی‌ از همكاران‌ متعهد كتابخانه‌های‌ دیگر را به‌ نمایندگی‌ از طرف‌ سیستم‌های‌ مختلف‌ كتابخانه‌ یا سایر مؤسسات‌ جمع‌ كرد و با آنها یك‌ گروه‌ برنامه‌ریزی‌ تشكیل‌ داد. این‌ گروه‌ می‌تواند اعضای‌ كنسرسیوم‌ یا شبكه‌ را برای‌ توسعة‌ طرح‌های‌ حادثه‌ متناسب‌ با نیاز خاص‌ لازم‌، یاری‌ دهد. مؤسسات‌ شركت‌ كننده‌ از لحاظ‌ نوع‌ و اندازه‌ فضا الزاماً نباید كاملاً مثل‌ هم‌ باشند بلكه‌ فقط‌ گروهی‌ را تشكیل‌ می‌دهند و با شناسایی‌ علائق‌ مشترك‌ خود مشكلات‌ شبیه‌ به‌ هم‌ را حل‌ می‌كنند.

اصطلاح‌ كتابخانه‌ در اینجا ناظر به‌ خدمات‌ اطلاع‌رسانی‌ به‌ طور كلی‌ است‌، همچنان‌ كه‌ این‌ راهبردها به‌ تمام‌ افراد حرفه‌ای‌ شاغل‌ در كتابخانه‌ها، آرشیوها، مراكز اسناد و غیره‌ مربوط‌ می‌شوند. هنگام‌ وقوع‌ یك‌ حادثه‌، سیستم‌ عادی‌ مدیریت‌ مؤسسه‌، تبدیل‌ به‌ سیستمی‌ برای‌ ادارة‌ بحران‌ می‌شود (ممكن‌ است‌ سرپرست‌ به‌ عنوان‌ مسؤل‌ هماهنگ‌ كننده‌ عمل‌ كند). وظیفة‌ آنها این‌ است‌ كه‌ حداقل‌ خدمات‌ جزئی‌ را برقرار كنند و مطمئن‌ شوند كه‌ كاربران‌ و كارمندان‌، علت‌ مشكل‌ را می‌فهمند و برای‌ احیاء مجدد خدمات‌ در سطح‌ بهینه‌ تلاش‌ می‌كنند. هر عضو كنسرسیوم‌ به‌ شبكه‌ كه‌ در جریان‌ حریق‌ یا سیل‌ و یا غیره‌، دچار خسارت‌ زیاد شده‌ است‌، باید اطمینان‌ یابد كه‌ یك‌ گزارش‌ (و در صورت‌ لزوم‌ همراه‌ با توصیه‌هایی‌ برای‌ بهبود طرح‌های‌ جاری‌) نوشته‌ می‌شود و برای‌ تمامی‌ اعضای‌ گروه‌ برنامه‌ریزی‌ ارسال‌ می‌گردد. هم‌چنین‌ شاید بهتر باشد در وضع‌ اضطراری‌ مؤسسات‌ همكار با قرض‌ دادن‌ كارمندان‌ و تجهیزات‌ به‌ سایر اعضای‌ شبكه‌، به‌ آنها در جهت‌ احیاء موجودی‌های‌ خراب‌ شده‌، كمك‌ كنند.

امنیت‌ كاركنان‌ اولین‌ مسئلة‌ گروه‌ برنامه‌ریزی‌، خواهد بود. معمولاً برای‌ تخلیه‌ ساختمان‌ در هنگام‌ حریق‌ رویه‌ عملیاتی‌ مكتوب‌ موجود است‌. برای‌ بسط‌ رویة‌ عملیاتی‌ مكتوب‌ نیز می‌توان‌ فكری‌ كرد تا موقعیت‌های‌ احتمالی‌ دیگر مانند طوفان‌ شدید، زمین‌لرزه‌، اغتشاشات‌ شهری‌ و انفجار بمب‌، را در برگیرند. اگر كتابخانه‌ قسمتی‌ از یك‌ سازمان‌ بزرگ‌تر باشد، اعمال‌ هماهنگی‌ طبیعتاً از طرف‌ سازمان‌ مادر انجام‌ می‌شود. مدیریت‌ باید در به‌ كارگیری‌ اصطلاح‌ «برنامه‌ریزی‌ حادثه‌» توجه‌ كافی‌ نماید زیرا واژه‌ «حادثه‌» معمولاً در ذهن‌ به‌، وقوع‌ حادثه‌ای‌ ناگهانی‌، تعبیر شده‌ و باعث‌ نگرانی‌ و خسارت‌ زیادی‌ می‌شود و لذا استفاده‌ از این‌ اصطلاح‌ می‌تواند نگرشی‌ منفی‌ و بدبینانه‌ ایجاد كند. برای‌ این‌ منظور شاید عبارت‌ «برنامه‌ریزی‌ وضع‌ اضطراری‌» مناسب‌تر باشد.

در تهیة‌ این‌ رهنمودها تصمیم‌ گرفته‌ شده‌ است‌ كه‌ خطر موضوعاتی‌ مانند مشكلات‌ كاربران‌، سرقت‌ كتاب‌، استفاده‌ و نگهداری‌ نادرست‌ كتابها و سایر عواملی‌ را كه‌ در درازمدت‌ باعث‌ خسارت‌ می‌شوند، نظیر اثر مواد شیمیایی‌ روی‌ كاغذ و غیره‌ را كه‌ نمی‌توان‌ درست‌ ارزیابی‌ نمود، كنار بگذاریم‌. در نوشته‌ها گاه‌ به‌ این‌ مسائل‌ «حوادث‌ تدریجی‌» یا «حوادث‌ آرام‌» اشاره‌ می‌شود.

این‌ راهنما با بخشی‌ درباره‌ پیشگیری‌ از حوادث‌ شروع‌ می‌شود، سپس‌ به‌ بحث‌ درباره‌ این‌ مسأله‌ می‌پردازد كه‌ دستنامه‌ خودتان‌ در مورد برنامه‌ریزی‌ وضع‌ اضطراری‌ را چگونه‌ تدوین‌ كنید. رهنمودها با شایعترین‌ نمونه‌های‌ حوادث‌، شامل‌ آسیب‌دیدگی‌ كتابها، اسناد، مواد عكس‌برداری‌ شده‌ و غیره‌، به‌ علت‌ آتش‌سوزی‌، سیل‌ و غیره‌ سر و كار دارد و دارای‌ دو قسمت‌ است‌: در قسمت‌ اول‌ اقدامات‌ اولیه‌ برای‌ تثبیت‌ وضع‌ مواد آسیب‌دیده‌ با آب‌، بررسی‌ شده‌اند و قسمت‌ دوم‌ به‌ ضرورت‌ حفاظت‌ از مواد آسیب‌دیده‌ در هنگام‌ وقوع‌ بعدی‌، اختصاص‌ دارد.

در سراسر متن‌ اصلی‌ اصطلاح‌ «كتابها» عجالتاً برای‌ رساله‌ها، مجلات‌، انتشارات‌ رسمی‌، گزارشها و سایر اسناد، چاپی‌ یا دست‌نویس‌، به‌ كار رفته‌ است‌. اصطلاح‌ «رسانه‌ غیركتابی‌« نیز شامل‌ میكروفیلم‌، عكس‌ها، نوارهای‌ صوتی‌ و تصویری‌، سی‌دی‌رام‌ها، نوارها و دیسك‌های‌ رایانه‌ای‌ است‌.

2. پیشگیری‌ از حادثه‌

اهداف‌ این‌ فصل‌: حفظ‌ كتابخانه‌ از حادثه‌ از طریق‌ بهبود رویه‌های‌ عملیاتی‌ استاندارد، و كاهش‌ خطر خسارت‌ به‌ موجودی‌ منابع‌ آن‌ به‌ سطح‌های‌ قابل‌ قبول‌.

برای‌ این‌ كه‌ قدمی‌ به‌ طرف‌ ایجاد و یا بررسی‌ روش‌های‌ برنامه‌ریزی‌ مقابله‌ با حادثه‌ برداریم‌، می‌توانیم‌ یك‌ ارزیابی‌ صوری‌ از حادثه‌ انجام‌ دهیم‌. این‌ ارزیابی‌ باید مشخص‌ كند كه‌ چه‌ نوع‌ مشكلاتی‌ منجر به‌ ضرر یا صدمه‌ به‌ موجودی‌ كتابخانه‌ و یا قطع‌ خدمات‌ آن‌ می‌شود و تبعات‌ احتمالی‌ آنها چیست‌. ارزیابی‌ مذكور ممكن‌ است‌ باعث‌ بالا رفتن‌ روشهای‌ حفظ‌ و امنیت‌ ساختمان‌ شود، و كمك‌ كند كه‌ چه‌ توافقهایی‌ لازم‌ است‌ با تهیه‌كنندگان‌ این‌ خدمات‌ بسته‌ شود تا خطر به‌ حداقل‌ برسد. و شاید مرحله‌ ارزیابی‌ ضرورت‌ اطمینان‌ از پوشش‌ بیمة‌ مناسب‌ را، تقویت‌ نماید.

شناسایی‌ مسائل‌ برای‌ اقدام‌ فوری‌

همة‌ تغییرات‌ ضروری‌ را نمی‌توان‌ فوراً انجام‌ داد، اما شاید بتوان‌ طرحی‌ پیاده‌ كرد

كه‌ اقدامات‌ عاجل‌ و اقدامات‌ درازمدت‌ دیگر، بسته‌ به‌ نیاز به‌ تغییر در ساختمان‌، از آن‌ پیشگیری‌ از حادثه‌ تفكیك‌ شده‌ باشند. این‌ را نیز می‌توان‌ با تهیه‌ فهرستی‌ از تمام‌ اصلاحات‌ بالقوه‌، منابع‌ ضروری‌ را تعیین‌ كرد و یادداشت‌ منابع‌ اولویت‌های‌ مربوط‌ به‌ هر مرحله‌ برنامه‌ریزی‌ - عاجل‌ و درازمدت‌ را مشخص‌ ساخت‌.

فناوری‌ جدید و نسخه‌برداری‌ ایمنی‌

روش‌ اكید برای‌ حفظ‌ داده‌های‌ رایانه‌ای‌ این‌ است‌ كه‌ از آنها نسخه‌ها پشتیبان‌ ترتیب‌ داد. شاید چندین‌ نسخه‌ لازم‌ باشد. تولید چند نسخه‌ پشتیبانی‌ برای‌ نگهداری‌، متداول‌ است‌. نسخه‌های‌ پشتیبانی‌ باید كاملاً دور از یكدیگر ذخیره‌ شوند تا در اثر یك‌ حادثه‌ تمامی‌ نسخه‌ها آسیب‌ نبینند. تجهیزات‌ رایانه‌ی‌ آسیب‌دیده‌ می‌تواند اطلاعات‌ روی‌ نسخه‌های‌ پشتیبانی‌ را از بین‌ ببرد. لذا در مورد روش‌های‌ مربوط‌ به‌ نسخه‌های‌ پشتیبان‌ دقیقاً باید فكر كرد. اطلاعات‌ رایانه‌ی‌ می‌تواند به‌ علت‌ خرابی‌ كپی‌ها و نیز صدمة‌ نسخه‌های‌ پشتیبانی‌، به‌ طرق‌ مختلف‌ از بین‌ بروند. ضربات‌، قطع‌ منبع‌ قدرت‌، استفاده‌ از سخت‌افزار با كیفیت‌ پایین‌ و ویروس‌های‌ رایانه‌ی‌ منابع‌ خطر دیگر هستند. كلمات‌ عبور را باید كاملاً سری‌ نگهداشت‌ و در صورت‌ لازم‌ مرتباً تغییر داد. تا حد امكان‌ تجهیزات‌ رایانه‌ی‌ مركزی‌ را تحت‌ مراقبت‌ ویژه‌ قرار دهید.

رسانه‌های‌ مغناطیسی‌ (نوارهای‌ رایانه‌ی‌، فلاپی‌ دیسكها، نوارهای‌ صوتی‌ و تصویری‌) را باید دور از میادین‌ قوی‌ مغناطیسی‌ ذخیره‌ كرد. سازندگان‌ این‌ نوع‌ ابزار هشدار می‌دهند كه‌ این‌ مواد در مجاورت‌ ابراز الكتریكی‌ گذاشته‌ نشوند. به‌ همین‌ ترتیب‌ بعضی‌ وسایل‌ ایمنی‌ نیز می‌توانند به‌ این‌ مواد آسیب‌ برسانند.

می‌توان‌ از موجودی‌هایی‌ كه‌ تنها در اختیار شماست‌ عكس‌ و فتوكپی‌ و میكروفیلم‌

 تهیه‌ نمود و یا در صورت‌ امكان‌ از یك‌ رایانه‌ نسخه‌های‌ پشتیبان‌ تهیه‌ كرد. وجود این‌ نسخه‌ها می‌تواند خطر زیان‌ یا صدمه‌ به‌ نسخه‌های‌ اصلی‌ را كاهش‌ دهد. اگر می‌خواهید از نسخه‌ها استفاده‌ كنید، نسخه‌های‌ اصلی‌ باید تهیه‌ شده‌ و به‌ عنوان‌ نسخه‌های‌ اطمینان‌ در جایی‌ امن‌ ذخیره‌ شوند. نسخه‌های‌ اطمینان‌ برای‌ نسخه‌برداری‌ و مراجعه‌ روزانه‌ نیست‌ و باید بطور جدی‌ و تحت‌ شرایط‌ كنترل‌ شده‌، بصورت‌ ذخیره‌ نگهداری‌ شوند.

ممكن‌ است‌ لازم‌ باشد قالب‌ اطلاعات‌ ایمنی‌ یا نسخه‌های‌ آرشیوی‌ را روزآمد كرد، نوارهای‌ ویدیویی‌ و رسانه‌های‌ رایانه‌ی‌ و فنی‌ تا وقتی‌ خوب‌ هستند كه‌ ماشین‌های‌ مربوط‌ بتوانند آنها را بخوانند.

حفاظت‌، ایمنی‌ و امنیت‌ ساختمان‌

جلوگیری‌ از حریق‌ و ایمنی‌:

توصیه‌های‌ كارشناسی‌ در مورد پیشگیری‌ از حریق‌ و ایمنی‌، را به‌ خاطر بسپارید. خدمات‌ آتش‌نشانی‌ محلی‌، ممكن‌ است‌ پیشگیری‌ از حریق‌ داشته‌ باشد یعنی‌ كسی‌ كه‌ می‌تواند توصیة‌ رایگان‌ بدهد. جایی‌ كه‌ كتابخانه‌ زیر كالج‌ یا دانشگاه‌ یا اداره‌ دولتی‌ و یا سازمانهای‌ بزرگ‌ دیگر قرار دارد، مسئولان‌ امور آتش‌سوزی‌ آن‌ سازمان‌ نیز باید از ماهیت‌ موجودی‌های‌ كتابخانه‌ و نیازهای‌ بخصوص‌ آن‌ با خبر باشند و در این‌ مورد به‌ مثابه‌ رابط‌ خدمات‌ آتش‌نشانی‌ عمل‌ كنند. علت‌ عمده‌ آتش‌ گرفتن‌ كتابخانه‌ها، حریق‌ عمدی‌ بوده‌ است‌.

توصیه‌ها:

• در سازمان‌های‌ بزرگ‌، هر چندگاه‌ باید بازرسی‌های‌ ایمنی‌ انجام‌ داد تا اطمینان‌ یافت‌ كه‌ به‌ نقایصی‌ كه‌ تاكنون‌ گزارش‌ نشده‌اند یا مرتفع‌ نگردیده‌اند، توجه‌ كافی‌ شده‌ است‌. علاوه‌ بر بازرسی‌های‌ منظم‌ بر روی‌ سیستم‌های‌ سیمكشی‌ به‌ طور كلی‌، می‌توان‌ از برقكاران‌ خواست‌ كه‌ خرابی‌ سیمكشی‌ خاصی‌ را كنترل‌ كنند. علت‌ اغلب‌ آتش‌سوزی‌ها، فرسودگی‌ یا خرابی‌ سیمكشی‌ است‌.

• تمامی‌ ساختمان‌ها باید علاوه‌ بر آبپاش‌ و یا لوله‌ آب‌ آتش‌نشانی‌، مجهز به‌ لوازم‌ اعلام‌ حریق‌ باشند. لازم‌ است‌ كاركنان‌ با انواع‌ مختلف‌ اعلام‌ حریق‌ موجود و نیز از میزان‌ تناسب‌ هر یك‌ از ابزار با نوع‌ حریق‌، آگاهی‌ داشته‌ باشند. آموزش‌ استفاده‌ از اعلام‌ حریق‌ می‌تواند مفید باشد. برای‌ اطمینان‌ از صحت‌ كاركرد لوازم‌ اطفاء حریق‌، توصیه‌ می‌شود تمام‌ آنها مرتباً بازرسی‌ شوند. اگر برای‌ مسئولیت‌ نظارت‌ بر بازرسی‌ این‌ وسایل‌، شخصی‌ تعیین‌ شده‌ این‌ شخص‌ باید به‌ مامور آتش‌نشانی‌ معرفی‌ شود. مامور آتش‌نشانی‌ نیز معمولاً باید در ارتباط‌ با واحد حفاظت‌ ساختمان‌ (در صورت‌ بودن‌) و سایر كارشناسان‌ جلوگیری‌ از حریق‌، باشد.

•همه‌ ساختمانها باید لوازم‌ مناسب‌ زنگ‌ خطر داشته‌ باشند. زنگ‌های‌ خطر دستی‌ از نوع‌ هشدار صدای‌ شكستن‌ شیشه‌ و دود و حرارت‌یابها، توصیه‌ می‌شود. در صورت‌ وجود زنگهای‌ خطر اتوماتیك‌، تست‌ منظم‌ آنها توصیه‌ می‌شود. همین‌طور لازم‌ است‌ تمرینات‌ مواجهه‌ با آتش‌سوزی‌ سازمان‌دهی‌ شود. در جایی‌ كه‌ سیستم‌های‌ اتوماتیك‌ وجود دارد ممكن‌ است‌ چند آژیر كاذب‌ نیز وجود داشته‌ باشد. برای‌ اطمینان‌ از اینكه‌ روش‌ها عملیاتی‌ مرتباً تست‌ می‌شوند باید تمرینات‌ مواجه‌ شدن‌ با حریق‌ سازمان‌دهی‌ شوند. ممكن‌ است‌ تخلیه‌ ساختمان‌ مدتی‌ طول‌ بكشد، برنامه‌ها باید طوری‌ مرتب‌ شوند كه‌ مامور آتش‌نشانی‌ بتواند وجود تنگناها را در زمان‌ خروج‌ اضطراری‌ و قابلیت‌ استفادة‌ تمام‌ خروجی‌های‌ موجود را شناسایی‌ كند.

• كشیدن‌ سیگار، به‌ علت‌ احتمال‌ خطر حریق‌ تنها در قسمت‌های‌ تعیین‌ شده‌ مجاز است‌. اگر چه‌ همة‌ كاركنان‌ مسئول‌ هستند كه‌ از اجرای‌ مقررات‌ آتش‌نشانی‌ در محل‌ كار خود مطمئن‌ شوند. مثلاً درهای‌ اطمینان‌ قفل‌ نگه‌ داشته‌ شوند. بقیة‌ درها قفل‌ نباشند، درهای‌ خروجی‌ اضطراری‌ مانعی‌ نباشد، در صورت‌ لزوم‌ مایعات‌ قابل‌ اشتعال‌ در قفسه‌های‌ امن‌ ذخیره‌ شوند، مواد قابل‌ اشتعال‌ در بسته‌بندی‌ مرتب‌، نگهداری‌ شوند، و سطل‌ آشغال‌ در محل‌ مناسب‌ قرار گیرد.

امور ایمنی‌

توجه‌ داشته‌ باشید كه‌ توصیه‌های‌ كارشناس‌ را برای‌ موارد ایمنی‌، بپرسید. ممكن‌ است‌ پلیس‌ یك‌ افسر پیشگیری‌ از جرائم‌ داشته‌ باشد كه‌ بتواند توصیه‌های‌ رایگان‌ ارائه‌ كند. مطمئن‌ شوید كه‌ همه‌ كاركنان‌ جدید از لزوم‌ ایمنی‌ ساختمان‌ آگاهی‌ كامل‌ دارند و برای‌ اطمینان‌ از بسته‌ و قفل‌ بودن‌ پنجره‌ها و درها به‌ حد كافی‌ آموزش‌ دیده‌اند. به‌ خاطر داشته‌ باشید كه‌ گاه‌ برای‌ اطمینان‌ از اینكه‌ كارمندان‌ درها و پنجره‌ها را در محل‌ كار قفل‌ می‌كنند، (غیر از جاهایی‌ كه‌ دربان‌ یا شخصی‌ به‌ عنوان‌ مسئول‌ كل‌ ایمنی‌ دارد) ممكن‌ است‌ تذكراتی‌ را منتشر كنید. جز این‌ كه‌ باید دربان‌ یا شخص‌ دیگری‌ با مسئولیت‌ عام‌ ایمنی‌ وجود داشته‌ باشد، گماردن‌ شخص‌ مورد اعتماد از بین‌ كاركنان‌ برای‌ بازرسی‌ درها و پنجره‌ها در اطراف‌ محل‌ كار نظیر دستشویی‌ها و رخت‌كنها، نیز مهم‌ است‌.

توصیه‌ها :

• همه‌ كلیدهای‌ موجود در ساختمان‌ باید در محلی‌ امن‌ و دور از دسترس‌ نگهداری‌ شوند. اگر از جعبه‌ برای‌ كلید استفاده‌ می‌شود، طبیعتاً كلید آن‌ جعبه‌ به‌ فردی‌ از اعضای‌ حراست‌ یا دربان‌ سپرده‌ شود، و یا توسط‌ شخصی‌ مورد اعتماد به‌ خانه‌ برده‌ و یا كاملاً دور از جعبة‌ كلید، مخفی‌ بماند.

•وقتی‌ كه‌ كلیدها در ساختمان‌ پخش‌ هستند، باید بازرسی‌ مناسبی‌ صورت‌ بگیرد و لیست‌ روزآمدی‌ از صاحبان‌ كلید تهیه‌ شود. لازم‌ است‌ كه‌ حالت‌ محرمانه‌ بودن‌ همة‌ سیستم‌ها و وسایل‌ ایمنی‌ مورد استفاده‌ كتابخانه‌، مخصوصاً وسایل‌ نگهداری‌ كتابهای‌ كمیاب‌ و مدارك‌ نمایشی‌، حفظ‌ شود. ممكن‌ است‌ لازم‌ باشد كارمندان‌ كتابخانه‌ اطمینان‌ یابند كه‌ هنگام‌ حفاظت‌ از محوطة‌ ساختمان‌ در ساعت‌ غیركاری‌، حفاظت‌ ایمنی‌ كتابخانه‌ نیز، تامین‌ می‌شود. كلاً توصیه‌ می‌شود اگر لازم‌ است‌ نظافت‌چیها در ساعات‌ خارج‌ از كار برای‌ تمیز كردن‌ اقدام‌ نمایند. فردی‌ مورد اعتماد (خواه‌ یكی‌ از نظافتچی‌ها، یا یك‌ نگهبان‌ حراست‌ و یا دربان‌) كلیدها را در اختیار داشته‌ باشد.

• اگر كلیدی‌ مفقود شود، موضوع‌ را باید سریعاً گزارش‌ كرد. اگر كلید پیدا نشد شاید لازم‌ باشد قفل‌ها را عوض‌ كنید. اگر اقدام‌ مناسب‌ انجام‌ نشود ممكن‌ است‌ پوشش‌ ایمنی‌ آسیب‌ ببیند.

نگهداری‌ و مراقبت‌ ساختمان‌:

مطمئن‌ شوید كه‌ همه‌ كارمندان‌ می‌دانند وضعیت‌ قفلهای‌ معیوب‌، دستگیره‌ها یا شیشه‌های‌ شكسته‌ پنجره‌، غیره‌ و نیز اقدام‌ فوری‌ مربوط‌ را چگونه‌ گزارش‌ نمایند.

توصیه‌ها :

• سیستم‌های‌ گرمایش‌ و تهویة‌ مطبوع‌ باید مرتباً، بازرسی‌ شوند و مورد رسیدگی‌ قرار گیرند. علاوه‌ بر این‌، بازرسیهای‌ منظم‌ برای‌ بازرسی‌ آب‌روها و فاضلابها می‌توان‌ بازرسی‌های‌ مرتبی‌ ترتیب‌ داد تا از مسدود نبودن‌ آنها اطمینان‌ حاصل‌ كرد. سقفها، نورگیرها و پنجره‌ها از لحاظ‌ آسیب‌دیدگی‌ یا نفوذ آب‌، بازرسی‌ شوند.

• اگر ساختمان‌ دارای‌ گشت‌ ایمنی‌ یا شخصی‌ با مسئولیت‌ امور ایمنی‌ در محوطه‌ ساختمان‌ است‌، باید از آسیب‌پذیری‌ قسمتهای‌ مختلف‌ باخبر بود و لیست‌ اولویت‌بندی‌ شده‌ای‌ برای‌ او تهیه‌ كرد، به‌ طوری‌ كه‌ قادر باشد جریانات‌ بازرسی‌ را مرتب‌ نماید.

• برای‌ آن‌ دسته‌ از درهای‌ خروج‌ اضطراری‌ را كه‌ قفل‌ نمی‌توان‌ نگهداشت‌ (به‌ خاطر اینكه‌ لازم‌ است‌ به‌ عنوان‌ خروجی‌ عمومی‌ استفاده‌ شوند)، باید زنگ‌ خطر الكترونیك‌ نصب‌ كرد. در صورتی‌ كه‌ این‌ زنگ‌ها با باطری‌ كار می‌كنند، بنابراین‌ به‌ توصیة‌ كارخانه‌های‌ سازنده‌، باطری‌ها مرتباً باید تعویض‌ شوند. باید كارمندان‌ آموزش‌ ببینند تا بعد از پیدا كردن‌ راه‌ خروج‌ اضطراری‌، زنگ‌های‌ خطر را خاموش‌ كنند. اگر از كاركنان‌ كسی‌ در آن‌ حوالی‌ نباشد، امكان‌ دارد زنگ‌ خطر به‌ صورت‌ بی‌مصرف‌ در آید. به‌ نصب‌ دوربین‌ ویدئویی‌ دم‌ در خروجی‌، یا در سایر نقاط‌، باید توجه‌ كرد.

•پنجره‌های‌ طبقه‌ همكف‌ و زیرزمینی‌ را می‌توان‌ با شیشه‌های‌ مات‌ پوشاند. اگر پنجره‌ها در جریان‌ خرابكاری‌ یا دزدی‌ شكسته‌ شده‌ باشند، در اسرع‌ وقت‌ باید تعمیر شوند. استفاده‌ از شیشه‌ مات‌ به‌ شیشه‌ معمولی‌ ترجیح‌ دارد.

ذخیره‌سازی‌ استقرار مجدد منابع‌

ذخیره‌ منابع‌ ارزشمند

مطمئن‌ شوید كه‌ مواد یا منابع‌ ارزشمند و غیرقابل‌ جایگزین‌ (مانند تك‌ نسخه‌های‌ شلف‌ لیست‌، متون‌ و غیره‌) در قسمتی‌ از ساختمان‌ با شرایط‌ ایمنی‌ و محیطی‌ مناسب‌ نگهداری‌ می‌شوند.

توصیه‌ها :

• سیستم‌های‌ قفسه‌بندی‌ باید محكم‌، پایدار و غیرقابل‌ اشتعال‌ باشند. قفسه‌بندی‌ فلزی‌ با رنگ‌ و پوشش‌ غیرقابل‌ اشتعال‌ ترجیح‌ دارد. اگر باید قفسه‌بندی‌ زیر استاندارد مورد استفاده‌ قرار گیرد، اطمینان‌ حاصل‌ كنید كه‌ مدارك‌ خیلی‌ مهم‌ در قفسه‌بندی‌ بهتری‌ نگهداری‌ می‌شوند. نباید انبار در تماس‌ مستقیم‌ با كف‌ زمین‌ باشد. توصیه‌ می‌شود كه‌ سطح‌ تحتانی‌ سیستم‌های‌ ذخیره‌سازی‌ (بخصوص‌ در مناطق‌ سیل‌خیز) حداقل‌ 15 سانتی‌متر بالاتر از زمین‌ باشد. اگر امكان‌ ندارد كه‌ قفسه‌ تحتانی‌ را تا این‌ ارتفاع‌ بالا آورد، شاید لازم‌ باشد آن‌ طبقه‌ خالی‌ بماند.

محافظت‌ از مخزن‌ در محل‌ و جایابی‌ مجدد آن‌ در هنگام‌ خطر

مطمئن‌ شوید كه‌ امكان‌ جایابی‌ منابعِ در معرض‌ خطر با عملیات‌ ساختمانی‌ رعایت‌ شده‌ است‌. به‌ دلیل‌ آن‌ كه‌ عمل‌ جایابی‌ موجودی‌ها خود، زمینه‌ را برای‌ صدمه‌رسانی‌ در طی‌ نقل‌ مكان‌ فراهم‌ می‌كند، لذا برای‌ این‌ چنین‌ تعهدی‌ باید به‌ دقت‌ برنامه‌ریزی‌ شود. یك‌ روش‌ برای‌ محافظت‌ از مجموعه‌، پیچیدن‌ در پارچه‌ است‌. در برخی‌ طرحهای‌ بزرگ‌ تعهد می‌كنند كه‌ در طی‌ عملیات‌ ساختمانی‌ یا در خلال‌ نقل‌ امكان‌ اجباری‌ به‌ ساختمان‌ جدید، برای‌ محافظت‌ از كتابها و دسته‌ اسناد در محل‌ مناسب‌، آنها را در پوشش‌ پلاستیكی‌ ببندند.

توصیه‌ها:

• برای‌ محافظت‌ قفسه‌ها در هنگام‌ كار نظافت‌ می‌توان‌ از كاغذهای‌ پلاستیكی‌ استفاده‌ كرد، اما باید در نظر داشت‌ كه‌ گرد و غبار بیش‌ از حد تصور عبور می‌كند و از هر شكافی‌ در قفسه‌ راه‌ می‌یابد. كارهای‌ نظافتی‌ كه‌ بعد از رفتن‌ كارگر نظافتچی‌ باید انجام‌ شود، بیش‌ از حد انتظار است‌. اگر كار تجربی‌ انجام‌ می‌شود، خود گرد و غبار ممكن‌ است‌ مشكل‌ باشد، ولی‌ برای‌ انسداد راه‌ فاضلاب‌ و آب‌روها باید بازرسی‌ صورت‌ گیرد، چون‌ با سنگریزه‌ و آت‌ و آشغال‌ و سیل‌ به‌ راحتی‌ گرفته‌ شده‌ و یا مشكل‌ رطوبت‌ پیش‌ می‌آید. اگر سقف‌ تحت‌ تعمیر است‌، حداقل‌ قفسة‌ زیر محوطه‌ محل‌ مورد تعمیر باید با روكش‌ نایلونی‌ محافظت‌ شود. امكان‌ دارد كار در زیرزمین‌ باعث‌ جاری‌ شدن‌ سیل‌ گردد.

• با تعمیركاران‌ ساختمان‌، یا با كارگرانی‌ كه‌ در داخل‌ ساختمان‌ یا نزدیك‌ ساختمان‌ شما مشغول‌ كار هستند، مستقیماً و یا توسط‌ حفاظت‌ ساختمان‌، تماس‌ برقرار كنید. كاركنان‌ مسئول‌ مراقبت‌های‌ عمومی‌، حمل‌ و نقل‌ و بازسازی‌ قفسه‌ها تا حد ممكن‌ باید از كارهای‌ انجام‌ شده‌ خبر داشته‌ و از خطرات‌ خاص‌ انجام‌ آن‌ كار، آگاه‌ باشند تا بتوانند برای‌ جلوگیری‌ از صدمه‌ دیدن‌ منابع‌، اقدامات‌ لازم‌ را انجام‌ دهند. اگر قرار است‌ اقدامات‌ پیشگیرانه‌ صورت‌ گیرد، لازم‌ است‌ دربارة‌ كارهای‌ انجام‌ نشده‌ آگاهی‌ كافی‌ وجود داشته‌ باشد.

طراحی‌ ساختمان‌

بهتر است‌ نخست‌ بدانید كه‌ كدام‌ ویژگی‌ ساختمان‌ برای‌ حفظ‌ موجودی‌ كتابخانه‌ مناسب‌ است‌، سپس‌ برای‌ استقرار مطلوبترین‌ شكل‌ ساختمانی‌ و در درجة‌ اول‌ برای‌ ایجاد محیطی‌ برای‌ برآوردن‌ نیازهای‌ مشخص‌ شده‌، كار كنید. اگر ساختمان‌ جدید، یا جای‌ اضافه‌ تازه‌ای‌ را در نظر گرفته‌اید، از مشاوری‌ كه‌ نیازهای‌ كتابخانه‌ را بداند، استفاده‌ كنید. شاید لازم‌ باشد یك‌ مشاور طرح‌ برای‌ مقابله‌ با جرائم¹⁴ یا مامور رابط‌ معماری²، بخصوص‌ برای‌ مشاوره‌ در امور حقوقی‌، برنامه‌ریزی‌ و طراحی‌ مراحل‌، استخدام‌ كنید. توجه‌ داشته‌ باشید كه‌ از پلیس‌ راجع‌ به‌ پیشنهاد خدمات‌ مشاوره‌ای‌ كمك‌ بخواهید.

استانداردهای‌ ساختمان‌

مطمئن‌ شوید كه‌ همة‌ فضای‌ ساختمان‌ جدید برای‌ كتابخانه‌ است‌، و از نظر سازه‌ و مصالح‌ ساختمانی‌، با بهترین‌ معیارهای‌ ایمنی‌ و مقاومت‌ در برابر حریق‌ تناسب‌ دارد. طراحی‌ ساختمان‌ كتابخانه‌ باید متناسب‌ با جغرافیای‌ منطقه‌ای‌ و آب‌ و هوای‌ محلی‌ باشد. در این‌ مورد ممكن‌ است‌ خطر طغیان‌ رودخانه‌های‌ اطراف‌، یا خطر طوفانهای‌ گرمسیری‌، وجود داشته‌ باشد و در بعضی‌ نقاط‌ جهان‌ ساختمانها باید در مقابل‌ زلزله‌ مقاوم‌ شوند. در مناطقی‌ كه‌ شرایط‌ گرما یا سرما مشكل‌ آفرین‌ است‌، عایق‌بندی‌ و كانال‌كشی‌ مخصوصاً می‌تواند مهم‌ باشند. در یك‌ آب‌ و هوای‌ مرطوب‌ سقف‌ شیب‌دار ممكن‌ است‌ در صدر ویژگی‌های‌ ساختمان‌ شما باشد. در این‌ مورد می‌توانید با

كارشناسی‌ سازمان‌های‌ تحقیقاتی‌ ملّی‌ ساختمانی‌، مشورت‌ كنید.

توصیه‌ها :

• بجز لوله‌های‌ مربوط‌ به‌ سیستم‌ خودكار اطفای‌ حریق‌، لوله‌های‌ آب‌ و فاضلاب‌ نباید در محوطه‌ مخزن‌ باشند. در چنین‌ سیستمی‌ می‌توان‌ از نوعی‌ لولة‌ آب‌ كه‌ حساسیت‌ آن‌ در برابر خوردگی‌ و شكست‌ اتصالات‌ دقیقاً ارزیابی‌ شده‌ است‌، استفاده‌ كرد.

• باید تعداد كافی‌ شیر فلكه‌ در سیستم‌ منبع‌ آب‌ تعبیه‌ شود تا در صورت‌ نشت‌ یا تركیدگی‌ لوله‌ یا هر علت‌ دیگر، بتوان‌ جریان‌ آب‌ را قطع‌ كرد. اگر از شلنگ‌ آب‌ برای‌ اطفاء حریق‌ استفاده‌ می‌كنید توصیه‌ می‌شود كه‌ دریچه‌ها را برای‌ جلوگیری‌ از نشتی‌ در سیستم‌، عایق‌بندی‌ نمایید.

• در نواحی‌ كه‌ منبع‌ آب‌ تعبیه‌ شده‌ باید یك‌ محوطة‌ گودال‌ مانند در پایین‌تر از سطح‌ ذخیرة‌ آب‌ وجود داشته‌ باشد. بطوری‌ كه‌ نشت‌ آب‌ براحتی‌ بتواند به‌ آن‌ سرازیر شود. پمپ‌ چاه‌ را می‌توان‌ در پایین‌ترین‌ سطح‌ چاه‌ (جایی‌ كه‌ فاضلاب‌ نباشد) تعبیه‌ كرد. پمپهای‌ چاه‌ را می‌توان‌ با گیرنده‌هایی‌ كه‌ خود به‌ خود فعال‌ می‌شوند، مجهز كرد و برای‌ آنها زنگ‌ خطرهایی‌ نصب‌ كرد كه‌ فعالیت‌ هر یك‌ را نشان‌ دهد.

• درهای‌ پشتی‌، مانند درهای‌ خروج‌ اضطراری‌ یا درهای‌ اصلی‌ خدمات‌ را كه‌ مورد استفاده‌ نیستند می‌توان‌ از بین‌ برد. می‌توان‌ درهای‌ اصلی‌ پشتی‌ را به‌ طرف‌ بیرون‌ باز كرد تا در وضع‌ اضطراری‌ تخلیه‌ سریع‌ انجام‌ شود. معمولاً درهایی‌ كه‌ به‌ طرف‌ بیرون‌ باز می‌شوند با لگد راحت‌تر باز می‌گردند. در صورتی‌ كه‌ باید لولاها در جهت‌ بیرونی‌ ساختمان‌ باشند، لازم‌ است‌ آنها را پوشاند یا محكم‌ نمود. هم‌ چنین‌ استفاده‌ از میله‌ یا نردة‌ ایمنی‌ برای‌ درها، پنجره‌ها و نورگیرهای‌ پوشیده‌ از طرف‌ خیابان‌ نیز، توصیه‌ می‌شود.

• قفل‌ درهای‌ خارجی‌ را بعد از مدتی‌ باید عوض‌ كرد. استفاده‌ ازقفل‌های‌ دو سیلندر توپی‌، توصیه‌ می‌شود.

سیستمهای‌ هشدار

مطمئن‌ شوید كه‌ ایمنی‌ ساختمان‌ اصلی‌ با اندازه‌ و ارزش‌ منابع‌، متناسب‌ است‌ و در نظر داشته‌ باشید كه‌ سیستم‌های‌ هشدار اتوماتیكی‌ لازم‌ هستند. هر ساختمان‌ مشكلات‌ خاص‌ خود را دارد، دربارة‌ این‌ مسئله‌ با مسئولان‌ طراحی‌ ساختمان‌ و دست‌اندركاران‌ تغییرات‌ اساسی‌ در آن‌، مفصلاً گفتگو كنید. بخش‌ بزرگی‌ از آتش‌سوزی‌ كتابخانه‌ها بر اثر حریق‌ ناشی‌ از كار افتادن‌ سیستم‌ به‌ بار آمده‌ است‌.

توصیه‌ها :

• در صورتی‌ كه‌ در ساعات‌ غیركاری‌، سیستم‌ ایمنی‌ یا نگهبان‌، نمی‌تواند از كتابخانه‌ مراقبت‌ كافی‌ نماید، باید ساختمان‌ به‌ سیستم‌ مهاجم‌ خودكار یا سیستم‌ دزدگیر متصل‌ به‌ یك‌ دستگاه‌ نظارت‌ مركزی‌ (تا حد ممكن‌ چند كیلومتر دورتر از ساختمانِ تحت‌ حفاظت‌) مجهز شود، كه‌ در این‌ صورت‌ موقع‌ تعطیلی‌ كتابخانه‌ هر علامت‌ خطری‌ را دریافت‌ می‌كند. در این‌ مواقع‌ لازم‌ است‌ اخطارها تنها به‌ قسمتی‌ از ساختمان‌ كه‌ در معرض‌ خطر است‌، یا قسمتی‌ از ساختمان‌ كه‌ با ارزش‌ترین‌ منابع‌ كتابخانه‌ در آنجا حفظ‌ می‌شود، نصب‌ گردد.

•  توصیه‌ می‌شود سیستم‌های‌ خودكار اعلام‌ حریق‌ همراه‌ با دودیاب‌ باشد. ممكن‌

است‌ پیدا كردن‌ محل‌ دقیق‌ آتش‌ در یك‌ ساختمان‌ بزرگ‌، طول‌ بكشد، لذا به‌ كارگیری‌ سیستم‌ نظارت‌ خودكار كه‌ تحریك‌ هر یك‌ از گیرنده‌ها را نشان‌ می‌دهد، بهتر است‌. علاوه‌ بر آن‌، سیستم‌های‌ خودكار اطفاء حریق‌ را نیز می‌توان‌ نصب‌ كرد. معمولاً این‌ سیستم‌ها آبپاش‌ هستند، ولی‌ سیستم‌های‌ گازی‌ نیز برای‌ اهداف‌ خاص‌ استفاده‌ می‌شود. برای‌ كتابخانه‌ سیستم‌های‌ آبپاش‌ با كنترل‌ متمركز، توصیه‌ می‌شود. این‌ نوع‌ سیستم‌ها طوری‌ طراحی‌ شده‌اند كه‌ آب‌ فقط‌ به‌ قسمت‌ آتش‌ گرفته‌ پاشیده‌ می‌شود. باید احتمال‌ صدمه‌رسانی‌ آب‌، ناشی‌ از اقدامات‌ غیرضروری‌ با آبپاشها را در برابر احتمال‌ خطر خارج‌ از كنترل‌ آتش‌، در نظر بگیرید.

• اگر سیستم‌های‌ خودكارِ كشف‌ یا جلوگیری‌ از حریق‌ نصب‌ شده‌ باشد، می‌توان‌ آن‌ها را به‌ قفلهای‌ الكترومغناطیسی‌ درها وصل‌ كرد، به‌ طوری‌ كه‌ درها فقط‌ با فشار دادن‌ زنگ‌ خطر قطع‌ برق‌ یك‌ نقطه‌ از كتابخانه‌، باز شوند.

•  می‌توان‌ روی‌ منابع‌ آب‌ زنگهای‌ خطر میزان‌سنج‌ جریان‌ آب‌ تعبیه‌ كرد تا میزان‌ هدر رفتن‌ آب‌ و نیز سایر خطرهای‌ تهدیدكننده‌ مخزن‌ آب‌ را، نشان‌ دهد.

3. آمادگی‌ در برابر حوادث‌

اهداف‌ این‌ فصل‌: شناسایی‌ كاركنان‌ كلیدی‌ و منابع‌ احتمالی‌ در مقابله‌ با موارد اضطراری‌، تهیه‌ اطلاعات‌ و آموزش‌ لازم‌ برای‌ حصول‌ اطمینان‌ از واكنش‌ موثر.

برای‌ اكثر كتابخانه‌ها، برنامه‌ریزی‌ حادثه‌ معنی‌اش‌ پیدا كردن‌ مدل‌ یا طرح‌ اجمالی‌ است‌ كه‌ بتوان‌ آن‌ را با نیازهای‌ كتابخانه‌ سازگار نمود، یا پیوستن‌ به‌ یك‌ مجتمع‌ با شبكه‌ای‌ از كتابخانه‌هایی‌ است‌ كه‌ طرحهای‌ اجمالی‌ خاص‌ را خود قبلاً تدوین‌ كرده‌اند. خوشبختانه‌ بسیاری‌ از كتابخانه‌های‌ ملی‌ و موسسات‌ دیگر كه‌ مجموعه‌های‌ تاریخی‌ مهمی‌ دارند، توصیه‌ های‌ فراوانی‌ در مورد جنبه‌های‌ مختلف‌ برنامه‌ریزی‌ حادثه‌ ارائه‌ داده‌اند و به‌ مثابة‌ مآخذی‌ برای‌ اطلاعات‌ مربوط‌ به‌ تهیه‌كنندگان‌ بومی‌ و مراكز خدمات‌ حرفه‌ای‌ دیگر عمل‌ می‌كنند. وقت‌ و تلاش‌ صرف‌ شده‌ برای‌ تشخیص‌ موادی‌ كه‌ غیرقابل‌ جایگزینی‌ هستند یا به‌ سختی‌ جایگزین‌ می‌شوند، می‌تواند بسیار باارزش‌ باشد، زیرا مفروضات‌ كاذب‌ ممكن‌ است‌ منجر به‌ اشتباهات‌ پرهزینه‌ای‌ شود. در صورت‌ وقوع‌ یك‌ حادثه‌، برای‌ بازسازی‌ منابع‌ موجود، ممكن‌ است‌ لازم‌ باشد كه‌ موجودی‌ها در محدوده‌های‌ دارای‌ اولویت‌ جمع‌ شوند. دشواری‌ شناسایی‌ این‌ منابع‌، بسته‌ به‌ نوع‌ منابع‌ و شرایط‌ محیطی‌ موسسات‌ مختلف‌، متفاوت‌ خواهد بود.

تدوین‌ یك‌ دستورالعمل‌

«دستنامة‌ برنامه‌ریزی‌ وضع‌ اضطراری‌» باید خوانا، محققانه‌، سازمان‌ یافته‌، و موجز و مرتبط‌ با نیازهای‌ محلی‌ باشد. روشهای‌ بازسازی‌ باید به‌ روشنی‌ توصیف‌ شده‌ باشند. آمادگی‌ در برابر حوادث‌ یك‌ راهنمای‌ گام‌ به‌ گام‌ را می‌توان‌ برای‌ توزیع‌ در سطح‌ گسترده‌ تدوین‌ كرد.

در مورد محصولات‌ و خدمات‌ نیز اطلاعات‌ مورد نیاز است‌، ولی‌ بهتر است‌ كه‌ این‌ اطلاعات‌ به‌ صورت‌ یك‌ قسمت‌ مجزا ارائه‌ گردد و باید همواره‌ روزآمد باشد. یك‌ فهرست‌ روزآمد از اسامی‌ كاركنان‌، حاوی‌ اسم‌ و مشخصات‌ تماس‌ با كلیه‌ كاركنان‌ مورد احتیاج‌ در امداد نیز ضروری‌ است‌. ولی‌ لزومی‌ ندارد كه‌ این‌ اطلاعات‌ در اختیار دیگران‌ قرار گیرد.

باید توجه‌ كرد كه‌ شاید بشود دو نگارش‌ از دستنامه‌، یكی‌ برای‌ استفادة‌ همگانی‌ و دیگری‌ برای‌ توزیع‌ محدود، تهیه‌ شود. دربارة‌ مسئولیت‌ تولید اولیه‌ و بازبینی‌ نهایی‌ دستنامة‌ برنامه‌ریزی‌ وضع‌ اضطراری‌، تصمیم‌گیری‌ نمایید. ضرورت‌ ندارد و نباید كه‌ این‌ دستنامه‌ حاوی‌ تمام‌ اطلاعات‌ احتمالی‌ مربوط‌ به‌ مدیریت‌ وضع‌ اضطراری‌ باشد. ولی‌ باید همة‌ اطلاعات‌ اساسی‌ را در برداشته‌ و نیز نشان‌ دهد كه‌ اطلاعات‌ بیشتر را كجا می‌توان‌ یافت‌.

طرح‌ طبقات‌ و روشهای‌ نجات‌

اطمینان‌ حاصل‌ كنید كه‌ اطلاعات‌ برای‌ استفاده‌ در وضع‌ اضطراری‌ تا سر حد

امكان‌ به‌ وضوح‌ ارائه‌ شده‌ است‌. ممكن‌ است‌ لازم‌ باشد روش‌های‌ نجات‌ مواد خلاصه‌ شوند، ولی‌ سعی‌ نكنید مسائل‌ را بیش‌ از حد ساده‌ كنید.

توصیه‌ها :

• برای‌ این‌ كه‌ محل‌ نگهداری‌ ابزار آتش‌نشانی‌ را مشخص‌ كنید و نقاط‌ قطع‌ آب‌ و برق‌ و گاز در هنگام‌ بروز حادثه‌ را بدانید، و نیز ارائه‌ سایر اطلاعات‌ مفید، طرح‌ طبقات‌ را فراهم‌ سازید.

• برای‌ توضیح‌ نقاط‌ یا نشان‌ دادن‌ زنجیرة‌ پیش‌بینی‌ شدة‌ حوادث‌، طرح‌ را با تصویر همراه‌ كنید. شكلهای‌ 1 و 2 راببینید.

• یك‌ فرم‌ نمونه‌ كه‌ در آن‌ منابع‌ صدمه‌دیدة‌ كتابخانه‌ معرفی‌ شده‌اند، ضمیمه‌ طرح‌ كنید. از این‌ فرمها برای‌ نشان‌ دادن‌ شیئی‌ آسیب‌دیده‌، جای‌ آن‌ و میزان‌ خسارت‌ وارده‌، می‌توان‌ استفاده‌ كرد. شكل‌ 3 را ببینید.

شكل 1-  بازسازی کتابها و اسناد

شكل 2-  بازسازی رسانههای غیرکتابی

محل استقرار و شماره آن:
مولف، عنوان یا شرح
میزان آسیب

شكل 3-  فرم لیست مواد آسیب دیده

• رهنمودهایی‌ در قالب‌ كاربرگه‌های‌ اطلاعاتی‌ كه‌ بتوان‌ از آنها كپی‌ گرفت‌ تهیه‌ كنید و برای‌ خلاصه‌ كردن‌ كار گروه‌ بازسازی‌ به‌ عنوان‌ خروج‌ دستی‌، استفاده‌ نمائید. مباحث‌ آن‌ می‌تواند شامل‌ بسته‌بندی‌ مواد آسیب‌دیده‌ برای‌ ارسال‌، خشك‌ كردن‌ با هوا و جداسازی‌ مواد آسیب‌دیده‌ با آب‌، باشد. (به‌ فصل‌ 4 نگاه‌ كنید)

روشهای‌ تخلیه‌ و اقدامات‌ احتیاطی‌

از روشهای‌ تخلیه‌ در وضع‌ اضطراری‌ خلاصه‌ای‌ تهیه‌ كنید. نكاتی‌ كه‌ در این‌ خلاصه‌ طرح‌ می‌شود شامل‌ نحوة‌ كمك‌ به‌ معلولین‌، نیاز به‌ حفظ‌ آرامش‌ و پرهیز از شایعه‌ پراكنی‌، استفاده‌ از نواحی‌ گردهمایی‌ و لزوم‌ پرهیز از سد معبر خیابان‌ها یا مسیرهای‌ تخلیه‌ است‌. توجه‌ نمایید كه‌ راهبردهای‌ حاوی‌ نحوة‌ رفتار در مواقع‌ زیر باشد :

• خرابی‌ برق‌: می‌توان‌ از كاركنان‌ خواست‌ كه‌ به‌ محض‌ قطع‌ برق‌ یا وقوع‌ طوفان‌ شدید، لوازمی‌ را كه‌ با باتری‌ كار می‌كنند و یا منبع‌ نیروی‌ پشتیبان‌ دارند، بازبینی‌ نمایند. اطلاعات‌ می‌تواند مربوط‌ به‌ نوررسانی‌ در وضع‌ اضطراری‌، و یا اقدامات‌ لازم‌ هنگام‌ ماندن‌ در آسانسور یا بالابر باشد.

• طوفانهای‌ سخت‌: این‌ روشها می‌تواند شامل‌ نحوة‌ واكنش‌ به‌ هشدارهایی‌ در مورد هوای‌ سخت‌، مانند طوفانهای‌ زمستانی‌، صاعقه‌، گردباد و تندباد باشد. می‌توان‌ به‌ كاركنان‌ توصیه‌ كرد پنجره‌ها را تخته‌كوب‌ كنند، پنجره‌ها را به‌ آرامی‌ در جهت‌ مخالف‌ وزش‌ طوفان‌ باز كنند، چیزهایی‌ كه‌ بیرون‌ رها شده‌اند، محكم‌ كنند یا به‌ داخل‌ بیاورند.

• سیل‌: این‌ روشها ممكن‌ است‌ شامل‌ نیاز به‌ هشیاری‌ در برابر مخاطرات‌ الكتریكی‌، انتقال‌ لوازم‌ ضروری‌ و با ارزش‌ به‌ طبقات‌ بالاتر، و ذخیرة‌ آب‌ آشامیدنی‌ سالم‌، باشند.

• زلزله‌: باید توصیه‌هایی‌ در مورد ضرورت‌ احتیاط‌ در هنگام‌ لرزش‌، و نوع‌ خطرات‌ بعد از توقف‌ را در بر گیرند.

• بمبها: آموزش‌ها می‌توانند دربارة‌ چگونكی‌ رفتار هنگام‌ دریافت‌ تهدید تلفنی‌ باشند. پلیس‌ می‌تواند توصیه‌هایی‌ بكند یا چك‌لیستی‌ فراهم‌ سازد. آموزش‌ها را می‌توان‌ دربارة‌ چگونگی‌ تشخیص‌ و رفتار با بمبهایی‌ نوشت‌ كه‌ در نامه‌ها و یا بسته‌ها جاسازی‌ می‌شوند. خدمات‌ پستی‌ می‌تواند موارد بازرسی‌ لازم‌ را، ارائه‌ نمایند.

• انفجار و اغتشاش‌ شهری: این‌ آموزش‌ها برای‌ این‌ است‌ كه‌ به‌ كاركنان‌ اطمینان‌ دهد كه‌ خود را از تماشا و درنگ‌ در معابر، دورنگه‌ دارند و ضرورت‌ حفظ‌ جان‌ آنها را هنگام‌ وقوع‌ انفجار گاز و یا هشدار بمب‌ گوشزد كند.

اولویت‌ها

منابع‌ باارزش‌:

دقت‌ كنید كه‌ اطلاعات‌ در مورد مهمترین‌ یا باارزش‌ترین‌ قسمت‌ هر ساختمان‌ یا بخشی‌ از آن‌ وجود داشته‌ باشند، تا در مواقع‌ وقوع‌ هر مورد اضطراری‌ كه‌ در جریان‌ آن‌ ممكن‌ است‌ منابع‌ صدمه‌ ببینند و یا در معرض‌ خطر قرار گیرند، قابل‌ استفاده‌ باشند. ممكن‌ است‌ ضرورت‌ اقتضا كند كه‌ به‌ دلایل‌ امنیتی‌ دسترسی‌ به‌ این‌ اطلاعات‌ را محدود كرد.

توصیه‌ها :

• اطلاعات‌ در مورد هر وضعیت‌ اضطراری‌ باید چنان‌ آسان‌ قابل‌ ردیابی‌ باشند كه‌ منابع‌ اولویت‌دار را سریعاً بتوان‌ پیدا كرد. استفاده‌ از طرح‌ طبقات‌ یا علامت‌گذاری‌ روی‌
قفسه‌ها، آسان‌تر از استفاده‌ از لیست‌ می‌باشد. ممكن‌ است‌ بعضی‌ شكلهای‌ كدگذاری‌، با استفاده‌ از رنگ‌ها باشد ولی‌ به‌ خاطر این‌ كه‌ در یك‌ وضعیت‌ اضطراری‌ ممكن‌ است‌ نوررسانی‌ ضعیف‌ باشد، نباید تنها به‌ آن‌ اكتفا كرد.

• منابعی‌ كه‌ باارزش‌ هستند یا جانشینی‌ ندارند یا جانشینی‌ آنها سخت‌ است‌، حتی‌المقدور باید زودتر مشخص‌ شوند. این‌ مواد ممكن‌ است‌ شامل‌ كتابها و مجموعه‌های‌ خطی‌ كمیاب‌، نقشه‌ها و مجموعه‌ های‌ عكاسی‌، لیست‌ غیرقابل‌ جایگزین‌، سیاهه‌ها یا اسناد اداری‌، باشند. در صورتی‌ كه‌ اسناد پشتیبان‌ الكترونیكی‌ در همان‌ محل‌ به‌ عنوان‌ نسخه‌های‌ مشابه‌ نگهداری‌ می‌شوند، باید این‌ مساله‌ را ذكر كرد.

• كپی‌هایی‌ از اسناد دارای‌ اولویت‌ بیشتر باید در اختیار ماموران‌ آتش‌نشانی‌ و كاركنان‌ مسئول‌ سازماندهی‌ بازسازی‌ مواد آسیب‌دیده‌، باشد. اما بعد از استفاده‌ ممكن‌ است‌ لازم‌ باشد به‌ دلایل‌ امنیتی‌ و بسته‌ به‌ نوع‌ اطلاعات‌ آنها را عودت‌ داد .

سیستمهای‌ رایانه‌ای‌

مطمئن‌ شوید كه‌ اطلاعات‌ فنی‌ كافی‌ برای‌ سیستم‌های‌ رایانه‌ی‌ در دسترس‌ قرار دارند، و اولویت‌ بازسازی‌ مواد واضحاً مشخص‌ شده‌ است‌. وقتی‌ كه‌ حادثه‌ای‌ خدمات‌ محاسباتی‌ را تحت‌ تاثیر قرار می‌دهد، باید كاركنان‌ را در جریان‌ صدمات‌ وارده‌ و پیش‌بینی‌ مشكلات‌ بعدی‌، قرار داد. كاركنان‌ باید روشهای‌ دستی‌ را آموخته‌ باشند و در مورد رخداد وقایعه‌ به‌ كاربران‌ توضیحاتی‌ ارائه‌ نمایند. برای‌ مطالعة‌ بیشتر دربار ة‌ برنامه‌ریزی‌ حوادث‌ و بازسازی‌ داده‌های‌ رایانه‌ی‌ به‌ فصل‌ 6 نگاه‌ كنید.

افراد اصلی‌

از افراد كلیدی‌ كه‌ احتمالاً در واكنش‌ به‌ حادثه‌ درگیر هستند لیستی‌ تهیه‌ كنید (هم‌ با نام‌ و هم‌ با عنوان‌ شغلی‌). بعضی‌ كتابخانه‌ها از آدرس‌ منزل‌ و شمارة‌ تلفن‌ افراد اصلی‌ برای‌ تماس‌ با آنها در ساعات‌ خارج‌ از كار لیستی‌ تهیه‌ می‌كنند. اغلب‌ به‌ نظر می‌آید كه‌ وقتی‌ اتفاقی‌ بیفتد، بیشتر در ساعات‌ غیركاری‌ اتفاق‌ می‌افتد. در این‌ راهنما اصطلاحات‌ زیر كاربرد دارند و ممكن‌ است‌ به‌ عنوان‌ سر فصل‌ مورد استفاده‌ قرار گیرند:

• رئیس‌ امور اداری‌، مامور آتش‌نشانی‌، ماموران‌ كشیك‌. در نخستین‌ لحظة‌ بروز حادثه‌ چه‌ كسی‌ را باید برای‌ مقابله‌ فراخواند؟ آیا برای‌ وضعیت‌ اضطراری‌ خارج‌ از ساعات‌ اداری‌ روشهای‌ متفاوتی‌، وجود دارد؟ با قسمت‌ حفاظت‌ ساختمان‌، و یا با مقاطعه‌كاران‌، مانند برقكار و لوله‌كش‌ چگونه‌ می‌توان‌ تماس‌ گرفت‌؟ ممكن‌ است‌ نگهداری‌ لیست‌ افراد در تاسیسات‌ بزرگتر لازم‌ باشد، همان‌ طور كه‌ معمولاً مامور كشیك‌ خاصی‌ برای‌ واكنش‌ در یك‌ وضعیت‌ اضطراری‌ و سركش‌ تخلیه‌ ساختمان‌، آماده‌ است‌. شاید مأمور كشیك‌ در وضعیت‌ اضطراری‌ خارج‌ از ساعات‌ اداری‌ در ساعات‌ اول‌ روز بعد، به‌ رئیس‌ امور اداری‌ گزارش‌ بدهد.

• گروه‌ برنامه‌ریزی‌ وضعیت‌ اضطراری‌، دستنامه‌ برنامه‌ریزی‌ وضعیت‌ اضطراری‌، شبكه‌ (یا ائتلاف‌) برنامه‌ریزی‌ وضعیت‌ اضطراری‌، توصیه‌ می‌شود كه‌ یك‌ گروه‌ برنامه‌ریزی‌ شامل‌ افراد زیر تشكیل‌ شود. رئیس‌ امور اداری‌ و مسئول‌ كاركنان‌ و ساختمان‌، شخصی‌ به‌ عنوان‌ مسئول‌ مدیریت‌ داخلی‌، شخصی‌ به‌ عنوان‌ مسئول‌ كل‌ سیستم‌های‌ رایانه‌ی‌، و یك‌ مشاور خارجی‌ باتجربه‌ در زمینة‌ برنامه‌ریزی‌ حادثه‌ (یا شخصی‌ باتجربه‌ در زمینة‌ حفاظت‌ كه‌ شاید به‌ عنوان‌ مشاور عمل‌ نماید). ممكن‌ است‌ چند كتابخانه‌، سیستم‌های‌ كتابخانه‌ای‌ (یا سایر موسسات‌) در یك‌ شبكه‌ به‌ یكدیگر متصل‌ باشند. احتمال‌ دارد گروه‌ برنامه‌ریزی‌ برای‌ تهیة‌ جزوة‌ برنامه‌ریزی‌ مواقع‌ اضطراری‌، كنترل‌ كامل‌ داشته‌ باشد.

• هماهنگ‌كنندة‌ واكنش‌ حادثه‌، گروه‌ واكنش‌ حادثه‌، گروههای‌ گرداننده‌، معمولاً چه‌ كسی‌ عملیات‌ مقابله‌ با حادثه‌ را هماهنگ‌ می‌كند؟ مقابلة‌ گروهی‌ چگونه‌ سازمان‌ می‌باید؟ كدامیك‌ از كاركنان‌ یا چه‌ گروهی‌ از كاركنان‌ احتمالاً مورد نیاز هستند؟ گروه‌ مقابله‌ می‌تواند شامل‌ این‌ عده‌ باشد:

متخصصان‌ موضوعی‌، اعضای‌ دیگر كاركنان‌ كه‌ شامل‌ متخصصینی‌ در زمینة‌ خاص‌ یا سایر اعضای‌ كاركنانی‌ كه‌ در شناسایی‌ منابع‌ خبرگی‌ دارند و می‌توانند منابع‌ مهمتر را تشخیص‌ دهند، كاركنان‌ حفاظت‌ یا افراد بیرونی‌ كه‌ برای‌ كمك‌ آمده‌اند. شاید لازم‌ باشد، این‌ گروه‌ به‌ چند گروه‌ مشخص‌ با وظایف‌ متفاوت‌ تقسیم‌ شوند و در قسمتهای‌ مختلف‌ یك‌ ساختمان‌ یا ساختمان‌های‌ متفاوت‌، به‌ كار بپردازند.

راهنمای‌ فرآورده‌ها و خدمات‌

از خدمات‌ و امكانات‌ عرضه‌ شده‌ فهرستی‌ تهیه‌ كنید و در صورت‌ امكان‌، نام‌ تهیه‌كنندگان‌ محلی‌ را نیز ضمیمه‌ نمائید. ترتیب‌ برنامه‌های‌ زیر را با عنوان‌های‌ مربوطه‌ در نظر بگیرد:

• انجماد با جریان‌ هوا و منبع‌ خنك‌: تا آنجا كه‌ ممكن‌ است‌، تسهیلات‌ مختلف‌ محلی‌ را به‌ كار گیرید تا انتقال‌ سریع‌ انجام‌ شود، زیرا ممكن‌ است‌ یك‌ وسیله‌، به‌ اندازة‌ نیاز شما ظرفیت‌ نداشته‌ باشد. از تلفن‌ برای‌ پیداكردن‌ فضای‌ مناسب‌ نیاز خود استفاده‌ كنید. شاید خرده‌فروشان‌ محلی‌ غذای‌ منجمد، بخواهند مقداری‌ از فضای‌ فریزر خود را در اختیار شما بگذارند، همچنین‌ آزمایشگاه‌های‌ دانشگاه‌ ممكن‌ است‌ امكانات‌ مناسب‌ داشته‌ باشند. توجه‌ داشته‌ باشید كه‌ این‌ امكانات‌ را تا قبل‌ از آنكه‌ از آنها اجازه‌ نگرفته‌ و هزینة‌ مربوطه‌ را پرداخت‌ نكرده‌اید در فهرست‌ امكانات‌ خود نگذارید. اگر كتابها خیس‌ و كپك‌زده‌ هستند یا به‌ مواد شیمیایی‌ و فاضلاب‌ آلوده‌ شده‌اند، ممكن‌ است‌ نتوان‌ از فضای‌ فریزر عادی‌ برای‌ آنان‌ استفاده‌ كرد.

• كرایه‌ كردن‌ وسایل‌ و خدمات‌ حمل‌ و نقل‌: نوع‌ وسایل‌ مورد نیاز خود را فهرست‌ كنید. ممكن‌ است‌ چیز بااهمیت‌ خاصی‌ مثل‌ صندوقچه‌ها، رطوبت‌گیرها، فنها، پمپها، مولدهای‌ الكتریسیته‌ و چراغ‌های‌ اضطراری‌، وجود داشته‌ باشد. ممكن‌ است‌ كامیونهای‌ سردخانه‌دار برای‌ بردن‌ كتابهای‌ خیس‌، (به‌ لحاظ‌ اینكه‌ جریان‌ هوای‌ سردخانه‌ و اتصال‌ به‌ یك‌ ذخیرة‌ سرد باعث‌ انجماد آنها می‌شود یا امكاناتی‌ برای‌ خشك‌ كردن‌ در خلاء دارد) لازم‌ باشد. معمولاً وقتی‌ این‌ كامیونها مورد استفاده‌ قرار می‌گیرند كه‌ مدت‌ انتقال‌ بیش‌ از دو ساعت‌ باشد.

• تجهیزات‌ خشك‌ كردن‌ در خلاء یا انجماد: انواع‌ فرایندهای‌ موجود را شناسایی‌ نمایید. به‌ ظرفیت‌ تجهیزات‌ و تجربه‌ قبلی‌ سازمان‌ در بازیافت‌ ناشی‌ از حوادث‌، توجه‌ نمایید.

• پردازشگرهای‌ فیلم‌: ممكن‌ است‌ برخی‌ وسایل‌ بتوانند خسارت‌ ناشی‌ از سیل‌ به‌ میكروفیلم‌ و غیره‌ را ترمیم‌ كنند، و نیز شاید در این‌ زمینه‌ تجربة‌ قبلی‌ وجود داشته‌ باشد.

• بازسازی‌ حوادث‌: بعضی‌ شركتها ممكن‌ است‌ در زمینة‌ بازسازی‌ حوادث‌ یا «ادامه‌ كار»، پشتیبانی‌ و بازسازی‌ داده‌های‌ رایانه‌ی‌، بازسازی‌ كتب‌ و اسناد كتابخانه‌، بازسازی‌ مواد عكاسی‌، یا ارائه‌ خدماتی‌ كه‌ تمام‌ موارد را در برداشته‌ باشد، تخصص‌ داشته‌ باشند. مشخص‌ كنید كدام‌ یك‌ از خدمات‌ را خود سازمان‌ به‌ عهده‌ می‌گیرد و

كدام‌ یك‌ را با دیگران‌ قرارداد می‌بندد.

نگهداری‌ اطلاعاتِ روزآمد برای‌ تماس‌

شامل‌ نشانی‌، شماره‌ تلفن‌ و فاكس‌ است‌ و نام‌ و موقعیت‌ افرادی‌ را می‌دهد كه‌ قادر به‌ كمك‌ هستند. اگر لازم‌ باشد، خدمات‌ یا اعمال‌ ویژة‌ ارائه‌ شده‌ را لیست‌ كنید. می‌توانید از كتابخانه‌های‌ دیگر، در مورد كسی‌ كه‌ قبل‌ از شما مشابه‌ این‌ درخواست‌ را داشته‌ و با عرضه‌كنندگان‌ این‌ خدمات‌ تماس‌ گرفته‌، اطلاعات‌ بگیرید. این‌ اطلاعات‌ باید به‌ روز و قابل‌ اعتماد باشند.

نكات‌ قابل‌ توجه‌

• كتاب‌ راهنما را می‌توان‌ بصورت‌ رایانه‌ای‌ تألیف‌ و روزآمد كرد، ولی‌ توجه‌ داشته‌ باشید كه‌ در صورت‌ نامقدور بودن‌ دسترسی‌ به‌ رایانه‌، نسخه‌ای‌ چاپی‌ از آن‌ در دسترس‌ باشد.

• اگر در این‌ زمینه‌ راهنمای‌ تجارتی‌ دیگری‌ وجود داشته‌ باشد، سعی‌ كنید یك‌ نسخه‌ از آن‌ را همراه‌ با كتاب‌ راهنمای‌ كاركنان‌ تهیه‌ كنید یا به‌ محلی‌ كه‌ آن‌ راهنما را بتوان‌ پیدا كرد اشاره‌ كنید.

تجهیزات‌ و مواد برای‌ استفاده‌ در وضعیت‌ اضطراری‌

توصیه‌ می‌شود كه‌ برخی‌ تجهیزات‌ و مواد را فقط‌ برای‌ مصرف‌ در وضعیت‌ اضطراری‌ خریداری‌ كرده‌ یا كنار بگذارید. این‌ مواد را نباید قرض‌ داد و یا برای‌ مقاصد دیگر استفاده‌ كرد، بلكه‌ شاید لازم‌ باشد آنها را قفل‌ كنید. برای‌ هشدار علیه‌ استعمال‌ نابجا از این‌ وسایل‌ بر روی‌ آنها می‌توان‌ اخطارهایی‌ بچسبانید. احتمالاً مقدار تجهیزات‌ نگهداری‌ شده‌ به‌ وسعت‌ كتابخانه‌ و میزان‌ احتمال‌ خطر برای‌ منابع‌، بستگی‌ دارد.
در صورت‌ وجود خطر تماس‌ با فاضلاب‌ یا آب‌ آلوده‌ با مواد شیمیایی‌، ممكن‌ است‌ وسایل‌ ایمنی‌ خاصی‌ لازم‌ باشد. این‌ وسایل‌ ممكن‌ است‌ شامل‌ لباس‌ یكپارچة‌ محافظ‌، از سر تا پا و یك‌ محافظ‌ برای‌ صورت‌ و ابزار تنفسی‌، باشد. در چنین‌ موقعیتی‌ باید كتابخانه‌، یك‌ كارشناس‌ را برای‌ حفظ‌ جان‌ كاركنان‌ فرا خوانَد و از اقدام‌ موثر در این‌ شرایط‌، مطمئن‌ شود.

همه‌ یا بخشی‌ از مواد زیر را تهیه‌ كنید :

• مشعل‌ یا چراغ‌ قوه‌: برای‌ اینكه‌ مطمئن‌ شوید این‌ نوع‌ وسایل‌ همواره‌ برای‌ استفادة‌ فوری‌ در دسترس‌ هستند، توصیه‌ می‌شود تنها باتریهای‌ ضدرسوخ‌ در لامپ‌ها گذارده‌ شود و تمام‌ باتریها در فواصل‌ زمانی‌ منظم‌ طبق‌ سفارش‌ سازندة‌ آنها، تعویض‌ شوند.

• روكش‌ نایلونی‌ روشن‌: می‌توان‌ برای‌ پوشش‌ قفسه‌ها لوله‌های‌ متوسط‌ یا ضخیم‌ نایلونی‌ كه‌ قفسه‌ها را تمیز و خشك‌ نگه‌ می‌دارد خریداری‌ كرد و یا طبقات‌، میزها و لوازم‌ را با آن‌ پوشاند. روكش‌ها را می‌توان‌ با استفاده‌ از طناب‌ یا نوار چسب‌ مقاوم‌، در برابر آب‌ محكم‌ نگه‌ داشت‌.

• پمپها: برای‌ زیر آب‌ دو نوع‌ پمپ‌ برقی‌ و دستی‌ موجود است‌. برای‌ وصل‌ به‌ پمپ‌ به‌ اندازة‌ مناسبی‌ شلنگ‌ لازم‌ است‌، تا بتوان‌ با آن‌ آب‌ را به‌ خارج‌ ساختمان‌، یا به‌ یك‌ مجرای‌ فاضلاب‌ یا آب‌گذری‌ در ساختمان‌ فرستاد. پمپ‌ به‌ سرعت‌ سطح‌ آب‌ را كاهش‌ می‌دهد و وقتی‌ كه‌ عمق‌ آب‌ یك‌ اینچ‌ یا بیشتر باشد خیلی‌ مؤثر است‌. اگر بعد از پمپ‌ هنوز آبی‌ باقی‌مانده‌ باشد با استفاده‌ از یك‌ جاروی‌ برقی‌ خیس‌ یا چوب‌ گردگیری‌،

می‌توان‌ تمام‌ آن‌ را انتقال‌ داد.

• جاروی‌ برقی‌ خیس‌ و چوب‌ گردگیری‌: جاروی‌ برقی‌ یك‌ مكنده‌ دارد كه‌ علاوه‌ بر خاك‌، آب‌ را می‌گیرد. جاروبرقی‌ها را به‌ عنوان‌ «تر یا خشك‌» تعریف‌ كرده‌اند شاید لازم‌ باشد قبل‌ از استفاده‌ با افزودن‌ یا برداشتن‌ كیسة‌ زباله‌، جاروبرقی‌ را تنظیم‌ كرد. اما اگر جاروبرقی‌ تنها برای‌ استفاده‌ «تر» باشد، در این‌ صورت‌ باید كیسة‌ زباله‌ را برداشت‌ و بر روی‌ آن‌ هشداری‌ نصب‌ كرد كه‌ نشان‌ دهد آن‌ جاروبرقی‌ تنظیم‌ شده‌ و برای‌ استفادة‌ خشك‌ مناسب‌ نیست‌.

• سطلها: از سطلها می‌توان‌ برای‌ مصارف‌ پاكسازی‌ و هم‌ چنین‌ برای‌ بازسازی‌ میكروفیلم‌ و غیره‌ استفاده‌ كرد و در مواردی‌ نوع‌ دردار آنها توصیه‌ می‌شود.

• كاغذ برای‌ یك‌ در میان‌ گذاشتن‌: از روزنامه‌ها می‌توان‌ برای‌ یك‌ در میان‌ گذاشتن‌ كتابهای‌ آسیب‌دیده‌ با آب‌ استفاده‌ كرد، ولی‌ تغییر رنگ‌ می‌دهند و در صورت‌ استفادة‌طولانی‌، كاملاً اسیدی‌ می‌شوند. برای‌ نگهداری‌ در انبار بهتر است‌ كاغذی‌ با كیفیت‌ بهتر خریداری‌ شود، مثل‌ كاغذ واتمن‌ درجه‌ 114 (این‌ كاغذ را می‌توان‌ از شركت‌ انگلیسی‌ كاغذ واتمن‌، قسمت‌ محصولات‌ اختصاصی‌، تهیه‌ كرد). استفاده‌ از كاغذ رنگی‌ برای‌ این‌ كار توصیه‌ نمی‌شود (چون‌ ممكن‌ است‌ رنگ‌ به‌ اسناد انتقال‌ یافته‌ و صدمه‌ جدی‌ وارد كند).

• تامین‌ كنندة‌ كمكهای‌ اولیه‌: شامل‌ تمام‌ عناصر استاندارد مانند نوار زخم‌بندی‌، مرهمها، قیچی‌ و سنجاقهای‌ ایمنی‌.

لباس‌ محافظ‌:

همه‌ یا قسمتی‌ از اقلام‌ زیر را فراهم‌ كنید :

• پیش‌بند، كت‌ و شلوار ضدآب‌: پیش‌بند پلاستیكی‌ یكبار مصرف‌ و ارزان‌ قیمت‌ را می‌توان‌ به‌ صورت‌ عمده‌، برای‌ استفاده‌ در آزمایشگاه‌، خریداری‌ كرد. كت‌ و شلوار مناسب‌ این‌ كار را می‌توان‌ در كاتالوگ‌ لوازم‌ ایمنی‌ به‌ همراه‌ كلاه‌ و دستكش‌ پیدا كرد. لباس‌ ضدآب‌ یكبار مصرف‌ به‌ دلیل‌ سبكی‌ و خنكی‌ آن‌ برای‌ پوشیدن‌، از انواع‌ مشابه‌، بهتر است‌.

• چكمه‌های‌ ضدآب‌: برای‌ نگهداری‌ در انبار اندازه‌های‌ مختلف‌ آن‌ لازم‌ است‌.

• دستكشها: دستكشهای‌ كتانی‌ سفید و ارزان‌ قیمت‌ كه‌ به‌ عنوان‌ دستكش‌های‌ آزمایش‌ در بازار فروخته‌ می‌شوند، احتمالاً سفید هستند. ممكن‌ است‌ دستكشهای‌ پلاستیكی‌ جراحی‌ (كه‌ اغلب‌ راست‌ و چپ‌ آن‌ شبیه‌ به‌ هم‌ هستند) مخصوصاً برای‌ انتقال‌ مواد عكاسی‌ خیس‌، لازم‌ باشد. شاید دستكشهای‌ لاستیكی‌ یا پلاستیكی‌ برای‌ پوشیدن‌ بمدت‌ طولانی‌ گرم‌ باشند. اگر چه‌ برای‌ بعضی‌ كارها خیلی‌ قابل‌ اعتماد نیستند.

لوازم‌ نظافت‌ و دسته‌بندی‌

همه‌ یا بخشی‌ از اقلام‌ زیر را تهیه‌ كنید:

• پارچه‌ها و اسفنجها: باید از پارچه‌های‌ تمیز رطوبت‌گیر، اسفنج‌ها یا پارچة‌ اسفنجی‌ در انبار موجود باشد. برای‌ استفادة‌ زیاد اكثراً پارچه‌ را ترجیح‌ می‌دهند.

• كاغذ یكبار مصرف‌: لوله‌های‌ كاغذ سفید رطوبت‌گیر، لوله‌های‌ صنعتی‌ یا تجاری‌ با عرض‌ حدوداً 8 اینچ‌ (یا 500 میلی‌متر) بهتر است‌ ذخیره‌ شود.

• كیسه‌های‌ نایلون‌ شفاف‌: بهتر  است‌ این‌ كیسه‌ها را از عمده‌ فروشی‌هایی‌ كه‌ بسته‌بندی‌ مواد انباری‌ را برای‌ مصرف‌ بازار انجام‌ می‌دهند، خریداری‌ كرد. این‌ كیسه‌ها در اندازه‌های‌ متفاوت‌ و با قیمت‌های‌ مناسب‌ و در صورت‌ خرید یكجا موجود هستند. از آن‌ها می‌توان‌ در بسته‌بندی‌ كتاب‌ برای‌ انتقال‌ به‌ بیرون‌ جهت‌ مرمت‌ و جمع‌كردن‌ و دسته‌بندی‌ مواد شدیداً آسیب‌ دیده‌، استفاده‌ كرد. پلاستیك‌های‌ شفاف‌ به‌ دلیل‌ قابل‌ رؤیت‌ بودن‌ محتویات‌ آن‌ بهترند.

حفظ‌ یادداشت‌ها و مكاتبات‌

همه‌ یا قسمتی‌ از اقلام‌ زیر را فراهم‌ كنید یا در صورت‌ امكان‌، اجاره‌ كنید :

• مداد، صفحة‌ یادداشت‌ و برچسب‌: نباید برای‌ نوشتن‌ روی‌ كاغذ خیس‌ از مداد استفاده‌ كرد. در صورت‌ استفاده‌ از مداد، مدادهایی‌ را انتخاب‌ كنید كه‌ خیلی‌ سخت‌ نباشند. به‌ دلیل‌ آن‌ كه‌ خودكار در تماس‌ با كاغذ ممكن‌ است‌ جوهر پس‌ بدهد و صدمه‌ جدی‌ وارد كند، مشكل‌ آفرین‌ است‌. امكان‌ دارد برچسب‌های‌ الصاقی‌ بهتر از برچسبهای‌ چسبنده‌ باشد. استفاده‌ از برچسب‌ یا نوار چسبنده‌ برای‌ اسناد خیس‌ یا سایر شرایط‌ مشكل‌، ممكن‌ است‌ مسئله‌زا باشند.

• فرمهای‌ سیاهة‌ صدمات‌: ممكن‌ است‌ برای‌ شروع‌ كار تهیة‌ چند فرم‌ كافی‌ باشد، در صورتی‌ كه‌ موجود نباشد باید تا رسیدن‌ تداركات‌ منتظر ماند.

• دستگاه‌ ضبط‌ صوت‌ یا ماشین‌های‌ قرائت¹⁵: امكان‌ دارد پركردن‌ فرمها مشكل‌ و وقت‌گیر باشد و شاید بهتر باشد اطلاعات‌ روی‌ ماشینهای‌ قرائت‌ ضبط‌ شوند تا در وقت‌ مناسب‌ بر روی‌ فرم‌ها یا روی‌ رایانه‌، انتقال‌ یابند. در صورت‌ موجود نبودن‌ این‌ ماشینها در سازمان‌، حتی‌المقدور و بطور محدود، تا هنگام‌ نیاز، از تهیه‌كنندگان‌ لوازم‌ اداری‌ كرایه‌ شوند.

• دوربین‌ ویدئویی‌: یك‌ دوربین‌ ویدئویی‌ را می‌توان‌ به‌ جای‌ ماشین‌ قرائت‌ مورد استفاده‌ قرار داد. ولی‌ حسن‌ دوربین‌ ویدئویی‌ این‌ است‌ كه‌ تصاویر را ضبط‌ می‌كند. امكان‌ دارد، برای‌ ارائه‌ توصیفهای‌ شفاهی‌ تصاویر ویدئویی‌ مقدار زمان‌ كمتری‌ ببرند.

• تلفنها: اگر تلفن‌ كار نكند ارتباطات‌ بی‌نهایت‌ مشكل‌ می‌شود و در پیشبرد عملیات‌ حادثه‌ مانع‌ بزرگی‌ به‌ وجود می‌آید. رادیوهای‌ دوطرفه‌ یا تلفن‌های‌ سلولزی‌ را می‌توان‌ از متخصصان‌ لوازم‌ ارتباطات‌ رادیویی‌ كرایه‌ كرد.

آموزش‌ كاركنان‌

ممكن‌ است‌ لازم‌ باشد آموزش‌ كاركنان‌ را با همكاری‌ كتابخانه‌های‌ دیگر سازماندهی‌ كرد، بویژه‌ وقتی‌ كه‌ امكانات‌ كم‌ باشد. تبادل‌ نظر كتابخانه‌ها در همه‌ موارد ارزشمند است‌. می‌توان‌ برای‌ یك‌ شبه‌ حادثه‌ برنامه‌ریزی‌ كرد. در چنین‌ وقایعی‌ تجارب‌ «منتقل‌ شده‌»¹⁶ با كتابهای‌ خیس‌ به‌ كار می‌آید، ولی‌ بزرگترین‌ فایدة‌ آن‌ این‌ است‌ كه‌ مردم‌ را گردهم‌ می‌آورد و روحیه‌ گروهی‌ ایجاد می‌كند. نباید كوشش‌ كرد كه‌ مهارت‌های‌ حفاظت‌ به‌ عنوان‌ قسمتی‌ از آموزش‌ آمادگی‌ حادثه‌، آموزش‌ داده‌ شود.

آموزش‌ ماموران‌ كشیك‌

مطمئن‌ شوید كه‌ ماموران‌ كشیك‌ یاد گرفته‌اند كه‌ هنگام‌ وضعیت‌ اضطراری‌ كه‌ به‌ مواد صدمه‌ می‌رساند، چگونه‌ واكنش‌ نشان‌ دهند. در راهنما باید روشهای‌ عملیاتی‌ برای‌ وقوع‌ بحران‌ در ساعات‌ خارج‌ از وقت‌ اداری‌، ارائه‌ شود. امكان‌ دارد ماموران‌ كشیك‌ مسئول‌ موضوعات‌ زیر باشند:

• ایمنی‌ كاربران‌ و كاركنان‌: مامور كشیك‌ باید به‌ عوامل‌ خاص‌ مربوط‌ به‌ سلامتی‌ و ایمنی‌، مخصوصاً عوامل‌ صدمه‌زا، و نیز روش‌های‌ عادی‌ تخلیه‌ توجه‌ كنند.

• امنیت‌ ساختمان‌: شاید لازم‌ باشد صنعتگرانی‌ مانند قفل‌سازان‌، شیشه‌برها، برقكاران‌، درودگران‌ را احضار كرد.

• پیشگیری‌ از آسیب‌ دیدگی‌ بیشتر مواد: عملیات‌ اولیه‌ ممكن‌ است‌ شامل‌ مراحل‌ زیر باشد:

ورود به‌ ناحیة‌ آسیب‌دیده‌، ارزیابی‌ اجمالی‌ صدمات‌، تصمیم‌گیری‌ در مورد انجام‌ دادن‌ كاری‌ برای‌ منابع‌ موجود، درخواست‌ قطع‌ آب‌ و گرما یا برق‌ (اگر برای‌ امنیت‌ ساختمان‌ لازم‌ نیستند)، درخواست‌ كمك‌ از سایر كاركنان‌، محافظت‌ از مواد صدمه‌ندیده‌ در همان‌ محل‌، و شروع‌ به‌ نجات‌ دادن‌ مواد آسیب‌دیده‌. با توجه‌ به‌ فوریت‌ مسئله‌ می‌توان‌ به‌ راهنماهای‌ موجود ارجاع‌ داد و اشاره‌ كرد كه‌ مواد عكاسی‌ آبدیده‌ را پیش‌ از این‌ كه‌ به‌ طور كامل‌ خراب‌ شوند، چه‌ مدت‌ می‌توان‌ به‌ حال‌ خود رها كرد. همچنین‌ باید سرعت‌ رشد كپك‌ را روی‌ منابع‌ مرطوب‌ كتابخانه‌ در نظر داشت‌.

سمینارها یا رهنمودهای‌ سالانه‌

سمینار یا رهنمودهای‌ سالانه‌ای‌، برای‌ آمادگی‌ حادثه‌ ترتیب‌ دهید. در

سازمان‌های‌ بزرگتر با كاركنان‌ زیاد، سمینار را می‌توان‌ با عنوان‌ رویداد یكساله‌، ترتیب‌ داد. ولی‌ بسیار مطلوب‌ است‌ كه‌ آن‌ را با برنامة‌ آموزش‌ كاركنان‌ تكمیل‌ كرد. عمدتا چنین‌ برنامه‌هایی‌ را تنها برای‌ كاركنان‌ آموزش‌دیده‌ در نظر می‌گیرند (كه‌ با كارآموزی‌ مقدماتی‌ فرق‌ دارد)، ولی‌ شركت‌ عموم‌ باید آزاد باشد.

توصیه‌ها :

• اجرای‌ چنین‌ برنامه‌ای‌ را باید به‌ عهدة‌ یكی‌ از افراد گروه‌ برنامه‌ریزی‌ گذاشت‌، یا شخصی‌ كه‌ گروه‌ او را دعوت‌ كند. اعلان‌ این‌ اجرا را می‌توان‌ در خبرنامة‌ سازمان‌ درج‌ كرد و یا برای‌ توزیع‌ در سطح‌ كتابخانه‌، در فهرست‌ سمینار آموزشی‌ كاركنان‌ گنجاند.

• در رئوس‌ برنامة‌ سمینار باید آگهی‌ زمان‌ تشكیل‌ جلسه‌ درج‌ شود. برنامة‌ سمینار ممكن‌ است‌ سال‌ به‌ سال‌ تغییر كنند. هم‌ چنین‌ ممكن‌ است‌ بعد از اجلاس‌ برای‌ آنها كه‌ نتوانسته‌اند بیایند، یك‌ خلاصة‌ چاپی‌ و یا رهنمودهایی‌ به‌ عنوان‌ جایگزین‌ نشست‌، منتشر كرد.

بیمه‌

بیمه‌ مورد نیاز كتابخانه‌ به‌ اندازة‌ كتابخانه‌، طرح‌ و تركیب‌ ساختمان‌ آن‌، میزان‌ برخورداری‌ كتابخانه‌ از حفاظت‌ در برابر خطرات‌ مختلف‌، و تركیب‌ مجموعه‌ آن‌، بستگی‌ دارد.

بررسی‌ شرایط‌ بیمه‌نامه‌

شرایط‌ پوشش‌ بیمه‌ای‌ بیمه‌نامة‌ كتابخانه‌، ساختمانها و مواد آن‌ را بررسی‌ كنید.

نكات‌ زیر شایان‌ اهمیت‌ است‌:

• نوع‌ صدمات‌ زیر پوشش‌، آتش‌سوزی‌، صدمات‌ ناشی‌ از استعمال‌ دخانیات‌، سرقت‌، آسیب‌های‌ ناشی‌ از طوفان‌، انفجار، آشوب‌، آسیب‌های‌ ناشی‌ از لوله‌كشی‌ معیوب‌، سیل‌، زمین‌لرزه‌، و غیره‌.

• آیا بیمه‌ به‌ صورت‌ كامل‌، تمام‌ هزینة‌ جایگزینی‌ را می‌پردازد، یا برای‌ استهلاك‌ مبلغی‌ كم‌ كند؟

• حداكثر ارزش‌ بیمه‌نامه‌ و این‌ كه‌ آیا برای‌ پرداخت‌ نقدی‌ جهت‌ جایگزینی‌ یا تعهد هر فقره‌ جداگانه‌، محدودیتی‌ هست‌؟

• آیا مبلغ‌ قابل‌ پرداخت‌ توسط‌ بیمه‌ شده‌ در هر حادثه‌، قبل‌ از پرداخت‌ حق‌ بیمه‌ توسط‌ بیمه‌گر، مشخص‌ شده‌ و چه‌ مقدار است‌؟ در صورتی‌ كه‌ كتابخانه‌ قسمتی‌ از دانشگاه‌ یا مكان‌ دولتی‌ است‌، «خودبیمگی»¹⁷ امر غیرمعمولی‌ نیست‌.

• آیا برای‌ ارزش‌ هر چیزی‌ جداگانه‌ تداركات‌ خاصی‌ وجود دارد. اگر هست‌، آیا بیمة‌ آن‌ها كل‌ ارزش‌ را در برمی‌گیرد؟

گزارش‌ حوادث‌

هر حادثه‌ یا حوادث‌ دیگری‌ را كه‌ ممكن‌ است‌ به‌ خسارت‌ منجر شود در اسرع‌ وقت‌ گزارش‌ كنید تا بیمه‌گذار بتواند فوراً بررسی‌ كند. به‌ خاطر داشته‌ باشید كه‌ ممكن‌ است‌ پرداخت‌ كامل‌ مطالبه‌ مبنی‌ بر تهیة‌ سیاهه‌ای‌ از مواد آسیب‌دیده‌ یا گم‌ شده‌ و تخمین‌ قیمت‌ آن‌ها، باشد. در صورتی‌ كه‌ مواد كتابخانه‌ با آب‌ صدمه‌ دیده‌اند. شاید بهتر باشد به‌ جای‌ رها كردن‌ آنها در وسط‌ بحران‌، شرایط‌ آنها را با انجماد تثبیت‌ كرد. (هر چند صدمة‌ جدی‌ دیده‌ باشند). برای‌ كسب‌ اطمینان‌ از این‌ كه‌ میزان‌ تلفات‌ می‌تواند به‌ سرعت‌ و به‌ طور صحیح‌ ارزیابی‌ شود و با توجه‌ به‌ قیاسهای‌ منطقی‌ آنها را جبران‌ كرد، بهترین‌ راه‌، بازدید از مواد آسیب‌دیده‌ و برنامه‌ریزی‌ برای‌ بازسازی‌ مواد باارزش‌ است‌.

پیشنهادها:

•اگر حادثه‌ در وهله‌ اول‌ با تلفن‌ گزارش‌ شده‌ است‌، نامه‌ای‌ برای‌ تایید مطلب‌ بنویسید.

•  مطمئن‌ شوید كه‌ گزارش‌ حادثه‌ در پی‌ هر رخداد، در كتابخانه‌ تنظیم‌ می‌شود و احتمالاً به‌ اعلام‌ مطالبه‌ علیه‌ كتابخانه‌ منجر می‌شود.

4. بازسازی‌ منابع‌ آبدیده‌

اهداف‌: نجات‌ دادن‌ مواد به‌ طریقی‌ كه‌ هزینة‌ بازسازی‌ مرمت‌ بعدی‌ به‌ حداقل‌ برسد (شامل‌ تعویض‌ و مرمت‌ در آینده‌، و نجات‌ حداكثر منابع‌ با توجه‌ به‌ اولویت‌ آنها.

در هنگام‌ حریق‌، ساختمان‌ تخلیه‌ می‌شود و ورود مجدد موكول‌ به‌ كسب‌ اجازه‌ از مامور آتش‌نشانی‌ است‌. بعد از یك‌ آتش‌سوزی‌ بزرگ‌ ممكن‌ است‌ ساختمان‌ برای‌ مدت‌ طولانی‌، گرم‌ باشد. شاید ورود مجدد به‌ آن‌ به‌ مدت‌ یك‌ هفته‌ و یا بیشتر به‌ تاخیر بیفتد. بعضی‌ قسمتهای‌ ساختمان‌ ممكن‌ است‌ فرو ریخته‌ باشد و یا تحت‌ شرایط‌،ناامن‌ باشد. بنای‌ سایر قسمتهای‌ ساختمان‌ ممكن‌ است‌ سالم‌ باشد، ولی‌ احتمالاً توسط‌ ماشینهای‌ آتش‌نشانی‌، آب‌ پاشیده‌ شده‌ و در شرایط‌ گرما و رطوبت‌ باعث‌ رشد سریع‌ كپك‌ شود. ضرورت‌ بازسازی‌ مواد كتابخانه‌ را باید برای‌ مأمور آتش‌نشانی‌ توضیح‌ داد.

ممكن‌ است‌ خدمات‌ آتش‌نشانی‌ پیشنهاد كند كه‌ آب‌ درون‌ ساختمان‌ را به‌ خارج‌ بكشد. اما این‌ كار در جایی‌ كه‌ آتش‌سوزی‌ رخ‌ نداده‌ است‌ ضرورت‌ ندارد، زیرا كتابخانه‌ به‌ عنوان‌ خدمات‌ ویژه‌ باید هزینة‌ آن‌ را بپردازد. اكثر راهبردهای‌ زیر در كتاب‌های‌ راهنمای‌ كتابخانه‌ پیدا می‌شوند و یا نكاتی‌ هستند كه‌ از گزارش‌ حوادث‌ به‌ دست‌ آمده‌اند و روش‌ برنامه‌ریزی‌ شده‌ای‌ را برای‌ حوادث‌ كوچك‌ یا بزرگ‌، تدارك‌ می‌بینید.

نقطه‌ آغازین‌

اولین‌ قدم‌ شاید نیاز به‌ آن‌ داشته‌ باشد كه‌ آب‌ راكد ساختمان‌ تخلیه‌ شود تا بتوان‌ به‌ مواد آسیب‌دیده‌ رسید و محوطه‌ را خشك‌ كرد. نسبت‌ به‌ قطع‌ گرما و باز كردن‌ در و پنجره‌ها اقدام‌ كنید تا گرانش‌ هوا سریعتر شود. حتی‌المقدور مشخصات‌ و میزان‌ خسارت‌ را سریعاً باید برآورد كرد.

احضار افزارمندان‌:

در صورت‌ لزوم‌ تعمیركاران‌ را خبر كنید، اما اجازه‌ ندهید تعمیرات‌ غیرضروری‌ بازسازی‌های‌ ضروری‌ را عقب‌ بیندازد. ایمنی‌ اولین‌ موضوع‌ مورد توجه‌ است‌. ممكن‌ است‌ بعضی‌ مسائل‌ نیاز به‌ اقدام‌ فوری‌ داشته‌ باشند، مثل‌:

• عیوب‌ برقی‌ یا نیاز به‌ روشنایی‌ اضطراری‌

• نواقصی‌ لوله‌كشی‌، لوله‌های‌ نشت‌كننده‌، سرریزهای‌ تانكها، آبهای‌ راكد

• مسائل‌ امنیتی‌، در و پنجره‌های‌ شكسته‌، قفلهای‌ خراب‌

• قفسه‌بندی‌ از هم‌ پاشیده‌، یا سقفهای‌ آسیب‌دیده‌، كه‌ كار بازسازی‌ مواد را به‌ خطر می‌اندازد.

كنترل‌های‌ ایمنی‌

• تنها وقتی‌ به‌ محوطة‌ حادثه‌ وارد شوید كه‌ ایمن‌ باشد. ممكن‌ است‌ كار عاقلانه
‌

این‌ باشد كه‌ صبر كنیم‌ تا افراد دیگری‌ نیز در آنجا حاضر شوند تا برای‌ امنیت‌، هر كسی‌ كه‌ قصد ورود به‌ محوله‌ را دارد توسط‌ شخص‌ دیگر، همراهی‌ شود. به‌ دنبال‌ نشت‌ یا تركیدگی‌ لوله‌ در جریان‌ آبپاشی‌ ماموران‌ آتش‌نشانی‌ و یا هنگام‌ وقوع‌ سیل‌، احتمال‌ خطر برق‌گرفتگی‌ وجود دارد. این‌ خطر زمانی‌ كه‌ آب‌ راكد باشد، بیشتر است‌.

نكات‌ قابل‌ توجه‌

 •خود آب‌ اگر سطح‌ زمین‌ را لغزنده‌ كند، می‌تواند خطرناك‌ باشد. اگر قسمت‌ زیادی‌ از كف‌ زمین‌ خیس‌ باشد، می‌توان‌ برای‌ كاركنان‌ و كاربران‌ یك‌ اخطار چسبانید. خوب‌ باید به‌ خاطر داشته‌ باشید كه‌ در صورتی‌ كه‌ كسی‌ به‌ علت‌ عدم‌ هشدار كافی‌ خسارتی‌ ببیند، ممكن‌ است‌ ادعای‌ غرامت‌ كند.

 •اگر از لوله‌های‌ فاضلاب‌ توالت‌ آب‌ به‌ ساختمان‌ نفوذ كند، یا اگر آب‌ به‌ مواد شیمیایی‌ آغشته‌ باشد، ممكن‌ است‌ خطرات‌ بهداشتی‌ دربر داشته‌ باشد.

 •بعد از هر آتش‌سوزی‌ ممكن‌ است‌، هنوز خطر دود و بخار وجود داشته‌ باشد و در شرایط‌ خاصی‌ آتش‌ دوباره‌ شعله‌ور شود.

بهبود وضع‌ تهویه‌

درجه‌ حرارت‌ را كاهش‌ دهید و مطمئن‌ شوید كه‌ جریان‌ هوا به‌ اندازه‌ كافی‌ وجود دارد. كتابهای‌ خیس‌ در شرایط‌ مرطوب‌ گرم‌ بدون‌ تهویه‌، محل‌ مناسبی‌ برای‌ رشد سریع‌ كپك‌ هستند. اگر خطر دود و دوده‌ مشكل‌ بزرگی‌ است‌ (اغلب‌ بخاطر سوختن‌ پلاستیك‌)، به‌ دلیل‌ آن‌ كه‌ دوده‌ سایر سیستم‌ها را به‌ خطر می‌اندازد، استفاده‌ از سیستم‌ تهویه‌ توصیه‌ نمی‌شود. پنجره‌ها را باز، و برای‌ بیرون‌ راندن‌ هوای‌ آلوده‌ از فن‌ استفاده‌ كنید. اشخاصی‌ كه‌ مشكلات‌ تنفسی‌ مانند نفح‌ ریه¹⁸یا تنگی‌ نفس² دارند حق‌ ورود به‌ محوطه‌ را ندارند.

نكات‌ قابل‌ توجه‌ :

• در صورتی‌ كه‌ منابع‌ كتابخانه‌ بیش‌ از 48 ساعت‌ در دمای‌ بالای‌ 21 درجه‌ سانتیگراد (70 درجه‌ فارنهایت‌) قرار گیرند، به‌ طور حتم‌ كپك‌ خواهند زد.

• می‌توان‌ در یك‌ فضای‌ بسته‌ برای‌ كاهش‌ رطوبت‌ از رطوبت‌گیرها استفاده‌ نمود.

• تا وقتی‌ كتابها درون‌ قفسه‌ بسته‌بندی‌ شده‌اند كپك‌ به‌ آن‌ها نفوذ نمی‌كند، پس‌ تا قبل‌ از اینكه‌ شرایط‌ خشك‌ را برای‌ كتابها فراهم‌ نكرده‌اید، آن‌ها را از قفسه‌ها بیرون‌ نیاورید.

• تا وقتی‌ كه‌ منابع‌ در آب‌ غوطه‌ور یا خیس‌ هستند، كپك‌ با آن‌ها كاری‌ ندارد. خطر كپك‌ وقتی‌ است‌ كه‌ خشك‌كردن‌ در شرایطی‌ نامناسب‌ و با سرعت‌ كم‌ انجام‌ شود.

ارزیابی‌ موقعیت‌

اقدام‌ اولیه‌

یك‌ ارزیابی‌ اولیه‌ از منابع‌ مورد نیاز تهیه‌ كنید. شاید لازم‌ باشد برای‌ حفاظت‌ از منابع‌ سالم‌ (یا كم‌تر آسیب‌دیده‌) اقدام‌ فوری‌ صورت‌ گیرد، مخصوصاً وقتی‌ كه‌ آب‌ در حال‌ نفوذ به‌ ساختمان‌ بوده‌ و یا طبقه‌ به‌ طبقه‌ پایین‌ می‌آید. اگر لوله‌ها نشتی‌ دارند، می‌توان‌ از سطل‌ برای‌ جمع‌ كردن‌ قطرات‌ آب‌ استفاده‌ كرد و مانع‌ از نفوذ آب‌ به‌ سطح‌ پایین‌ شد، یا روی‌ قفسه‌ها را با روكش‌ پلاستیكی‌ پوشاند. اگر چه‌ این‌ كار خیلی‌ بااهمیت‌ است‌ ولی‌ انجام‌ این‌ كار نباید بیش‌ از حد باعث‌ به‌ تاخیر افتادن‌ طرح‌ عملیات‌ گسترده‌ گردد. به‌ خاطر داشته‌ باشید كه‌ افراد زیر را برای‌ كمك‌ دعوت‌ كنید:

• متخصصان‌ مربوطه‌ برای‌ كمك‌ در تعیین‌ اولویت‌ها

• محافظان‌ برای‌ انجام‌ مشاوره‌

• تعمیركاران‌ متخصص‌ بازسازی‌ برای‌ ارائه‌ مشاورة‌ كلی‌ یا تقبل‌ كاری‌ كه‌ از عهده‌ افراد حاضر، خارج‌ است‌.

نحوة‌ ارزیابی‌ خسارت‌

نوع‌ متفاوت‌ منابع‌ آسیب‌دیده‌ (مثلاً كتابهای‌ چاپی‌، متون‌ دستنویس‌، آرشیوها، روزنامه‌ها، ماهنامه‌ها، عكسها و میكروفیلمها) و وضعیت‌ آبدیدگی‌ آنها را (كلی‌ یا جزئی‌) مشخص‌ كنید.

رهنمودها:

• ظاهر بیرونی‌ شاخص‌ خوبی‌ است‌ كه‌ آسیب‌ را نشان‌ می‌دهد. جلدهای‌ ناهنجار و برآمده‌ را می‌توان‌ بلافاصله‌ در طبقه‌ خیس‌ قرار داد.

• از بازكردن‌ كتابهای‌ خیس‌ خودداری‌ كنید، زیرا وقتی‌ خیس‌ هستند خیلی‌ ضعیف‌ شده‌ و به‌ راحتی‌ صدمه‌ می‌بینند.

شناسایی‌ موارد انتخابی‌ برای‌ بازسازی‌

یك‌ ارزیابی‌ مقدماتی‌ از مواد آسیب‌دیده‌ و مواد محتاج‌ رسیدگی‌ فوری‌ انجام‌ دهید. ممكن‌ است‌ برای‌ جابجایی‌ لوازم‌ خاص‌، تجهیزات‌ و دستگاه‌های‌ مورد نیاز، فردی‌ گمارده‌ شود. معمولاً امكانات‌ انجماد با جریان‌ هوا و منبع‌ خنك‌، در محل‌ وجود دارد، ولی‌ باز هم‌ لازم‌ است‌ ظرفیت‌ موجود بررسی‌ شود زیرا این‌ ظرفیت‌ از فصل‌ تا فصل‌ دیگر تغییر می‌كند.

نكات‌ قابل‌ توجه‌ :

• انجماد می‌تواند زمانی‌ را فراهم‌ كند تا برای‌ خشك‌ كردن‌، بررسی‌ هزینه‌های‌ مربوط‌ به‌ روشهای‌ مختلف‌ خشك‌ كردن‌، آماده‌ كردن‌ شرایط‌ محیطی‌ مناسب‌، مرمّت‌ ساختمانهای‌ حادثه‌دیده‌، تخمین‌ هزینة‌ كامل‌ بازسازی‌، ترتیبات‌ صحیحی‌ اندیشید و یا تصمیم‌گیری‌ در این‌ مورد را تا معلوم‌ شدن‌ ارزش‌ مواد آسیب‌دیده‌، به‌ تاخیر انداخت‌. انجماد از رشد كپك‌ جلوگیری‌ می‌كند ولی‌ تخم‌ كپك‌ را كاملاً از بین‌ نمی‌برد.

• اگر تسهیلات‌ خنك‌كننده‌ در دستگاه‌ انجماد با جریان‌ هوا، موجود نیست‌. لازم‌ است‌ برای‌ انتقال‌ مواد منجمد شده‌ به‌ بیرون‌ ترتیباتی‌ را فراهم‌ كرد، كامیون‌ سردخانه‌دار به‌ طور كلی‌ فقط‌ برای‌ سفرهای‌ دو ساعته‌ یا بیشتر مورد نیاز است‌.

كدام‌ مواد را اول‌ منتقل‌ كنیم‌؟

تصمیم‌ بگیرید كه‌ كدام‌ یك‌ از منابع‌ اول‌ باید منتقل‌ شوند. وقتی‌ خسارت‌ زیادی‌ به‌ منابع‌ وارد شده‌ طبیعی‌ترین‌ راه‌ شروع‌، این‌ است‌ كه‌ راهی‌ را باز كنیم‌ و موادی‌ را كه‌ از قفسه‌ روی‌ زمین‌ افتاده‌اند، برداریم‌، یعنی‌ از در تو بیاییم‌ و همه‌ چیز را از روی‌ زمین‌ برداریم‌، و این‌ كار تا وقتی‌ است‌ كه‌ راه‌ باز و تمیز شود، اگر چه‌ ممكن‌ است‌ راه‌ دیگری‌ لازم‌ باشد. این‌ مرحله‌ یكی‌ از مهمترین‌ مراحل‌ برنامه‌ریزی‌ مقابله‌ با حوادث‌ است‌. اغلب‌ بسیار دشوار است‌ تصمیم‌ بگیریم‌ كه‌ اول‌ خیس‌ترین‌ منابع‌ را خارج‌ كنیم‌، یا برای‌ منابعی‌ كه‌ كمی‌ خیس‌ یا مرطوب‌ هستند تلاش‌ كنیم‌. غالباً وقتی‌ كه‌ كار تحت‌ فشار انجام‌ می‌شود، خطر ازدحام‌ كارهای‌ فوری‌ غیرمهم‌، پیش‌ می‌آید.

نكات‌ قابل‌ توجه‌:

• مهمترین‌ مجموعه‌ها، مثل‌ مجموعه‌های‌ آسیب‌پذیر و كمیاب‌ و سایر منابعی‌ كه‌ ارزش‌ تحقیقی‌ دائمی‌ دارند از جمله‌ اسناد اصلی‌ كتاب‌شناسی‌ را اول‌ باید خارج‌ كرد. اما عوامل‌ دیگری‌ نیز ممكن‌ است‌ دخیل‌ باشند: آسیب‌پذیری‌ انواع‌ مختلف‌ رسانه‌ها و میزان‌ صدمة‌ وارده‌ به‌ آن‌ها.

• زمانی‌ كه‌ كتابهای‌ درون‌ قفسه‌ خیس‌ شده‌ باشند، ممكن‌ است‌ متورم‌ و به‌ هم‌ چسبیده‌ باشند، و گاهی‌ اوقات‌ امكان‌ دارد عملاً از وسط‌ قاچ‌ شوند و از قفسه‌ پایین‌ بیفتند. وقتی‌ سیل‌ تازه‌ اتفاق‌ افتاده‌ و كتابها هنوز كاملاً متورم‌ نشده‌اند شاید برداشتن‌ یك‌ یا دو كتاب‌ از هر قفسه‌، از فشاری‌ كه‌ روی‌ قفسه‌ها در حال‌ پیشروی‌ است‌، جلوگیری‌ كند. بیشترین‌ آسیبها ناشی‌ از تورمی‌ است‌ كه‌ هشت‌ ساعت‌ اول‌ پس‌ از مرطوب‌ شدن‌ كتابها، صورت‌ می‌گیرد.

• امكان‌ دارد رفع‌ آب‌ راكد، و انتقال‌ منابع‌ خیس‌تر (به‌ كاهش‌ سطح‌ رطوبت‌ در محوطة‌ آسیب‌دیده‌، كمك‌ كند. جز در مواقعی‌ كه‌ خطر تهدید بیشتر آب‌ در میان‌ است‌، می‌توان‌ مواد دیگر را تا هنگام‌ انتقال‌ منابع‌ خیس‌تر) اگر نفوذ آب‌ از قسمت‌ بالا باشد، كتابهای‌ بالای‌ قفسه‌ علی‌القاعده‌ خیس‌ترند در محوطه‌ نگه‌ داشت‌. و در صورت‌ به‌ وجود آمدن‌ آب‌ راكد، احتمالاً كتابهای‌ پایین‌ قفسه‌ها خیس‌تر است‌. بعد از خارج‌ كردن‌ خیس‌ترین‌ منابع‌، باید سراغ‌ منابعی‌ رفت‌ كه‌ كمی‌ خیس‌ یا خیلی‌ مرطوب‌اند. امّا كنترل‌ نواحی‌ حادثه‌دیده‌ ممكن‌ است‌ مدت‌ زیادی‌ طول‌ بكشد، و شاید هنوز لازم‌ باشد پیش‌
از كم‌ شدن‌ رطوبت‌، همة‌ منابع‌ را، به‌ خارج‌ از محوطه‌ آسیب‌دیده‌ منتقل‌ كرد و در جای‌ خشكِ امنی‌ گذاشت‌.

• خیس‌ترین‌ منابع‌ را شاید بتوان‌ مدتی‌ روی‌ زمین‌ به‌ حال‌ خود رها كرد چرا كه‌ وضعشان‌ از آنچه‌ هست‌ بدتر نمی‌شود. كتابهای‌ غوطه‌ور در آب‌ در معرض‌ خطر كپك‌ فوری‌ نیستند. خطر جدی‌ وقتی‌ شروع‌ می‌شود كه‌ شروع‌ به‌ خشك‌ شدن‌ می‌كنند، بنابراین‌ به‌ محض‌ خارج‌ كردن‌ آنها از آب‌ باید فكری‌ به‌ حالشان‌ كرد. كتابهای‌ چاپی‌ با روكش‌ كاغذی‌ را حتی‌ وقتی‌ كه‌ خطر كپك‌ هست‌، نمی‌توان‌ به‌ راحتی‌ خشك‌ كرد زیرا برگهای‌ آنها مستعد آن‌ هستند كه‌ به‌ هم‌ بچسبند و یك‌ تكه‌ شوند. در صورتی‌ كه‌ قابل‌ بازسازی‌ باشند، بهترین‌ راه‌ این‌ است‌ كه‌ تا وقتی‌ برای‌ انجماد فرستاده‌ می‌شوند همچنان‌ خیس‌ بمانند. به‌ مجموعه‌های‌ آسیب‌پذیر دارای‌ كاغذ حساس‌ یا نیمه‌ حساس‌ باید توجه‌ خاصی‌ كرد. از جمله‌، به‌ كاغذهای‌ رایج‌ از دهة‌ 1880 به‌ بعد در اثر افتادن‌ در آب‌، نسبت‌ به‌ كاغذهایی‌ كه‌ حالت‌ اسیدی‌ كمتری‌ دارند صدمه‌ بیشتری‌ می‌بینند. با وجود این‌ اگر منابع‌ دارای‌ كاغذ حساس‌ قابل‌ جایگزین‌ باشند، می‌توان‌ آنها را تا پایان‌ عملیات‌ رها نمود.

چه‌ چیزی‌ را منجمد كنیم‌؟

تصمیم‌ بگیرید كه‌ كدام‌ منابع‌ باید منجمد شوند. منجمد كردن‌ و نگهداری‌ در دمای‌ پایین‌ را اغلب‌ به‌ عنوان‌ ایمن‌ترین‌ راه‌، برای‌ تثبیت‌ وضعیت‌ مقادیر زیاد منابع‌ آبدیدة‌ كتابخانه‌، و جلوگیری‌ از رشد كپك‌ در آنها توصیه‌ می‌كنند. حرارت‌ مخزن‌ منهای‌ 29 درجه‌ سانتیگراد (منهای‌ 20 درجه‌ فارنهایت‌) یا پایین‌تر پیشنهاد می‌شود.

نكات‌ قابل‌ توجه‌

• اگر چه‌ ممكن‌ است‌ انجماد به‌ مواد عكاسی‌ صدمه‌ بزند، زیرا تشكیل‌ دانه‌های‌ بلورین‌ یخ‌ لایه‌های‌ حساس‌ را از هم‌ پاره‌ می‌كند و روی‌ فیلم‌ علائمی‌ می‌گذارد، در صورتی‌ كه‌ امكان‌ خشك‌ كردن‌ نباشد، به‌ طریقی‌ باید مواد را منجمد كرد.

• در بعضی‌ موارد مشكل‌ بتوان‌ بین‌ انجماد و خشك‌ كردن‌ با هوا تصمیم‌ گرفت‌. در صورت‌ تردید، بهتر است‌ تصمیم‌ بگیرید منجمد كنید تا هیچ‌ كاری‌ نكنید. منابع‌ منجمد شده‌ را بعداً می‌توان‌ برای‌ خشك‌ كردن‌ با هوا به‌ كتابخانه‌ برگرداند، یا در صورت‌ لزوم‌، برای‌ خشك‌ كردن‌ با انجماد یا خشك‌ كردن‌ با خلاء، فرستاد.

• تجربه‌ ثابت‌ كرده‌ است‌ كه‌ هر چند ممكن‌ است‌ كتابهای‌ خیس‌ هنگام‌ انجماد بیشتر وابروند، ولی‌ این‌ وارفتگی‌ آسیب‌ بیشتری‌ به‌ آنها نمی‌زند. تحقیقات‌ كتابخانة‌ كنگره‌ نشان‌ داده‌ است‌ كه‌ اگر چه‌ آسیب‌هایی‌ به‌ مواد عكاسی‌، بعد از انجماد، گزارش‌ شده‌، ولی‌ از این‌ كه‌ انجماد بتواند به‌ مواد سلولزی‌ یا پروتئینی‌ (مانند پارچه‌، كاغذ، چرم‌ یا پوست‌) آسیب‌ بزند، نشانه‌ای‌ در دست‌ نیست‌. مرمت‌ مقدماتی‌ در جریان‌ هوای‌ فریزرتوصیه‌ می‌شود، زیرا انجماد سریعتر از یك‌ مخزن‌ سرد صورت‌ می‌گیرد و انجماد سریع‌ منجر به‌ تشكیل‌ دانه‌های‌ بلورین‌ كوچك‌ یخ‌ می‌شود كه‌ به‌ رسانه‌های‌ حساس‌ آسیب‌ كمتری‌ می‌زند.

با منابع‌ غیركتابی‌ چه‌ كنیم‌؟

در مرمت‌ رسانه‌های‌ مغناطیسی‌ (صدا، تصویر و داده‌های‌ رایانه‌ی‌) با انجماد و خشك‌ كردن‌ در خلاء توفیق‌هایی‌ به‌ وجود آمده‌ است‌. مقادیر كمی‌ از نوارهای‌ كاست‌ را نیز می‌توان‌ در هوا خشك‌ كرد. تصمیم‌ بگیرید كه‌ چقدر از مواد عكاسی‌ را برای‌ متخصص‌ ترمیم‌ به‌ خارج‌ از سازمان‌ بفرستید. بعضی‌ متخصصان‌ پردازش‌ فیلم‌، تمیز كردن‌ و خشك‌ كردن‌ منابع‌ میكروفیلم‌ و فیش‌ را به‌ عنوان‌ خدمات‌ اضطراری‌، قبول‌ می‌كنند، ولی‌ به‌ آن‌ها حتی‌المقدور باید هشدار دهید. زمان‌ ممكن‌ است‌ خطیر باشد، از این‌ رو به‌ رهنمودهای‌ زیر توجه‌ كنید:

• مواد عكاسی‌ سیاه‌ و سفید خیس‌ خورده‌ را می‌توان‌ سه‌ روز در آب‌ تمیز غوطه‌ور نگه‌ داشت‌ تا متخصص‌، سروقتشان‌ بیاید. پیش‌ از غوطه‌ور كردن‌ در آب‌، آنها را برای‌ سهولت‌ حمل‌ و نقل‌ می‌توان‌ در یك‌ كیسة‌ نایلون‌ در باز، جای‌ داد. احتمال‌ دارد لایه‌های‌ حساس‌ بعد از سه‌ روز شروع‌ به‌ جداشدن‌ از پشت‌ فیلم‌ نمایند.

• به‌ استثنای‌ مواد رنگی‌ كه‌ باید ظرف‌ 48 ساعت‌ بعد از غوطه‌ور شدن‌ در آب‌ به‌ دست‌ افراد حرفه‌ای‌ سپرده‌ شوند، لایه‌های‌ رنگی‌ جدا خواهند شده‌ و رنگیزه‌ها یا ضعیف‌ می‌شوند یا ممكن‌ است‌ كلاً بریزند.

چه‌ چیز را با هوا خشك‌ كنیم‌؟

تصمیم‌ بگیرید كه‌ كدام‌ مواد را می‌توان‌ در هوا خشك‌ كرد و كدام‌ را لای‌ چیزهای‌ دیگر گذاشت‌. آیا منابع‌ آسیب‌دیده‌ را می‌توان‌ برای‌ مرمت‌ به‌ ساختمان‌ دیگر برد؟

نكات‌ قابل‌ توجه‌

•  تا وقتی‌ كه‌ شرایط‌ معقولی‌ برای‌ خشك‌ كردن‌ به‌ وجود نیامده‌ است‌، سعی‌ نكنید چیزی‌ را در هوا خشك‌ كنید.

• كتاب‌های‌ چاپ‌ شده‌ با كاغذ پوشش‌دار وقتی‌ خشك‌ شوند ممكن‌ است‌ مشكلات‌ خاصی‌ به‌ وجود آورند، مثلاً برگ‌هایشان‌ به‌ هم‌ چسبیده‌ باشد. وقتی‌ این‌ نوع‌ كاغذها

شروع‌ به‌ خشك‌ شدن‌ كنند و برگها بهم‌ بچسبند، نجات‌ كتاب‌ تقریباً نامقدور است‌.

• تعداد كمی‌ از كتابهای‌ دارای‌ كاغذ پوشش‌دار را با گذاشتن‌ كاغذ خشك‌ در بین‌ صفحات‌ آنها می‌توان‌ به‌ خوبی‌ نجات‌ داد. اگر تعداد این‌ نوع‌ كتابها آن‌ قدر زیاد باشد كه‌ فرصت‌ پرداختن‌ به‌ آنها نباشد، چاره‌ای‌ جز منجمد كردن‌ آنها نیست‌.

چه‌ چیزی‌ را به‌ عهدة‌ كارشناسان‌ بگذاریم‌؟

تصمیم‌ بگیرید كه‌ كدام‌ كار باید تحت‌ نظارت‌ كارشناس‌ انجام‌ شود و كدام‌ كار را به‌ اشخاص‌ ماهر سپرد. برای‌ مثال‌، در شرایط‌ خاصی‌ امكان‌ دارد كه‌ خشك‌ كردن‌ كتابها از طریق‌ آویزان‌ كردن‌ آن‌ها روی‌ طناب‌ مقدور باشد، ولی‌ این‌ كار از آنجا كه‌ منابع‌ خیس‌ به‌ آسانی‌ آسیب‌ می‌بینند، خالی‌ از خطر نیست‌. همچنین‌ شاید نیاز باشد كه‌ مراحل‌ زیر نیز در نظر گرفته‌ شوند و در بخش‌ روشهای‌ عملیاتی‌ تحت‌ نظارت‌ كارشناس‌ با جزئیات‌ بیشتر، تشریح‌ گردند:

• تمیز كردن‌ گل‌ و لجن‌ پس‌ از سیل‌ رودخانه‌. به‌ عنوان‌ یك‌ قاعدة‌ كلی‌ بهترین‌ زمان‌ برای‌ تمیز كردن‌ منابع‌ پس‌ از خشك‌ شدن‌ آنها است‌. با وجود این‌ ممكن‌ است‌ بعضی‌ منابع‌ در هنگام‌ خیس‌ بودن‌ بهتر تمیز شوند.

• جداكردن‌ ورقه‌های‌ خیس‌. به‌ طور كلی‌ معقول‌ نیست‌ كه‌ در جریان‌ نجات‌ مواد، ورقه‌های‌ خیس‌ را از هم‌ جدا كرد. اگر دسته‌های‌ كاغذ خیس‌ منجمد شوند شاید نیازی‌ به‌ جداكردن‌ آن‌ها و در نتیجه‌ تقبل‌ خطر صدمة‌ بیشتر، پیش‌ نیاید. در هنگام‌ خیس‌ بودن‌ مواد معمولاً انجماد توصیه‌ می‌شود، ولی‌ ممكن‌ است‌ در شرایطی‌ جداكردن‌ دسته‌ای‌ از منابع‌ و خشك‌ كردن‌ آنها در هوا به‌ صلاح‌ باشد.

سازماندهی‌ گروه‌ نجات‌

گزارش‌ حوادث‌ كتابخانه‌ها از دشواری‌ كارنجاتِ منابع‌، كار زیاد در مدتی‌ كوتاه‌، ضرورت‌ توجه‌ به‌ وضع‌ روحی‌ اعضای‌ گروه‌ نجات‌، و لزوم‌ آگاه‌ كردن‌ همه‌ دست‌اندركاران‌ حكایت‌ دارند كه‌ كار احتمالاً باید دشوار، كثیف‌، كند و حتی‌ كسالت‌آور باشد. تجربه‌ نشان‌ داده‌ كه‌ كار گروهها وقتی‌ نتیجه‌ خوب‌ می‌دهد كه‌ متناوباً هر یك‌ یا دو ساعت‌، استراحت‌ كوتاهی‌ به‌ آنان‌ داده‌ شود.

جمع‌ كردن‌ نیروی‌ كار

تصمیم‌ بگیرید كه‌ چه‌ قدر كمك‌ در محل‌ مورد نیاز است‌، و مطمئن‌ شوید كه‌ تجهیزات‌ و مصالح‌ مناسب‌ در صورت‌ نیاز، در دسترس‌ است‌.

نكات‌ قابل‌ توجه‌

• فرصت‌ آموزش‌ محدود است‌. اعضای‌ گروه‌ باید آرام‌، سازگار، توانا، قادر به‌ ادامه‌ كار با همكاران‌، و مشتاق‌ انجام‌ كار تحت‌ رهنمودهای‌ سخت‌، باشند.

• در انتقال‌ منابع‌ به‌ مسافت‌های‌ دور و طولانی‌ ممكن‌ است‌ جعبه‌ یا صندوق‌ مورد استفاده‌ قرار گیرد. در بعضی‌ موقعیتها ممكن‌ است‌ به‌ «زنجیره‌ به‌ هم‌ پیوسته‌ انسانی‌» نیاز افتد. بعضی‌ كارهای‌ بدنی‌ سخت‌ شاید مورد احتیاج‌ باشد.

• هنگام‌ سازماندهی‌ گروه‌های‌ كار، در استقرار صحیح‌ كاركنان‌ دقت‌ كنید، به‌ طوری‌ كه‌ در جابجایی‌، خشك‌ كردن‌ یا بسته‌بندی‌ مواد، راه‌ تنگ‌ نشود.

وظایف‌ و انتظارات‌

پیش‌ از جمع‌ كردن‌ نیروی‌ كار بزرگی‌ از كاركنان‌ و داوطلبان‌، وظایف‌ و مسئولیتها را تعیین‌ كنید. دقت‌ كنید كه‌ واژه‌ «داوطلبان‌» در رابطه‌ با كاركنان‌ چگونه‌ مورد استفاده‌ قرار می‌گیرد، زیرا ممكن‌ است‌ كارمندی‌ را به‌ خاطر آورد كه‌ از او انتظار می‌رود ساعتهااز وقت‌ اضافی‌ خود را برای‌ نجات‌ مواد صرف‌ كند و چیزی‌ نگیرد. هر چند كتابخانه‌ ممكن‌ است‌ پیش‌ از این‌ از سخاوت‌ كاركنان‌ در واكنش‌ به‌ وضعیت‌ اضطراری‌، بهره‌ برده‌ باشد، اما نباید امكان‌ برخورد و عدم‌ موافقت‌ را از نظر دور داشت‌.

نكات‌ قابل‌ توجه‌

• از مردم‌ نخواهید كه‌ پیش‌ از اینكه‌ احتیاج‌ خود را اعلام‌ كنید، گزارش‌ بدهند، بلكه‌ به‌ آن‌ها وقت‌ كافی‌ بدهید كه‌ به‌ محل‌ بروند و به‌ جمع‌آوری‌ كمك‌ كنند.

• تمام‌ اعضای‌ گروه‌ به‌ زمان‌هایی‌ برای‌ استراحت‌، دسترسی‌ به‌ دستشویی‌ و امكانات‌ شستشو، محلی‌ امن‌ برای‌ حفظ‌ متعلقات‌ خود، و غذا و نوشیدنی‌ احتیاج‌ دارند. استراحت‌ و رفع‌ خستگی‌ در محوطه‌ كار هرچند ممكن‌ است‌ در وقت‌ صرفه‌جویی‌ كند ولی‌ می‌تواند خطرناك‌ باشد.

آگاهی‌رسانی‌ گروه‌

جابه‌جایی‌ كتابها، نقشه‌ها و رسانه‌های‌ غیركتابی‌

دقت‌ كنید كه‌ تمامی‌ نیروی‌ كار از دستورها آگاهی‌ دارند، و هركس‌ از خطر محل‌ منابع‌ خیس‌ یا آغشته‌ به‌ دوده‌ مطلع‌ است‌. در جریان‌ عملیات‌ نجات‌ نباید اقدامی‌، برای‌ مرمت‌ منابع‌ آسیب‌دیده‌ كرد. امكان‌ دارد انجام‌ كار تحت‌ فشار به‌ صدمه‌ بیشتر منجر شود. نباید تلاش‌ كرد میكروفیلمهای‌ آسیب‌دیده‌ را جدا كرد و یا با دیسكتها، كاركرد. از توصیة‌ كارشناسی‌ بهره‌ بگیرید. كتابهای‌ باز و خیس‌ امكان‌ دارد به‌ شدت‌ متورم‌ شده‌ باشند. كاغذ قالب‌ متن‌ وقتی‌ كه‌ كتاب‌ خیس‌ است‌، بیشتر از جلد آن‌ در معرض‌ تورم‌ قرار دارد. معمولاً قالب‌ متن‌ طوری‌ وا می‌رود كه‌ شیرازه‌ كتاب‌ شكل‌ مقعر به‌ خود می‌گیرد و از جلد بیرون‌ می‌زند، نباید تلاش‌ كرد كه‌ در این‌ حالت‌ كتاب‌ را بست‌، زیرا صفحات‌ خیس‌ كاغذ مثل‌ قبل‌ روی‌ هم‌ نمی‌لغزند و در جهت‌ چسبیدن‌ به‌ یكدیگر نیستند و به‌ سادگی‌ پاره‌ می‌شوند.

رهنمودها :

• از انجام‌ هر كاری‌ كه‌ باعث‌ كندن‌ یا بدشكل‌ شدن‌ علامتها و برچسب‌های‌ شناسایی‌ می‌شود، خودداری‌ كنید.

• وقتی‌ كه‌ كتاب‌ها در قفسه‌ خیس‌ می‌خورند، ممكن‌ است‌ آن‌ قدر متورم‌ شوند كه‌ به‌ هم‌ بچسبند. در این‌ وقت‌ دقت‌ بیشتری‌ لازم‌ است‌، زیرا ممكن‌ است‌ كتابها موقع‌ بیرون‌ آوردن‌ از قفسه‌، بیشتر صدمه‌ ببینند.

• منابع‌ خیس‌ را نباید روی‌ هم‌ چید زیرا امكان‌ دارد فشار زیاد یا خردكننده‌ هزینه‌های‌ را بالا ببرد. از تحت‌ فشار گذاشتن‌ كتابها خودداری‌ كنید زیرا ممكن‌ است‌ كتابها از ریخت‌ بیفتد یا اوراقشان‌ به‌ هم‌ بچسبد.

• اگر نقشه‌ها، پروژه‌های‌ بزرگ‌ و غیره‌ خیس‌ شده‌اند و باید صاف‌ جابه‌جایشان‌ كرد، ممكن‌ است‌ مجبور شوید برای‌ باز نگهداشتن‌ آن‌ها میانشان‌ كاغذ خشك‌ یا نایلون‌ بگذارید، و با ورقه‌های‌ فیبر، تخته‌ سه‌ لا، و مقوا نگهشان‌ دارید.

• برای‌ كار با منابع‌ غیرچایی‌ نظرات‌ كارشناس‌ را جویا شوید.

گروه‌های‌ سازمانده‌

سازمان‌دهندگان‌ گروه‌ را تعیین‌ كنید و از روشن‌ بودن‌ خط‌مشی‌ آنها، مطمئن‌ شوید. اگر مشاوره‌ لازم‌ است‌، از ایده‌ها و پیشنهادات‌ قویاً باید استقبال‌ كرد. ممكن‌ است‌ بعضی‌ گروهها را برای‌ كار در حوادث‌ بزرگ‌ یا مجموعه‌ای‌ از عملیات‌ پیچیده‌، احتمالاً در قسمتهای‌ مختلف‌ ساختمان‌ یا ساختمان‌های‌ مختلف‌ لازم‌ داشت‌. وقتی‌ مطمئن‌ باشید كه‌ هر گروه‌ افرادی‌ مطلع‌ از مجموعه‌ را در بردارد و همه‌ با رهنمودها آشنا هستند، بهترین‌ راه‌، كوچك‌ نگه‌ داشتن‌ گروه‌ است‌. ممكن‌ است‌ لازم‌ باشد شخصی‌ را تعیین‌ كنیم‌ كه‌ در موقع‌ غیاب‌ سازمان‌ دهنده‌، جای‌ او را پر كند.

نكات‌ قابل‌ توجه‌ :

• ممكن‌ است‌ سازمان‌ دهندگان‌ بخواهند به‌ گروه‌های‌ خود دستورهای‌ اولیه‌ای‌ بدهند تا آن‌ را در مورد گزارش‌ پیشرفت‌ كارها، دنبال‌ كنند و گروه‌ها را از تحولات‌ جدید آگاه‌ سازند.

• سازمان‌ دهندگان‌ باید مطمئن‌ شوند كه‌ به‌ شكایات‌ بلافاصله‌ رسیدگی‌ می‌شود و برای‌ مسائلی‌ كه‌ امكان‌ دارد باعث‌ از هم‌ پاشیدگی‌ گروه‌ شود، اقدام‌ مناسب‌ به‌ عمل‌ می‌آید. آن‌ها باید با استفاده‌ از یك‌ الگو، استانداردهای‌ رفتاری‌ را به‌ كار گیرند، و در صورت‌ لزوم‌ برای‌ عرضة‌ احساسات‌ گروه‌، آماده‌ باشند.

نگهداری‌ اسناد

مطمئن‌ شوید كه‌ گروههای‌ كار از لزوم‌ روشهای‌ منظم‌ برداشتن‌ مواد از قفسه‌ و ضرورت‌ حفظ‌ اسناد، اطلاع‌ دارند. اگر اسناد نوشتاری‌ باید حفظ‌ شوند، نمونه‌ای‌ از فرم‌

مورد استفاده‌ را نشان‌ بدهید و انواع‌ اطلاعات‌ مفید را بیان‌ كنید. مورد استفاده‌ هر نوع‌ تجهیزات‌ ثبت‌ اطلاعات‌ را نشان‌ دهید. در مورد حادثة‌ بزرگ‌، شاید لازم‌ باشد دربارة‌ امنیت‌ صحبت‌ كنید، زیرا در بین‌ افرادی‌ كه‌ تمام‌ وقت‌ در حال‌ رفت‌ و آمد هستند چهره‌های‌ ناآشنای‌ زیادی‌ نیز دیده‌ می‌شوند. در هر محوطه‌ای‌ می‌توان‌ به‌ شخصی‌ مسئولیت‌ داد، تا از افرادی‌ كه‌ داخل‌ یا خارج‌ می‌شوند فهرستی‌ تهیه‌ كند و آنها را كنترل‌ نماید.

رهنمودها :

در حالی‌ كه‌ اغلب‌ ضروری‌ است‌ كه‌ مواد را، بسته‌ به‌ درجة‌ آسیب‌دیدگی‌، تقسیم‌بندی‌ كرد، حتی‌الامكان‌ باید قفسه‌ها را بطور نظام‌یافته‌ خالی‌ كرد. این‌ برای‌ آن‌ است‌ كه‌ عمل‌ ثبت‌ آسیب‌های‌ وارده‌ آسان‌ شود و هنگام‌ بازگشت‌ مواد به‌ قفسه‌ كار تقسیم‌بندی‌ آنها به‌ حداقل‌ برسد.

ورقه‌های‌ تكی‌ اگر پراكنده‌ شوند ممكن‌ است‌ مشكلات‌ خاصی‌ به‌ وجود بیاورند. یادداشتی‌ از محل‌ پیدا شدن‌ هر یك‌ شاید مورد نیاز باشد.
هنگام‌ ثبت‌ آسیب‌دیدگی‌، به‌ انواع‌ مختلف‌ موادی‌ كه‌ به‌ آنها بر می‌خورید توجه‌ كنید، مثلاً آیا كاغذ كاملاً اسیدی‌ است‌، دستنویس‌ یا چاپ‌ است‌ یا نوعی‌ مواد عكاسی‌ است‌. (موقع‌ پركردن‌ سیاهة‌ آسیب‌ها، سعی‌ كنید از ورقهای‌ مجزا برای‌ دسته‌های‌ مختلف‌ استفاده‌ كنید.) نوع‌ آسیب‌ وارده‌ را یادداشت‌ كنید. مثلاً، آیا شی‌ء در آب‌ غوطه‌ور بود یا فقط‌ قسمتی‌ از آن‌ خیس‌ بوده‌؟ صفحاتش‌ بسته‌ است‌ (به‌ هم‌ چسبیده‌)، یا آیا كپك‌ زده‌ است‌؟

مشخصات‌ تمام‌ موادی‌ را كه‌ برای‌ انجماد یا هر مرمت‌ دیگری‌ به‌ خارج‌ از

 كتابخانه‌ فرستاده‌ می‌شوند، ثبت‌ كنید، این‌ سیاهه‌ ممكن‌ است‌ بعداً برای‌ ارزیابی‌ خسارت‌ متحمل‌ شده‌ در جریان‌ حادثه‌ و تحقیق‌ در امكان‌ مرمت‌ بیشتر مواد یا استفاده‌ از آنها، یا تعویض‌ آنها مورد استفاده‌ قرار گیرد.

انتقال‌ مخزن‌ برای‌ ایمنی‌

هر چند لازم‌ است‌ بدانیم‌ كه‌ چه‌ چیز آسیب‌دیده‌ (و چه‌ چیز نه‌) و چه‌ چیز در كتابخانه‌ مانده‌ است‌، ولی‌ یادداشت‌ برداری‌ نباید اقدامات‌ نجات‌ فوری‌ را بی‌جهت‌ به‌ تأخیر بیندازد. یادداشت‌برداری‌ مفصل‌ بعدها هنگام‌ تنظیم‌ ادعانامة‌ بیمه‌ و تصمیم‌گیری‌ برای‌ چیزهای‌ مورد نیاز، البته‌ بسیار كارساز است‌. شاید مفید باشد كه‌ برای‌ مقاصد ثبت‌ و یادداشت‌، از كارهای‌ در حال‌ پیشرفت‌ عكس‌ بگیریم‌. البته‌ لازم‌ نیست‌ كه‌ همة‌ این‌ تصاویر كیفیت‌ حرفه‌ای‌ داشته‌ باشند.

جایی‌ كه‌ كار بسته‌بندی‌ و خشك‌ كردن‌ در هوا بتواند بخوبی‌ پیش‌ رود، محل‌های‌ مناسب‌ ترتیب‌ دهید. بهترین‌ محل‌ برای‌ خشك‌ كردن‌ با هوا جایی‌ است‌ كه‌ با ناحیة‌ آسیب‌دیدة‌ با سیل‌ یا حریق‌ فاصله‌ كمی‌ داشته‌ باشد. این‌ محل‌ می‌تواند ساختمان‌ دیگری‌ باشد، بنابراین‌ تهیة‌ تجهیزات‌ برای‌ كمك‌ به‌ انتقال‌ منابع‌ را نیز باید در نظر گرفت‌. مطمئن‌ شوید كه‌ گروه‌ كار از وظایف‌ خاص‌ خود، و توزیع‌ اطلاعیه‌، در صورت‌ وجود، مطلع‌ هستند. این‌ موارد باید قواعد اساسی‌ را تشكیل‌ دهند، حتی‌ اگر لازم‌ شود بعدها در آنها تجدیدنظر كرد.

ارسال‌ كتب‌، نقشه‌، و رسانه‌های‌ غیركتابی‌ برای‌ مرمت‌ به‌ خارج‌ از كتابخانه‌

محوطة‌ مناسبی‌ برای‌ بسته‌بندی‌ مواد آسیب‌دیده‌ جهت‌ ارسال‌ پیدا كنید و

فعالیت‌های‌ مختلف‌، مستلزم‌ انجام‌ كار را جدا نمائید: انتقال‌ كتابها از قفسه‌ به‌ روی‌ میز كار، تهیة‌ یك‌ سیاهه‌، پیچیدن‌ و بسته‌بندی‌ كتاب‌ در كارتن‌، برداشتن‌ كارتنهای‌ پر، تهیة‌ كارتنهای‌ خالی‌، و مواد از این‌ جمله‌اند. كارها را طوری‌ تعیین‌ كنید كه‌ گرفتار تنگراه‌ نشوید و به‌ یك‌ جریان‌ خوب‌ كاری‌ دست‌ یابید.

رهنمودها :

• باید سطح‌های‌ كاری‌ راحت‌ تهیه‌ كرد. سطح‌ها را می‌توان‌ با روكش‌ نایلونی‌ پوشانده‌ تا به‌ این‌ طریق‌ هم‌ سطح‌ كار محافظت‌ شود و هم‌ منابع‌ آسیب‌دیده‌ تمیز بمانند.

• اكثر كتاب‌ها را می‌توان‌ در كیف‌های‌ نایلون‌ قرار داد، یا در نایلون‌ پیچید، یا با ورق‌های‌ نایلونی‌ یا پوشش‌ یخی‌ از هم‌ جدا كرد و بعد به‌ حالت‌ ایستاده‌ و عمودی‌ در كارتن‌ بسته‌بندی‌ كرد. قاعدتاً آنها را باید نزدیك‌ به‌ هم‌ بسته‌بندی‌ كرد تا یكدیگر را نگه‌ دارند. برای‌ جلوگیری‌ از فشرده‌ شدن‌ منابع‌ خیس‌ و بدشكل‌ شدن‌ آنها موقع‌ خشك‌ شدن‌، كار باید بادقت‌ انجام‌ گیرد. كتابها را خیلی‌ محكم‌ بسته‌بندی‌ نكنید، و با توجه‌ به‌ انبساط‌ بعدی‌ هنگام‌ یخ‌ زدن‌، بین‌ آنها یك‌ مقدار جای‌ خالی‌ بگذارید (مثلاً به‌ اندازة‌ عرض‌ یك‌ انگشت‌). توصیه‌ می‌شود كتابها را ط‌وری‌ بسته‌بندی‌ كنید كه‌ عطف‌ آنها به‌ طرف‌ بیرون‌ باشد.

• مجلات‌ بزرگ‌ را باید به‌ صورت‌ صاف‌ بسته‌بندی‌ كرد. اگر نقشه‌ها، نمودارهای‌ آماری‌، یا پروژه‌های‌ بزرگ‌ را برای‌ انجماد می‌فرستید، لازم‌ است‌ به‌ صورت‌ صاف‌ بین‌ تخته‌ها و روكش‌های‌ نایلونی‌ بسته‌بندی‌ شوند. ورقه‌های‌ خیس‌ بزرگ‌ به‌ سختی‌ جابه‌جا می‌شوند. ممكن‌ است‌ لازم‌ باشد مواد رولی‌ را در پوشش‌ نایلونی‌ قرار داد و آنها را به‌ همان‌ صورت‌ انتقال‌ داد. منابع‌ تغییر شكل‌ داده‌ یا مچاله‌ شده‌ را لازم‌ است‌ به‌ همان‌ شكل‌ كه‌ پیدا شده‌اند در نایلون‌ پیچید و برای‌ انجماد فرستاد.

• میكروفرم‌ها، پرینت‌های‌ عكاسی‌ و نگاتیوهای‌ آبدیده‌، را می‌توان‌ در یك‌ سطل‌ تمیز پرآب‌ غوطه‌ور كرد و به‌ آزمایشگاه‌ مرمت‌ فرستاد. سطلها باید دردار باشند. توصیه‌ می‌شود كه‌ مواد عكاسی‌ سیاه‌ و سفید بیش‌ از سه‌ روز و مواد عكاسی‌ رنگی‌ بیش‌ از دو روز در آب‌ نمانند. سایر رسانه‌های‌ غیركتابی‌ را می‌توان‌ در كیفهای‌ نایلونی‌، به‌ همان‌ صورت‌ كه‌ پیدا شده‌اند. بسته‌بندی‌ كرد و برای‌ انجماد فرستاد.

• ممكن‌ است‌ بهتر باشد كه‌ كاغذها را در جعبه‌ و یا پوشه‌ به‌ همان‌ صورت‌ كه‌ هستند منجمد كرد.

• منابع‌ كپك‌زده‌، و منابع‌ خیلی‌ اسیدی‌ را باید جداگانه‌ بسته‌بندی‌ كرد و در صورت‌ امكان‌، علامت‌ زد.

• كتابهای‌ درسی‌ با جلد پوستی‌ را برای‌ جلوگیری‌ از تغییر شكل‌، می‌توان‌ در باندهای‌ كرپ‌ پیچید و باندها را با یك‌ سنجاق‌ اطمینان‌، محكم‌ كرد.

• كارتنها را بیش‌ از حد نباید پر كرد، زیرا این‌ خطر هست‌ كه‌ وقتی‌ آنها را روی‌ هم‌ بگذارند، محتویات‌ آنها وا برود. كارتنها را معمولاً پیش‌ از گذاشتن‌ در فریزر، روی‌ تخته‌های‌ چوبی‌ می‌گذارند. در روی‌ هم‌ گذاشتن‌ جعبه‌های‌ مقوایی‌ حاوی‌ كتابهای‌ خیس‌ بی‌نهایت‌ باید مواظب‌ بود، زیرا به‌ علت‌ شل‌ شدن‌ جعبه‌ها، این‌ خطر هست‌ كه‌ محتویات‌ آنها فشرده‌ شود و كارتنها را بتركانند.

خشك‌ كردن‌ با هوا و گذاشتن‌ كاغذ خشك‌ میان‌ مواد آبدیده‌

برای‌ خشك‌ كردن‌ منابع‌ با هوا و جدا كردن‌ فعالیت‌های‌ مختلف‌ كه‌ مستلزم‌ انجام‌

كار هستند، محوطه‌ كاری‌ مناسب‌ تدارك‌ ببینید. انتقال‌ كتابهای‌ خیس‌ از محل‌ آسیب‌دیده‌، خشك‌ كردن‌ كتابها با باد زدن‌، بررسی‌ میزان‌ مواد خشك‌ كردنی‌، جابجایی‌ كتابها در صورت‌ لزوم‌ و بررسی‌ شرایط‌ محیطی‌، از جمله‌ این‌ فعالیت‌ هستند. كتابهای‌ نم‌كشیده‌ را تحت‌ هیچ‌ شرایطی‌ نباید بدون‌ كنترل‌ در اطراف‌ باقی‌ گذاشت‌، زیرا خطر كپك‌زدگی‌ هست‌. كتابهای‌ جدیداً خشك‌ شده‌ را نباید در جعبه‌ گذاشت‌ بیش‌ از چند روز بی‌توجه‌ رها كرد.

رهنمودها :

• سیستم‌ گرمایش‌ را در محوطة‌ آسیب‌دیده‌ از سیل‌، می‌توان‌ خاموش‌ كرد. اگر چه‌ حرارت‌ وسیلة‌ خوبی‌ برای‌ خشك‌ كردن‌، است‌. ولی‌ خطر رشد كپك‌ را روی‌ منابع‌ مرطوب‌ كتابخانه‌ افزایش‌ می‌دهد. درها و پنجره‌ها را شاید لازم‌ باشد باز نگه‌ داشت‌ و برای‌ خارج‌ كردن‌ رطوبت‌ هوا از ساختمان‌ از فنها استفاده‌ كرد. در فضاهای‌ بسته‌ ممكن‌ است‌ رطوبت‌گیر نصب‌ كرد ولی‌ ممكن‌ است‌ لازم‌ باشد كه‌ آن‌ فضاها به‌ طور متناوب‌ خالی‌ شوند.

• با یك‌ حساب‌ سرانگشتی‌، رشد كپك‌ احتمالاً بعد از 48 ساعت‌ در شرایط‌ گرمِ مرطوب‌، مانند: هوای‌ گرم‌ یا شرایط‌ تهویه‌ نشده‌، آغاز می‌شود. بنابراین‌ برای‌ این‌ كه‌ تصمیم‌ گرفت‌ چه‌ مقدار زمان‌ باید صرف‌ خشك‌ كردن‌ مواد كرد، هوا و جریان‌ آن‌ دو عامل‌ اساسی‌ هستند.

• اگر محوطة‌ خشكی‌ با رطوبت‌ نسبی‌ پایین‌ و گردش‌ هوای‌ مناسب‌ وجود داشته‌ باشد، فقط‌ طرف‌ مرطوب‌ كتابها را می‌توان‌ به‌ خوبی‌ با هوا خشك‌ كرد، هر چند كه‌ ممكن‌ است‌ كل‌ مراحل‌ تا دو هفته‌ طول‌ بكشد و پیشرفت‌ كار باید كنترل‌ شود. كتابهای‌ آب‌ گرفته‌ هنگامی‌ كه‌ با هوا خشك‌ شوند، بدجور تغییر شكل‌ می‌دهند و امكان‌ دارد پیش‌ از خشك‌ شدن‌، كپك‌ بزنند. كتابهای‌ خیس‌تر محتاج‌ توجه‌ بیشتری‌ هستند.

تا وقتی‌ كه‌ از شرایط‌ خشك‌ شدن‌ كتاب‌ها راضی‌ هستید، دلیلی‌ ندارد آنها را جدا كنید یا باد بدهید. كتاب‌ها حداقل‌ در كوتاه‌مدت‌، و تا وقتی‌ تنگ‌ هم‌ چیده‌ شده‌اند، جز لبه‌های‌ بیرونی‌ جایی‌ برای‌ كپك‌ زدن‌ ندارند. كتب‌ یا اوراق‌ واقعی‌ در جعبه‌ها نیز به‌ همین‌ سان‌ محفوظ‌ می‌مانند.

• مجلات‌ صحافی‌ شده‌، را به‌ طور ایستاده‌ و با باز كردن‌ مختصر جلد، می‌توان‌ خشك‌ كرد. اگر تعداد این‌ مجلات‌ زیاد نباشد، می‌توان‌ قالب‌ را با تكه‌های‌ مقوا یا سایر مواد، طوری‌ نگه‌ داشت‌ كه‌ تا هنگام‌ خشك‌ شدن‌ امكان‌ تغییر شكل‌ آنها به‌ حداقل‌ برسد. سعی‌ كنید برگ‌های‌ كتاب‌ را خیلی‌ باد ندهید. اگر كتاب‌ سر پا بایستد، حداكثر آن‌ را تا حدود 45 درجه‌ باز كنید. اگر كتابها بیفتند، آنها را دوباره‌ باید سر پا نگه‌ داشت‌. اگر نمی‌توان‌ آنها را سرپا نگه‌ داشت‌، باید با روشی‌ دیگر خشك‌ كرد. كتابهای‌ صحافی‌ شده‌ را در صورت‌ امكان‌ نباید گذاشت‌ هنگام‌ خشك‌ شدن‌ همیشه‌ تغییر شكل‌ بدهند. البته‌ طی‌ خشك‌ شدن‌ همیشه‌ تغییر شكلهایی‌ به‌ وجود می‌آید.

• رطوبت‌ تا مدتی‌ در حاشیه‌های‌ داخلی‌ كتاب‌، در طول‌ عطف‌ و بین‌ مقوا و برگ‌های‌ آزاد جا خوش‌ می‌كند. هراز گاهی‌ باید كتاب‌ها را بررسی‌ و جابجا كرد.

• كتابهای‌ با جلد شمیز را برای‌ خشك‌ كردن‌ می‌توان‌ خوابانید، یا در صورتی‌ كه‌ بتوان‌ تكیه‌گاهی‌ برایشان‌ درست‌ كرد كه‌ آنها را سر پا نگه‌ دارد، به‌ طور گروهی‌ ایستاده‌ خشك‌ كرد.

• بین‌ جلد و متن‌ كتابها می‌توان‌ یك‌ مانع‌ رطوبت‌ (مثل‌ قطعاتی‌ از صفحات‌ نایلونی‌) گذاشت‌ تا اوراق‌ را از مقوایی‌ كه‌ خشك‌ شدنش‌ كندتر است‌، حفظ‌ كند.

• وقتی‌ كه‌ كتابها تقریباً خشك‌ شدند، می‌توان‌ آنها را بست‌ تا عطف‌ آنها محدب‌ شود، بعد روی‌ سطح‌ صافی‌ قرار داد تا اندك‌اندك‌ شكل‌ طبیعی‌ خود را بازیابند. آنها رانیز می‌توان‌ با شی‌ء سبكی‌ نگه‌ داشت‌ ولی‌ نباید روی‌ هم‌ گذاشت‌، زیرا هنوز به‌ جریان‌ هوا، نیاز دارند.

• اگر محتویات‌ یك‌ كارتن‌ جزوه‌ یا كتاب‌ نسبتاً خشك‌تر از كارتن‌ باشد، بهتر است‌ كارتن‌ را حركت‌ نداد و آن‌ را در هوا خشك‌ كرد، یا در جعبه‌ خشك‌ دیگری‌ گذاشت‌ و به‌ طرز مناسبی‌ برچسب‌ زد.

انتخاب‌ محلهای‌ جایگزینی‌

تصمیم‌ بگیرید كه‌ برای‌ گذاشتن‌ كاغذ بین‌ صفحات‌ خیس‌ در منابع‌ انتخاب‌ شده‌ (مانند مواد ارزشمند چاپ‌ شده‌ روی‌ كاغذ روكش‌دار)، خشك‌ كردن‌ مواد عكاسی‌، یا تعمیر كتابها یا جعبه‌ها یا اسناد فقط‌ كمی‌ مرطوب‌ محل‌های‌ جداگانه‌ای‌ ترتیب‌ دهید.

رهنمودها :

• كنترل‌ بیشتر بر مراحل‌ خشك‌ كردن‌ را از طریق‌ گذاشتن‌ كاغذ خشك‌كن‌ تمیز در صفحات‌ خیس‌ می‌توان‌ اعمال‌ كرد. برای‌ این‌ منظور كاغذ واتمن¹⁹ درجه‌ 114 توصیه‌ می‌شود كه‌ باید به‌ اندازه‌های‌ مناسب‌ بریده‌ شود. كاغذ كاهی² ‌(یعنی‌ روزنامة‌ چاپ‌نشده‌) و نیز انواع‌ خاصی‌ از كاغذهای‌ چاپی‌ هم‌ برای‌ این‌ كار مناسب‌ است‌. برای‌ این‌ كار مسلماً كاغذ زیادی‌ لازم‌ است‌ و بسیار وقت‌گیر است‌. برای‌ گذاشتن‌ كاغذ در بین‌ صفحات‌ مرطوب‌ بهیچ‌ وجه‌ نباید از كاغذهای‌ رنگی‌ یا كاغذهای‌ چاپی‌ رنگی‌ استفاده‌ كرد زیرا خطر پس‌ دادن‌ رنگ‌ یا افست‌ جوهر وجود دارد.

• پرینت‌های‌ عكاسی‌ و شیشه‌های‌ فیلم‌برداری‌ منفی‌ مرطوب‌ را می‌توان‌ در آب‌ تمیز فرو برد و جداگانه‌ در هوا خشك‌ كرد (در یك‌ محوطة‌ تمیز و عاری‌ از گرد و غبار) به‌ طوری‌ كه‌ قسمت‌ حساس‌ آنها رو به‌ بالا باشد. اگر آنها را كج‌ بگذاریم‌، به‌ طوری‌ كه‌ آب‌ از روی‌ آنها سرازیر شود، زودتر خشك‌ می‌شوند.

• وقتی‌ منابع‌ تماس‌ مستقیمی‌ با آب‌ نداشته‌اند، ولی‌ مدت‌ زیادی‌ در شرایط‌ خیلی‌ مرطوب‌ بوده‌اند، باز هم‌ احتمال‌ دارد كه‌ به‌ خشك‌ كردن‌ احتیاج‌ داشته‌ باشند. می‌توان‌ آنها را با كمی‌ فاصله‌ در قفسه‌ چید و در محیطی‌ خشك‌ گذاشت‌. این‌ منابع‌ در تماس‌ ممكن‌ است‌ خشك‌ به‌ نظر بیایند ولی‌ در واقع‌ بیش‌ از 30 درصد رطوبت‌ دارند، در حالی‌ كه‌ میزان‌ عادی‌ آب‌ كاغذ 5 تا 7 درصد است‌.

روشهای‌ عملیات‌ نیازمندِ نظارت‌ كارشناس‌

روشهای‌ عملیاتی‌ زیر در منابع‌ پایان‌ كتاب‌ توضیح‌ داده‌ شده‌اند، اما توصیه‌ می‌شود كه‌ آنها را كارشناس‌ یا داوطلبانی‌ كه‌ زیر نظر كارشناس‌ كار می‌كنند، انجام‌ دهند.

پاك‌ كردن‌ گل‌ بعد از سیل‌

تجربة‌ فلورانس*¹⁰‌ نشان‌ داد كه‌ بهترین‌ راه‌ برای‌ برطرف‌ كردن‌ گل‌ این‌ است‌ كه

‌هنگام‌ مرطوب‌ بودن‌ كتابها كمتر به‌ آنها دست‌ بزنند و پیش‌ از هر اقدام‌ برای‌ بازسازی‌ آنها، بگذارند كاملاً خشك‌ شوند. دیده‌ شده‌ كه‌ وقتی‌ گل‌ خشك‌ است‌ بهتر كنده‌ می‌شود، اما بعضی‌ كتابها وقتی‌ خیس‌ هستند اگر یك‌ قسمتی‌شان‌ را تمیز كنند بهتر است‌. لباس‌ ضدآب‌، چكمه‌ و دستكش‌ ضدآب‌ باید در دسترس‌ باشند و در مقابله‌ با عملیاتی‌ در مقیاس‌ بزرگ‌، بسیار كارسازند.

تصمیم‌ بگیرید كه‌ بهتر است‌ كدام‌ كتابها را در حالت‌ خیس‌ تمیز كنید. بسیاری‌ از كتابها را تحت‌ هیچ‌ شرایطی‌ نباید شست‌. این‌ روش‌ فقط‌ مخصوص‌ كتاب‌هایی‌ است‌ كه‌ در تماس‌ با آب‌ آسیب‌ بیشتری‌ نبیند. این‌ روش‌ مرمت‌ به‌ كار كتابهای‌ باز، كاغذهای‌ هنری‌ یا عكس‌ها، یا منابع‌ دارای‌ عناصر محلول‌ در آب‌ نمی‌آید.

مطابق‌ زیر اقدام‌ كنید:

• كتابها را یكی‌ یكی‌ و در حالت‌ بسته‌ زیر آب‌ بگیرید و گل‌ روی‌ آنها را با استفاده‌ از یك‌ شلنگ‌ كه‌ سر آن‌ به‌ یك‌ آبپاش‌ نرم‌ و ظریف‌ متصل‌ است‌، پاك‌ كنید. پیشنهاد می‌شود كه‌ در صورتی‌ كه‌ چند كتاب‌ احتیاج‌ به‌ مرمت‌ داشته‌ باشند، از آبپاشهای‌ دستی‌ (خریداری‌ شده‌ برای‌ نظافت‌ محیط‌ خانه‌)، استفاده‌ كنید.

• از مالیدن‌ یا برس‌ كشیدن‌ كتاب‌ها خودداری‌ كنید. چیزهایی‌ را كه‌ كندن‌شان‌ سخت‌ است‌ تا خشك‌ شدن‌ كتاب‌، به‌ حال‌ خود بگذارید.

تنظیم‌ عملیات‌ گسترده‌

دربارة‌ عملیات‌ گسترده‌ تحقیق‌ كنید. در این‌ روش‌ 6 الی‌ 8 منبع‌ آب‌ را كنار یكدیگر در یك‌ خط‌ قرار می‌دهند. جریان‌ آب‌ تازه‌ و مداومی‌ از ته‌ به‌ هر منبع‌ وصل‌ است‌ و آب‌ آلوده‌ از بالای‌ منبع‌ به‌ بیرون‌ می‌ریزد. برای‌ این‌ كار از شلنگ‌ هم‌ می‌توان‌ استفاده‌ كرد ولی‌ باید آن‌ را در جایی‌ ثابت‌ كرد تا به‌ كتاب‌هایی‌ كه‌ به‌ داخل‌ و خارج‌ منبع‌ منتقل‌ می‌شوند، آسیب‌ نزند. آشكار است‌ كه‌ كار، بسیار به‌ هم‌ ریخته‌ خواهد بود. از این‌ رو باید دنبال‌ محلی‌ روباز با فاضلاب‌ مناسب‌، نزدیك‌ محل‌ حادثه‌ بود. تمامی‌ محوطه‌ احتمالاً خیس‌ و لغزنده‌ خواهد شد ممكن‌ است‌ كارگران‌ برای‌ ایستادن‌ محتاج‌ الوار شوند. منبع‌ها باید ضدرنگ‌ باشند. از سطلهای‌ پلاستیكی‌ (یا سطل‌ آشغال‌) با ظرفیت‌ 20 الی‌ 30 گالن‌ (یا 75 الی‌ 100 لیتری‌) هم‌ می‌توان‌ استفاده‌ كرد.

مطابق [دستورالعمل] زیر اقدام‌ كنید:

• كتابها را باید یكی‌ پس‌ از دیگری‌ در هر منبع‌ به‌ نوبت‌ فرو برد. در سراسر این‌ مرحله‌ كتاب‌ باید بسته‌ باشد، به‌ آرامی‌ زیر آب‌ تكان‌ داده‌ شود تا گل‌ سطح‌ آن‌ بریزد.

• كتابها را نباید مالش‌ داد یا برس‌ كشید. اما در منبع‌ آخر، می‌توان‌ آن‌ها را با آبپاش‌ شست‌. توصیه‌ می‌شود رسوبی‌ را كه‌ به‌ این‌ روش‌ جابجا نمی‌شود بعد از خشك‌ شدن‌ كتاب‌ پاك‌ كرد.

• بعد از خلاص‌ شدن‌ از منبع‌ آخر، می‌توان‌ كتابها را با دست‌ فشرد تا آبِ آن‌ گرفته‌ شود. استفاده‌ از پرسهای‌ ماشینی‌ خطر زیادی‌ دارد.

جدا كردن‌ ورقه‌های‌ تكیِ خیس‌

به‌ طور كلی‌، ورقه‌های‌ تكی‌ كه‌ به‌ هم‌ چسبیده‌، باید بیدرنگ‌ منجمد كرد. به‌ همان‌ دلیل‌ كه‌ كتابهای‌ خیس‌ را نباید باز كرد، ورقه‌های‌ تكی‌ نیز نباید باز شوند. به‌ همین‌ ترتیب‌ توده‌ ورقه‌های‌ تكی‌ را نباید بیرون‌ كشید یا از كارتن‌ یا كشوی‌ میزها، درآورد. ورقه‌های‌ تكی‌ جز صفحات‌ كاغذ روكشدار كه‌ قبل‌ از انجماد، خشك‌ شده‌ و به‌ هم‌ می‌چسبند معمولاً پس‌ از انجماد یا خشك‌ كردن‌ در خلاء به‌ راحتی‌ جدا می‌شوند، با وجود این‌ شاید لازم‌ باشد كه‌ برای‌ جدا كردن‌ صفحات‌ خیس‌ در همان‌ وضعیت‌، تلاش‌ كرد.

• تصمیم‌ بگیرید كه‌ آیا شرایط‌ محیطی‌ برای‌ جداكردن‌ تك‌ صفحات‌ مناسب‌ است‌ و از بابت‌ امكاناتِ لازم‌ برای‌ جداسازی‌ صحیح‌ این‌ مواد مطمئن‌ شوید. روش‌ توصیه‌ شده‌ مستلزم‌ استفاده‌ از قطعات‌ تمیز بدون‌ روكش‌ فیلم‌ پلی‌استرِ 75 میكرونی‌ (3 میلی‌متری‌) و طومار كاغذی‌ پلی‌استر بافته‌ نشده‌ است‌، كه‌ در حفظ‌ كاغذ از آنها استفاده‌ می‌شود. این‌ قطعات‌ را باید در اندازه‌های‌ مختلف‌ برید و برای‌ استفاده‌ آماده‌ كرد.

مطابق‌ زیر عمل‌ كنید:

• یك‌ پلی‌استر تمیز را مرطوب‌ كنید و بالای‌ دسته‌ای‌ از ورقه‌های‌ خیس‌ بگذارید. در صورت‌ لزوم‌ پلی‌استر را با دست‌ یا یك‌ چیز سفت‌ تاشو مالش‌ دهید. كار را تدریجاً با برداشتن‌ چند صفحه‌ از كنار دسته‌ شروع‌ كرده‌ و سپس‌ لوله‌ كنید یا پشت‌ كاغذها را با استفاده‌ از پلی‌استر برای‌ استحكام‌ كاغذهای‌ ضعیف‌ بردارید. انرژی‌ سطحی‌ آب‌ باعث‌ می‌شود كه‌ پلی‌استر كاغذ را نگه‌ دارد.

• ورق‌ پلی‌استر و ورق‌ كاغذ خیس‌ متصل‌ به‌ آن‌ را روی‌ میزی‌ بگذارید، طوری‌ كه‌ پلی‌استر سمت‌ پایین‌ باشد و یك‌ ستون‌ جدید ساخته‌ شود. میزها را می‌توان‌ با قطعات‌ بزرگی‌ از نایلون‌ (صفحة‌ پلی‌اتیلن‌) پوشاند، به‌ صورت‌ نیمكت‌های‌ خیس‌ قابل‌ سرویس‌ در آورد.

• یك‌ تكه‌ فیلم‌ پلی‌استری‌ بالای‌ ستون‌ بگذارید و سعی‌ كنید فیلم‌ را برای‌ جابجایی‌ تك‌ صفحه‌، به‌ عقب‌ ببرید. كاغذ خیس‌ باید خودش‌ را به‌ صفحة‌ پلی‌استری‌،

مانند قبل‌ بچسباند. دقت‌ كنید به‌ آرامی‌ حمل‌ و نقل‌ شود.

• این‌ را هم‌ طوری‌ روی‌ میز بگذارید كه‌ پلی‌استر پایین‌ باشد و یك‌ تكه‌ از تار پلی‌استر خشك‌ رو به‌ سمت‌ بالا قرار گیرد. از تار پلی‌استری‌ برای‌ گذاردن‌ كاغذ در بین‌ صفحات‌ خیس‌، صفحات‌ مجزا استفاده‌ می‌شود.

• مواد را روی‌ محوطة‌ خشك‌ میز طوری‌ بچرخانید كه‌ تار پلی‌استری‌ رو به‌ پایین‌ باشد و قطعة‌ دیگری‌ از تار پلی‌استر خشك‌ را در بالا بگذارید. این‌ مراحل‌ را می‌توان‌ با استفاده‌ از فیلم‌ پلی‌استر برای‌ جدا كردن‌ اوراق‌ و از تار پلی‌استر برای‌ گذاشتن‌ كاغذ در بین‌ صفحات‌ خیس‌، تا زمان‌ جدا شدن‌ همة‌ صفحات‌ از هم‌، تكرار كنید.

روش‌های‌ خشك‌ كردن‌

تعیین‌ كنید كه‌ آیا بهتر است‌ ورقه‌های‌ جدا شده‌ را منجمد كرد یا بیدرنگ‌ با دست‌ خشك‌ كرد. اگر خشك‌ كردن‌ در هوا امكان‌پذیر است‌، هر ورق‌ را باید در حالی‌ كه‌ دو طرف‌ آن‌ ورق‌های‌ پلی‌استر گرفته‌ یا در حالی‌ كه‌ نخ‌های‌ نایلونی‌ آن‌ را نگه‌ داشته‌اند، روی‌ میز گذاشت‌ تا به‌ طریق‌ طبیعی‌ خشك‌ شود. لازم‌ است‌ بهترین‌ شرایط‌ برای‌ خشك‌ كردن‌ فراهم‌ گردد. پنجره‌ها را می‌توان‌ باز كرد و از فنها استفاده‌ كرد، ولی‌ نباید گذاشت‌ جریان‌ شدید هوا مستقیماً به‌ اوراق‌ بخورد. در این‌ میان‌ یك‌ نم‌گیر نیز می‌تواند مفید باشد. وقتی‌ كار روی‌ غلتك‌ بیفتد و اوراق‌ از هم‌ جدا و به‌ صورت‌ دسته‌ای‌ خشك‌ شوند، آن‌ گاه‌ می‌توان‌ از میزان‌ پیشرفت‌ احتمالی‌ كار، تخمینی‌ به‌ دست‌ آورد.

5. نگهداری‌ مواد

اهداف‌ این‌ فصل‌: شناسایی‌ مواد نیازمند مرمت‌ بیشتر، و برنامه‌ریزی‌ و اجرای‌ یك‌ برنامة‌ كاری‌ مناسب‌ برای‌ مواد انتخابی‌ و استفادة‌ پیش‌بینی‌ شده‌ از آن‌.

با توجه‌ به‌ هزینه‌ زیادی‌ كه‌ صرف‌ بازسازی‌ كتاب‌های‌ آسیب‌دیده‌ می‌شود، همیشه‌ مراقبت‌های‌ مربوط‌ به‌ نگهداری‌ كل‌ مواد توصیه‌ نمی‌شوند. به‌ همین‌ دلیل‌ باید احتمال‌ جایگزینی‌ كتاب‌های‌ آسیب‌دیدة‌ شدید با نسخه‌های‌ بهتر، را مد نظر داشت‌. ارزیابی‌ كامل‌، ممكن‌ است‌ مستلزم‌ آن‌ باشد كه‌ هزینة‌ اولیه‌ كار نجات‌ منابع‌، بازسازی‌ و جایگزینی‌ با میكروفیلم‌، فتوكپی‌، و غیره‌ در نظر گرفته‌ شود.

دسته‌بندی‌ مواد آسیب‌دیده‌

اگر چه‌ ممكن‌ است‌ كتابخانه‌، زیر پوشش‌ بیمه‌ باشد، اما برای‌ پرداخت‌ مبالغ‌ اظهار شدة‌ خسارت‌ ناشی‌ از حریق‌ یا سیل‌، احتمالاً لازم‌ است‌ تا فهرست‌ شدن‌ تمام‌ مواد آسیب‌دیده‌ و تعیین‌ ارزش‌ آنها صبر كرد. ثابت‌ شده‌ كه‌ تهیة‌ یك‌ سیاهه‌ در طی‌ عملیات‌ نجات‌ بسیار باارزش‌ است‌. احتمالاً لازم‌ است‌ كه‌ هر قلم‌ از منابع‌ آسیب‌دیده‌ برای‌ بازبینی‌ در دسترس‌ باشد.

ارزیابی‌ خسارت‌

تعیین‌ كنید كه‌ موجودی‌ كتابخانه‌ چقدر خسارت‌ دیده‌ است‌. تجربه‌ نشان‌ داده‌ كه‌ لازم‌ نیست‌ همة‌ مواد آسیب‌دیده‌ در جریان‌ حریق‌ یا سیل‌ را كنار گذشت‌ یا دور انداخت‌. در عین‌ حال‌ نیز همة‌ مواد آسیب‌دیده‌ نیاز به‌ مرمت‌ ندارند. هزینه‌ عامل‌ مهمی‌ است‌. به‌ طور كلی‌، اكثر مواد آب‌ دیدة‌ كتابخانه‌ را می‌توان‌ بازسازی‌ كرد و به‌ وضعیت‌ قابل‌ استفاده‌ بازگرداند. موارد زیر را می‌توان‌ مستثنی‌ كرد:

• كتابهای‌ چاپ‌ شده‌ روی‌ كاغذ روكش‌دار، در صورتی‌ كه‌ ورق‌های‌ آن‌ هنوز به‌ هم‌ چسبیده‌ باشند. اگر كتابهای‌ دارای‌ كاغذ روكشدار، در همان‌ حالت‌ خیسِ خود (یعنی‌ با لایه‌ از فیلم‌ در بین‌ ورقها ) منجمد شوند، این‌ امكان‌ هست‌ كه‌ محفوظ‌ بمانند. خشك‌ كردن‌ به‌ حالت‌ انجماد نیز می‌تواند موفقیت‌آمیز باشد. میان‌ صفحات‌ كتابهای‌ خیس
‌نیز می‌توان‌ صفحات‌ كاغذ تمیز گذاشت‌ و آنها را در شرایط‌ تحت‌ نظارت‌ خشك‌ كرد.

•  صحافی‌های‌ چرمی‌ از قرن‌ هیجدهم‌ به‌ بعد، به‌ این‌ علت‌ كه‌ خیس‌ شدن‌ چرم‌، آن‌ را تا حد تفاله‌ای‌ قهوه‌ای‌ پایین‌ می‌آورد، از این‌ رو بازسازی‌ چرم‌ آسیب‌دیده‌ از آن‌ دوره‌ را ناممكن‌ گزارش‌ كرده‌اند. بر عكس‌ جلدهای‌ آسیب‌دیده‌ای‌ كه‌ از مواد پوستی‌ قرون‌ قبل‌تر تهیه‌ شده‌اند، در صورتی‌ كه‌ با دقت‌ و تحت‌ شرایط‌ كنترل‌ شده‌ خشك‌ شوند، به‌ طرز خوبی‌ بازیابی‌ می‌شوند.

جایگزینی‌ یا بازسازی‌؟

مشخص‌ كنید كه‌ كدام‌ منابع‌ آسیب‌دیده‌ را می‌توان‌ جایگزین‌ كرد. این‌ امر وقتی‌ كتابها هنوز در بازار باشند، بسیار آسان‌ است‌. در مورد كتابها و نقشه‌های‌ قدیمی‌ كار ممكن‌ است‌ بسیار دشوار باشد. به‌ طور كلی‌، وقتی‌ كتابها شدیداً آسیب‌دیده‌ باشند، اگر بتوان‌ آنها را با نسخه‌ بهتری‌ جایگزین‌ كرد، پرداخت‌ هزینه‌ مرمت‌ و بازسازی‌ آنها درست‌ نیست‌. انواع‌ مختلف‌ موادی‌ كه‌ می‌توان‌ آنها را جایگزین‌ كرد، از قرار زیرند:

• مواد سوخته‌ یا شدیداً آب‌دیده‌، و نیز منابع‌ آسیب‌دیده‌ با دود كه‌ نظافت‌ یا بازسازی‌ خیلی‌ زیاد لازم‌ دارند.

• كتابهایی‌ كه‌ ظاهراً علامات‌ آسیب‌دیدگی‌ ندارند، امّا به‌ علت‌ ضعیف‌ شدن‌ جلد یا شكنندگی‌ مواد ـ كه‌ محصول‌ حرارت‌ یا رطوبت‌ است‌ ـ قابل‌ استفاده‌ نیستند.

• صرف‌ هزینه‌ مرمت‌ یا تاخیر در بازگشت‌ برای‌ استفادة‌ مجدد از آنها معقول‌ به‌ نظر نمی‌رسد.

• رسانه‌های‌ غیركتابی‌ كه‌ هنوز نزد تولیدكنندگان‌ آنها یافت‌ می‌شود.

خشك‌ كردن‌ مواد منجمد

در مورد روشهای‌ خشك‌ كردن‌، نظر كارشناس‌ را جویا شوید. برای‌ مرمت‌ برخی‌ منابع‌ كتابخانه‌، كتابهای‌ چاپ‌ شده‌ روی‌ كاغذ روكشدار، توده‌ كاغذهای‌ به‌ هم‌ چسبیده‌، رسانه‌های‌ مغناطیسی‌، نسخه‌های‌ خطی‌ با جوهر ناپایدار، و كارهای‌ چاپی‌ با دست
‌رنگ‌ شده‌، نقشه‌ها و غیره‌ كه‌ با آب‌ صدمه‌ دیده‌اند تنها راه‌ عملی‌، اغلب‌ انجماد یا
خشك‌ كردن‌ در خلاء است‌.

نكات‌ قابل‌ توجه‌

• هزینة‌ مرمت‌ ممكن‌ است‌ به‌ چند عامل‌ بستگی‌ داشته‌ باشد و بسته‌ به‌ شرایط‌ هر مورد بسیار متغیر است‌. گزارشها حاكی‌ از آن‌ هستند كه‌ در صورتی‌ كه‌ تعداد كتابهای‌ آسیب‌دیده‌ زیاد، و تسهیلات‌ زیادی‌ فراهم‌ باشد، انجماد یا خشك‌ كردن‌ در خلاء ممكن‌ است‌ از خشك‌ كردن‌ در هوا ارزان‌تر و بهتر باشد. تحلیلی‌ عینی‌ از هزینه‌های‌ نسبی‌ مربوط‌ به‌ روشهای‌ مختلف‌ خشك‌ كردن‌، در این‌ میان‌ بی‌فایده‌ نیست‌.

• جوهر حساس‌ به‌ آب‌ و مواد دیگری‌ از این‌ قبیل‌ در صورت‌ استفاده‌ از انجماد خشك‌، ممكن‌ است‌ در قیاس‌ با خشك‌ كردن‌ به‌ شیوه‌ قراردادی‌، خاصیت‌ انتشارشان‌ كمتر شود. این‌ روش‌ مرمت‌ نیز ممكن‌ است‌ زمینه‌ را برای‌ پخش‌ لكه‌ روی‌ كاغذ كاهش‌ دهد و شاید بوی‌ ناشی‌ از دود را كم‌ كند.

 • خشك‌ كردن‌ در خلاء مؤثرتر از انجماد خشك‌ است‌ و بنابراین‌ باید ارزان‌تر باشد. اگر همان‌ منابع‌ با درجه‌ حرارت‌ محیط‌ اطراف‌ خشك‌ شوند، آن‌ گاه‌ خطر رشد كپك‌ در جریان‌ مرمت‌ وجود دارد. علاوه‌ بر این‌، امكان‌ دارد انجماد خشك‌ برای‌ جوهر و رنگهای‌ حساس‌ به‌ آب‌ بهتر باشد. مقدار تسهیلات‌ نیز بر هزینه‌ تاثیر می‌گذارد.

• هنگام‌ طرح‌ریزی‌ عملیات‌ انجماد یا خشك‌ كردن‌ در خلاء در مقیاس‌ وسیع‌، تخمین‌ مقدار آبِ استخراج‌ شده‌ می‌تواند مفید باشد. كتابخانة‌ كنگره‌ برآورد كرده‌ كه‌ منابع‌ تولید شده‌ قبل‌ از سال‌ 1840 به‌ طور متوسط‌ حدود 80 درصد آب‌ داشته‌اند. كتابهای‌ جدید (غیر از اغلب‌ كتابهای‌ كم‌دوام‌) حاوی‌ حدوداً 60 درصد آب‌ هستند.

• در جریان‌ خشك‌ كردن‌، منابع‌ دارای‌ حالت‌ اسیدی‌ بالا را نباید با سایر مواد مخلوط‌ نمود، زیرا امكان‌ سرایت‌ اسید هست‌ به‌ همین‌ ترتیب‌ مواد كپك‌زده‌ را باید جداگانه‌ مرمت‌ كرد.

مرمت‌ منابع‌ كپك‌زده‌

كنترل‌ مقدار رطوبت‌

مطمئن‌ شوید كه‌ منابع‌ كاملاً خشك‌ شده‌اند. برای‌ اندازه‌گیری‌ مقدار رطوبت‌ می‌توان‌ از یك‌ رطوبت‌سنج‌ (نظیر آكوابوی¹¹¹) استفاده‌ كرد. باید به‌ خاطر داشت‌ كه‌ میزان‌ رطوبت‌ مواد چاپی‌ به‌ طور عادی‌ 5 الی‌ 7 درصد است‌. از آنجا كه‌ كاغذ عطف‌ كتاب‌ و مقوای‌ جلد كتاب‌ دیرتر خشك‌ می‌شوند، عموماً لازم‌ است‌ كه‌ هنگام‌ كار با مقادیر زیاد كتاب‌، در مورد طرق‌ خشك‌ آنها نباید اشتباه‌ كرد.

رهنمودها:

• كتابها و اسنادی‌ كه‌ قرار است‌ در هوا خشك‌ شوند باید به‌ محیطی‌ كه‌ رطوبتش‌ نسبتاً بین‌ 35 الی‌ 40 درصد (ترجیحاً با دمای‌ حداكثر 18 درجه‌ سانتیگراد یا 65 درجه‌ فارنهایت‌) منتقل‌ شوند و تا خشك‌ شدن‌ كامل‌ باید به‌ همان‌ حال‌ بمانند. اگر چه‌ تخم‌ كپك‌ در شرایط‌ مرطوب‌ هنوز مستعد فعالیت‌ است‌، ولی‌ این‌ كار به‌ میزان‌ زیادی‌ از رشد آن‌ جلوگیری‌ می‌كند.

• گاهی‌ منابعی‌ كه‌ با انجماد خشك‌ می‌شوند، در اتاق‌ مرمت‌ بیش‌ از حد خشك‌ می‌شوند. به‌ هر حال‌ نمی‌توان‌ فرض‌ كرد كه‌ تمام‌ منابعی‌ كه‌ از مرمت‌ برگشته‌اند، كاملاً خشك‌ شده‌ باشند.

بهداشت‌ و امور ایمنی‌

پیش‌ از این‌ كه‌ تخم‌ كپك‌ را از بین‌ ببرید یا آن‌ را از مواد كتابخانه‌ پاك‌ كنید، از بابت‌ بهداشت‌ و عوامل‌ ایمنی‌ مطمئن‌ شوید. كپك‌ می‌تواند واكنش‌های‌ حساسیت‌زا، ودر موارد نادری‌، بیماری‌ ایجاد كند.

رهنمودها :

• گندزدایی‌ از منابع‌ برای‌ كشتن‌ تخم‌ كپك‌ را باید تنها متخصصینی‌ انجام‌ دهند كه‌ در بالاترین‌ استانداردهای‌ ایمنی‌ كار می‌كنند. دیگر استفاده‌ از قارچ‌كشها در قفسه‌های‌ كتابخانه‌ توصیه‌ نمی‌شود. اگر مقدار زیادی‌ قارچ‌كش‌ لازم‌ باشد، باید آن‌ را در اتاق‌ مهر و موم‌ شده‌ای‌ گذاشت‌ و پس‌ از استفاده‌ آن‌ را بازیافت‌ كرد و یا به‌ طور مطمئنی‌ در بیرون‌ پراكنده‌ ساخت‌. برای‌ پرهیز از انتقال‌ منابع‌ كتابخانه‌ به‌ مسافتهای‌ دور، بهتر است‌ اتاقی‌ را در كتابخانه‌ به‌ این‌ كار اختصاص‌ داد. با وجود این‌، بعد از مرمت‌ هم‌ ممكن‌ است‌ قارچ‌كشهای‌ باقی‌مانده‌ در كتابها، خطری‌ برای‌ سلامتی‌ باشند.

• مرمت‌ برای‌ جلوگیری‌ از رشد كپك‌ از منابع‌ كتابخانه‌ را، باید كاركنان‌ آموزش‌دیده‌ و تحت‌ نظارت‌ كارشناس‌، به‌ عهده‌ بگیرند. شاید لازم‌ باشد كتاب‌ را صفحه‌ به‌ صفحه‌ و به‌ سختی‌ برس‌ زد. در صورت‌ خشك‌ بودن‌ كتاب‌، كپك‌ را می‌توان‌ در یك‌ محفظه‌ دودی‌ منفذدار و یا در هوای‌ آزاد برس‌ زد. در صورت‌ استفاده‌ از جاروبرقی‌ برای‌
پاك‌ كردن‌ كپك‌، لازم‌ است‌ فیلتر مخصوصی‌ (مانند یك‌ فیلتر هوای‌ ذره‌دار با قدرت‌ بالا) و یا منفذی‌ خروجی‌ به‌ بیرون‌، گذاشت‌.

ذخیرة‌ منابع‌ گندزدایی‌ شده‌

مطمئن‌ شوید كه‌ منابع‌ گندزدایی‌ شده‌، پس‌ از مرمت‌، در شرایط‌ محیطی‌ مناسب‌ قرار داده‌ شده‌اند و در مجاورت‌ منابع‌ كپك‌زده‌ گندزدایی‌ نشده‌ نیستند. مواد گندزدایی‌ شده‌ بار دیگر می‌توانند آلوده‌ به‌ كپك‌ شوند، مگر این‌ كه‌ مواد شیمیایی‌ بازدارنده‌ برای‌ جلوگیری‌ از سرایت‌ كپك‌ وجود داشته‌ باشد.

كنترل‌ محیط‌ مخزن‌ پس‌ از مرمت‌

وقتی‌ كه‌ منابع‌ آسیب‌دیدة‌ كاملاً خشك‌ شدند، آنها را باید به‌ محوطه‌ای‌ باز در یك‌ محیط‌ خشك‌ و دارای‌ تهویة‌ مناسب‌ منتقل‌ كرد. برای‌ اطمینان‌ از عدم‌ رشد كپك‌ در جریان‌ ذخیره‌سازی‌، گهگاهه‌ باید منابع‌ را بازرسی‌ كنید. اگر منابع‌ با داروهای‌ شیمیایی‌ گندزدایی‌ شده‌ باشند لازم‌ است‌ مواد شیمیایی‌ باقیمانده‌ در محیط‌ ذخیره‌ ، نیز ردیابی‌ كرد.

نكات‌ قابل‌ توجه‌

• مواد آبدیده‌ را به‌ هیچ‌ وجه‌ نباید به‌ محیط‌ خیلی‌ مرطوب‌ برگرداند (نظیر آن‌ چه‌ معمولاً در بعضی‌ آب‌ و هواها دیده‌ می‌شود، و یا در محوطه‌هایی‌ با تهویة‌ مطبوع‌ كه‌ در مورد بعضی‌ مجموعه‌ها و آرشیوها كاربرد دارد)، مگر آنكه‌، ابتدا آنها را در محوطه‌ای‌ خشك‌ و خنك‌ بازسازی‌ كرد و از بابت‌ عدم‌ رشد كپك‌ در آنها خاطر جمع‌ شد.

• برای‌ توان‌بخشی‌ منابع‌، حداقل‌ یك‌ دورة‌ 6 ماهه‌ توصیه‌ می‌شود. در صورتی‌ كه‌ شرایط‌ محیطی‌ در محوطة‌ بازسازی‌ كنترل‌ شود، درجه‌ حرارت‌ در شش‌ ماه‌ اول‌ باید بین‌ 35 تا 45 باشد، و پس‌ از آن‌ بتدریج‌ افزایش‌ یابد تا به‌ شرایط‌ دلخواه‌ برسد.

مستندسازی‌

زمانی‌ كه‌ منابعی‌ را برای‌ آزمایش‌ یك‌ نظریة‌ مرمت‌ انتخاب‌ می‌كنند، یا یك‌ بررسی‌ آماری‌ در دست‌ است‌، باید دقت‌ كرد كه‌ به‌ عنوان‌ خلاصه‌ چه‌ سوابق‌ اطلاعاتی‌ لازم‌ است‌. بهتر است‌ هم‌ خلاصة‌ مقدماتی‌ و هم‌ یافته‌های‌ نهایی‌ را در نوشته‌، درج‌ كرد. اسناد مربوط‌ به‌ مرمت‌ نیز باید نگهداری‌ شوند.

تهیة‌ یك‌ خلاصه‌

ارزش‌ واقعی‌ منابعِ در دست‌ بررسی‌ و ارزش‌ نسبی‌ اجزاء آنها را شرح‌ دهید و به‌ مورد استفاده‌ فعلی‌ مورد انتظار آنها در آینده‌ اشاره‌ كنید. خلاصه‌ می‌توان‌ شامل‌ موارد زیر باشد:

• توصیف‌ منابع‌ و اهمیت‌ آنها در بافت‌ ملی‌، با توجه‌ به‌ این‌ نكته‌ كه‌ اگر خلاصه‌ بیش‌ از یك‌ منبع‌ را در بر گیرد، این‌ منابع‌ باید به‌ روشنی‌ مشخص‌ شوند و جداگانه‌ توصیف‌ گردند.

• توصیف‌ شرایطی‌ كه‌ هر یك‌ از انواع‌ منابع‌ بدان‌ احتیاج‌ دارد، مثلاً، نوع‌ قفسه‌بندی‌، كنترل‌ دما و رطوبت‌، و ترتیبات‌ ایمنی‌ .

• جزئیات‌ هر گونه‌ فهرست‌ نمایه‌نامه‌ها و سیاهه‌ موجود یا هر محدودیت‌ دیگر كه‌ برای‌ استفاده‌ از این‌ منابع‌، قرار داده‌ می‌شود.

گزارش‌ وضعیت‌:

وضع‌ مواد را بررسی‌ كنید و از فردی‌ بخواهید كه‌ قبل‌ از اعمال‌ هر گونه‌ ترمیم‌ اساسی‌، گزارش‌ وضع‌ مواد را فراهم‌ كند و محل‌ هر مورد تغییر شكل‌ یا خرابی‌ مواد را با جزئیات‌ كافی‌ شرح‌ دهد تا بازرس‌ دیگر بتواند مشاهدات‌ به‌ عمل‌ آمده‌ (نظیر كار تعمیراتی‌ موجود، آسیب‌ وارده‌ بر اثر خرابی‌ مواد شیمیایی‌، ضعف‌ یا تغییر شكل‌ ناشی‌ از كپك‌ یا آبدیدگی‌، یا پاره‌ شدن‌ مواد) را بررسی‌ كند. گزارش‌ وضع‌ مواد می‌تواند شامل‌ موارد زیر باشد:

• توصیف‌ كلی‌ مواد بازبینی‌ شده‌ همراه‌ با هر گونه‌ شماره‌ تلفن‌ تماس‌، یا اندازه‌گیری‌های‌ گرفته‌ شده‌، كه‌ به‌ شناسایی‌ روشن‌ منابع‌ كمك‌ كند، با توجه‌ به‌ ضرورت‌ تفكیك‌ انواع‌ متفاوت‌ منابع‌ و توصیف‌ آنها به‌ طور جداگانه‌ و واضح‌.

• اشاره‌ به‌ مشخصات‌ فیزیكی‌، شیمیایی‌ یا بیولوژیكی‌ مواد پیدا شده‌ و روش‌ تركیب‌ آن‌ها در ساختار.

• اشاره‌ به‌ هر گونه‌ مرمت‌ قابل‌ ملاحظه‌.

پیشنهادهایی‌ برای‌ مرمت‌

پیش‌ از شروع‌ مرمت‌، بایستی‌ پیشنهادهای‌ صوری‌ برای‌ كار طراحی‌ شود. مستندسازی‌ باید خلاصه‌ای‌ از نكات‌ هر مورد، نسخه‌ای‌ از گزارش‌ وضع‌، خلاصه‌ای‌ از كار مورد نیاز و پیامدهای‌ ناشی‌ از مرمت‌ در استفاده‌ و یا ذخیرة‌ منابع‌ در بر داشته‌ باشد. مستندسازی‌ همچنین‌ باید انجام‌دهنده‌ كار و طبقه‌بندی‌ هزینه‌ها را نشان‌ دهد. علاوه‌ بر این‌ باید جدولی‌ زمانی‌ شامل‌ موارد زیر را در بر داشته‌ باشد:

• تاریخ‌ شروع‌ .

• تاریخ‌ سررسید یك‌ گزارش‌ موقت‌ .

• تاریخ‌ تكمیل‌.

• تاریخ‌ سررسید گزارش‌ نهایی‌ .

ثبت‌ مرمت‌

مطمئن‌ شوید كه‌ از مراحل‌ مورد استفاده‌ مرمت‌ ركوردی‌ تهیه‌ شده‌، و نشان‌ می‌دهد كه‌ خرابی‌ هر قسمت‌ از اقلام‌ یا محصول‌ چگونه‌ بر طرف‌ شده‌ و هر چیزی‌ چطور به‌ شكل‌ صحیح‌ خود تغییر یافته‌، و یا صورت‌ ظاهری‌ یا تشكیلاتی‌ آن‌ تثبیت‌ یا محكم‌ شده‌ است‌. ثبت‌ مرمت‌ باید شامل‌ موارد زیر باشد:

• گزارش‌ وضع‌ مواد قبل‌ از مرمت‌، طرح‌ كار و تاریخ‌ تكمیل‌.

• توصیف‌ مراحل‌ تعمیر انتخاب‌ شده‌ و محل‌ انجام‌ آنها، به‌ همراه‌ توصیف‌ مواد مورد استفاده‌ كه‌ امكان‌ دارد به‌ همكاران‌ كمك‌ كند.

• توصیف‌های‌ شفاهی‌، نمودار و اسناد عكاسی‌ برای‌ ثبت‌ جزئیات‌ مشاهده‌ شده‌ در جریان‌ مرمت‌، یا برای‌ توضیح‌ روشهای‌ استفاده‌ شده‌ و نتایج‌ حاصله‌.

پیمانكاری‌

كار حفظ‌ مواد ممكن‌ است‌ نیاز به‌ پیمانكاری‌ داشته‌ باشد. هنگامی‌ كه‌ طرح‌ حفاظتی‌ بزرگی‌ در كار باشد، شاید نیاز به‌ اجرای‌ مناقصه‌ای‌ رقابتی‌ لازم‌ باشد. اگر قرار است‌ یك‌ منبع‌ بیرونی‌ در قضیه‌ شركت‌ كند، بیمه‌گزار یا هیأت‌ دیگری‌ می‌تواند مشاوری‌ را منصوب‌ كند كه‌ وظیفه‌اش‌ دیدن‌ تمام‌ اسناد و بررسی‌ پیشرفت‌ كار باشد. در این‌ مرحله‌ باید تعیین‌ كنید كه‌ كدام‌ مراحل‌ را مستقیماً پیمانكار اصلی‌ و كدام‌ را پیمانكار فرعی‌ انجام‌می‌دهند.

استفاده‌ از مشاوران‌ سازمان‌

تصمیم‌ بگیرید كه‌ آیا كتابخانه‌ می‌خواهد مشاوری‌ برای‌ خود استخدام‌ كند یا نه‌. از

 لحاظ‌ عینی‌ باید مطمئن‌ شد كه‌ مشاور به‌ تهیه‌كننده‌، سازنده‌، یا پیمانكار خاصی‌ سرسپردگی‌ ندارد. استخدام‌ یك‌ مشاور، باید این‌ امكان‌ را به‌ كتابخانه‌ بدهد كه‌ مرتكب‌ اشتباه‌ نشود، عوایدی‌ تحصیل‌ كند، و از تجربة‌ ضعیف‌ افراد دیگر در انجام‌ طرحهای‌ مشابه‌، عبرت‌ بگیرد. مشاور می‌تواند مواد آسیب‌دیده‌ را بررسی‌ و میزان‌ كار لازم‌ را تعیین‌ كند. مشاوران‌ همچنین‌ می‌توانند دستور انجام‌ موارد زیر را بدهند:

• مشخص‌ كردن‌ روشها، منابع‌ و تجهیزات‌ مورد استفاده‌.

• مذاكره‌ با پیمانكاران‌ بالقوه‌ (به‌ نفع‌ مشتریان‌)، اطمینان‌ از توانایی‌ پیمانكاران‌، تجهیزات‌ و تجربة‌ آنها در انجام‌ كار.

• تنظیم‌ مواد قرارداد (كه‌ ممكن‌ است‌ طرح‌ استاندارد برای‌ حفظ‌ تمام‌ طرفهای‌
منافع‌ ذینفع‌ داشته‌ باشد)، برای‌ توافق‌ مشتری‌ و پیمانكار.

• پیشنهادهای‌ دعوت‌ از چند پیمانكار بالقوه‌. مشتری‌ الزاماً مجبور نیست‌
پایین‌ترین‌ پیشنهاد یا هر مناقصة‌ دیگر را قبول‌ كند.

6. برای‌ مطالعه‌ بیشتر

دربارة‌ برنامه‌ریزی‌ حوادث‌، اجتناب‌ از آتش‌سوزی‌ و مسائل‌ ایمنی‌ كتابخانه‌، مقالات‌ زیادی‌ وجود دارد. فعالیتهای‌ شركت‌ تعاونی‌ برنامه‌ریزی‌ حوادث‌ به‌ طور مرتب‌، به‌ خصوص‌ در «اخبار، مدیریت‌ نگهداری»¹¹²‌ گزارش‌ می‌شود.

راهنماهای‌ برنامه‌ریزی‌ حوادث‌

Waters, Peter. Procedures for the Salvage of Water-damaged Library Materials. Washington: Library of Congress, 1979

waters, P., Merritt, J. and others. A Primer on Disaster Preparedness, Management, and Response: Paper-based Materials. Selected Reprints issued by Smithsonian Institution, National Archives and Records Administration, Library of Congress, and National Park Service. Washington: October 1993 (available from the Library of Congress).

Anderson, H. and MCintyre, J. Planning Manual for Disaster Control in Scottish Libraries and Record Offices. Edinburgh: National Library of Scotland, 1985.

Morris, John. Library Disaster Preparedness Handbook. Chicago and London: American Library Association, 1986

England, C. and Evans, K. Disaster Management for Libraries: Planning and Pprocess. Canadian Library Association, 1988.

Tregarthen Jenkin, I. Disaster Planning and preparedness: An Outline Disaster Control Plan. British Library Information Guide 5. London: British Library, 1987.

بررسی‌ها و گزارش‌های‌ موردی‌

Myers, J. and Bedford, D. (editors). Disasters: Prevention and Coping. Proceedings of the Conference, May 21-22, 1980. Stanford, California: Stanford University Libraries, 1981.

Morris, J. "Los Angeles Library Fire - Learning the Hard Way". Canadian Library Journal, 1987, 44 (4), pp 217-221.

Underhill, K. and Butler, R. "Twas the Day after Christmas..." The Northern Arizona University Cline Library Flood. Conservation Administration News. July 1991, No 46, pp12-14.

New Notes. Soviet Library Fire, CAN. July 1991, No 34, p 16

Belyaeva,I. phased Conservation at the Library at the of the USSR Academy of Sciences. CAN, july 1991, 46, pp 1,2 and 7

Donnelly, H. Disaster Planning in the 90's Getting It Right. CAN. No 52 January 1993, pp 10 and 11. Donnelly, H. Disaster Planning: A Wider Approach. CAN. No 53 April 1993, pp 8,9 and 33.

Holland, M. and Lakdis, L. Records Recvery and Terrorism. CAN. October 1991, No 47, pp 1,2,3,15 and 22.

Bridgeman, C. Foolproof Solutions for the Foolhardy. Disater Recovery Journal, April-June 1994,vol. 7(2), p. 77.

Stagnitto, J. "The Shrink Wrap Project at Rutgers University Special Collections and Archives", in American Institute for Conservation Book and Paper Group Annual, and reprinted in Abby Newsletter,Aug-sept 1994, Vol. 18 (4-5), pp 56 to 59.

Schnare, R. and Curtis, M. Fire Aftermath and the Recovery Process. CAN, October 1988, No 35, pp 1,2 and 22.

Schnare, R. Incediary Gilt: When Your Labels go Up In Smoke. CAN, January 1989, No 36, pp 1-2.

Butler, R. Disaster Planning in Nevada, CAN, January 1992, No. 48, pp 4-5.

حفاظت‌ از آتش‌سوزی‌ و امنیت‌

Fennelly, Laurence J. (editor). Museum, Archive and Library Security. Boston and London: Butterworthe, 1983.

Turner, A. It Comes with the Territory. Handling Problom Situations in Libraries. Jefferson, North Carolina, and London: McFarland & Company, 1993.

Morris, J. Managing the Library Fire Risk. Berkeley, California: University of California, 1979.

Quinsee, A. and McDonald, A. (editors). Security in Academic and Research Libraries. Proceedings of three seminars organised by SCONUL and the National Preservation Office, Newcastle -upon - Tyne: Newcastle University Library, 1991.

See also the appropriate sections in Morris, Library Disaster Preparedness Handbook.

Disaster Planning for Library

and information Services

John Ashman

Translated by: Maryam Khosravi

Iranian Information & Documentation Center

(IRANDOC)

Tehran-2001

¹ Association of Special Libraries and Information Bureax: ASLIB

1. Klein Law Library 2. Military Personell Records Center

1. Meyer Library

2. Academy of Sciences of the Soviet Union

1. Crime Prevention Design Adviser 2. Architectural Liaison Officer

1. dictating machines

1. Hands-on

1. self-insured

1. emphysema 2. asthma

1. Wahtman 2. Newsprint

* منظور سیل سال 1966 کتابخانه فلورانس واقع در ایتالیا است که در مقدمه هم از آن یاد شده است.

– م.

1. Aquaboy كه ظاهراً نام تجاری است- م.

1. Conservation Administration News (CAN)