|
|
||||||||||||||
|
||||||||||||||
|
| ||||||||||||||||
تاريخچه و سابقه
:
گزارشات و انتشارات دولتي از جمله منابعي
بود كه همزمان با تاسيس مركز، در زمينه جمعآوري و سازماندهي آنها ،
اقدامعملي صورت گرفت. گزارشهاي دولتي بر اساس تعريف عبارت بود از :
مجموعه مداركي كه از سوي سازمانها و مراكز دولتي، به دستور و هزينه دولت،
در باره امور آموزشي، توصيفي، تاريخي، منتشر ميشود؛ مانند: اسناد مجلس، گزارشها،
بيانيههاي حقوقي،
گزارشات و انتشارات
اداري ، دستنامههاي دولتي ، قوانين.
مدارك دريافتي با توجه به كيفيت و محتواي آن پالايش
شده و جهت نمايهسازي و
ذخيره
آماده ميشد. در آغاز اين نظريهوجود داشت كه پاياننامهها و مقالات سمينارها
نيز در رديف گزارشهاي دولتي ، تحت عنوان كلي پمدارك غيركتابيپسازماندهي
شود. اين رويه تا سال 1368 ادامه يافت. امور نمايهسازي و سازماندهي مدارك
در آغاز بصورت دستي بود ; درسال1354 استفاده از ماشين منگنه در ذخيره و
فايل كردن اطلاعات مدارك ، آغاز گرديد و سرعت و كيفيت كار را بهبودبخشيد. در
سال1357 اولين شماره از
نمايهنامه مدارك غيركتابي موجود در مركز اسناد و مدارك علميكه
شامل ركوردهاي1-500 بود ، به چاپ رسيد و تا 6 شماره ، كه آخرين آنها در سال
1368 منتشر شد ، ادامه يافت. اين مجموعه چاپ حاوي8000 ركورد از مجموعه مدارك غيركتابي مركز
اعم از گزارشهاي دولتي و پاياننامهها ، بود.
در سال1368 كليه اطلاعات مدارك غيركتابي مركز وارد سيستم
كامپيوتري شد و از سال1372 اطلاعات گزارشهاي دولتيدر فايلي مستقل از فايل
پايان نامه ها ، ذخيره گرديد.
مجموعه مدارك غيركتابي در
كتابخانه
مركز از طريق شماره بازيابي كههنگام نمايهسازي بر روي
آنها درج ميگردد ، قابل دستيابي است . درعين حال سيستم دوگانه
شمارهگذاري قبل و حال ،موجب پديد آمدن آشفتگي در سازماندهي فيزيكي
مستندات مدارك شده است.
اهداف
:
گردآوري ، سازماندهي و ذخيره گزارشهاي دولتي ايران به
منظور در دسترس قرار دادن اطلاعات منتشره از سوي سازمانها ومراكز دولتي
ايران ، بصورت متمركز.
اين پايگاه امكان مبادله اطلاعات و انتقال تجارب را در
زمينههاي مشترك ، بين سازمانها و مراكز دولتي ايجاد نموده وميتواند كميت و
كيفيت گزارشهاي دولتي را در سطح كلان ، قابل ارزيابي نمايد. دسترسي به
اطلاعات گزارشهاي دولتيبصورت متمركز از پراكندگي اطلاعات و اتلاف وقت
پژوهشگران ممانعت به عمل آورده و ميتواند در برنامهريزيهاي ملي
ازاطلاعات آن بهرهبرداري نمود.
برونداد
:
-
ارائه اطلاعات
از طريق پايگاههاي اطلاعاتي:ديسك نوري, شبكه صبا
واينترنت
-
انتشار
فصلنامه گزارشهاي دولتي ايران
پوشش زماني و تعداد ركوردها:
مقطع خاصي را نميتوان جهت پوشش زماني اين پايگاه ذكر
نمود ، چون گزارشهاي دولتي را در هر مقطع زماني كه باشد ،بدون قيد و
محدوديت زماني در پايگاه ذخيره مي گردد . هماكنون تعداد 16000 ركورد در اين پايگاه ذخيره شده است
، اماهمه اين ركوردها متعلق به گزارشات دولتي نيست بلكه شامل
پاياننامههاي تحصيلي كارشناسي ، كارشناسي ارشد و دكترا
نيز هست. در حال حاضر
مشكلاتي در زمينه تفكيك مدارك آن در پايگاه كامپيوتري وجود دارد كه حل آن
و مستقل كردنركوردها از نظر نوع مدرك ، غيرممكن نيست.
افزايش اطلاعات اين پايگاه ساليانه در حدود 2000 ركورد
است.
منابع و شيوه گردآوري اطلاعات:
گزارشات دولتي به سه شيوه دريافت ميشود :
-
خريداري مدارك از طريق
بخس
تهيه مدارك در
مديريت اسناد و اطلاعات
-
اهداء نسخه رايگان توسط ناشران دولتي ، سازمانها ، وزارتخانهها. - دريافت اطلاعات از طريق
فرمهاي ويژه جمعآوري اطلاعات. ارسال فرم ، از زمستان 1373 آغاز گرديده
است وآنگونه كه فرمهاي عودت داده شده ، نشان ميدهد ، جمعآوري اطلاعات
بدين شيوه ، موفقيت چنداني نداشته است و تاكنوناطلاعات فرمها نيز به دليل
مشكلاتي كه دارد ، وارد پايگاه نشده است.
مدارك دريافتي ، پس از درج مشخصات : عنوان ، ناشر ،
تاريخ دريافت و شيوه تهيه مدرك ، بر روي فايل گزارشات دولتي ،در
بخش
تهيه مدارك با درج تاريخ و مهر مركز ،
بخش
نمايهسازي
ارسال ميگردد.
با انتقال اطلاعات كتابشناختي مدرك بر روي
كاربرگه و گزينش توصيفگر ، كاربرگههاي مربوطه جهت ورود اطلاعات بهسيستم ،
به واحد خدمات ماشيني انتقال مييابد. واحد خدمات ماشيني سه نوع ليست
چاپي از :
-
فهرست موضوعات
-
نام
نويسندگان و مترجمان
-
اسامي سازمانها
تهيه و جهت كنترل و يكنواخت سازي به
بخش
نمايهسازي ارسال
مينمايد.
با انجام اصلاحات برروي ليستها ، و انتقال آنبه پايگاه
، اطلاعات به شبكه منتقل و به متقاضيان ارائه ميگردد.
سازماندهي اطلاعات
:
پس از انتقال اطلاعات كتابشناختي مدارك بر روي كاربرگه
، بر اساس زبان طبيعي مدرك ، توصيفگرها از چكيده ، نتيجه و يافهرست مندرجات
مدرك استخراج ميگردد. براي هر مدرك حداكثر 5 توصيفگر انتخاب ميشود. اگر چه
گزينش معادلانگليسي براي توصيفگرها از سالهاي قبل نيز در اين پايگاه انجام
ميپذيرفته است ، امااز سال 1373 ، گزينش معادلانگليسي براي توصيفگرها
الزامي گرديد. ركوردهاي اين پايگاه تاكنون فاقد چكيده بوده است.
(جستجو در پايگاه) |
