تاریخچه
گزارشها و انتشارات دولتی از جمله منابعی بود که همزمان با تأسیس پژوهشگاه، در زمینهء جمعآوری و سازماندهی آنها، اقدام عملی صورت گرفت. گزارشهای دولتی براساس تعریف عبارت بود از «مجموعه مدارکی که از سوی سازمانها و مراکز دولتی، به دستور و هزینهء دولت، دربارهء امور آموزشی، توصیفی و تاریخی، منتشر میشد؛ مانند اسناد مجلس، گزارشها، بیانیههای حقوقی، گزارشها و انتشارات اداری، دستنامههای دولتی و قوانین». مدارک دریافتی با توجه به کیفیت و محتوای آن پالایش شده و برای نمایهسازی و ذخیره آماده میشد. در آغاز این نظر وجود داشت که پایاننامهها و مقالات سمینارها نیز در ردیف گزارشهای دولتی، با عنوان کلی مدارک غیرکتابی سازماندهی شود. این رویه تا سال 1368 ادامه یافت. امور نمایهسازی و سازماندهی مدارک در آغاز بهصورت دستی بود؛ درسال 1354 استفاده از ماشین منگنه در ذخیره و فایل کردن اطلاعات مدارک، آغاز گردید و سرعت و کیفیت کار را بهبود بخشید. در سال 1357 اولین شماره از «نمایهنامهء مدارک غیرکتابی موجود» به چاپ رسید و تا 6 شماره، که آخرین آنها در سال 1368 منتشر شد، ادامه یافت. این مجموعه چاپ، حاوی 8 هزار رکورد از مجموعهء مدارک غیرکتابی پژوهشگاه اعم از گزارشهای دولتی و پایاننامهها، بود. در سال 1368 اطلاعات مدارک غیرکتابی مرکز وارد سیستم کامپیوتری شد و از سال 1372 اطلاعات گزارشهای دولتی در فایلی مستقل از فایل پایاننامهها، ذخیره شد. مجموعهء مدارک غیرکتابی در کتابخانهء پژوهشگاه از طریق شمارهء بازیابی که هنگام نمایهسازی بر روی آنها درج میشد، قابلدستیابی است. در عین حال سیستم دوگانهء شمارهگذاری قبل و حال، موجب پدید آمدن آشفتگی در سازماندهی فیزیکی مستندات مدارک شده است.
اهداف
» هدف اصلی اين پايگاه، گردآوری، سازماندهی و ذخیرهء گزارشهای دولتی ایران بهمنظور در دسترس قرار دادن اطلاعات منتشرشده از سوی سازمانها و مركزهای دولتی ایران، بهصورت متمرکز است؛» این پایگاه امکان مبادلهء اطلاعات و انتقال تجارب را در زمینههای مشترک، بین سازمانها و مراکز دولتی ایجاد كرده و میتواند کمیت و کیفیت گزارشهای دولتی را در سطح کلان، قابل ارزیابی كند.؛
» دسترسی به اطلاعات گزارشهای دولتی بهصورت متمرکز از پراکندگی اطلاعات و اتلاف وقت پژوهشگران جلوگيری كرده و میتوان در برنامهریزیهای ملی از اطلاعات آن بهرهبرداری كرد.
برونداد پایگاه
» ارائهء اطلاعات از طریق پایگاههای اطلاعاتی؛» انتشار «فصلنامهء گزارشهای دولتی ایران».
» جستجو در پایگاههاي اطلاعاتی