دفتر اشتراک منابع  «برنامه‌ریزی، اجرا، ارزیابی و هماهنگی طرح‌های اشتراک منابع و همکاری میان کتابخانه‌ها در سطح کتابخانه‌ها و مراکز اطلاعات علمی و فنی وزارت علوم،‌ تحقیقات و فناوری و در صورت امکان سطوح بالاتر و همچنين پشتیبانی از طرح‌های محلی و محدود اشتراک منابع و همکاری بین کتابخانه‌ها» را برعهده دارد. بر اين اساس مديريت طرح غدیر (عضویت فراگیر كتابخانه‌ها) و طرح امین (امانت بین كتابخانه‌ها) بر عهدهء دفتر اشتراك منابع است.

   اين دفتر كه به‌صورت مستقيم زيرنظر رئيس پژوهشگاه فعاليت می‌كند، نشريهء خبری اتفاق را نيز منتشر می‌كند.

» تصفیه حساب اعضای طرح غدیر در هنگام فراغت و یا انصراف از تحصیل (دانشجویان) و یا در هنگام هرگونه قطع‌رابطهء استخدامی مانند بازنشستگی (اعضای هیئت علمی)، منوط به تحویل كارت (های) طرح غدیر است.

» بر این اساس دانشجویان و اعضای هيئت علمی عضو طرح موظف هستند كارتهای مربوط به طرح را به كتابخانه مبدائی كه كارت‌های خود را از آن دریافت داشته‌اند تحویل نموده و برگ تصفیه حساب با طرح غدیر را دریافت كنند.  

در صورتی كه عضو طرح غدیر كارت ‌(های) خود را به هر علت در اختیار نداشته باشد، فرایند تصفیه حساب با طرح غدیر و در نتيجه تصفیه حساب با موسسهء آموزشی یا پژوهشی سه ماه به تعویق می‎افتد تا بدهكار نبودن شخص به كتابخانه های عضو طرح غدیر محرز شود.

   بديهی است دفتر اشتراك منابع در صورت عدم رعایت موارد فوق هیچگونه مسولیتی در قبال تصفیه حساب پیش از موعد اعضای طرح غدیر  نخواهد داشت.