طراحی و توسعه سامانه جامع ثبت، مدیریت و اشاعه پایان‌نامه‌ها و رساله‌ها

سامانه مدیریت پایان‌نامه و رساله ها ، با وجود نقش محوری در ثبت، مدیریت و ارائه اطلاعات و مدارک علمی دانشجویان، به دلیل عدم به‌روزرسانی متناسب با نیازهای فرایندی، فنی و اطلاعاتی دانشگاه، با محدودیت‌ها و چالش‌هایی در زمینه ثبت و ارزیابی مدارک، گردش کار، مدیریت کاربران، نگهداری و به‌روزرسانی داده‌ها، اشاعه و بازیابی اطلاعات و نیز تعامل با سامانه‌های ملی پژوهشگاه علوم و فناوری اطلاعات ایران (ایرانداک) مواجه است. از سوی دیگر، انجام فرایندهای ثبت و مدیریت پایان‌نامه و رساله به‌صورت موازی در سامانه دانشگاه و سامانه‌های ایرانداک، موجب ورود تکراری اطلاعات، افزایش بار کارشناسی و احتمال بروز ناهماهنگی میان نسخه‌های اطلاعات و مدارک در دو محیط شده است. هدف این طرح پژوهشی، طراحی و توسعه سامانه جامع ثبت، مدیریت و اشاعه پایان‌نامه و رساله دانشگاه ها با رویکرد یکپارچه‌سازی فرایندهای دانشگاه با زیرساخت‌ها و سامانه‌های اطلاعاتی دانشگاه و ایرانداک به عنوان مرجع ملی ثبت و اشاعه مدارک علمی است. در این سامانه، فرایند ثبت و ارزیابی پایان‌نامه و رساله، مدیریت اطلاعات و فایل‌های مدارک، کنترل وضعیت و دسترسی، گردش کار میان دانشجو و کارشناسان، جستجو و بازیابی، اشاعه و دریافت متن کامل، مدیریت کاربران، پرداخت‌های الکترونیکی و گزارش‌گیری، در یک محیط یکپارچه پشتیبانی خواهد شد. سامانه همچنین با استفاده از خدمات اطلاعاتی و وب‌سرویس‌های دانشگاه، از جمله سامانه گلستان و LDAP، اطلاعات هویتی، آموزشی و سازمانی کاربران را به‌صورت سیستمی دریافت و به‌روزرسانی خواهد کرد و سطوح دسترسی کاربران را متناسب با وضعیت آنان مدیریت می‌کند. بر این اساس، ضمن حفظ نقش ایرانداک به‌عنوان مرجع ملی ثبت و اشاعه پایان‌نامه و رساله، امکان یکپارچگی اطلاعات و فایل‌های مدارک میان دانشگاه ها و ایرانداک فراهم می‌شود؛ به‌نحوی که به‌روزرسانی‌ها و اصلاحات تخصصی انجام‌شده در فرایند نمایه‌سازی نیز به‌صورت هماهنگ در سامانه دانشگاه ها منعکس شود و از ایجاد نسخه‌های ناسازگار از یک مدرک در دو سامانه جلوگیری شود. این رویکرد همچنین با حذف ورود و ارزیابی تکراری اطلاعات، موجب کاهش بارکاری کاربران و کارشناسان، افزایش صحت و تمامیت داده‌ها، کاهش خطاهای ناشی از ورود مجدد اطلاعات و تسریع فرایند ثبت و انتشار مدارک خواهد شد. در طراحی سامانه، نقش‌ها و سطوح دسترسی متناسب با گروه‌های مختلف کاربران درون‌سازمانی و برون‌سازمانی، فرایندهای مرحله‌ای ثبت و ارزیابی، کنترل دسترسی به نسخه‌های الکترونیکی مدارک، الزامات محرمانگی و محدودیت‌های انتشار، جستجوی ساده و پیشرفته و تمام‌متنی، اشاعه گزینشی اطلاعات، خروجی‌های استاندارد کتابشناختی، خرید و دریافت الکترونیکی مدارک، ثبت تراکنش‌های مالی و انواع گزارش‌های مدیریتی پیش‌بینی خواهد شد. معماری و مدل داده سامانه نیز با تأکید بر قابلیت توسعه، یکپارچگی اطلاعات، ثبت کامل رویدادها و قابلیت تعامل با سامانه‌های اطلاعاتی دانشگاه و ایرانداک طراحی می‌شود.