|
|
||||||||||||||
|
||||||||||||||
|
| ||||||||||||||||
تاريخچه و سابقه
: براساس ضرورت و با توجه به اينكه مقالات سمينارها و گردهمائيها ، يكي از منابع مهم تحقيق و دربرگيرنده جديدترينيافتههاي علمي محققان است ، در سال 1362 ، مركز اطلاعات و مدارك علمي ، از طريق مكاتبه با سازمانها ، مراكز .دانشگاهها و مجامع علمي ، درخواست ارسال اطلاعات مربوط به سمينارها و گردهمائيها ، گرديد. با عدم توفيق اين روش ،اطلاعات مربوط به سمينارها و گردهمائيها نخست از طريق مطبوعات و آگهي هاي جرايد جمعآوري شده و با توجه بهمشخصات و نشاني برگزاركننده يا برگزاركنندگان ، پرسشنامه ويژهاي جهت پاسخگوئي براي آنها ارسال ميگرديد.
مجموعه اطلاعات جمعآوري شده از طريق اين پرسشنامهها ، سمينارها و
كنگرههاي برگزار شده طي سالهاي 1358-
1362
را پوشش ميداد. اين اطلاعات در سال 1364، تحت عنوان،
راهنماي
سمينارها ، كنگرهها و سمپوزيمهاي برگزار شده درايران (1358-1362) منتشر شد.
به دنبال آن تا سال 1368،
سه
شماره ديگر از مجموعه راهنماي سمينارها ، كه اطلاعات
سمينارها و گردهمائيها را تا اواخر سال 1367
پوشش ميداد ، انتشار يافت. مجموعههاي مذكور داراي سه نوع فهرست بود;
فهرست سازمان برگزاركننده ، فهرست نويسندگان و فهرست موضوعي. از سال 1367
تا اواسط سال 1371 ، از طريقارسال پرسشنامه 5000 ركورد ديگرجمعآوري گرديد.
اطلاعات
گردآوري
شده با اقداماتي كه در سال 1368 در مركز بهعمل آمد ، وارد پايگاه كامپيوتري
گرديد. در بهار سال 1372، اولين شماره از دوره جديد
راهنماي سمينارهاي ايران بصورتفصلنامه منتشر گرديد كه
حاوي 491 ركورد اين پايگاه بود.
اهداف
:
گردآوري اطلاعات و مقالات سمينارها ، سمپوزيمها و كنگرههاي علمي و
فرهنگي ايران به منظور:
-
ايجاد سهولت در دستيابي محققان به اطلاعات سمينارها و گردهمائيها ، از
طريق انتشار ركوردهاي پايگاه .
- ايجاد زمينه جهت سياستگزاري واحد و جلوگيري از تكرار سمينارهاي مشابه
در يك زمينه واحد .
-
در اختيار قرار دادن آخرين يافتههاي علمي محققان كشور كه در سمينارها و
گردهمائيها مطرح ميگردد.
برونداد پايگاه
: - ارائه اطلاعات از طريق پايگاههاي اطلاعاتي: ديسك نوري, شبكه صبا و اينترنت
-
انتشار اطلاعات از طريق
فصلنامه راهنماي سمينارهاي ايران
پوشش زماني و تعداد ركور
:
پوشش زماني اطلاعات پايگاه شامل سمينارها و گردهمائيهاي برگزار شده از
سال 1358 تا سال 1368 در مجموع 5000 ركورد ـ بدون گرآوري اصل مدارك – از سال 1368 تا
1378 تعداد35500 ركورد – با گردآوري اصل مدارك- تهيه و سازماندهي شد.
هماكنون
40500 ركورد در اين پايگاه ذخيره
گرديده و در هر فصل
2000 ركورد افزايش اطلاعات دارد. (اطلاعات ركوردهاي 10001 تا 15000كه
در فاصله سالهاي 1358-1368 گرآوري شده است, در اختيار كتابخانه مركز نيست)
منابع و شيوه جمعآوري اطلاعات
:
با توجه به نيازهاي جديد كه بر ضرورت وجود مستندات مقالات سمينارها
تاكيد داشت ، از سال 1372،
ارسال
پرسشنامه،
به منظور
جمعآوري اطلاعات، متوقف گرديد, و
نشريات ادواري
و
آگهيهاي
فراخوان مقاله,
به عنوان منبع اصلي اطلاعات مربوط به
برگزاري سمينارها و گردهمائيها ،
قلمداد گرديد. براين اساس ، واحد نمايهسازي اطلاعات مربوط به سازمان
برگزاركنندهاصلي سمينار را همراه نشاني دقيق ، از نشريات استخراج و در
اختيار واحد تهيه مدارك
«مديريت اسناد
واطلاعات»
قرار ميدهند.
واحد تهيه مدارك
نيزپس از گذشت 3 ماه از برگزاري
سمينار ، با سازمان برگزاركننده در زمينه ارسال يك نسخه از مجموعه مقالات
سمينار،
مكاتبه به عمل ميآورد. تاخير 3 ماهه در مكاتبه، از اين جهت است كه
برگزاركنندگان
سمينارها،
مجموعه مقالات
سمينارهارا معمولا پس از گذشت
حداقل 3 ماه آماده و منتشر ميسازند.
در روش كنوني ، مراجعين و استفادهكنندگان از پايگاه نيز ، ميتوانند به
اصل مقالات در مركز دسترسي پيدا كنند.
آمادهسازي و گردشكار اطلاعات
:
واحد تهيه مدارك «مديريت اسناد و اطلاعات»
با دريافت مجموعه مقالات ، اطلاعات مربوط به
برگزاركننده، تاريخ دريافت و تعداد نسخه را در فايلمخصوص اين پايگاه، وارد
نموده، و پس از درج مهر و تاريخ خروج مدرك،
آنرا تحويل واحد نمايهسازي مينمايد.
واحد نمايهسازي پس از انتقال اطلاعات هر مقاله بر روي كاربرگه - فارسي يا
لاتين - و گزينش توصيفگر ، اصل مجموعهمقالات به
كتابخانه بخش مدارك غيركتابي ارسال ميشود.
كاربرگههاي اطلاعات سمينارها جهت ورود اطلاعات به واحد خدمات ماشيني
ارسال مينمايند ، اين واحد نيز پس از گرفتنليست چاپي از :
-
عنوان مقالات
-
كليدواژهها
-
اسامي نويسندگان مقالات
-
سازمانها و مراكز
-
نام سازمانهاي برگزاركننده اصلي
سمينار
جهت اصلاحات نهائي در اختيار مسئول پايگاه قرار ميدهد . با انجام
ويرايش و اصلاحات احتمالي ، ركوردها در پايگاه
ذخيره ميگردد.
سازماندهي اطلاعات
:
سازماندهي و
نمايهسازي مجموعه مقالات سمينارها ، با فرمنويسي
اطلاعات كتابشناختي مقالات بر روي كاربرگه شروعميشود . اطلاعات مربوط به
عنوان ، نويسنده ، شماره صفحه مقاله در آن درج شده است ، تاريخ ارائه ،
در كاربرگه درجميگردد. گزينش كليدواژه از طريق ، خلاصه مقالات ، متن اصلي
مقاله و در وهله آخر از عنوان مقاله انجام ميشود. |
