|
|
||||||||||||||
|
||||||||||||||
|
| ||||||||||||||||
تاريخچه و سابقه : سال1350را ميتوان مبدا ورود مستمر پاياننامههاي دانشگاهي به مركز دانست. طي دوره زماني1350-1357پاياننامهها شامل دورههاي كارشناسي، كارشناسي ارشد و دكترا ميشد. سازماندهي پاياننامهها به شيوه دستي بود، ابتدا اطلاعات كتابشناختي بر روي كاربرگه منتقل و سپس بر روي كارتهاي ويژه فايل ميشد. از سال1354با بكارگيريدستگاه سلكتو، فايل كردن اطلاعات پاياننامهها، به شيوه نيمه ماشيني ادامه يافت. براي بازيابي اطلاعات پاياننامهها نيز، كارتهاي ويژه بازيابي مراجعان، تهيه و در محل كتابخانه گذارده شد.
نكتهاي كه در اين ميان موجب تداخل مدارك ميگرديد اين بود كه ،
پاياننامهها ، گزارشات دولتي و مدارك سمينارها ، بطور يكجا ، تحت عنوان
مدارك غيركتابي سازماندهي و نگهداري ميشد ، اين تداخل موجب بروز مشكلاتي
در تفكيك مداركو بازيابي آنها به شيوه كامپيوتري گرديد. در طي سالهاي
1357-1368 ، اطلاعات پاياننامهها در كنار ساير مدارك غيركتابينظير گزارشات و
انتشارات دولتي ، مقالات سمينارها ، در مجموعهاي در چند مجلد تحت عنوان
نمايهنامه مدارك غيركتابيموجود در مركز اسناد و مدارك عملي
منتشر گرديد ، كه 8000 ركورد از اطلاعات اين مجموعه را دربرداشت. اين
نمايهنامهداراي نمايه موضوعات و نام افراد بود و در كنار هر ركورد ، شماره
بازيابي آن نيز درج شده بود. از سال 1357 با توجه به حجم
زياد پاياننامهها ، فضاي محدود كتابخانه و افت محتوا ، پاياننامههاي دوره
كارشناسي(ليسانس) ، از پوشش اين پايگاه خارج گرديد ولي پاياننامههاي
موجود كماكان در مجموعه حفظ شد. در سال 1368 باپيگيري به عمل آمده توسط
مسئولين مركز و بخشنامه وزير وقت فرهنگ و آموزش عالي در زمينه ارسال يك
نسخه ازپاياننامهاي فارغالتحصيلان دورههاي كارشناسي ارشد و دكترا ، توسط
دانشگاهها ، روند جمعآوري پاياننامهها از رشدسريعي برخوردار گرديد و حجم
مدارك به سرعت افزايش يافت ، اما سازماندهي اطلاعات با توجه به حجم كار ،
با تاخيرمواجه گرديد . يكي از دلائل تاخير در سازماندهي ، اضافه شدن چكيده
به عناصر اطلاعاتي هر ركورد بود ، قبل از اين چكيدهاستخراج نميشد.
شماره بازيابي مدارك نيز در كنار هر ركورد درج شده است. اطلاعات اين
نشريه فقط پاياننامههاي فارغالتحصيلان 1368 بهبعد را پوشش ميدهد.
اهداف : برونداد پايگاه : گردآوري ، سازماندهي و
ذخيره اطلاعات و مستندات پاياننامههاي دوره كارشناسي ارشد و دكتراي
دانشگاهها و مؤسساتآموزش عالي سراسر كشور به منظور :
- انتشار
فصلنامه چكيده پاياننامههاي ايران
(دكترا و كارشناسي ارشد).
پوشش زماني اطلاعات و تعداد ركورد : با توجه به تداخل موجود در مجموعه پاياننامهها و گزارشات دولتي ، تا سال1368 ، مقطع زماني خاصي را بطور دقيقنميتوان براي پوشش اطلاعات پايگاه ذكر نمود.
اما آنچه بصورت تقريبي ميتوان برآورد كرد ، اين است كه
مستنداتپاياننامههاي موجود در مركز بخشي از پايان نامه هاي سال 1347 به
بعد را پوشش ميدهد ، بدين ترتيب ، اطلاعاتي كه در پايگاه گزارشهاي دولتي
و عناوين پاياننامهها ذخيره گرديده است ، مربوط به 1347 تا 1368
است. پايگاه اطلاعات پاياننامههاي ايران، در حال حاضر ، ركوردهاي سال1368 به بعد را پوشش ميدهد و در حالحاضر در حدود 59371ركورد در آن ذخيره گرديده است. افزايش اطلاعات آن در سال6500-8000ركورد است.
منابع و شيوه جمعآوري اطلاعات
:
دانشگاهها و مؤسسات آموزش عالي تحت پوشش وزارتين
علوم,
تحقيقات و فناوري و بهداشت ، درمان و آموزش پزشكي ،منابع
گردآوري اطلاعات اين پايگاه است. واحد تهيه مدارك با توجه به اطلاعاتي
كه در زمينه برگزاري دورههاي كارشناسيارشد و دكتر از دانشگاههاي سطح كشور
دارد ، اقدام به مكاتبه و درخواست ارسال يك نسخه از
پاياننامههايفارغالتحصيلان را مينمايد. در اين زمينه استناد به بخشنامه
وزير وقت فرهنگ و آموزش عالي در سال 1368 و نيز توجيهضرورت ايجاد و
پشتيباني پايگاه اطلاعات پاياننامهها ، در سطح ملي ، از جمله مواردي است
كه در مكاتبات بدانها اشارهمي گردد انتشار
فصلنامه چكيده پاياننامههاي ايران: بيش از هر مكاتبه و اقدام ديگري ، مؤثر واقع
شده است افزايش حجمپاياننامههاي دريافتي از زمان انتشار نشريه پايگاه ،
گوياي اين نكته است .
پاياننامههاي فارغالتحصيلان به سه شيوه دريافت ميگردد :
- دريافت مستقيم از فارغالتحصيلان : كه ممكن است اهداء يك نسخه
پاياننامه به منظور انعكاس آن در فصلنامه پايگاهو بهرهبرداري ديگران صرفا از روي دلايل و تمايل شخصي باشد و يا تكليفي كه مراكز آموزشي دانشگاهها به عهده آنانميگذارد.
-
مراجعه نماينده مركز به
دانشگاهها و تحويل گرفتن پاياننامهها.
-
ارسال پاياننامه از طريق پست و يا نمايندگان دانشگاهها . بخش عمده
پاياننامههاي فارغالتحصيلان بدين شكلدريافت ميگردد.
از نيمه دوم سال 1372 ، فرمي از سوي
بخش
نمايهسازي
مركز تهيه گرديده و به دانشگاهها ارسال شد كه بر اساس آناطلاعات
پاياننامه از سوي مؤلف آن در نرم درجه شده و سرعت گردشكار را افزايش
ميداد ، اما عملا موارد استفاده از اينفرم كه همان كاربرگه سازماندهي مركز
بود ، اين شد كه دانشگاههائي كه مايل نيستند ، يك نسخه از پاياننامهها را
ارسالنمايند ، اقدام به تكميل فرم كرده و به جاي اصل مدرك ، به مركز
ارسال نمايند. اگرچه اين اقدام حجم اطلاعات وروديپايگاه را بسيار افزايش
داد ، اما مركز همچنان بر دريافت يك نسخه از اصل پاياننامهها ، اصرار
ميورزد.
دانشگاههاي تحت پوشش وزارت بهداشت ، درمان و آموزش پزشكي ، تاكنون در
زمينه ارسال مداوم پاياننامهفارغالتحصيلان خويش اقدام عملي فراگيري
صورت ندادهاند. اما تعدادي از دانشكدههاي تحت پوشش دانشگاههاي علومپزشكي
شهيد بهشتي ، تهران و مشهد همكاري مداومي در ارسال پاياننامهها ، به عمل
آوردهاند.
آمادهسازي و گردشكار اطلاعات:
با دريافت پاياننامهها ،
بخش تهيه مدارك
اقدام به درجه اطلاعات كتابشناختي و تاريخ دريافت مدرك در فايل مربوط
نمودهو با درج مهر و تاريخ ارسال ، به واحد نمايهسازي تحويل مينمايد.
فرمهاي گردآوري اطلاعات پاياننامهها صرفا مهمور وتاريخ
ارسال بر روي آنها درج و تحويل واحد نمايهسازي ميگردد.
واحد نمايهسازي پس از انتقال اطلاعات پاياننامهها بر روي كاربرگه ،
جهت ورود اطلاعات آنها به پايگاه ، كاربرگهها را به واحد خدمات ماشيني
ارسال مينمايد. با ورود اطلاعات به سيستم ، از كليه ركوردها متن چاپي تهيه
ميگردد ، كه شاملاطلاعات كتابشناختي و متن چكيده است.
علاوه بر اين ليست چاپي از فيلدهاي ذيل تهيه و
به واحد نمايهسازي ارسالميگردد :
- اسامي فارغالتحصيلان
-
اساتيد راهنما
-
توصيفگرها
نمايهسازان با حذف موارد تكراري و يكنواخت نمودن توصيفگرها و معادلهاي
آنها ، ليستهاي چاپي را جهت اعمالاصلاحات لازم در پايگاه ، به واحد خدمات
ماشيني ، عودت مينمايند. اطلاعات پاياننامهها
پس از ذخيره در پايگاه از طريق
خدمات پايگاههاي اطلاعاتي
مركز در اختيار مراجعين گذارده ميشود. آن بخش از ركوردها كه براي چاپ در
نشريه در نظر گرفته ميشود ، وارد محيط نرمافزار پزرنگار شده و
حروفچينيميگردد.
سازماندهي اطلاعات : نمايهسازي
پاياننامهها با روش همارا
و استفاده از زبان تركيبي، كنترل شده و زبان طبيعي مدرك توام با هم صورت
ميگيرد. دليلاستفاده از دو زبان كنترل شده و طبيعي اين است كه،
كثيرالموضوع بودن پاياننامهها، ضرورت وجود تزاروسهاي متعددي رادر رشتههاي
مختلف، ايجاب ميكند، كه اين امر با توجه به شكل دستيابي به كليه
تزاروسها، روند نمايهسازي را كندميسازد. از سوي ديگر در برخي حوزهها كه
امكان استفاده از تزاروس موجود دارد ، انتخاب توصيفگر براساس تزاروسانجام
مي گيرد 1-SPINES
Thesaurus. در عين
حال استفاده از تزاروس بين همه نمايهسازان معمول نبوده و مبناي كار بيشتر
فرهنگ هاي موضوعي دوزبانه انگليسي- فارسي است. |
